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福州市政府采购合同
编制说明
1、签订合同应遵守《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国合同法》。
2、签订合同时,采购人与中标人应结合招标文件第五章规定填列相应内容。招标文件第五章已有规定的,双方均不得对规定进行变更或调整;招标文件第五章未作规定的,双方可通(略)。
甲方:(略)档案局
乙方:福建省闽保信息技术股份有限公司 中型企业 无
根据招标编号为[****]FJZFZB[GK]****-1的(略)档案局(略)档案局****年档案数字化加工项目服务类采购项目项目(以下简称:“本项目”)的招标结果,乙方为中标人。现经甲乙双方友好协商,就以下事项达成一致并签订本合同:
1、下列合同文件是构成本合同不可分割的部分:
1.1合同条款;
1.2招标文件、乙方的投标文件;
1.3其他文件或材料:(略)
2、合同标的
包号 | 品目号 | 品目名称 | 商品名称 | 数量 | 金额 | 基本需求 (品牌、型号技术指标等) | 交货期 | 售后服务要求 | 采购单位 | 联系人 | 报价单位 | 联系方式 | ||||
1 | 1-1 | 数据加工处理服务 | 数据(略) | 1 | (略) | 闽保档案数字化加工服务,按照招标文件技(略) | 合同签订后 (150 ) 天内交货 | 我方售后服务响应方式为上门服务,本采购项目服务质保期要求均为经最终验收合格后?36 个月,在质量保证期内,提供免 费纠错,数据格式转换、数据迁移、系统升级、挂接软件服务,我司在接到采购人故障通知后12小时内应委派专业技术人员到现场免费提供咨询、维修和导入等服务,并及(略)(包括故障原因、处理情况及采购人意见等)报采购人备案,若12 小时内无法排除故障,则应先使用备用数据,保证采购人使用。其中发生一切费用由我司承担。质量保证期内我司有责任对数据进行不定期的巡查检修。 | (略)档案局 | 卓志钦/(略) | 福建省闽保信息技术股份有限公司 | (略) | ||||
合计: | (略) |
3、(略)
3.1合同总金额为人民币大写:叁拾万零柒仟肆佰捌拾元整(¥(略))。
4、合同标的交付时间、地点和条件
4.1交付时间:(略)
4.2交付地点:福建省福州市(略)樟城镇县府机关32号;
4.3交付条件:(略)
5、合同标的应符合招标文件、乙方投标文件的规定或约定,具体如下:
(一)工作内容:包含馆藏文书档案全文扫描处理,基本流程包括;档案调卷→整理核对→档案前处理→档案修裱→原件拆卷→档案扫描→图像处理→数据存储及合并→光盘刻录→数据备份→标识生成(二维码或RFID标签,由用户确定)→数据挂接(关联)→原件装订→完整归还→数据检查等工作,档案为****年到现在的馆藏档案,前期普遍较为老旧,含A4、A3、A0幅面,比例不等;所有页面均按A4比例计算(纸质档案不足A4的,按A4折算,超过A4的,按A3=2张A4;A2=4张A4;A1=8张A4;A0=16张A4)。 质量标准:符合《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》、《福建省档案服务机构管理暂行办法》、《福建省档案局关于建立档案服务机构备案制度的通知》、《档案与文件收集利用条例》、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-****)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T****-****)、《档案著录规则》(DA/T18-****)、《档案装裱技术规范》(DA/T25-****)、国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》、《档案服务外包工作规范》(DA/T 68—****)、《福建省档案数字化工作安全保密管理规定》等相关工作要求及采购单位验收要求。 (二)档案数字化加工项目数量 1、含馆藏****到****年文书档案传统档案和简化立卷各全宗档案批量全流程数字化处理。大约数量为90万页;馆藏案卷级与文件级目录录入,约2万条。 2、以单位安排的各类档案进行分批次、分全宗处理,验收均以实际工作量为准。 (三)工作要求 1、乙方必须严格遵守《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》、《福建省档案服务机构管理暂行办法》、《福建省档案局关于建立档案服务机构备案制度的通知》、《档案与文件收集利用条例》、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-****)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T****-****)、《档案著录规则》(DA/T18-****)、《档案装裱技术规范》(DA/T25-****)、国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》、《档案服务外包工作规范》(DA/T 68—****)、《福建省档案数字化工作安全保密管理规定》中的相关规定。数字化加工现场要布置协调、整齐,公司名 称、工作区域均标识清楚,管理有序。工作人员要求统一着装,挂牌上岗,并遵守(略)档案馆各项规章制度,数字化工作时间为法定工作日,法定节假日不安排加班,每天工作时间参照档案馆工作时间。 2、扫描前处理 2.1 编写页码: 2.1.1、对未编页号或页号编制不规范的案卷重新编号,统一采用2B铅笔使用阿拉伯数字,从“1”开始编号,并将原来编错的页号用铅笔划掉。 2.1.2、一份文件若有主页和浮贴,先编主页号,后编浮贴页号,如浮贴内容与主页内容无关,先编浮贴页号。 2.1.3、左装订的卷,正面编在右下角,背面编在左下角;右装订的卷,正面编在左下角,背面编在右下角;上装订的卷,正面编在右下角,背面编在左下角。 2.1.4、已经编过页码的档案,或原有页码为连续性页号且清晰可见,不再重新编页码,如有跳号或编号出错的情况,应重新编页码,并在数字化工作单中加以说明; 2.1.5、一份文件在卷内被其他档案材料分开排列位置不连续,必须调整文件顺序,由此造成页码不顺的,需就受影响的部分重新编号。 2.1.6、案卷封面、卷内目录、备考表、空白表格(两张以上相同的空白表格)、白纸及废草稿纸不编页号。 2.1.7、如确认是废草稿纸,若卷内图文与前后文件没有任何联系的可以不编页号,但如果文件的内容能够连接,也可按顺序编号。 2.1.8、案卷遇有特殊情况,由档案馆项目管理人员决定是否重新编号。 2.2 档案装订物拆除 2.2.1、逐卷拆除档案中的原金属装订物(如:金属夹条、回形针、订书订、大头针等)及一般线装物(如:后期装订线等),档案中的精装书籍及成精装书籍状装订的档案不得拆散,可用零边距扫描仪挂边扫描。 2.2.2、拆除档案装订物时可使用相应工具,对筒子页和其他粘连页面用小竹签等工具小心撕揭剥离,但不得损毁档案,若粘连过牢,需经档案馆项目管理人员确认保持原貌;对无破损但褶皱的页面可采用电熨斗熨平,电熨斗温度必须控制在60度以内。 2.3重份档案的处理: 同一全宗内,出现成本成册的重复档案(形式与内容完全重复),应将重份档案在目录中标注说明,并在备考表上说明情况,提示扫描时不予扫描;同一案卷内,出现的重复文件,应将重份文件置于备考表后编页,并在备考表上说明情况,提示扫描时不予扫描。 2.4档案保护性处理: 档案保护性处理是对确定扫描的档案,逐卷检查实体,对档案的破损、霉坏等需裱糊的案卷作出评定,并在备考表和目录著录项上说明情况,能够扫描的先扫描,乙方应具有老档案专业修裱修复能力,并承诺长期固定配置至少2人以上具有专业修裱服务能力的人员进行现场修裱服务,修裱工作量按10页A4扫描价格计算; 2.5填写备考表 凡经数字化前整理的档案,应填写备考表,并由整理、编页、检查人员签名(盖章)。在备考表中除标明文件页数、重份等情况外,还可注明特殊档案和需要说明的情况。如邮票、商 标、案例、书稿、手稿、名人手迹、实物档案及特殊文种。 3、确保在扫描过程中不对档案原件造成损伤。将档案原件的装订线拆除,排好顺序,不得出现任何漏缺页及顺序差错,更不能对档案原件有任何损坏。处理过程中要记录每卷档案原件的总页数,注明每一页幅面的大小A3或A4,A2或A0,原件缺码的也要注明。按要求把扫描件和非扫描件区分开。重份的文件、未解密的文件要剔除,有正式的文件不扫描原稿。 4、档案扫描完成后,要进行细致认真的装订。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订,尽量不要新打孔装订,保证纸张的平整、抚平边角,力求保护原件。应遵循“两对齐”要求,即装订线一侧边缘对齐,档案内页下边缘对齐。 5、保证档案扫描图像与原件一致,整洁、清晰。扫描图像质量不得低于档案原件复印质量。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。采用自动或手动纠偏功能,调整图像角度。图像偏斜度不超过1度。大幅面档案文件,如工程图纸、报纸等尺寸超过A3的,选用大幅面图像扫描仪( AO ) 6、档案扫描完成后,需要与馆藏现有的计算机目录数据进行一一对应。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。 