2024年市司法局档案数字化工作采购项目竞争性磋商公告

项目名称：市司法局档案数字化工作

采购方式：竞争性磋商

采购预算（最高限价）：19.67万元（按照中标各单项单价据实结算）

采购需求：乙方派遣人员负责完成甲方档案数字化加工服务，具体内容包括但不限于：行政处罚、行政复议、行政执法专业档案、文书档案、会计档案等各门类档案归档后进行整理、扫描、著录、质检、数据挂接、卷宗归档、归档审核、卷宗利用等在内运维服务，提交成品数据备份介质等

参加本项目的响应人除应具备《****政府采购法》第二十二条供应商资格条件外，还必须符合下列要求：

1. 响应人必须是国内合法注册的法人或其他组织，分公司投标的必须由****公司授权，不接受联合体投标；

2.具有《国家秘密载体印制资质证书》、《**市档案服务机构备案证书》，且保密资质、备案证书在有效期内。

1.提交响应文件截止时间：2024年7月11日17时30分前；标书代写

2.提交响应文件地点：**省**市**区发展大道415号，****707室。标书代写

采购人不接受电报、电话、电传、传真等非约定形式响应。

四、评标方式标书代写

评标小组将主要根据响应人提交文件内容进行评分，补充通过电话方式与响应人磋商。标书代写

五、采购人的名称、地址

采购人名称：****

采购人地址：**省**市**区发展大道415号

采购人联系方式：李思远 027-****8119

第二部分 项目要求

一、项目交付时间

2024年10月底。

二、付款方式

项目验收合格后，按照合同约定由项目整体资金内予以一次性支付。

四、档案整理加工技术标准要求

1.档案整理规范性要求：档案整理应符合国家《文书档案案卷格式》（GB/T9705-88）、《档案著录规则》（GB/T19-1999）、《档案分类标引规》（GB/T15418-94）《归档文件整理规则》(GB／T22-2000)、《档号编制规则》(DA／T13-94)《档案交接文据格式》(GB／T13968-92)；《****机关公文格式》(GB／T 9704-1999)等标准。

2.拆卷整理规范性要求：拆分档案时，应在保护档案不受损害的前提下，拆除装订物。对破损档案，应按《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000），按采购人要求对折皱不**件先进行压平或熨平等相应处理。对破损档案，严格按裱糊标准做适当的修复。字迹模糊，需按采购人要求进行相应处理。

3.档案装订规范性要求：档案修复整理后，按案卷内的文件阅读方式，采用卷皮或卷盒形式进行装订，做到案卷不掉页，右边和底边整齐。卷皮或卷盒规格样式应符合《无酸档案卷皮卷盒用纸用及纸板》(DA/T24-2000))、《档案装具》（DA/T6-92）、和《**市档案装具一般要求》（DB42/T173-2005）标准要求。

4.条目著录质量规范要求：严格依照《档案著录规则》（GB/T19-1999）、《中国档案机读目录格式》(GB/T 20163-2006)、《**市档案资料目录格式一般要求》（DB42/T174-2005）、《**市文书类电子档案著录与数据格式规范》等技术标准进行著录。

条目著录：准确度≥99%。对案卷中目录有不准确或错漏的，要求根据文件内容进行条目重新修改提炼，将著录后的档案案卷级、文件级目录录入数据库。著录时如发现案卷张页号漏编或者无张页号，须补编张页号。

5.数据存储：目录数据应按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2016）标准，采用档案级蓝光光盘刻录和移动硬盘双介质存诸。光盘表面标示光盘片编号并注**盘内目录索引信息；在光盘片刻录完成后，与系统内数据进行比对，以确保档案数据无遗漏、确保完整性、正确性、可读性；光盘刻录人员对于所有光盘片序号进行管理与记录。

6.还卷要求：每批次档案整理装订完毕后，及时将该批档案归还，按要求入库存放。

7.质量自检：必须建立严格的质量检测体系，对整理后档案逐卷检查，录入保存后的条目应对照档案内的文件题名逐一检查，自检达到质量标准后，才能递交采购人验收。

8.过程监控：整理加工全程在监控环境下进行。项目完工后，对使用过的设备进行初始化处理，确保绝对安全。

五、其他

1.采购人有权在签订合同时对项目方案作适当修改；

2.响应人不得以任何方式转包、分包或挂靠本项目，否则采购人有权解除合同并要求中标人赔偿由此产生的一切损失；

3.响应人需保证在本项目提供的书面材料均真实有效，并提供承诺函，若弄虚作假将自行承担一切法律责任。

第三部分 响应人须知

一、总体说明

（一）采购项目性质说明

本次采购服务按照《****建设（采购）项目管理办法》进行。

（二）响应报价

1.响应人应根据采购文件中项目需求的要求，进行逐项报价。响应人的报价应包含本采购内容全部工作所需的一切费用，即报价为“交钥匙”价。对在合同实施过程中可能发生的其它费用（如：增加耗材、材料涨价、人工、运输成本增加等因素），采购人不予支付；标书代写

2.响应价不是唯一的或不是固定不变的响应文件将被作为非响应性投标而予以拒绝。响应人所报的响应价在响应有效期及合同执行期间是固定不变的，响应人不得以任何理由予以变更。标书代写

