宁乡市自然资源局2024年宁乡市自然资源局档案整理及数字化工作采购需求公开

服务标准：

1、档案交接

根据采购人提供的档案交接清单进行逐页清点核对，签收交接清单，如发生任何档案遗失问题由供应商承担全部法律及经济责任。

2、档案整理：

（1）扫描前必须对档案进行检查，察看有无缺号、重号，有无破损,有无重复件。缺号、重号需要重新编号，破损需要裱糊修复，重复件需要剔除。

（2）在案卷拆分时，应注意保护原件。如拆分后不能复原的原件，应请示采购人再决定是否拆分。

（3）无法进行扫描的原件要先进行处理，保证扫描质量。

（4）扫描后将档案重新整理装订，恢复其原貌，做到安全、准确、无遗漏。

3、著录建库：

文件建库，著录项目应完整、内容规范、准确。无电子目录档案需补录电子目录并与实体档案进行校对，档案电子目录应与扫描图像100%正确对应。

4、档案扫描：

（1）扫描方式：

①纸张质量好的A4及以下纸张档案文件可采用高速扫描方式（文档扫描仪）；纸张质量较差、薄、软、超厚的档案文件应采用平板扫描方式。

②根据档案原件幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描。小于等于A4的纸张用高速文档扫描仪**板扫描仪, A3纸张用高速文档扫描仪、平板扫描仪或工程扫描仪，对于大于A3纸张用工程扫描仪，对于大于A0号纸张或者大幅面厚图纸,无法进行工程扫描仪进行扫描的档案，采用平板扫描仪扫描并拼接完整。

（2）扫描模式：彩色模式进行扫描。

（3）扫描分辨率：

①扫描分辨率参数大小的选择，以扫描件图像清晰、完整、不影响利用为原则。

②纸质档案数字化主要用于精确反映档案原件并长期保存，采用彩色模式进行扫描，纸质档案采用TIFF格式扫描，压缩选择采用JPEG格式，图片分辨率要求大于或等于300dpi；纸质照片档案为JPEG格式图片分辨率要求大于或等于600dpi；A2及以上幅面的图纸应采用专业工程档案扫描仪进行扫描，采用TIFF格式扫描，压缩选择采用JPEG格式，图片分辨率要求大于或者等于300dpi；特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，应适当提高分辨率。

5、图像处理：

（1）图像数据质量检查：

①对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

②由于操作不当，扫描的图像文件不完整、失真和无法清晰识别时，应重新扫描。

③发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

④发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

（2）纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（3）去污:对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。

（4）图像拼接:对超大幅面（超出A0幅面）档案进行分拆扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。图像拼接应做到图像完整、清晰，不重叠、不留缝。

（5）裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

6、图像存储：采用“PDF”格式保存；扫描的图像文件采用“tiff”格式。

7、数据质检：

（1）对目录数据入库质量进行检查，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

（2）检查卷内目录的内容是否完整、规范、准确。

（3）扫描的每张图像是否符合要求，包括图像在计算机放大到原始尺寸是否可以看清原件的内容；多余的边框和污点是否去除；存储格式是否符合要求。

8.数据审核：

定期抽检已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据对接的总体质量。

数字化加工数据的挂接按照有关规范和用户的要求，对应著录的条目信息，将条目及原文数据挂接批量导入用户档案管理系统中。条目与对应影像文件挂接正确率要求达到100%。

9、档案装订：

①.遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。

②.档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置（如：改右装订为左装订）。

③.对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。

④.档案装订必须采用专业装订线进行装订，如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。

⑤.档案装订，应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐，用三孔一线法结实装订，保证脊背和底边的平直，线结在卷后的中位，做到坚实、平整、美观。

⑥.档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。

10.数据备份：

（1）备份范围：对验收合格的成果数据及时进行备份。

（2）数据校验： 对备份数据进行检验，内容包括数据能否打开、数据信息是否完整、数据内容是否准确等。

（3）备份标签：数据备份后，应在相应备份介质的封套（盒）上编制成果数据备份标签，以便管理。

11.成果数据移交：

（1）移交内容：档案目录数据、档案数字化全文数据及相关系统数据。

（2）移交方式：成果数据移交方式、载体及数量根据实际情况确定。

技术标准及规范

1、《中华人民**国档案法》

2、《中华人民**国档案法实施办法》

3、《归档文件整理规范》（DA/T22-2015）

4、《档案著录规则》（DA/T18-1999）

5、《纸制档案电子化技术规范》（DA/T31-2005）

4、《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）

7、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

8、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894 2002）

9、其他国家和行业标准

交付时间和地点：

交付时间：合同签订后四个月内完成。

交付地点：采购人指定地点

项目实施要求

1、工作场地

由采购人负责提供工作场地，供应商在指定的工作场地工作，并自觉遵守采购人的相关管理规章，特别是保密管理规定，做好保密承诺；不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。

2、设备

本项目所必须的计算机、扫描仪、工具耗材（包括打印机、档案装订耗材，工作用具等）等设备由供应商自行配备。

3、管理制度：

（1）必须制定并执行数字化安全保密制度和档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。

（2）应配备专人负责安全保密工作，建立安全岗位责任制。

（3）应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、拷贝、外泄档案内容以及其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送采购人。

（4）无条件配合、接受档案及安全、****管理部门的安全保密检查。

4、响应时间

供应商提供7×24小时服务，接到采购人通知响应时间在2小时之内，4小时内到达现场，一般问题处置不能超过8小时，重大问题处置不能超过24小时。如果供应商收到用户通知后，未在规定的响应时间内赶到现场弥补缺陷，用户可采取必要的补救措施，但风险和费用全部由供应商承担。

验收方式

（1）本项目采用简易验收程序。

（2）项目验收均应符合国家、行业等相关标准及采购人要求，验收费用由成交人承担。

（3）项目验收不合格，由中标人返工直至合格，有关返工、再行验收，以及给采购人造成的损失等费用由中标人承担。连续两次项目验收不合格的，采购人可终止合同，另行按规定选择其他投标人采购，由此带来的一切损失由中标人承担。

1、付款人：****

2、付款方式：按合同约定

3、本项目采用全费用包干方式，采购预算价中已包括但不限于以下因素：本项目服务拟投入的工本费、设备设施、人工、安全、保险、交通差旅费、管理费、税金、后续服务费和一切不可预见费等，供应商投标报价时应充分考虑自身成本及项目实际情况，如一旦成交，在项目实施中出现任何遗漏，均由成交人免费提供，采购人不再增加支付任何费用。

4、投标人在投标前，如需踏勘现场，有关费用自理，踏勘期间发生的意外自负。

5、对于上述项目要求，投标人应在投标文件中进行回应，作出承诺及说明。