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扬州市公安局档案数字化加工外包服务项目

公告-招标公告

江苏 -扬州

发布时间： 2024年10月28日

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数字化加工外包服务

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******局档案数字化加工外包服务项目

项目需求详情

1.总体要求：

数字化加工内容：主要为2023年度新增的文书、专业档案，约1.2万余卷（件）28万余页。

对需数字化加工档案进行档案交接、档案整理、档案前处理（含托裱）、档案扫描、图像处理、条目著录、数据质检、数据索引、数据挂接、数据备份、档案上架等工作。根据《****机关****事业单位档案工作检查评价办法》要求，实现档案数据的快速、精准查找，提高工作效率，****档案室测评标准。标书代写

2.技术要求：

1) 档案出库

将拟数字化的档案提出库房，应严格按照库房管理规定办理出库手续，经清点无误后填写“档案出入库交接单”。

2）纸质档案数字化转换

（1）数字化前处理。数字化前处理主要是对档案进行检查和修整，确定扫描范围。

表1 纸质档案数字化前处理要求

项目	具体要求
检查目录	1、逐卷逐件检查档案实体和目录，确保文档与目录一一对应； 2、发现错误及时修改、补漏，完善档案的排列、编目等内容。
检查编号	未编制页号或编号有误的，应进行补编和更正。
检查题名	文件没有标题或标题不能揭示文件内容的，应重新拟制题名。
拆除装订	1、装订物影响扫描工作进行、拆除后可复原的档案，可拆除装订物进行数字化，拆除装订物时应注意保护档案不受损害； 2、对排列顺序不准确的档案应进行重排。
确定扫描范围	1、原则上将确定为数字化对象的档案全部扫描，不宜进行挑扫；一般应逐页扫描，从案卷封面开始，至案卷末页结束； 2、遇有浮帖时，浮帖加原页扫描1页，浮帖揭开后原页扫描1页，若遇到多张浮帖重叠，每张浮帖均单独扫描； 3、重份档案可以不进行扫描，有正式件的可以不扫描底稿，并对不扫描的作出说明。
修整页面	破损严重、无法直接扫描的档案，应注明并进行技术修复，单面有字的进行托裱，双面有字的进行丝网加固处理；严重折皱影响扫描质量的，可先进行压平或低于50℃熨平等相应处理后再进行扫描。
整理登记	1、认真填写纸质档案数字化流程单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数； 2、应记录每一卷（件）文件的数量、破损等内容； 3、应根据纸张质量，选择扫描方式。

（2）目录数据著录。对前处理工作中发现档案目录存在问题的，要进行修改、补录，形成准确、完整的目录数据。

表2 纸质档案目录数据著录要求

项目	具体要求
目录数据著录范围	专业（业务）档案：案卷级、文件级（结论性文书）、人员目录；文书档案：案卷级、文件级目录。
目录数据著录要求	1、应准确、完备，达到案卷级、文件级、人员目录与档案实体内容准确一致，文件级目录数据与档案实体排列顺序一致； 2、可从数字化软件中以EXCEL格式或其它格式导出，或直接著录在EXCEL表中，并能导入档案信息管理系统数据库。
目录数据结构	1、应根据档案信息管理系统数据导入的要求确定著录项； 2、字段长度和内容应符合相关要求。
目录数据交换格式	按照有关规范执行。

（3）全文数据采集。纸质档案全文数据采集应根据档案原件情况、设备情况等选择相应的扫描方式，相关参数的设置应保证图像不失真，效果最接近档案原件。扫描应做到不缺页、不错页、不重页。

表3 纸质档案扫描总体要求

项目	具体要求
扫描方式	1、应特别注意对档案实体的保护，建议采用平板扫描仪等对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化； 2、根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。
色彩模式	1、为最大限度保留档案原件信息，利于多种方式的利用，建议全部采用彩色模式进行扫描； 2、永久保存的档案应采用彩色模式进行扫描； 3、同一份档案的多个页面，应采用相同的色彩模式进行扫描。
分辨率	1、为最大限度地采集档案信息，满足后续多种利用目的的需要，扫描分辨率不小于300dpi； 2、如文字偏小、密集、清晰度较差时，应适当提高分辨率； 3、如有仿真、印刷等其他用途时，可根据需要调整分辨率。
设备要求	1、应定期对扫描仪和显示器等设备作色彩管理，以尽量避免色彩偏差； 2、为保证扫描图像质量，应使扫描仪保持正常的工作状态，每次开启扫描仪后，宜进行预热，再正式进行扫描。

