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项目名称 | **市住房公积金管理中心业务档案整理扫描项目 | 采购类型 | 服务类 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
采购人名称 | **市住房公积金管理中心 | 采购方式 | 公开招标 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
财政预算限额(元) | (略).00 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
项目背景 | 1.项目背景:档案管理工作是我市住房公积金管理中心(以下简称 公积金中心 )各项工作的基础。是行使政务公开(略),是我中心历年常规性项目之一。我中心在日常公(略),每年形成了大量的公积金档案,根据档案管理的有关要求,为实现档案(略),需对日常工作中产生的各类档案进行整理、扫描,形成数字档案提供查询利用,提高档案服务能力和水平。 2.项目整体情况 本项目处理的公积金中心综合类档案(具体档案类别以主管行政部门备案的档案分类方案为准),每份档案纸张以A4纸为主,兼有少量A3等其它幅面,纸张、字体颜色深浅、厚薄不一;目前各类档案存放在中心各部门(**机构),按照档案管理相关规定,(略);公积金综合类数量详情如下表:
(三)项目(略) 在规定的时间内完成的公积金中心综合类档案****万页的接收、分类、清点、核查、整理、增补(修改)著录、扫描、图像处量、图像质检、批量上传、打印卷内目录及盒目录并装盒、总检、运送库房上架等工作,使档案实体符合公积金中心档案标准化要求,档案扫描后的电子数据符合公积金管理中心档案数字化要求。 其中,本项目整理、扫描场地由中标方提供;因公积金内部综合类档案(除归集、提取类外的其它档案)整理、扫描具有保密性要求,且为了便于公积金业务档案的保管和移交,要求本项目整理、扫描场地设置在**市福田区或南山区或罗湖区,且面积不低于400平方米。场地相关安保设施等需符合档案局等相关监管部门的要求;计算机、网络设备等需符合相关保密部门的检查要求;档案整理工作中的所有设备、数字化加工所有应用软件扫描程序、图像处理加工程序、OCR识别技术、批量图像格式转换程序、批量上传程序、工具、维修与耗材费用、包括卷皮、A4打印纸张(规格:70G)、档案盒、不锈(略)(油)等、验收合格档案运往指定库房上架其运输费用等一切均由中标方承担。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
投标人资质要求 | (一)投标人必须先行注册为市政府采购中心的供应商,具有独立法人资格(要求提供营业执照作为符合该条件的证明资料,投标文件中(略))。 (二)投标人(或其在深分支机构)必须具有经**市档案行政主管部门备案核定的档案中介服务资格,且业务范围中含“档案整理”(要求提供《档案中介机构备案登记证书》或《档案中介机构备案回执》作为符合该条件的证明资料,投标文件中须提供扫描件须提供原件及加盖投标人公章的复印件)。 (三)投标文件中必须签署《政府采购投标及履约承诺函》(详见 招标文件 第三章 投标文件格式、附件 第四条 政府采购投标及履约承诺函)。 (四)近三年内无行贿犯罪记录(由采购中心定期向市人民检察院申请对政府采购供应商库中注册有效的供应商进行集中查询,投标文件(略))。 (五)本项目不接受联合体投标,不允许分包、转包。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
服务类清单 |
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具体技术要求 | (一)归档、整理、扫描工作流程和服务内容 1.档案接收:接收到档案应对实体纸质档案按年度、类别进行分类;(略))逐一进行清点,登记移交清单,并登记份数。 2.组卷整理:包括按档案保管年度分拣、排序、编写页号、拆钉、粘贴、装裱(修复)、盖章、填写档案盒封皮等环节。中标方应严格按照《档案整理规则》(DA/T22-****)、《**市住房公积金管理中心业务档案整理标准》等文件进行整理。 3.数据(图像)核查:逐条核查纸质档案与系统条目数据(图像)的完整性和规范性。对数据(图像)不完整、错误、与纸质档案不一致的情况,要进行重(补)扫描、图像处理等直至符合《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-****)标准。 