长丰县档案馆2025年档案整理及数字化加工监理项目采购公告

****政府采购项目

竞争性磋商文件文本

（服务类）

项目名称：****2025年档案整理及数字化加工监理项目

项目编号：****

采 购 人：****

日期： 2025 年 4月 22日

目 录

第一章 磋商公告 1

第二章 采购需求 4

第三章 评审方法和标准 11

第四章 响应文件格式 19

第一章 磋商公告

根据《****政府采购法》等有关法律法规,****2025年档案整理及数字化加工监理项目进行公开招标采购，现公告如下:

一、项目基本情况

1、项目编号：****

2、项目名称：****2025年档案整理及数字化加工监理项目

3、项目地点：****

4、项目单位：****

5、项目概况：本次监理范围为****2025年档案整理及数字化加工项目。质检监理单位（以下简称监理方）应按照项目建设目标和要求，督促数字化项目承建方按时保质完成项目的档案加工服务工作。详见采购需求。

6、资金来源：财政支付

7、采购方式：竞争性磋商

8、项目预算：7.9万元

9、项目类别：采购服务类

二、供应商资质要求

1.满足《****政府采购法》第二十二条规定。

2.落实政府采购政策需满足的资格要求：落实政府采购政策需满足的资格要求：投标人所提供的服务为中小微企业、监狱企业或残疾人福利性单位承接。

3.本项目不接受联合体投标。

4.供应商存在以下不良信用记录情形之一的，不得推荐为中标候选供应商，不得确定为中标供应商：

（1****法院列入失信被执行人的；

（2）供应商或其法定代表人或拟派项目经理****人民检察院列入行贿犯罪档案的；

（3****商行政管理部门列入企业经营异常名录的；

（4）供应商被税务部门列入重大税收违法案件当事人名单的；

（5****政府****政府采购严重违法失信行为记录名单的；

三、报价方式

（一）本次询价的计费方式采用总价包干形式，服务供应商根据服务内容进行报价。询价采用综合评分法，综合评分高者中标。

（二）报送的总价应包括完成报价文件中所承诺的有关服务计划和合同规定的全部责任的总价。

四、需提交的文件和资料

（一）企业营业执照扫描件；

（二）法定代表人身份证复印件；

（三）授权代表参加的须提供法定代表人授权委托书原件及授权代表身份证复印件（法定代表人参加的无须提供）；

（四）报价单；

（五）投标人认为需要提供的其他资料；

报价人须保证所提交资料真实、完整、有效、一致，否则自行承担由此导致的任何损失。提交的文件和资料全部加盖单位公章并密封。

五、响应材料提交

1.截止时间：2025年4月29日8:30（**时间）；标书代写

2.报价单位多于3家（含3家）开标，开标时间为2025年4月29日9:30（**时间）；标书代写

3.开标地点：****4楼会议室；

密封要求：供应商应提供一式三份投标文件（密封完好，正本一份，副本两份），并在其封面上清楚地标明“正本”或“副本”字样，在封口处加盖公章，正本与副本内容应一致，若正本与副本不一致，以正本为准。

六、公告期限

自本公告发布之日起5个工作日。

七、联系方式

项目联系人：万婉；陈明艺

电话：0551-****3267；0551-****0903

详细地址：**市**县水湖镇南一环路三馆4楼档案馆

第二章 采购需求

一、项目概况

（一）项目背景

2025年，****认真贯彻落实习近平总书记关于档案工作的重要指示精神，围绕省、市、县档案工作“十四五”规划，通过实施档案整理及数字化项目，****档案馆基础业务建设，不断丰富和完善馆藏数字**，努力提升科学管理水平，提高为民服务的能力，推进档案馆事业高质量发展。

（二）项目目标

通过档案整理及数字化项目的实施，对2024-2025年度各立档单位移交的档案进行规范整理和数字化，对馆藏部分全宗数据库进行完善，推动实现馆藏档案整理规范化、服务利用高效化、管理手段现代化，****服务社会各界的能力，为全县各项事业发展建设提供更优质的服务。