表4 纸质档案扫描技术参数

扫描方式	平板扫描仪无边距扫描仪	高速扫描仪
档案质量	纸张状况较差，过薄、过软、超厚、脆化或破损的	纸张状况好的
扫描色彩模式	彩色
分辨率	≥300dpi（OCR汉字识别）
扫描仪规格	根据幅面的大小（A4、A3、AO等）选择相应规格的扫描仪

（4）图像处理。图像处理应运用数字化设备的配套软件或专业的图像处理软件，对扫描图像进行技术处理，处理过程中应尽可能保持档案原件的特性。

表5 纸质档案扫描图像处理要求

处理方式	处理要求
旋转	对方向不符合阅读习惯的图像应进行旋转还原。
纠偏	对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，偏斜角度小于1度。
去污	1、对扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质应进行去污处理； 2、处理过程中应遵循展现档案原貌的原则，不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等。
裁边	对扫描后的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，不得裁掉纸质档案原有页边，裁边后的图像幅面大小保持一致。
图像拼接	1、对大幅面档案进行分幅扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，拼接时应确保拼接处平滑地融合，合并为一个完整的图像； 2、分幅扫描时，应使各分幅的大小尺寸相近、分辨率一致，相邻图像之间重叠面积不少于分幅面积的1/20，若采用软件自动拼接的，重叠面积建议不小于原件的1/3； 3、应采用有效的技术手段，提示后续检查时对拼接部位进行重点查看； 4、经图像拼接处理的档案应做好记录，并在著录目录数据时，在附注项中加注“图像拼接”。
图像修复	1、修复的效果以图像不失真、效果清晰完整为准； 2、经图像修复处理的档案应做好记录，并在著录目录数据时，在附注项中加注“图像修复”。

5、存储格式。档案图像文件应存储为JPEG或JPEG2000格式，压缩率不低于75%；具备良好存储条件的，可以存储为单页的无损压缩TIFF格式。

6、格式转换。

为提供网络利用，应以“卷”或“件”为单位，将档案图像文件按照20%或更低的压缩率进行压缩（A4幅面单个图像大小控制在1M以内），再将压缩后的单页图像文件先进行全文OCR识别，形成文本文件，经校对与原件一致后，转换成多页双层PDF格式的图像文件，上层是原始图像，下层是识别文本文件，既可以保留原始版面效果，又支持选择、复制和检索功能。对专业（业务）档案结论性法律文书的图像文件，应再转换一份双层PDF格式文件，以便建立专题数据库，在全省范围内提供利用。对非印刷体档案图像文件无需进行OCR识别，直接转换成PDF格式文件。

表6 纸质档案图像文件转换单位

档案类型	转换单位
文书档案	以一份文件，即“件”为单位进行转换。
专业（业务）档案	1、一案一卷或多卷、一人一卷或多卷的，以“卷”为单位进行转换； 2、结论性法律文书应再转换一份； 3、综合卷的，一般以“件”或“人”为单位进行转换。

7、图像文件命名。图像文件的命名应与档案实体及目录数据一一对应，并按照档号规则命名，确保唯一性。按照图像文件的格式转换单位建立相应文件夹，其上层可按照类别、年度、保管期限等分层次建立文件夹，分目录存放、管理。

表7 文件夹和图像文件命名办法

归档单位	命名内容	命名方法
卷（盒）	以卷为转换单位的文件夹	1、全宗号-类别号-机构（部门）代码-案卷号，例如：1000-Z2016-03-000001，案卷号根据目录数据的实际情况确定，可以4位（0001）或6位（000001）； 2、业务档案中一案（一人）多卷并同一个档号的，可以在案卷号后加“.1、.2、.3……”区别，确保档号的唯一性，例如：1000-Y3-1-0001.1。
	以件为转换单位的文件夹	全宗号-类别号-保管期限-机构（部门）代码-件号，例如：1000-WS2022-Y-01-0001。
	图像文件	1、全宗号-类别号-机构（部门）代码-案卷号-页号，例如：1000-Z2016-03-000001N-001，页号一般为3位数字； 2、有浮贴的复页在页号后加“（1、2……）”，例如：1000-Z2016-03-000001N-010-1； 3、案卷封面页在案卷号后加“-F”，例如：1000-Z2016-03-000001N-F； 4、目录页在案卷号后加“-M1、-M2……”，例如：1000-Z2016-03-000001N-M1； 5、备考页在案卷号后加“-B”，例如：1000-Z2016-03-000001N-B。
	转换后的 PDF	1、以卷为转换单位的，全宗号-类别号-机构（部门）代码-案卷号，例如：1000-Z2016-03-000001； 2、以件为转换单位的，全宗号-类别号-保管期限-机构（部门）代码-件号，例如：1000-WS2022-Y-01-0001； 3、PDF命名须与目录数据中的档号保持一致。
件	文件夹	全宗号-类别号-机构（部门）代码-案卷号，例如：1000-Z2016-01-000001。
	图像文件	全宗号-类别号-机构（部门）代码--案卷号N-页号，例如：1000-Z2016-01-000001N-001，页号一般为3位数字。
	转换后的 PDF	全宗号-类别号-机构（部门）代码-案卷号，例如：1000-Z2016-01-000001，须与目录数据中的档号保持一致。
注：档案数字化后形成的数字副本加“N”标识，在线形成的电子档案加“D”标识。

