外交服务集团有限公司房屋服务分公司营销租赁部2024年合同等文书档案信息化项目询比采购公告

一、项目概述

按照我方档案管理办法和实施细则，依据部门合同等文书档案归档编号规则，对所有文书档案的纸质档案进行整理和信息化加工，严格落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和信息化档案信息的安全，确保各环节工作符合质量要求，建立完整、规范的工作记录。具体信息化工作包括但不限于档案借调、鉴定整理、档案扫描、档案还原、档案归还、数据挂接、数据备份等。

（1）档案借调

供应商须严格遵守《中华人民**国档案法》、国家档案管理相关规定、我方保密规定及相关规章制度，签订保密协议，档案借调必须严格执行档案出入库管理制度，办理档案借调手续，并应逐卷(件)清点。

（2）鉴定整理

对合同、请示文书、客户资料等档案进行鉴定，根据我方实际情况，协助制定合同、请示文书、客户资料等归档编号规则统一编号，清点档案页数，确保文件内容的连贯性，建立档案台账。在鉴定过程中所剔除的文件需返回我方，不得自行处理。

（3）档案扫描

档案扫描工作必须在我方指定的场所内进行，并确保场所正常秩序和安全。扫描之前，应拆除装订物，确保不对档案原件造成二次损害，按照统一编号顺序进行扫描，扫描为PDF文件，扫描模式为彩色扫描，分辨率300dpi,扫描时做到不缺页、不重页、图像清晰完整、不失真不倾斜不扭曲，PDF文件命名与纸质合同档案一一对应，盒号和柜号同步列明在档案台账中。对不宜拆卷的早期制式装订版合同，均采用不拆卷扫描。

（4）档案还原

档案扫描完成后，遵循“尽可能保持档案原貌”的原则，对扫描后的档案进行装订，力求保护原件，恢复装订时，应认真核对档案页码，核对文件排列顺序。

（5）档案归还

档案公司完成信息化工作后应及时归还档案，对档案进行清点，确保不缺少、缺漏档案原件，并履行借调手续，实现档案的闭环管理。

（6）数据挂接

将合同扫描件、相关请示件等导入我方房屋租赁管理系统中（系统拟招投标，系统****公司协助有关文件导入），实现目录数据库与文件的批量挂接，确保文件质量和数据正确匹配。

（7）数据备份

为保证数据安全，可对数据进行备份。备份数据也要进行检验，主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整，文件数量是否准确。

（8）验收要求

档案和信息化成果要满足项目执行标准和项目要求，保证项目的科学性、规范性和实用性。同时，项目实施过程中出现的问题均已解决，完成的所有合同等文书档案信息化及所有纸质档案安全入库。

二、商务及技术要求

1.商务要求

（1）实质性要求

①供应商应具备《****政府采购法》第二十二条供应商资格条件,不接受联合体投标。

②在**市设有常驻服务机构。

③经资格审查合法成立，并注册资本达到1000万人民币及以上。

④近三年纳税等级为A级。

⑤未被国家企业信用信息公示系统列入严重违法失信名单（https://www.****.cn/index.html）；未被中国执行信息公开网列入失信被执行人名单（http://zxgk.****.cn/zhixing/）；未被信用中国列入各类失信名单（https://www.****.cn/）；****政府****政府采购严重违法失信行为记录名单（http://www.****.cn/search/cr/）；未被军队采购网列入军队采购失信名单(http://plap.****.cn/freecms/site/juncai/jdjc/index.html)。

⑥****保密局颁发的《国家秘密载体印制资质证书》。

（2）非实质性要求

①具有有效期内的ISO9001质量管理体系认证证书、ISO14001环境管理体系认证证书、IS045001职业健康安全管理体系认证证书，以及ISO/IEC27001信息安全管理体系认证证书且认证范围包含数字化服务，以上认证须在****总局**认证认可信息公共服务平台（http://cx.****.cn/CertECloud/result/skipResultList）可查询，证书状态须为有效。