4.编档号:对每卷业务档案按《**市住房公积金管理中心业务档案整理规范》要求分类,按年度、保(略)(盖)相应档号,以方便档案的查询利用。 5.修(补)著录:在核对纸(略),核对数据著录是否完整、著录内容是否规范、准确,发现不合格的数据或在档案系统中查询不到相应数据的,应要求进行修改或补录,中标方应(略)(DA/T18-****)进行著录。 6.扫描:包括档案的扫描处理、图像处理、二校处理、质检、批量上载(传)、合卷处理等环节。 7.合卷:一次业务(事项)办理过程形成的文件组成一个案卷。 8.装盒:含实体档案装盒和电子档案装盒。实体装盒:扫描完成的(略),并按照《**市住房公积金管理中心业务档案整理规范》或高于此标准的要求在盒封面、脊背、卷内备考表填写(盖)相应章、编写盒号,同时打印(略)。电子装盒:参照实体装盒档号范围在档案系统中进行电子装盒。做到实体盒与电子盒内容一致。 9.总体检查:检查档案实体与电子档案管理系统数据原文图像内容是否一致;检查接收记录与入库记录是否一致;检查档案整理、著录、扫描、装盒等各工序是否符合档案整理、著录、扫描、装盒要求,是否符(略)。 10.入库上架:办理档案移交手续,点数造册核(略),按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置,并做(略),以方便查询利用。 11.协助档案管理工作:在项目实施期间中标方需协助档案室接收、查档、库房(略) (二)扫描图像质量要求 扫描后的原始图像需要进行优化处理,使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况,要进行如下图像处理: 1.图像歪斜:采用自动或手动纠偏功能,调整图像角度。图像偏斜度不超过2度,对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。 2.图像脏点、脏斑:对图像页面中出现的影响图像质量的杂质(略)案原貌的原则。 3.字迹洇透:(略) 4.图像深浅不一:(略) 5.图像拼接处信息要完整,不能缺少信息。 (三)档案装订要求 档案整理、扫描完成后,要进行细致认真的装订。具体装订要求如下: 1.遵循尽可能保持档案原貌的原则,对扫描后的档案(略),恢复装订时,应注意保持整理后的档案排列顺序进行装订,做到安全、准确、无遗漏。 2.档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行,装订位置与左侧边缘小于等于1cm;与档案上边缘距离10cm位置装一个订,与档案下边(略)。 3.档案装订应遵循 两对齐 要求,即装订一侧边缘对齐,档案内页下边缘对齐。 4.对于装订时某些页面必须进行折叠的情况,应以尽可能地减少折痕数为原则,能不折叠就尽量不折叠。 (四)档案(略) 档案卷皮、卷盒的制作,参照国家档案局 DA/T24-****无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板 标准制作,其它装具必须(略)。采购人将中标方提供的每一批次进货中抽检档案卷皮、卷盒、装订的装具送往相关质检部门质检或中标方进的每一批次档案卷皮、卷盒、装订的装具都应提供相关质检部门的质检报告给采购人备案检查,如发现不合要求的,责令中标方更换,直到符合要求为止。 (五)主要设备及工具耗材要求 1.配置符合国家档案设备、耗材要求的台式电脑、中速(或高于该配置)扫描仪、平板扫描仪(A3幅面)、工程扫描仪(A0幅面)、条码打印机、复印机、打印机(A3幅面)等。设备、耗材、办公桌椅及其相关的保养维修费用均由中标人提供和承担。具体数量由中标(略)。 2.档案搬迁的交通运输设备由中标人提供。 3.需按照采购人的保密、安全要求进行设备处理及网络布线,以及软硬(略)。 (六)数字化上传要求 1.档案完成数(略),条目数据(略)到中心服务器,档案原文转换(略)。 2.本项目结束后,项目现场本(略),采购人备份后项目现场所有带存储功能的设备统一格式化;档案数字化加工过程中所有应用到的加工管理软件均由中标方提供。 (七)档案整理安全保密、规范性要求 全部归档资料应按相关要求,安全、保密、规范地整理扫描入库。中标人需提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺,并与采购人签(略),且中标人(略)。 1.安全保密性:中标方实施项目 的一切程序都(略)。 2.