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为了确保****皮肤性病防治分会选举成立大会暨2023年度学术年会暨**省****控制中心2023年度学术年会圆满召开,****公司参加我单位组织的比选工作,现通过比选确定1家为代表大会会场氛围布置及会务服务工作的供应商,有关事宜如下:
一、采购单位
****
二、比选对象要求
(一) 入选********公司/机构;
(二) 承办机构具有丰富的国际,国内大型学术会议组织经验,无不良纪录;
(三) 具备一定资金实力,可以垫资,能够接受事后报账。
三、资金预算
本会议的会议服务预算不超过10万元(不含场地费),供应商的报价不能超过该预算。
四、项目概况及要求
(一) 项目概况
项目名称:****皮肤性病防治分会选举成立大会暨2023年度学术年会暨**省****控制中心2023年度学术年会
项目时间:2023年5月26-28日
项目地点:线上+线****酒店)
项目规模:线下200人左右
项目日程:
(1)报到时间:5月26日(星期五)14:00-17:00;
(2)中青年专场学术会议:5月26日(星期五)14:00-18:00
(3)****委员会成立大会:5月26日(星期五)19: 00-21:00
(4)学术年会:5月27日(星期六)8:30-18:00、5月28日(星期天)8:30-12:00
备注:27-28日上午会议需全程直播(暂定)。
(二) 服务内容需求
1. 总体要求
****内分泌代谢性疾病防控分会第九次学术会议会场布置、技术服务、公共区域布置、会议接待、大会安保等需严格按照中央八项规定精简办会、务必做到勤俭节约;进行主视觉设计及延展,体现浓厚学术氛围、具有生机感;现场布置要方便发言人在台上及参会者在公共场合活动;所有材质和颜色、视频都应避免闪光或容易造成人眼视觉疲劳;所有会议拍照,部分会议场次(按照采购人要求)摄像,内容均制作成数据方式会后提交;现场视频、照片及录音版权的约束:所有权均归采购人所有。
2. 服务需求
(1)服务项目:包含整体会场设计、布置搭建、音响系统、灯光系统、视频系统、摄影摄像、现场流程及会务执行;主屏操作上要使用LED连屏控制系统、应充分使用声光电技术手段展示会议的科技特色,同时要兼顾到PPT传输、现场同步摄像上屏、会议直播、远程连线等效果;大屏动态演绎。
(2)大会视觉设计及宣传物料包括但不限于:九宫格(照片直播)、主KV设计、IP形象设计、大会预热Vlog、会议集锦视频、宣传海报设计等,视觉设计在主题背景核心下有创意创新,突出大会特点。
(3)大会物料制作包括但不限于:大会会刊、席卡、手提袋、人员证件、大会邀请函及接待用途物料等。
(4)会场人员安排,包括但不限于:总负责人、控台人员、签到人员、接待人员等。
五、比选内容
(一) 大会整体规划方案
包括不限于大会VI系统规范设计、主视觉设计;会场各厅搭建布置平面图、3D效果图、大会物料设计方案;
(二) 线上会场整体管理及应急服务方案;
(三) 公司过往案例;
(四) 针对以上所有执行项目的费用报价明细。
六、比选时间、地点
(一) 有意参加比选的单位,须在2023年4月17日17:00前,将正式比选材料交至****第二办公区(不填报或逾期填提交必选材料视为自动放弃参选资格)
(二) 比选材料要求
参加单位需提交的比选材料应包括:方案和报价(报价应含明细);比选材料需加盖公章。
七、比选评定与公告发布
(一)比选评定
1.********小组,对申报比选材料进行评审。
2.评审小组根据合格参选单位的评审得分,由高到低进行排序,确定排名第一的参选单位为中选候选单位。
3.若中选候选人放弃中选、因不可抗力提出不能履行合同时,评选小组可以确定排名其后的参选单位为中选人,以此类推。
(二)公告发布
比选结果将****网站发布公告及相关信息(网址:http://www.****.org/)。
八、比选发生费用与中选履约
(一)比选发生费用
比选单位自行承担参加比选相关费用。无论是否中选,****对上述费用不承担任何义务和责任,且不退还比选文件。
(二)中选履约
中选单位因特殊原因弃权或在合同签订后中途无法完成服务的,应出具书面情况说明,造成损失的,依法追究其责任。****将按本次比选分数从高到低顺延确定中选单位或重新举行比选。
九、其他事项
(一)联系人:郑晓钰 联系电话:193****4970
材料报送地址:****第二办公区
(二)本比选结果由****负责解释
****
2022年4月6日
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