3）数据检查与挂接

（1）数据质量检查。在档案数字化过程中，数字化加工单位应对目录数据、元数据和数字化文件进行人工逐项、逐件、逐页的自检和互检，正确率要求达到100%。采购人可以采用计算机自动校对与人工抽查相结合的方式，分阶段、分批次进行复查，自动校对比例为100%，人工抽查比例不低于5%，对复查发现的错误和问题应及时予以解决，不合格率大于2%的（不合格率=抽检不合格数÷抽检总数×100%），该批次数据或图像文件全部返工。

表8 数据质量检查要求

检查项目	检查要求
目录数据和元数据	1、应采用自动校对和人工抽查相结合的方式进行检查； 2、应对著录数据项目的完整性、著录内容的规范性、准确性，元数据的完整性和赋值规范性等内容进行检查，发现不合格的数据或遗漏的，及时进行修改或重新著录。
图像文件	1、使用软件对所有图像进行核验，对不符合要求的，应重新扫描； 2、检查发现图像不完整、无法清晰识别或图像失真等问题的，应重新扫描； 3、漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正； 4、图像的排列与档案原件不一致，应及时调整； 5、图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理不符合图像质量要求的，应重新进行处理。
登记	对检查发现问题的，应认真做好登记，详细记录检查结果和处理意见。

（2）数据挂接。数据通过质检后，应采用相关软件对目录数据与元数据、数字化文件进行挂接，以实现目录数据、元数据和对应数字化文件的关联。应逐条对挂接结果进行检查，包括对应的准确性、已挂接数字化文件与实际数字化数量的一致性、数字化文件是否能正常打开等，发现错误及时纠正。

4）档案入库

对完成数字化并通过质检的档案，应及时整理清点、恢复原状，对照出库时填写的档案出入库交接单进行检查核对，确认无遗漏后办理移交入库手续。对拆除装订物的纸质档案，应按档案管理要求重新装订，保持卷内文件排列顺序不变；对带式录音录像档案，应在数字化完成后进行倒带操作。

5）数字化成果验收

**机关应成立验收组，采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对档案数字化成果进行验收。能够采用计算机自动检验的项目应进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可采用人工抽检的方式进行，抽检比率不得低于5%，抽检合格率应为99.8%以上。验收完成后填写相关表单，完成验收报告，档案数字化质量检验达到标准的，经验收组成员签字、组长审核签字后，予以验收“通过”。验收未通过的，应视情况返工或修改后，重新进行验收。

表9 档案数字化成果验收内容

验收项目	验收要求
目录数据与元数据	主要检查数据库中各条目的内容、格式等准确程度、必填项是否填写等。
数字化文件	1、主要检查数字化参数、存储路径、命名的准确性、数字化文件的完整性、排列顺序的准确性、图像的清晰度、图像处理的精确程度等。
数字化文件	2、应对音视频文件的前部、中部、后部进行分段播放检验。
数据挂接	主要检查目录数据与数字化文件挂接的准确性等。
工作文件	主要检查《档案数字化流程单》等数字化工作过程中形成的工作文件的完整性等。
存储载体	主要检查载体的可用性、有无病毒等。

6）数据存储及备份

对验收合格的目录数据与元数据、数字化文件及时进行存储及备份，采用大容量硬盘和档案级蓝光光盘各存储一份。

表10 数据存储及备份要求

项目	存储及备份要求
存储备份内容	包括档案数字化文件、目录数据与元数据等。
存储备份方式	可采用在线、近线、离线相结合的方式，对数据进行多套存储及备份。
载体选择要求	1、选择可多样化，应考虑载体存储及备份的容量、保管期限、经费情况、载体市场环境、载体生产厂商提供服务的能力等方面的因素； 2、使用高容量蓝光光盘、硬盘等，一式三套，一套封存保管、一套提供利用、一套异地备份； 3、至少选择两种物理拷贝介质，其中一套应为离线、可移动的永久备份介质。
数据校验	存储及备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
存储备份记录	1、数据存储及备份后，应及时进行记录，并做好标签、列出目录，以便查找和管理。 2、标签内注明备份载体编号、载体类型、套别、密级、保管期限、文件数量、文件内容、制作人员、制作时间、内容索引、档案保管单位、数据备份单位、数据备份标准、阅读备份数据所需要的硬件环境、软件环境、转储更新日期等。 3、载体编号由数字化文件类型代码、档案原件类别载体序号组成。