（三）评标方式标书代写

汇总评分法。

（四）合格的响应人

具有符合响应邀请中合格响应人资格要求,且在本项 目报名的响应人。

（五）响应费用

响应人应承担所有与其参加响应有关的全部费用。

1.基本保障要求

（1****服务队伍，根据本项目工作目标要求，迅****服务所需要的项目经理和工作人员进场工作。进场服务队伍人员数量不少于3人，项目经理需具备大专以上学历，项目实施期间，相关工作人员原则上不能随意更换。

（2）主动搞好配合，与采购方相关人员建立密切的业务联系，及时研究解决档案在整理、分类、数字化加工过程中遇到的问题，为最终提交符合要求的档案和数据打下良好基础。

2.质量保障要求

（1）组织进场员工认真学习国家、省、市档案局最新颁布的有关专门档案整理以及数字化加工的规则、细则、标准。使之熟练掌握，准确运用，确保整理和数字化后的档案符合现有规范和《****机关档案工作目标管理考评办法》中规定的要求。

（2）建立业务例会制度，定期或不定期召开业务会议，****小组在操作中遇到的问题和操作难点。

（3）建立健全质量监督机制，在文件分类、编号、整理、数据录入、文件扫描等各业务环节，都明确一名质量监督员，根据各环节质量的具体要求，****小组的档案整理质量进行检查，以保证各道工序出正品、出精品，完好率达到百分之百。

3.进度控制要求

充分做好开工前的准备工作，为保证进场后工作能顺利正常地开展，减少磨合期，开工前首先要做好包括分类方案研讨、整理方法制定、归档文件材料移交，以及员工对工作环境的适应等前期准备工作。

1.中标人应严格遵守《中华人民**国档案法》、国家相关规定和采购人要求的保密规定及相关规章制度。档案前整理工作必须在采购人指定的场所内进行。中标人应确保场所正常工作秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违者，将追究法律责任和违约责任；

2.中标人负责工作场所的日常安全，应有人防和技防等相应措施保证档案和工作场所的安全；

3.与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育；

4.建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为；

5.不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。在加工过程中，中标人不得丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于中标人过错导致档案资料及目录数据损毁或泄密的，中标人须承担一切责任；

6.中标人对纸质档案数字化前整理的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化前整理工作完成的同时建立起完整、规范的记录。采购人可不定期索取、检查中标人数字化前整理的各个环节工作日志、产品质量检验、验收记录等资料；

7.分批验收进行移交完成后，电脑著录的目录数据必须在采购人项目管理人员的现场监督下清除；

8.不得在工作场所使用与工作无关的任何设备；

9.完成项目后，双方均对本项目的技术情报和数据资料保密承担责任；

10.****加工场地的安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。在其工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存；

11.项目参与人员不得将水杯、饮料等容易污染档案实体的物品带入现场，不得将电子数码产品带入现场，更不得在数字化现场使用任何电器设备。

中标人应提供保障项目验收通过的措施和处罚措施，自检合格后，向采购人提交《纸质档案数字化数据质检申请单》，并配合完成相关整改工作。具体验收内容和标准包括以下内容：

1.档案实体排列上架。外表整齐美观、脊背标识清晰、内在文件组件科学，编排合理，修裱、装订规范；

2.手工检索目录编制。装订成册的目录，装帧精美，编制规范，其结构由目录夹、扉页、编制说明、目录文本、隔页纸五部分组成；

3.数据库建立。按照档案管理软件相关要求，建立全档案目录数据库和重要档案全文数据库，对档案扫描件进行逐一挂接，挂接100%准确，有效与档案实体相对应，无差错；

4.数据安全备份。对与纸质档案目录相对应的机读目录和数字化成果数据及元数据进行备份，离线备份数据完整、可靠、有效，与机藏数据相符。

1.售后期限：项目竣工验收后，对档案检索与查询利用中发现的问题，提供一年售后上门服务；

2.售后响应时间：中标人在项目所在地有售后服务，当接到采购人通知1小时内取得电话联系并解决，若解决不了则两个小时到达现场；

3.因中标人理解档案数字化整理加工要求不到位造成成品不符合采购人采购标准，中标人有责任解决，费用由中标人支付。

（十）响应文件说明标书代写

响应人必须提供基本情况，相关资质、案例及佐证材料，营业执照复印件、法人或授权代理人身份证复印件，项目服务方案（含各收费项目单价及总价，如有免费项目应注明免费，格式参见附件投标报价书）、对本次项目提供符合要求服务及提交证件资料真实性的承诺函。所有文件须密封完整并加盖公章。

第四部分 评标程序标书代写

一、方式

1.本次采购由********管理处、办公室****小组；

2.本次评标采用汇总评分法，将每一个评委的评分汇总进行算术平均，得出该响应人最终评分；标书代写

3.各项得分按四舍五入原则精确到小数点后两位，将评分由高到低顺序排列。评分相同的，按报价由低到高顺序排列；评分相同，且报价相同的，按技术评分由高到低顺序排列。评分相同，且报价和技术评分均相同的，****小组抽签决定。评标小组按上述排列向采购人推荐第一名为成交候选人，其余依次为成交备选人。标书代写

评标以采购文件规定的条件为依据。评分比重如下：标书代写

二、评分表

备注：评委对各响应文件进行比较后，根据计分方法进行相应评分。标书代写

附表.xlsx