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****大学货物及服务采购管理暂行办法(修订)
井大发〔2019〕33号
第一章 总 则
第一条 ****学校货物及服务采购的管理与监督,规范采购程序,实行责任追究,提高采购效率和经费使用效益,促进廉洁建设,根据《政府采购法》、《政府采购法实施条例》、《****政府采购管理实施办法》等有关法规,结合学校实际,制定本办法。
第二条 凡使用财****省政府采购集中采购目录内、政府采购集中采购目录以外但达到限额标准的货物和服务,均适用本办法。
政府采购集中采购目录以外、限额标准以下的货物及服务采购项目,其采购按《****大学货物及服务自行采购管理办法》执行。
第二章 组织机构和管理职责
第三条 学校成****领导小组****小组),****管理处的副校长任组长,资产管理处处长任副组长,审计处、计划财务处、教务处、科研处、学科办主要负责人、资产管理处分管采购工作的副处长为成员。****办公室****管理处,资产管理处分管采****办公室主任。****小组主要职责是:
1.制****学校审批;
2.监督管理采购活动;
3.研究并解决采购工作中出现的问题。
第四条 资产管理处是货物及服务采购的职能部门,负责采购日常事务。主要职责是:
1.贯彻执行国****学校有关规章制度;
2.****财务处下达的采购任务书,组织实施采购工作;
3.代表学校与中标(成交)供应商签订合同,督促合同履行;
4.组织复验,组织办理付款手续;
5.负责采购文件的档案管理;
6.****领导小组交办的其它工作。
第三章 申购与审批
第五条 货物及服务采购实行预算计划管理。拟采购的货物及服务必须在前一年(一般在9、10月份)申报采购预算计划,未申报或虽申报但未获批的,本年度不能采购(省厅下半年批准调整采购预算计划除外)。各学院(部)、各部门、单位(以下简称各申购****财务处通知要求,及时申报采购预算计划。
1.申购教学、科研、学科建设所需的货物及服务,申购材料分别报送教务处、科研处、学科办审核汇总;申购办公设备家具,****管理处审核汇总;申购其它货物及服务,先报申购单位分管校领导审批后,****管理处汇总。
2.教务处、科研处、学科办、****管理部****管理部门)审核汇总后,分别报送相应的分管校领导审批。
3.全校货物及服务采购预算计划,****管理处汇总、****小组审核、党委常委会批准后,****财务处上报省厅审批。
第六条 省厅批复预算计划后(一般在3月初),5****管理处通知各申购单位报送采购实施方案(含采购清单、技术参数、商务要求、评审标准等);****管理处通知要求,各申购单位依照批准的采购预算计划,及时报送采购实施方案,经批准后,正式进入采购程序。报送及审批程序如下:
1. 教学、科研、学科建设所需的货物及服务。采购实施方案分别报教务处、科研处、学科办审核批准后,****管理处。
单个项目预算金额低于50万元、****学校自有经费、且列入了采购预算计划的货物及服务项目,申购单位可直接将采****管理处。
2.购置办公设备家具。采****管理处审核批准。
3. 购置其它货物及服务。采购实施方案经申购单位分管校领导审批后,****管理处。
第七条 采购实施方案的报送。单个项目预算金额在100万元(含)以上的设备采购项目,以《设备采购项目申报书》的形式报送;其它项目以“报告”的形式报送。无论是《设备采购项目申报书》,还是“报告”,均须写明项目负责人及项目联系人。
第八条 申购单位主要负责人即为项目负责人。但以下情况例外:立项管理的教学科研项目等已明确负责人的,该负责人即为项目负责人。
项目负责人可指定一名相关人员为项目联系人,代其联系和处理采购工作过程中有关事宜。未指定的,项目负责人即为项目联系人。
第九条 申购单位须加强询价,比较三个以上同档次品牌型号的价格、性能、参数、质量与服务等,合理确定预算价格,避免价格虚高;合理合法列出参数及要求,避免指向性、倾向性及排他性。
第十条 归口管理部门须加强审核,审核主要内容包括但不限于:
1.必要性。包括设备购置的用途、目的和意义,申购的设备是否存在重复购置,能否通过校内外共享满足需要,预期使用效益等。
2.可行性。安装场地及环境、操作及管理人员等是否具备。
3.合法合理性。拟购设备是否兼顾适用性、经济性和先进性,是否片面追求高精尖,技术参数和商务条款是否科学、规范、完整、严谨、清晰、公平,有无歧视性、排他性和倾向性,项目预算价格是否虚高等。