规范性:在采购人(略),中标人必须有严格的操作规范流程,在档案的清理、整理、扫描、加工过程中,必须严格遵守采购人的相关档案管理制度,在档案的清理、扫描、加工的各个环节均应进行详细的登记,并及时整理、汇总,装订成册,在数字化工作完成的同时建立起完整(略),条目准确,满足档案查阅的规范要求。 3.中标人完成本项目时,其为本项目开展提供的设备应由采购人进行安全处理(如对硬盘数据的处理等)完后,再由采购人(略)。 4.如采购人提供的档案整理扫描场地没安装监控设备,中标人应自行安装监控设备,监控设备由采购人监管,待项目完成后,可由(略)。 5.由采购方收集、开发、整理、复制、研究和准(略)采购方或其指定的代表之外的任何人、企业或公司,不管本合同因何种原因终止,本条款一直约束中标方。 6.中标人由于管理不善造成档案的损坏、遗失或内容外泄,除赔偿一定的经济损失外,情节严重的送往相关部门追究其刑事责任。具体如下: (1)损坏一卷(略),经查实一次处罚(略)。以上(略),采购人有权解除合同。 (2)中标人因档案的(略),按档(略),追究中标人相(略)。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
商务需求 | (一)组织实施要求 投标人需提供(略),详尽列出所需(略)。投标人需说明项目人员组织和投入情况,项目管理制度;要求项目负责人和核心技术人员常驻采购人现场,中标人须出具承诺函保证主要技术人员全部到岗直至项目结束。中标人须无条件配合业务系统升级改造过程中引发的档案整理扫描流程的变革,且由此产生的人员变化及其费用均由中标人承担。 (二)项目人员安排要求 投标人在投标书中所写项目组成员一定是参与本项目服(略),否则(略)。本项目要求安排项目负责人2人(两边场地各安排1人),主要(略),其它辅助性人员不少于25人。要求项目负责人和主要技术人员在项目完(略)文件作废标处理。 (三)项目验收要求 采购人指定质检员对档案文本实体、电子数据抽样甚至逐件检查,保证质量;中标方应每月5号之前(遇节假日顺延)提供本项目月报表报送项目实施具体情况给采购人,让采购人能及时掌握整理、扫描、入库的进度和数量统计。对符合入库要求的档案由双方在入库单上签字确认,作为当批量档案整理、扫描完成的验收凭证。项目具体验收要求如下: 1.按照**市档案质量标准及**市住房公(略) 2.确保在整理、扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。 3.符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31(略))。 4.保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。 5.生成的档案扫描分辨率不低于300dpi,彩色或黑白二值。 6.档案扫描图像去黑边、图纸扫描图像去蓝底。 7.生成的数字化档案,分辨清晰、图像清楚、密级设置无误,满足档案数字化的规范要求。 8.档案文本实体与档案扫描影像数据一一对应。 9.采购人按批次提供案卷给中标方。采购人对中标方(略),抽检率为10%。当抽检图像合格率达到98%、采购人可提供下一批次案卷,但中标方需对错误数据重新检查修改,直到合格率达1(略),采购人有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷,采购人将该批案卷全部退回给中标方重新检查修改,直到质检合格,由此造成的后果由中标方负责。 (四)奖优罚劣措施 为改革项目管理方式、促进工作质量提升,本次项目结(略),评估结果影响付款标准:评估(略),按照中标价格进行结算;评估结果不合格的,采购人有权解除合同,同时,中标方需返还中标价全款及赔偿采购方损失20万元,评估方式和标准按《**市住房公积金管理中心档案整理扫描质量检查规范》执行。 (五)项目结算、付(略) 1.项目预算费用:共****万页,每页单价为0.2元,合计人民币(略)元。 2.付款方式:分三期,首期款于合同签订后乙方向甲方提供合格发票后15日内,由甲方支付乙方项目不少于40%,第二期款完成(略),乙方向甲方提供合格发票后15日内,支付乙方项目总款的40%。尾款需项(略)%。 3.违约责任: (1)中标方部分违反此合同的,采购方可视情节轻重可要求中标方支付30万元-50万元的违约金。 (2)中标方违反此合同的,造成采购方重大经济损失,应赔偿采购方所受全部损失,并支付50万元-100万元的违约金。损失难以计算的,赔偿额为中标方因违约行为所获得的利益,支付100万元-150万元违约金,并应当承担采购方因调查该违约行为所支付的合理费用。 以上情况出现,采购方有权解除合同,同时采购方将根据《**市财政委员会关于加强招投标评审环节诚信管理的通知》(深财购[(略))的要求去函**市财政委员会说明中标方履约评价和诚信评价差的情况。 五、报价要求 (一)投标单价:本项目投标单价为公积金中心综合类档案采购数量的整理、扫描综合单价,以电子档案系统中挂接图像页数为准。 (二)投标方所提交的《报价详细构成》必须满足以下要求: 1.明确每页档(略)。 2.预计数量仅为初步估计,合同执行时的最终数量以实际结算为准