（三）项目内容

本项目主要针对****2025年档案整理及数字化加工项目（项目预算92.1万元）进行全过程监理。整理及数字化加工项目任务有:档案整理（部分文书档案需做价值鉴定，如保管期限划分）、目录著录、全文扫描、元数据校对、OCR识别服务、建立人名索引等，项目涉及多全宗和多种档案类型。内容涵盖:档案实体整理、机读目录录入、档案全文扫描、合成双层PDF、声像档案及实物档案数字化、对馆藏档案目录进行目录著录校对、元数据补录完善、建立人名索引，建立相关数据库、挂接或导入档案数字化成果、实体档案入库前消毒（馆方已建成有标准化档案消毒室）、入库上架等。

（四）项目实施原则

项目以安全、规范、高效为原则，立足档案保护、**服务和业务管理的宗旨，按国家、省、市有关档案的管理规定、工作规范、技术规范、行业标准等，运用计算机技术，方便、高效、可靠地采集和管理档案信息**。

二、服务需求

项目需求中所述设施、设备和相关软件全部由成交供应商自行提供和部署，工作环境的搭建、工作现场的管理不得违背各项安全规范和采购人的要求。

1.监理工作要求

本项目实施全过程监理。成交供应商需组成监理项目部，项目部组织人员结构合理、工作流程规范，能提供合乎采购人所需的监理服务。

监理项目部以****为服务中枢，设立办公室，监理工程师驻点办公。监理工程师需到监理项目采购人单位驻点工作，提供全程驻点监理服务。监理人员作息时间与项目施工方相同。各监理工程师需在每个工作日下班前，把当天项目所有相关情况报****。监理工程师需在每日上午向采购人汇报前一个工作日项目进展情况及存在问题，并提出切实可行的建议。成交供应商进入现场的核心和敏感场所工作，须有采购人相应的授权许可证明，并严格按照相应的标准规范实施监理。

成交供应商需配置项目管理平台，并在本项目中对采购人免费开放。成交供应商要提供监理本工程所需的监理工具。成交供应商对项目建设全过程有明确、合理、可行的标准、流程、检验方式和监管办法，并能够按照采购人需求进行必要的调整。

成交供应商要配合采购人实现项目的关键指标在项目实施过程中处于受控状态，及早预测可能影响实施计划的各种因素，及时预防和纠正可能影响系统功能和性能所出现的问题。确保项目保质、按期，并在合理的资金预算范围内进行实施建设。

成交供应商要对项目质量水平进行综合评定。向采购人提交所需的项目质量技术文档，包括监理日报、周报、月报、测试文档、测试报告和验收报告等。

本项目建设内容为：本项目主要针对2024-2025年度各立档单位移交的档率进行规范整理和数字化，对馆藏部分全宗档案数据库进行完善。

项目计划完成档案整理及数字化加工任务有档案整理（部分文书档案需做价值鉴定，如保管期限划分）、目录著录、全文扫描、元数据校对、OCR识别服务、建立人名索引等，项目涉及多全宗和多种档案类型。

内容涵盖：内容涵盖:档案实体整理、机读目录录入、档案全文扫描、合成双层PDF、声像档案及实物档案数字化、对馆藏档案目录进行目录著录校对、元数据补录完善、建立人名索引，建立相关数据库、挂接或导入档案数字化成果、实体档案入库前消毒（馆方已建成有标准化档案消毒室）、入库上架等。

2.监理任务内容

1) 实施前准备

根据项目要求，确定本次项目实施和验收的技术标准；

审核档案整理及数字化加工服务成交供应商（以下简称：承建方）提出的施工组织设计、质量保证计划及项目实施计划，提出意见并协调双方，直至双方达成共识。确定项目内容、项目进度、项目质量、各子系统、设备清单、项目验收等相关要求；

对承建方前期准备工作进行监督，并协助采购人做好项目前期各项准备工作。

列出项目承建方应有的施工记录文件，并按实施计划检查完成情况；

2) 过程控制

根据项目要求按进度对各子系统、硬件设备、档案整理装订及扫描的档案进行监督、检查、验收；

严格按照国家信息化建设标准、要求以及相关规范、规程和设计要求监督工程施工，检查实施效果；

监督承建方进行项目阶段实施，每两个月进行一次阶段性验收，2025年11月10日前承建方必须完成所有工作，进行最终的专家验收。每次验收协助采购人进行，并同时出具阶段验收报告。