7、目录校对和审核、逐卷核对档案实体卷封与电子目录的对应信息(档号、文件题名、文件时间、责任者、文件编号、解密划控等),如有不规范、不准确的要修改、补充,如遇档案原件页码编错,或者漏编,应该按照档案相关规范更正或者补编页码。确保扫描图像与案卷目录、卷内目录挂接正确率为100%,并将正确的数据导入档案馆现有档案数据库中。 8、个别原来没有卷内目录的卷,要把补录的目录打印出来制作成卷内目录归入卷宗,原来目录有错误的需要重新打印目录,重新装订。 9、为保障数字化成果质量,乙方需免费提供数字化配套系统,对数据进行校验、转换、验收、刻录、识别转换等处理,同时乙方需对纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记,建立工作日志并及时整理、汇总,装订成册,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。并建立加工流水表单,该表单应详细记录加工过程及相关内容。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料,在成果移交时必须按要求向档案馆移交。 10、合同签订生效后5天内,乙方完成人员进场,同时项目所需的全部设备(由乙方提供)应到达项目工作场地并完成投标文件中要求的数据采集平台搭建,设备调试,向甲方申请调档。 11、人员配备 (1)本项目现场实施负责人,有2年以上国家综合档案馆档案数字化加工负责人经历,承诺全面负责项目实施至本项目合同期满(除非甲方要求更换负责人)。 (2)专业的档案加工队伍,至少配置5名一年以上从业经验员工,至少配置3名持有档案人员上岗任职资格证人员,临时聘用人员不得入岗。 (3)乙方人员作息时间与采购方工作人员基本一致。 12、保密与安全 (1)乙方须在合同中进行责任约定(保密与安全协议另签);乙方在工作期间必须遵守(略)档案局的相关保密制度。 (2)档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属甲方,各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交。 (3)工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场,不得以任何形式进行泄漏、传播;不得无故查看及讨论档案内容。 (4)参与项目实施的人员不得有违法犯罪的记录,不得采用临时聘用人员。乙方必须与所有参与本项目的工作人员签定保定安全协议书。中途不得随意更换工作人员,如需更换应征得甲方同意(特殊情况除外)。 (5)乙方必须保证档案内容与档案载体的安全,并在合同中进行责任约定。乙方在工作中必须与甲方做好档案的安全交接,并有记录。 (6)乙方对本项目的应急预案措施安全保密工作的可行性、可控性、操作性强,应急效果好,且能按照最新的国家档案局的通知要求进行涉密件与非涉密件的区分。 (7)乙方不得把不属本项目的资料带进工作场所进行操作,安排专业人员进行设备维护。 13、项目进度要求。本项目档案纸质复杂,工作量大,项目进度紧,乙方需有充足的人员和设备以及数字化技术保障。在合同签订前,乙方需在加工场所配备项目需要的所有应配设备和人员,提供不少于5台的A3零边距扫描仪、不少于2台的A3幅面高速扫描仪(速度100页/分钟以上)、不少于1台A0大幅面图纸扫描仪。 14:其他要求: 数字化加工现场内所有纸质材料的销毁,必须经过档案馆项目管理人员办理相关手续后方可销毁。分批验收进行数据移交完成后,工作站上的数据必须在档案局项目管理人员的现场监督下销毁。完成项目后,双方均对本项目的技术情报和数据资料保密承担责任。乙方需把存储档案数据的所有硬盘无偿移交给(略)档案局。 (四)技术标准及质量要求 1、技术标准 符合福建省档案局文书档案目录数据规范(福建省地方标准DB35/T161-****和闽档[****]34号文)和《中华人民共和国行业标准(DA/T 31—****)纸质档案数字化技术规范》。 2、设备与技术要求 2.1扫描设备 扫描设备为不低于5台零边距平台式扫描仪、2台高速扫描仪和1台大幅面扫描仪,分辨率在≥300DPI以上;乙方需根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描,纸张状况较差,以及过薄、过软或者超厚的档案,采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式。大幅面的采用图纸扫描仪。乙方需自携设备和人员提供加工服务,项目结束时,乙方需将与扫描设备相连的计算机的硬盘拆下无偿交于(略)档案局,项目实施场地由(略)档案局提供。 2.2扫描模式 为了保证完整呈现档案原貌,档案全部采用全彩扫描。 2.3扫描分辨率 扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。 (1)采用彩色模式对档案进行扫描,其分辨率均选择≥300dpi。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,适当提高分辨率到500dpi。 (2)对特殊纸质档案,如照片等,分辨率选择≥600dpi。 (3)数字化软件需具有分辨率自动监测功能。 2.4扫描规格与命名 (1)对档案数字化加工后,存储的图像文件,单页平均保持在500KB以上。 (2)纸质档案扫描的图像存储为以文件级档号以及指 定格式命名的多页TIFF和双层PDF,同时存储为一份完整的单页JPG格式,并能根据要求输出100-150dpi的 TIFF、PDF、双层PDF格式。(输出后的文件单页平均保持在250KB以下) (3)纸质档案扫描后形成的图像文件以该纸质档案的档号命名。 (4)乙方需免 费提供具有自主开发或完整授权的数字化成果影像数据校验转换统计系统,用于业主根据实际需要进行自主转换。(略)档案馆对图像扫描成果管理具有最终决定权。 3、数据备份 (1)备份范围:经验收合格的完整数据应及时进行备份。 (2)备份方式:为保证数据安全,备份载体的选择应多样化,可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份。离线备份存储的蓝光光盘,一式二份。提供一套蓝光归档备份存储系统(保证在线存储容量不低于10.5T),实现自动刻录、数据校验、自动查找光盘和归档管理。 (3)备份数据检验:备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否用通用光驱打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。 (4)备份标签:数据备份后应在相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理。 (5)数据挂接:要求采集好的数据能准确的与(略)档案局档案信息管理系统衔接,保证系统提出的数据的准确性。 4、项目质量标准 (1)著录成果符合福建省档案局文书档案目录数据规范(福建省地方标准DB35/T161-****和闽档[****]34号文),扫描成果符合《中华人民共和国行业标准(DA/T 31—****)纸质档案数字化技术规范》. (2)质量标准达到 1)档案装订:检查所有档案的装订还原情况,差错率为0; 2)扫描图像:漏扫率≤0.1‰。 3)图像质量:图像质量不良率≤0.1‰。 4)格式封装:图像文件的命名差错率为0; 5)目录核对、完善:以目录条数为单位,其中任何一个字段(包括档号、正题名、文件时间、责任者等)错误视为本条错误;条数差错率0。 6)条目与图像挂接:挂接正确率100%; 7)档案原始材料:100%不缺失。 5、数据采集平台搭建 (1)数据采集平台通过统一管理、按需分配来实现大数据采集流程。 (2)快速恢复系统,保证整个平台系统安全稳定,数据安全有效。 (3)自动刻录光盘、校验光盘。 (4)项目交流互动平台,便于客户随时随地掌握项目实施过程。 (五)质量保证及售后 服务要求 本采购项目服务质保期要求均为经最终验收合格后36 个月,在质量保证期内,提供免 费纠错,数据格式转换、数据迁移、系统升级、挂接软件服务,乙方在接到甲方故障通知后 12 小时内应委派专业技术人员到现场免 费提供咨询、维修和导入等服务,并及时填写维修报告(包括故障原因、处理情况及甲方意见等)报甲方备案,若 12小时内无法排除故障,则应先使用备用数据,保证甲方使用。其中发生一切费用由乙方承担。质量保证期内乙方有责任对数据进行不定期的巡查检修。 (六)交货(服务)时间、地点和方式 1、 交货(服务)时间:在签订合同后,接到甲方的书面通知起5个工作日内所有涉及的平台搭建、人员必须按标书内容进场进行加工(服务)如有弄虚作假,采购单位有权取消其中标资格,并报请有关部门上网公布其欺诈行为;在150天内完成合同规定的所有加工(服务) 2、 交货(服务)方式:档案级光盘一式二份。 3、 交货(服务)地点:由业主提供的数据采集地点。
6、验收
6.1验收应按照招(略),具体如下:
1、(略)提供合格(略),并能进行相关校验、识别、转换操作。 著录目录数(略),抽检标记为(略)。 图像文件与著录目录挂接错误,与卷内目(略),工作内容不符合甲方告知,如漏扫和多扫,抽检标记为(略)。 (1)档案装订:检查所有档案的装订还原情况,差错率为0 (2)扫描图像:漏扫率≤0.1‰。 (3)图像质量:图像(略).1‰。 (4)格式封装:图像文件的命名差错率为0。 (5)目录核对、完善:以目录条数为单位,其中任何一个字段(包括档号、正题名、文件时间、责任者等)错误视为本条错误;条数差错率为0。 (6)条目与图像挂接:挂接正确率100%。 (7)档案原始材料:10(略)。 2、项目抽检 (1)以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据,包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量,以及验收指标的其它要求。 (2)初次验收,对甲方首次(略)。乙方必须于提卷后的3天内完成首批案卷的包(略)像质量,实体档案整理装订质量,图像与信息、实体的对应,图像属性的质量,图像与属性的对应,数据完整性,扫描件并案挂接准确性等方面进行多重质量检查。 (3)日常验收,除初次验收外,甲方按批次提供案卷给乙方,****卷左右为一批。甲方对乙方质检后的数据和档案进行抽检。当抽检合格时,甲方可提供下一批次案卷,但乙方需(略)。 3、(略)(1)甲方对乙方数据(略)。数据验收以抽检方式进行。如果提交验收的数据涉及验收指标任何一条不合格的,甲方有权不予接收错误数据并且不再提供下一批案卷,甲方将该批案卷全部退回给乙方重新检查修改,5个工作日内整改完毕通知甲方重新验收,由此造成的后果由乙方负责。如果连续三(略),甲方有权终止合同,由此造成的后果由乙方负责。 (2)首次验收的100卷档案甲方抽检不合格或者不能按时完成,甲方有权终止合同,由此造成的(略)。 (3)同一批次档案首次抽检不合格,甲方将该批案卷全部退回给乙方重新检查修改后,同一批次档案第二次抽检仍然不合格的,甲方有权终止合同,由此造成的后(略)。 (4)甲方在验收中检出的所有错误,乙方及时、无偿予以纠正并再提交甲方验收。 (5)数据验收合格后,乙方须刻录BD光盘一式二份提交给甲方,著录条目和全文数据向甲方数据库迁移。 (6)验收结果经双方确认后,双方代表(略)名盖章。
6.2本项目是否邀请其他投标人参与验收:
不邀请。
7、合同款项的支付应按照招标文件的规定进行,具体如下:
甲方对乙方数据分批进行验收。验收合格后,数据导入或挂接到甲方指定(略)告。采购人凭项目成果验收报告和正式发票等材料以转账方式向乙方支付已验收数据100%款项。。
8、履约保证金
无。
9、合同有效期
至本项目所有工作事项全部结束。
10、违约责任
在协议履行期间,任何一方不得无故违反本协议相关规定,否则视为违约,违约反应按照协议总价款10%向对方支付违约金,实际损失大约违约金的,对差额部分,违约方予以补足。
11(略)
11.1乙方提供的采购标的应符(略)指控,任何第三方如果提出此方面指控均与甲方无关,乙方应与第三方交涉,并承担可能发生的一切法律(略)偿该损失。
11.2若乙方提供的采购标的不符合国家知识产权法律、法规的规定或被有关主管机关认定为假冒伪劣品,则乙方中标资格将被取消;甲方还将按照有关法律、法规和规章的规定进行处理,具体如下:(略)
12、解决争议的方法
12.1甲、(略)。
12.2若协商解决不成,则通过下列(略):
提交仲裁委员会仲裁,具体如下:向(略)仲裁委员会申请仲裁。
向人民法院提起诉讼,具体如下:。
13、不可抗力
13.1因不可抗力造成违约的,(略)履行的理由,并在随后取得有关主管机关证明后的15日内向另一方提供不可抗力发生及持续期间的充分证据。基于以上行为,允许遭受不可抗力一方延期履行、部分履行或不履行合同,并根据情况可部分或全部免于承担违约责任。
13.2本合同中的不可抗力指不能预见、(略)不限于:自然灾害如地震、台风、洪水、火灾及政府行为、法律规定或其适用的变化或(略)
14、合同条款
1、乙方对其提供的产品应尽培训义务。乙方应提供对甲方的基本免费培训,使甲方使用人员能够正常操作。 2、项目按实际量结算,协议中标单价如下: 品目号 投标标的 单价(现场) 数量 总价(现场) 1-1 档案馆档案数字化 0.328元/页 91万页 (略)元 1-2 档案馆档案案卷级与文件级目录录入 0.45元/条 2万条 ****元
15、其他约定
15.1合同文件与本合同具有同等法律效力。
15.2本合同未尽事宜,双方可另行补充。
15.3本合同自签订之日起生效。
15.4本合同纸质文件一式肆份。合同电子文本通过政府采购网上公开信息系统自动备案。合同纸质文本需与备案电子文本一致,以备案电子文本为准,具有同等效力。
15.5其他:(略)
甲方: | (略)档案局 | 乙方: | 福建省闽保信息技术股份有限公司 |
住所: | (略)樟城镇县府机关32号 | 住所: | 福州市鼓楼区软(略) |
单位负责人: | 单位负责人: | 林章威 | |
委托代理人: | 委托代理人: | ||
联系方法: | (略) | 联系方法: | (略) |
开户银行: | 开户银行: | 农行闽都支行 | |
账号: | 账号: | (略) |
签订地点:(略)
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