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[公告中]石柱县委办公室档案整理及数字化加工
招标详情
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400-688-2000
公告中
****办公室档案整理及数字化加工竞采公告（服务类）
（竞采编号：****）
********县委办公室档案整理及数字化加工（项目）采用最低价成交法进行采购，欢迎符合资格要求并有服务能力的供应商踊跃报价。
一、采购项目名称及数量（项目总预算（限价）：42854 元）
包1
包合计：42854 元
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采购目录：
商务服务-档案服务-数字化加工
需求描述：
一、采购内容
1.****档案局关于印发《**市归档文件整理规则》的通知（渝档发〔2016〕7号）文件对约4127件文书档案进行规范化整理、装盒等。
2.将整理规范后的文****档案局《**市纸质档案数字化实施细则》（渝档发〔2018〕5号）文件要求进行数字化加工，并将数字化档案****档案馆档案管理系统中，同时制作2套备份数据装入硬盘。
（二）项目参照标准
1.《**市归档文件整理规则》（渝档发〔2016〕7号）；
2.档案条目拟定及录入应符合《档案著录规则》（DA/T 18—1999）；
3.国家档案局《纸质档案数字化技术规范》（DAT31—2005）；
4.《****档案局关于印发**市纸质档案数字化实施细则的通知》（渝档发〔2018〕5号）；
5.《****档案局关于印发**市档案数字化副本移交与接收办法的通知》（渝档发〔2018〕6号）；
6.国家标准《电子文件归档与管理》（GB/T18894—2016）；
7.《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）；
8.档案服务外包工作规范；
9.****档案局关于档案数字化、档案相关管理规范。
（三）项目技术及质量要求
1.档案整理
****档案局关于印发《**市归档文件整理规则》的通知（渝档发〔2016〕7号）文件对档案进行规范化整理，整理后的纸****档案馆进馆质量要求。
2.档案数字化
（1）档案数字化前处理
1.1编写页码：所有归档文件，从“1”开始，将页码逐页标注在有图文的页面正面右上角或背面左上角空白位置。归档文件原编页码与拟编页码相同的，可不另编页码。单面印制的文件，页号从“1”开始，编写在页面的右上角空白位置，双面印制的文件，页号从“1”开始，逐页标注在有图文的页面正面右上角或背面左上角空白位置，原采用页面正面右下角、背面左下角编页的，可按原方式编页。编页不得压盖档案内容。重新编页号时，应将原页号划去以示区分。筒子页档案能展开可扫一个A3幅面的编一个页号，不能展开的正面和背面必须单独编页，扫为两个A4图象；一个页面粘附有多个内容或信息时，应分别编页，分别扫描，如属不同文件应分别拟写文件题名。页码编制完成后填写归档章页数一栏。
1.2档号结构格式
按《**市归档文件整理规则》（渝档发〔2016〕7号）实施后归档的文书档案，采用两级分类的单位，其档号：格式为：全宗号—档案门类﹒年度—保管期限—件号（如：0001—WS﹒2024—Y—0001）；上、下位代码之间用“—”连接，同一级代码之间用“﹒”隔开
1.3装订还原：纸质档案数字化工作完成后，拆除过装订物的档案装订时应注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。按件整理的文件装订时参照《**市归档文件整理规则》（渝档发〔2016〕7号）要求，永久和30年保管期限的归档文件用线或不锈钢订书钉装订。用线装订是指文件页数较多时，使用“三孔一线”装订。同时装订时还需注意以下要点：
1.3.1检查各纸质档案是否有破损、丢失、遗漏、混乱等情况，如发现是属于前环节操作不当导致的，应及时纠正，并及时报告，情节严重的，则追究有关人员的责任；
1.3.2正确排序：检查页码排序是否正确，检查文件是否窜盒，文件正反面、横竖面是否正确；
1.3.3为保障最终档案实体装订统一美观，装订还原必须做到四边对齐，以A4幅面为标准，纸张过大的须进行折叠处理，纸张过小的须进行托裱及包边处理；
1.3.4采取订书钉装订时，应当确保无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；使用“三孔一线”装订时，尽量使用原装订孔，若原装订孔不能使用，需要打新孔的，则应尽量保证装订孔不要压住文字、图表；装订穿线时，须保证装订线不要拧缠在一起，装订线要平整。装订线要拉紧。装订线应在案卷背面打结，余线要适中（2cm左右）。
（2）档案扫描要求
2.1扫描方式：采用平板扫描仪、滚筒式扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用大幅面扫描仪，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理；同页有两个以上文件，需分别扫描。