监督验收、检查承建方单位实施过程中的档案整理与装订质量，档案扫描过程中的扫描质量，对不能满足要求及整理装订及扫描质量的档案及时进行记录，要求承建方重新整理装订与扫描，同时向采购人进行汇报；

在档案整理装订及扫描过程中，监督承建方按照档案整理装订及扫描规范流程进行实施，并随时对档案整理装订及扫描的成果进行抽查与检查，发现不合格的产品及时进行处理，同时进行原因分析，督促承建方进行整改；

对项目实施过程中的涉及到的耗材、档案柜等辅材材料进行统一登记在册存档，做到有案可查；

对扫描后的档案入库数据进行实时跟踪、检查，保证入库数据与项目一期的数据标准、格式相一致等；

协调施工进度计划，及时提出调整意见，控制工程进度；

监督合同的执行，协调采购人和承建方可能出现的争议；

监督承建方安全施工，督促承建方提供必要的协助。

协助馆方做好周例会、月例会会议记录

3) 质量自检体系

采用人工及计算机相结合的方式，对条目数据质量、影像数据、挂接、实体档案基本信息完整性及装订质量、存储介质及数据等的检查工作。

项目抽检的比率不得低于加工总量的20%（民生、人事类档案抽检率需达到100%）。其中，目录著录抽检合格率、图像扫描合格率应为95%；数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为 100%；其他内容的抽检合格率不低于 95%。抽检合格率低于 95%的批次，全部发回成交供应商重新加工，每批次质检工作完成后应出具书面报告；如有返工整改后的成果应再次质检。

在扫描流程方面，检查承建方需深入理解数字化加工的业务流程，制定扫描加工的各个工序的任务及相关岗位的工作职责，从“档案预处理”、“扫描”、“质检”、“总检”、“抽样检查”、“档案复原”等各个工序进行流程控制，尤其是在图像处理、数据验收等关键节点工序是否制定并有效执行自检自查质量保证体系，确保在加工业务过程中，避免产生一些漏检，图像不合格，索引信息不匹配等质量问题的发生。

4) 培训

监督承建方根据合同的有关规定提供系统相关培训并评估培训效果。

5) 验收与售后

依照已确定的技术标准和规范、验收依据和建设方案中的实施目标以及工程实施中的有关记录和结果，出具质量评估报告，在技术、进度、质量方面进行阶段验收与总体验收；

项目进行阶段验收和总体验收，完成阶段验收和总体验收报告；

项目验收后，监督项目承建方提供合同约定的售后服务。

6) 监理内容体现

① 为保障项目的质量和进度，由成交供应商进行监理评测服务，主要涉及项目管理及项目评测咨询工作，包括：

●项目的组织结构划分及各自的责、权及相互关系定义

●项目的质量计划、工程实施计划，评审改进包括任务、人员、资金、工具的划分与分配，方案设计，时间进度计划等。

●项目检测计划(监理检测与施工中的检测独立)

●项目风险因素分析与对策

●培训计划评审改进

●项目移交文档要求及监督

●项目维护及支持方案要求及监督

●项目管理组织结构

●项目质量体系

●设计文档与控制

●过程控制---项目实施控制

●质量记录控制

② 通过以上具体工作的实现,将要在整个系统工程中起到如下的作用：

●确定整个项目的质量管理体系，流程与操作原则；

●对主要任务的工作流程进行描述与定义；

●明确项目管理与实施的组织机构及各层次的责、权与相互关系；

●对整个项目的任务进行合理的划分；

●明确完成主要任务的执行人，任务目标、进度、质量测试目标；

●分析可能影响项目进度与质量的风险因素，并提出相应对策。

3.监理实施的依据

实施监理应首先以现行国家、行业和地区的有关法律、法规、规定为依据，确保在项目建设中遵循国家的有关法律法规，确保遵循国家信息化建设工程的有关标准和规范，并依照工程监理方案进行项目监理。

