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各部室、单位及项目部:
为加强电子档案管理,有效保护和利用电子档案,根据《电子文件归档与管理规范》和《**市电子文件归档与管理暂行办法》的有关要求,请各部室、单位及项目部将2016年度前的电子档案资料于2016年10月31****档案室存档。具体要求如下:
一、电子公文:****公司发文请示及报告、便签、会议纪要、公文收发登记表、督查通知单等电子文档。(文件格式:DOCX、XML、RTF、TXT、XLS)
二、照片档案:
(一)纸质照片:是指公司在生产和社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映形式的,主要由底片、照片及文字说明构成。
(二)数码照片:数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的,以数码形式存储于磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理,并可在通信网络上传送的静态图像文件。(文件格式:JPEG、JPG、TIFF、PNG)
三、音频、视频和多媒体电子档案:音频、视频和多****公司在重要会议、上级视察、参观活动中产生的的音频和视频文件。(音频文件格式:WAV、MP3,视频文件格式:MPEG、AVI。)
四、工程档案的电子文件:工程类电子文件多为****档案馆后档案室没有纸质版的室存档案。其中包括可行性研究报告、工程项目核准意见、环评文件批复、国有建设用地使用权出让合同、建设用地规划许可证、国有土地使用权证、建设工程规划许可证、施工图设计文件审查备案书、工程地质勘察报告、建设工程质量监督书、建设工程项目负责人质量终身责任制信息、建设工程消防设计审核意见书、防雷装置设计核准书及防雷验收、防空地下室易地建设许可证、建筑工程施工许可证、建设工程消防验收意见书、建筑节能认定申请表以及竣工图纸电子版。
以上收缴的电子文件以光盘刻录或****档案室,移交时填写档案交接表一式两份双方签字确认。
****办公室
2016年10月19日
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