②具备本项目需求相类似成功案例。

③供应商需进行现场踏勘，并提交《档案信息化工作方案》、《售后服务方案》和《培训方案》。《档案信息化工作方案》应包含以下内容：一是对本项目的理解和认识，如项目背景、项目需求、项目实施的重点与难点分析；二是组织实施的工作模式、岗位设置、工作目标；三是项目现场管理的严密性、合理性、可行性；四是项目安全保密措施的完整性、可控性，包含但不限于保密协议及现场管理、人员管理、设备管理、涉密载体管理等方面安全保密管理制度。五是对本项目的进度控制措施，要建立符合实际的项目进度表；六是在案卷激增等情况下建立合理的应急预案及赶工措施；七是项目总体技术服务流程方案得科学合理性和可操作性。《售后服务方案》应包含售后服务内容、工作范围、售后服务承诺及售后服务的措施等。

2.技术要求

（1）实质性要求

①此项目需在我方提供场所进行。

②不得对委托项目再次转包或分包。

③合同等文书档案信息****档案局颁布的《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017），《档案服务外包工作规范第2部分档案数字化服务》（DA/T68.2—2020），《档案服务外包工作规范第4部分档案整理服务》（DA/T68.4—2022）等相关要求。

④供应商指派专职档案团队负责本项目工作，工作人员须为供应商正式合同工，且分工明确，须严格遵守外事工作、外交公寓规定。如供应商工作人员车辆因工作需要确须进入外交公寓，应遵守外交公寓准入及停车规定。

（2）非实质性要求

①人员要求。团队成员中具有档案专业技术资格的优先考虑。

②供应商需提供为完成本项目的硬件设备。

③供应商需提供为完成本项目数字化加工软件。

三、合同期限

本项目在签订合同后90个日历天内完成。

四、报价实质性要求

1.报价金额中包含本项目运费、税费、保险以及项目介绍中档案信息化工作、人工服务、档案耗材（如档案盒、档案柜等）、后期售后等在内的所有费用。

2.本项目最高限价：

大写：柒拾贰万元整

小写：72万元

五、采购合同

1.是否允许分包：¨是 √否

2.是否允许联合体投标：¨是 √否

六、比选文件解释权

本项目比选文件的最终解释权归****。

七、现场踏勘要求

1.时间：2025年4月10日9：00

集合地点：建国门外外交公寓东1门。需携带身份证，建议公共交通前往。

2.联系人：常老师 联系方式：****6330

八、截止报名时间：2025年4月9日17：00

供应商提交质疑截止时间：2025年4月11日17：00标书代写

澄清文件提交截止时间为：2025年4月16日17：00标书代写

九、响应文件要求

1.递交时间：2025年4月22日8：30-8：50

2.递交地点：**市东****门内大街223****服务局518会议室

十、比选时间及地点

1.比选时间：2025年4月22日9：00

2.比选地点：**市东****门内大街223****服务局518会议室

十一、采购人

1.采购人名称：****

2.地址：**市东****门内大街223号

十二、监督部门

1.监督部门：****公司纪检部门

2.监督电话：****1227

3.详细地址：东**朝内大街223****服务局纪委

十三、保密说明

在项目实施和服务过程中从****获得的或接触到的任何的文件、数据、资料以及其他的采购秘密、技术秘密、经营秘密、管理秘密等信息（包括但不限于管理制度、客户信息、工作流程、DRC楼宇内部设计、建设工程问题、办公软件、设备设施情况等）除用于项目工作外，不得以任何形式或方法复制和摘录，并不得用于项目工作以外任何其他用途或目的；除非另有书面明确说明，否则****向参评及踏勘供应商披露的所有信息均视为保密信息，未经同意，参评及踏勘供应商不得以任何形式向第三方泄露。

保密期自参评及踏勘供应商知悉****的相关信息之日起至永久。工作结束后参评及踏勘供应商应自行销毁或向****交还全部相关信息资料。