在对项目施工的实际监理过程中，对项目进行规范化管理，按标准规范办事，使项目建设质量符合最新的行业技术质量标准规范，保证质量的科学化、规范化。

4.监理其他要求

1）项目监理大纲

成交供应商应根据项目的实际情况编制项目监理大纲，确定项目监理机构的具体工作目标和任务，规定具体的监理工作制度、程序、方法和措施。

成交供应商应编制项目监理实施方案，实施方案应符合项目监理大纲的要求，并应结合项目的特点，做到详细具体，可操作。

2）监理工作质量要求

成交供应商应该在质量控制、投资控制、进度控制、信息管理、合同管理等几个方面对监理工程采取必要和完善的监督、控制和管理措施，保证监理工程能够按时、按质、按量竣工。

成交供应商必须每周定时向采购人通报工程进展情况及工程实施过程中所遇到的问题。

3）监理的责任

成交供应商有责任为采购人提供项目顾问咨询意见，有义务帮助承建方实现合同所规定的目标，公正维护各方的合法权益。

在本合同期内及合同终止后，未征得采购人同意，不得泄露与本工程项目有关的资料。

由于承建方在工程实施中不符合工程规范和质量要求，成交供应商要监督承建方停工整改或返工。如承建方人员工作不力，可提出调换有关人员。

如果承建方违反合同规定的质量要求和完工时限，成交供应商应协助采购人追究有关承建单位的责任。

成交供应商使用采购人提供的设备和物品属建设单位所有，在监理工作完成或终止时应将设备和剩余物品在合同规定的时间和方式移交给建设单位。

四、人员配备

对供应商人员的配备要求。须按以下标准，为本项目配备服务人员：

五、报价要求

本包报总价，报价包含完成本包所需一切费用，采购人后期不再另行追加费用。

六、其他要求

1、成交供应商必须有良好的社会信誉，具备相应监理技术装备及监理技术。

2、成交供应商在本包项目中配备的监理工程师，须具有丰富的档案数字化监理经验、身体健康、年龄适中、有良好职业道德的专职人员。

3、承担本工程施工监理的监理机构须进驻现场，负责项目的全过程管理和技术保障，确保项目质量。监理工作期限从签订监理合同到项目最终验收合格全过程。在监理工作期限范围内，驻场监理人员须全程驻场服务。****负责对所有监理人员进行考勤。若监理人员多次无故缺勤，采购人有权解除合同，并保留追究成交供应商责任的权利。

4、在建设过程中，成交供应商为本包配备的人员应及时到位，配备专业人员，未经采购人同意，成交供应商不得擅自更换或者减少上述人员。根据现场施工情况，保证监理人员每天到场数量，采购人有权根据监理现场人员到位情况，要求其增加专业人员，成交供应商必须服从，本项目实施任务重，为了保质保量的完成。

第三章 评审方法和标准

本项目采用综合评分法

一、初审

磋商小组各成员会对供应商的响应文件进行初审，以确定其是否满足招标文件的实质性要求。初审表如下：

初审指标通过标准：供应商必须通过初审表中的全部评审指标，否则响应无效。

二、综合评分

1、磋商小组按照下表对进入综合评分的所有供应商的响应文件进行综合评分。

2、本项目综合评分满分为 100 分，其中：技术资信分值占总分值的权重为 90 %，价格分值占总分值的权重为 10 %。具体评分细则如下：

3、分值汇总

（1****小组各成员应当独立对每个有效响应的文件进行评价、打分，然后汇总每个供应商每项评分因素的得分，再取各位评委评分之平均值，四舍五入保留至小数点后两位数，得到该供应商的技术资信分。

（2）将每个供应商的技术资信分加上根据上述标准计算出的价格分，即为该供应商的综合总得分。

第四章 响应文件的格式

一、报价表格式

项目名称：

项目编号：

供应商公章或授权代表签字：

日 期：

注：

1、本表内容根据磋商文件要求包括了服务及其配套的所有费用。

2、特殊事项在备注中注明。

3、供应商应根据其响应文件中报价表的内容填写唱标信息，唱标信息不作为评审的依据。唱标信息与报价表不一致的，以报价表为准。

二、磋商响应函

致： 采购人

根据贵方的竞争性磋商公告和磋商邀请，我方兹宣布同意如下：

1、按招标文件规定提供交付的服务，最终投标报价见开标一览表。

2、我方根据招标文件的规定，严格履行合同的责任和义务,并保证于买方要求的日期内完成对应的工作，并通过买方验收。

3、我方承诺报价低于同类服务的市场平均价格。

4、我方已详细审核全部招标文件，包括招标文件的澄清或修改（如有），参考资料及有关附件，我**式认可并遵守本次招标文件，并对招标文件各项条款、规定及要求均无异议。我方知道必须放弃提出含糊不清或误解问题的权利。