第十一条 预算金额在100万元(含)以上的单个设备采购项目,****管理部门审核的基础上,****管理部门组织专家论证,专家论证费用统一在“设备论证专项经费”中支付。
第十二条 ****管理部门审核审批或专家论证通过的标的、价格、参数、商务条款等,原则上不得更改。资产管理处在制定采购文件过程中,发现****政府采购有关规定的,书面向申购单位指出,申购单位签字接收,在3个工作日内书面回复,并对回复的内容及引致的后果承担全部责任。若申购单位在3个工作日内未书面回复,则视同同意。
若招标机构认为申购单位回复的内容仍违反有关规定的,****管理处、审计处、****管理部门会****领导小组决定。
第十三条 在符合要求的情况下,优先购买国产设备。需购买进口设备的,必须办理校外专家论证、向省厅报批手续,经省厅批准后方可购置。若申购单位不如实申报,引致的后果由申购单位承担。
第四章 组织形式及采购方式
第十四条 组织形式分为:****学校自行采购。
属政府采购的项目,****管理处根据省厅有关规定选择招标代理机构,与招标代理机构签订委托代理协议,招标代理机构制作采购文件,采购文件经申购单位确认后,由招标代理机构发布公告、接受报名、组织开标评标、受理并回复质疑、****采购办投诉处理调查、发布中标(成交)公示、发出中标(成交)通知书等。
不属政府采购的项目,除申购单位按《****大学货物及服务自行采购管理办法》执行的项目外,其****管理处制作采购文件,经申购单位确认后,****管理处发布公告、接受报名、组织开标评标、受理并回复质疑、发布成交公示、发出成交通知书等。
第十五条 采购方式有:公开招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源、询价等方式,或执行省厅的协议采购、定点采购、网上**等采购结果。
项目的具体采购方式,****管理处按照有关法规制度确定。
第十六条 单一来源是限制使用的采购方式。符合下列情形之一的货物或服务,方可申请单一来源方式采购:
1.只能从唯一供应商处采购的;
2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;
3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
符合申请单一来源方式采购的,由申购单位负责组织校外专家论证。校外专家论证通过后,****学校“三重一大”会议研究决定。
第五章 合同签订及供货
第十七条 资产管理处根据中标(成交)通知书、招投标文件起草合同,经审计处审核通过后,代表学校与供应商签订合同。项目合同金额在15万元(含)以上的合同,申购单位执一份。
第十八条 申购单位按合同要求督促供应商及时交货、安装、调试及培训,经督促,供应商仍未积极按合同要求履约的,****管理处。
第十九条 因寒暑假、基础配套设施未到位等原因,需延期供货的,申购单位****,若因寒暑假原因,由资产管理审批;其它原因,资产管理处批准后,报审计处、计划财务处、****管理部门会签审批。
第二十条 因产品停产等原因需变更品牌型号的,由供应商在供货期内提出书面申请,并附制造商停产证明、变更前后的品牌型号性能参数及价格对比等材料,申购单位****管理处。若技术参数等不复杂的产品,资产管理处批准后,报审计处、****管理部门会签审批;若技术参数等复杂的产品,资****领导小组组织专家论证,再报审计处、****管理部门会签审批。因学校原因导致的变更,****学校承担,其它原因导致的变更,论证专家劳务费由供应商承担。
第六章 验收、入账与付款
第二十一条 合同金额15万元(不含)以下的项目,由申购单位负责验收,****小组不进行复验。合同金额15万元(含)以上的项目先由申购单位进行初验,初验通过后,****审计处、****管理部门复验,必要时,可聘请****小组进行复验。
第二十二条 申购单位须在设备安装调试后及时完成试用及初验,初验不管是否通过,申购单位须在合同约定的完**装调试的时间的第二个工作日起,10个工作日内提****管理处。初验不通过,资产管理处根据初验意见责成供应商限期整改,整改后由申购单位再次组织初验。因特殊情况不能在10个工作日提交初验报告的,****管理处,资产管理处批准后,报审计处、计划财务处、****管理部门会签审批。初验通过后,资产管理处在10个工作日内组织复验。