7）作业环境及设备要求

档案数字化******局进行，******局提供场地、桌椅。成交人需提供数字化加工所需的全部设备及软件，并按采购人的保密、****设备处理及网络布线，以及数字化加工中的软硬件及网络的维护工作。

8）安全保密要求

（1）供应商中标后在项目实施过程中需部署一套数据保全系统，实现加工数据过程中防篡改和敏感字提醒，保证数据的保密和安全。未部署或功能不满足的视为虚假应标，采购方有权解除合同，供应商承担所有后果。

（2）供应商中标后提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施，并且与采购人签订保密安全协议。

（3）供应商需在加工现场安装视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、计算机、数据导出端及门窗等无监控死角，所有视频监控数据要留存，以便回放检查。

（4）档案数字化加工后的各种影像、资******局，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料、清单及数据存储介质（含计算机硬盘、活动硬盘）等在项目结束时都必须完整移交。

9）质量要求

（1）供应商中标后在项目实施过程中需部署一套数字化加工系统，实现从借卷到数字化加工到最终还卷的全流程线上控制。

（2）供应商中标后在项目实施过程中需部署一套数字化影像转换系统，实现数据格式自动转换和OCR识别。

（3）供应商中标后在项目实施过程中需部署一套数字化成果质检系统，实现可自动设置抽检比率，自动统计批次抽检合格率，并最终生成质检报告单。

未部署或功能不满足的视为虚假应标，采购方有权解除合同，供应商承担所有后果。

10）进度要求

供应商中标后需部署一套数字化产量管理系统和可视化进度管理系统，确保采购方通过系统实时监控项目进度，确保项目按时完成。未能提供或功能不满足的视为虚假应标，采购方有权解除合同，供应商承担所有后果。

11）售后服务要求

（1）质保期限：项目（包括提供的软硬件设备）的免费质保期为三年（含）（自成果最终验收报告签字确认日起，开始进入质保期）。

（2）培训要求：在项目实施过程中及质保期限内，供应商需对采购方有关人员对档案扫描原理、操作方法、使用技巧、日常维护等方面进行免费培训，并提供相关文档。

（3）根据采购方要求定期对本项目涉及到的系统和电子档案进行全面维护，并以书面形式向采购方报告维护情况。

（4）在质保期限内，若档案数据存储设备出现损坏不能使用的情况，供应商应无条件维修或更换，并及时转移存储数据，上述工作需在采购方人员的监督下进行。

（5）提供在线响应服务，档案管理平台出现问题导致挂接数据不能访问时，12小时内到达现场，协助采购方解决问题使平台尽快恢复正常。

项目名称：

计划编号：

计划名称：

服务周期： 60 天

报价方式：价格

评选方式：价格最低

最低价相同评审办法：

采购成本价：￥0

服务地址：

询价通知书：询价通知书

联系人：王警官

座机电话： 0514-****1845

报名开始时间：

报名结束时间： 2024-10-31 09:00:00

发布时间： 2024-10-28 14:15:10

采购编号： ****

采购单位： ****

供应商数量：报名供应商不足二家流标。

允许1家中选

是否需要上传响应文件：是标书代写

供应商资格：（一）一般资质条件
1.具有独立承担民事责任的能力（提供营业执照，经营范围须包含档案数字化加工，复印件加盖供应商公章）；
2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度（提供上一年度财务报表，成立不满一年不需提供，复印件加盖供应商公章）；
3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力（提供具备履行合同所必需的设备和专业技术能力的书面声明，原件加盖供应商公章）；
4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录（提供近三个月任意一份依法缴纳职工社会保障资金的证明材料和任意一份依法纳税的缴款凭证，复印件加盖供应商公章）；
5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录（提供书面声明，原件加盖供应商公章）；
6.法律、行政法规规定的其他条件（提供承诺书，格式自拟，原件加盖供应商公章）；
7.供应商信用承诺书（原件加盖供应商公章）；
8.响应报价表（原件加盖供应商公章）。
（二）特定资格条件：无。

异议处理项：如有异议请电话咨询采购人，采购流程问题请咨询平台运营。

附件（1）