5、我方同意从招标文件规定的开标日期起遵循本招标文件，并在招标文件规定的投标有效期之前均具有约束力。

6、我方声明投标文件所提供的一切资料均真实无误、及时、有效，企业运营正常。由于我方提供资料不实而造成的责任和后果由我方承担。我方同意按照贵方提出的要求，提供与投标有关的任何证据、数据或资料。

7、我方完全理解贵方不一定接受最低报价的磋商。

8、我方同意磋商文件规定的付款方式、服务期限。

9、我方承诺：我方满足《****政府采购法》第二十二条规定的要求。

供应商签章：

日 期：

三、
无重大违法记录声明函、无不良信用

记录声明函

1、本单位郑重声明，根据《****政府采购法》及《****政府采购法实施条例》的规定，参加政府采购活动前三年内，本单位在经营活动中没有重大违法记录，没有因违法经营受到刑事处罚或者责令停产停业、吊销许可证或者执照、较大数额罚款等行政处罚，****政府采购活动的处罚期限内。

2、本单位郑重声明，我单位无以下不良信用记录情形：

（1****法院列入失信被执行人；

（2）单位、法定代表人或拟派项目经理****人民检察院列入行贿犯罪档案；

（3****管理部门列入企业经营异常名录；

（4）被税务部门列入重大税收违法案件当事人名单；

（5）被政府****政府采购严重违法失信行为记录名单。

3、本公司郑重声明，符合下列情形之一：

（1）开标日前两年内未被**市及其所****开发区）****管理部门记不良行为记录或记不良行为记录累计未满10分的；

（2）最近一次被**市及其所****开发区）****管理部门记不良行为记录累计记分达10分（含10分）到15分且公布日距开标日超过6个月；

（3）最近一次被**市及其所****开发区）****管理部门记不良行为记录累计记分达15分（含15分）到20分且公布日距开标日超过12个月；

（4）最近一次被**市及其所****开发区）****管理部门记不良行为记录累计记分达20分（含20分）及以上且公布日距开标日超过24个月。

本单位对上述声明的真实性负责。如有虚假，将依法承担相应责任。

供应商签章：

日 期：

四、授权书

本授权书声明： （投标人名称）授权（投标人授权代表 姓名、职务）代表我方参加本项目采购活动，全权代表我方处理投标过程的一切事宜，包括但不限于：投标、参与开标、谈判、签约等。投标人授权代表在投标过程中所签署的一切文件和处理与之有关的一切事务，我方均予以认可并对此承 担责任。投标人授权代表无转委托权。特此授权。

本授权书自出具之日起生效。

授权代表身份证明扫描件：

授权代表联系方式： （请填写手机号码）

特此声明。

投标人电子签章：

日 期：

注：

1.本项目只允许有唯一的投标人授权代表，提供身份证明扫描件；

2.法定代表人参加投标的无需提供授权书，提供身份证明扫描件。

五、商务响应表

六、磋商业绩承诺函

我单位承诺：响应文件中所提供的业绩均真实有效，若被发现存在任何虚假、隐瞒情况，我单位承担由此产生的一切后果。

供应商签章：

日 期：

备注：

表中所列业绩应为供应商满磋商文件要求的业绩；

七、人员配备

(供应商可自行制作格式)

八、服务方案

(供应商可自行制作格式)

九、服务承诺

(供应商可自行制作格式)

十、其他相关证明材料

提供符合磋商邀请、采购需求及评审方法和标准规定的相关证明文件。

特别提示：

供应商在响应文件制作时可在此栏内安排磋商文件要求的证明资料，如营业执照、税务登记证等。