第二十三条 无论是初验还是复验,都必须实行严格的实物验收和技术验收制度。严禁只进行实物验收、不进行技术验收。
实物验收主要检查物理状态是否符合有关约定的要求。具体检查外观是否完好,品名、规格、型号、数量、配件、附件等是否相符,物资的技术资料、操作规程、产品合格证书、说明书等是否齐全。
技术验收应严格按招投标文件、合同及产品的技术指标等,逐项实测仪器设备的技术指标及功能,并考核仪器运行的稳定性、可靠性。
第二十四条 验收合格后,申购单位凭采购合同、初验报告、复验报告、发票、仪器设备领****管理处办理资产入账手续,资产管理处将合同、发票、初验报告、复验报告、仪器设备领用****财务处办理货款支付手续。
《****大学大额资金专项审计办法(试行)》中规定需要审计审签的项目,****审计处进行审计审签后,****财务处办理货款支付手续。
第二十五条 验收合格后,申购单位按合同要求督促供应商履行售后服务,经督促,供应商仍未积极按合同要求履约的,****管理处。
第七章 监督与处罚
第二十六条 ****纪委、审计处、上级主管部门、全体师生及社会的监督。
第二十七条 申购单位、归口管理部门、****小组成员单位的相关人员,
从采购计划申报至验收付款、售后服务的全过程,均应坚持原则、廉洁自律、依法依规办事、积极主动工作。严禁各种不正当手段排斥潜在供应商,严禁区别对待刁难供应商,严禁索贿受贿,严禁推诿应付。
第二十八条 对工作作风较差或绩效较差的采购项目,****小组对当事人、申购单位进行校内通报、项目限批等处罚。
第二十九条 对于违纪违规违法行为,将根据有关问责条例、办法进行问责。触犯法律者,承担相应法律责任。
第三十条 明确各环节相关当事人的责任,按照“谁提出,谁担责;谁主张,谁担责;谁决定,谁担责”的原则实行责任追究。各环节相关当事人的工作往来尽量书面往来,****政府采购档案一起,至少保存十五年。
第三十一条 采购工作实行申购单位主要负责人(项目负责人)负责制。各申购单位(项目)出现问题及违法违规,将根据有关问责条例、办法进行问责。
第三十二条 申购单位及项目负责人对项目的必要性、可行性承担主要责任。归口管理部门承担重要责任。
第三十三条 资产管理处对采购程序的合规合法性承担全部责任。
第三十四条 采购需求(含技术参数及商务条款)、预算价格、供应商资格条件、评分标准由申购单位及项目负责人拟定。申购单位及项目负责人对项目的技术参数及要求的合规合法性、预算价格的合理性、供应商资格条件及评分标准的合规合法性承担主要责任。
归口管理部门、资产管理处、论证专家对技术参数、预算价格、供应商资格条件、评分标准提出的书面异议,申购单位签字接收,在3个工作日内作出书面回复,并对回复的内容及引致的后果承担全部责任,归口管理部门、资产管理处、论证专家可持保留意见。若申购单位在3个工作日内未书面回复,则视同同意。****管理部门、资产管理处,还是申购单位,均可就****领导小组决定。
第三十五条 ****小组仅对会议决定的事项承担全部责任,对项目的其它内容不承担责任。
第三十六条 因采购需求、预算价格、供应商资格条件、评分标准引发的质疑、投诉,申购单位或项目负责人负责回应。因招标采购程序等引发的质疑、投诉,资产管理处负责回复。
第三十七条 建立供应商及生产厂家黑名单制度。
1.供应商捏造事实、提供虚假材料等手段恶意质疑或恶意投诉,****小组确认,第一次恶意质疑或恶意投诉,两****政府采购;第二次恶意质疑或恶意投诉,三****政府采购。
2.生产厂家提供虚假证明、虚假材料,****小组确认,三年内不得采购该生产厂家产品。若特殊情况需采购,****小组批准。
3. 供应商无正当理由,拒不签订合同的,三****政府采购。
4. ****小组认定的供应商及生产厂家的其它违规违约行为,一至三****政府采购。
5. 学校对上述行为处罚的同时,报政府采购监管部门处理。
第八章 附则
第三十八条 本办法未尽事项,按国家、****政府采购政策法规办理。执行过程中,若有与上级新的政策法规相抵触的,以上级政策法规为准。
第三十九条 ****管理处负责解释。
第四十条 本办法自发布之日起施行,原《****大学物资采购管理暂行办法》(井大发[2013]15号)同时废止。
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