2.2扫描色彩模式：彩色模式进行扫描。
2.3扫描分辨率：分辨率应≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
2.4图像处理要求
2.4.1纠偏：对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，保证数字图像偏斜不超过页面内半个文字，偏斜角度小于1度。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
2.4.2去污：去除数字图像中影响可懂度的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。档案数字化图像的去污，应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则。
2.4.3图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
2.4.4裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
2.4.5数据存储：目录数据文件采用XML或accdb或mdb格式存储。扫描图像数据采用JPEG格式存储，压缩品质“中”级。另转存一套双层PDF格式。如文件为表格、图纸或字迹不清、潦草等无法识别，经甲方同意，可用单层PDF格式保存。
2.4.6图像文件命名：是以文件夹命名，文件夹命名应与文件级目录中的档号命名相一致，文件夹内单页图像应以“档号+页号“的命名方式。图像排序不得出现颠倒、缺页、重页或错页等情况，要求档号、扫描无漏页及扫描图像完整性等准确率达到100%。
2.4.7图像数据质量检查：对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
（3）档案著录要求
3.1按照《档案著录规则》(DA/T18—2009)、《档号编制规则》（DA/T 13—94）、《**市归档文件整理规则》（渝档发〔2016〕7号）、《****档案局关于印发**市档案数字化副本移交与接收办法的通知》（渝档发〔2018〕6号）等文件要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。著录项应包含档号、文号、责任者、题名、日期、密级、起页号、止页号、开放鉴定、备注等项。
3.2在著录题名时一般以照实抄录为原则，如果存在没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索等情况的，应全部或部分自拟题名。自拟内容应外加方括号“[ ]”，以与原标题内容相区别，需重新拟写标题的，标题必须按公文标题的格式拟制，****机关、发文事由、公文种类三部分组成，并准确反映文件内容，不允许出现“通报”、“通知”、“报告”等仅以文件文种做标题的情况，发文机关使用标准通用简称。文件标题是手写体，且字迹潦草或褪色，确实无法考证的，统一用“□”表示，不能用相近的字代替。
3.3会议记录标题不包含会议主要内容的，也应部分或全部拟写题名。**“会议记录”应拟写为“会议记录”[xx档案馆研究档案库房安全设施改造方案]
3.4通报不包含主要内容的，同样应部分或全部拟写为“XX档案馆[关于XX情况的通报]”
3.5存在副题名或并列题名的文件的照实录入，特别是同时存在正题名、并列题名的，填写时应一并抄录，不能简略。
3.6附件独立性较强或单独为一件的，如果在题名中体现正文标题而不反映附件内容，在这种情况下，应该在正件标题后抄录附件标题，外加“[]”。**在发布规定时，通知是实施意见，附件是具体的制度规定。例“关于发布《数字档案室建设指南的通知》[附件1：数字档案室建设指南；附件2：重点问题解答]”。有多个附件的，附件之间用“；”隔开。附件单独作为一件的，拟写题名时应在附件标题前抄录正文标题，外加“[]”如[关于发布《数字档案室建设指南的通知》]附件1：数字档案室建设指南。
3.7定稿、历次修改稿单独作为一件。定稿，历次修改稿分别作为一件时，在照实抄录文件标题外，还应在标题中注明稿本性质并在“稿本”字段中进行标注。如XXX局十三五规划[定稿]。
3.8多次会议记录组成一件时，题名格式为：责任者+起止时间+会议记录名称，外加方括号。如“[xx局2014年1月至4月局长办公会议记录]”。
3.9多人的介绍信（存根）组成一件时，题名格式为：责任者+起止时间+介绍信（存根）名称，外加方括号“[]”。“[xx局2014年干部调入介绍信]”并把所涉及的所有人名著录到“附属题名信息”字段中。
3.10对文件中涉及到人名的，如任命文件、职称文件等，均需在正式标题后输入其他人的人名（可录三个人名），如文中所涉人名较多，则需在“文件附属题名信息”录入。