3.投标方所报的各类档案整理/扫描的综合单价应包括(且不限于)直接费、间接费、设备费、设备维修费、材料费、耗材、各种管理费、利润以及税金等全部费用。投标方中标后不得在原报价的基础上再提出任何增加费用的要求。 4.档案单位(页)定义:原则上以页面带(略),无论纸张大小,均以一面为一页(空白面和卷内目录、材料清单不计入页数)。 5.报价币种为人民币。 六、注意事项 (一)中标人不得将项目非法分包或转包给任何单位和个人。否则,采购单位有权即刻终止合同,并要求中标人赔偿相应损失。 (二)投标人若认为招标文件的技术要求或其他要求有倾向性或不公正性,可在招标答疑阶段提出,以维护招标行为的公平、公正。 (三)投标人使用的标准必须是国际公认或国家、或地方政府颁布的同等或更高的标准,如投标人使用的标准低于上述标准,评标委员会将有权不予接受,投标人必须列表将明显的差异详细说明。 (四)投标人所提交的投标文件对技术参数和各项要求的响应应是列出具体内容。如果(略) 符合 或 满足 ,将被视为 不符合 ,并可能严重影响评标结果。 (五)按照市档案(略),本项目不得外包给有外资背景或外籍人员的公司。 七、违约承诺 违约承诺函 一、项目合同履约承诺 (1)若我司部分违反此合同的,采购方可视情节轻重可要求(略) (2)若我司违反此合同的,造成采购方重大经济损失,应赔偿采购方所受全部损失,并支付50万元-100万元的违约金。损失(略),赔偿额为中标方因违约行为所获得的利益,支付100万(略),并应当承担采购方因调查该违约行为所支付的合理费用。 以上情况出现,采购方有权解除合同,同时采购方将根据《**市财政委员会关于加强招投标评审环节诚信管理的通知》(深财购[(略)的要求去函**市财政委员会说明中标方履约评价和诚信评价差的情况。 二、(略) 1、 我司在投标书中所列项目组成员一定是参与本项目服务的管理或者工作人员,不会随意更改,否则视同违约。我司将安排项目负责人2人(两边场地各1人),项目实施人员(略)。项目负责人和主(略),其中持有《**市档案工作人员上岗资格证书》的主要技术人员 10人(具体人员名单见(略))。项目负责人和主要技术人员在项目实施期内常驻采购人指定的工作现场。 2、我司保证投标时填报的项目负责人和主要技术人员的稳定,人员流动比例不超过20%,未经发标人同意,项目负责人和主要技术人员不会随意变更。在项目实施过程中,如发现擅自更换项目负责人、主要技术人员,招标人有权终止项目合同,并向我司提出索赔要求。 3、我司无条件配合采购人业务系统或档案系统升级改造过程中引发的档案整理扫描流程的变革,且由此产生的人(略)。 三、安全保密承诺 严格遵守国家法律法规,遵守与采购人签订的《安全保密承诺书》,保证档案信息的安全保密,如因我司原因造成档案的损坏、遗失或内容外泄,接受采购人如下处罚: (1)损坏一卷档案处罚1万元;外泄档案内容,经查实一次处罚5千元;丢失档案一卷处罚10万元。以上(略),采购人有权解除合同。 (2)中标人因档案的损坏、遗失或内容外泄等对采购人造成重大损失的,按档案相关法律,追究中标人(略)。 (3)以上情况出现,采购人有权解除合同。 (4)中标方因档案的损坏、遗失或内容外泄等对采购人造成重大损失的,按相关法律,追究中标方相应责任。 承诺人: (公章) 年 月 日 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
评标信息 | 此处显示的为服务类通用项目模板,其他服务类专业模板(物业管理、绿化管养、软件开发、环保类、劳务派遣、设备维护)详见
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其他 | 评标信息详见附件 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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