3.11文件级目录的录入要求把文件分解成最小单位。如原卷内目录中请示与批复为同一条目录，在录入时应分解成二条目录，请示、批复各为一条。
3.12条目著录其他要求：进行目录著录时，要严格按照原始信息进行著录，文号、责任者、日期、页码内容不得遗漏。
3.13责任者，应使用全称或通用简称。联合发文时一般应将所有责任者照实著录，责任者过多时可适当省略，但应注意一是立档单位时责任者的必须著录****机关必须著录。个人作为责任者的文件材料，责任者应著录个人责任者。个人者著录时应在姓名后著录职务、职称或其他职责，并加“（）”号。文件所署个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件相应的职务。多人的介绍信（存根）组成一件时，****机关全程或不发生误解的通用简称。多份简报组成一件时，责任者应著录本机馆全程或通用简称。
3.14文号，填写文号时应照实录入。
3.15日期，具体到年月日。文件的日期即文件的形成时间（落款时间），多份文件作为一件的以第一份文件日期为主。以8为阿拉伯数字标注。
3.16目录在著录时要完全按照分件的结果进行著录。
3.17各字段的著录项要按照档案标准进行著录，不能少于所列标准的字段，每项字段中的文字录入格式一定要结合系统要求进行著录。
3.18密级，应根据文件实际标注。文件明确标注保密期限的，应同时2保密期限，如“机密1年”。
（4）目录数据打印
本次数字化加工的档案，需打印两套纸质版目录，目录封面卷皮采用无酸纸制作。
（5）图像存储
经数字化加工后的电子档案，移交两套备份硬盘。目录数据文件采用XML或 accdb或mdb格式存储。扫描图像数据采用JPEG格式存储，压缩品质“中”级。另转存一套经双层PDF格式。如文件为表格、图纸或字迹不清、潦草等无法识别，可用单层PDF格式保存。
（6）数据挂接
本次实施的成果数据需完整并****档案馆数字档案馆应用系统，投标方要认真考虑其挂接技术，招标方只负责问题档案的协调处理，不负责软件技术协调或者因此产生的费用问题，并要求数据****档案馆的正常工作。
（7）保密要求
7.1在进场进行档案整理和数字化前，中标人必须对所有参加项目加工人员进行保密培训，并签订保密承诺书；
7.2中标人必须在符合安全保密要求的专门场所进行档案整理以及数字化处理。要具有****加工场地，安装24小时视频监控系统，****加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，数字化加工平台不得与其他无关网络连接。整个数字****管理部门全程监控下进行；
7.3中标人必须与采购单位签订安全保密协议及不留存数据承诺，且严格遵循；
7.4档案实体和数字化档案数据不得以任何方式带出现场；
7.5不准把硬盘、U盘、软盘等存储介质和具有音、视频录（照）相功能的器材带进工作现场，也不得复制、复印档案；
7.6项目结束后必须在采购单位的监督下对电脑所有硬盘进行数据粉碎处理。
展开
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￥42854 | 1（项） | ￥42854 | |||||||||||||||||||||||||
二、供应商资格要求（参加报价的****市政府采购网注册。）
以招标文件为准
三、报价时间
报价开始时间：2025-03-18 09:00
报价截止时间：2025-03-18 17:55 标书代写
四、响应文件要求 标书代写
1、文件必须上传：是
2、文件上传说明：
以招标文件为准
五、商务条款
（一）实施周期及实施地点
1、实施周期：90 天
2、实施地点：**市区/县**县
（二）报价要求：
以招标文件为准
（三）付款方式：
以招标文件为准
六、其他说明及要求
（一）成交原则说明：
在符合项目要求的供应商数量不少于"3家"的前提下，按报价最低的原则推荐成交供应商,如出现两个以上相同最低报价的,则依照采购文件(采购需求)中约定的方式确定成交供应商。 标书代写
（二）报价说明：
本项目采用"最低价"成交法,供应商需在本项目规定的报价有效时间段内进行在线一次性报价,在报价截止前可修改报价。
（三）其他相关费用说明：
除履约保证金外，采购单位、采购代理机构不得向供应商收取投标（响应）保证金、标书费、报名费及其他没有法律法规依据或影响营商环境的相关费用。
（四）采购异议处理：
项目所产生的交易纠纷由双方当事人协商处理;若对协商处理结果有异议,供应商可向采购单位上级行政主管部门反映,做进一步处理;若对处理结果仍有异议的,****法院提起诉讼;交易纠纷****人民法院提起诉讼。
七、联系方式
采购需求方
单位名称： ****
联系人： 焦老师
联系座机： 023-****2811
在线咨询
八、采购文件及附件 标书代写
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招标进度跟踪
2025-03-13
招标公告
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