区科协2024年度档案整理项目采购询价函

各单位：

为优化档案**结构，加强档案**质量管控，按照档案三合一制度，区科协作为采购单位，就2024年度档案整理项目通过“公开遴选、货比三家、综合评定”的方式确定符合资质要求的承办单位。具体要求如下：

01

项目名称

区科协2024年度档案资料整理项目

02

项目预算金额

本次采购限价为3万元以内（本项目报价采用总价包干的方式，凡超过预算金额报价视为响应无效）。

03

项目服务期限

合同签订之日起至2025年8月30日。

04

项目内容及需求

按照《广****协会 ******协会档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表》要求，对文书、科技（设备）、会计、人事、专业、照片、录音、录像、网页信息、社交媒体、实物等11个一级档案门类进行归档整理。

（一）归档工作流程和服务内容

1. 档案接收：要对档案资料的完整性进行检查，登记移交清单，对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记件数与页数。

2. 组卷整理：包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。成交方应严格按照《广****协会 ******协会档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表》进行整理立卷。

3. 编档号：对每件档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用。

4. 移交入库：移交时，应编制档案移交目录（案卷目录），一式三份，纸质版连同电子数据一并移交。

5. 总体检查：检查档案实体与电子数据是否一致；检查各工序是否符合档案整理要求。

6. 档案整理报告：档案整理完毕后，应提交档案整理报告，对本次档案整理工作作出总结。

（二）电子文档录入系统要求

档案目录的相关信息必须在规定时限内录入采购单位规定的档案管理系统，以确保档案的完整性。

（三）档案整理安全保密、规范性要求

将归档资料全部按规范整理、入库、要求安全、保密、规范。成交方需提供保证实体和档案信息安全的具体措施和承诺，并与采购单位签订保密承诺书。

1. 安全保密性：保持资料的完整，出库入库保持一致，档案内容不得外泄。

2. 规范性：成交方必须严格按照采购单位所提出的归档标准操作执行。在档案的清理、整理、加工、移交过程中，必须严格遵守采购单位的相关档案管理制度，在档案的清理、整理、加工、移交的各个环节均应进行详细的登记，在电子归档工作完成的同时建立起完整、规范的记录；保证分类清晰，条目准确，满足档案查阅的规范要求。

3. 成交方由于管理不善造成档案的损坏、遗失、内容外泄或逾期完成等，按违约处理，具体如下：

（1）成交方工作人员造成有关档案材料遗失的，应负责赔偿采购单位因此造成的损失，且采购单位有权提前解除合同。

（2）若成交方工作人员造成采购单位保密信息泄露，对采购方的有关档案材料没有尽到保守秘密的义务，则采购单位有权要求成交方赔偿由此造成的责任损失。如损失无法界定，成交方应以减收合同项下10%服务方式承担违约责任，且采购单位有权提前解除合同。

（3）若成交方因自身原因，未能按时完成有关档案整理任务的，采购单位有权追究成交方的违约责任，成交方每延迟一天完成则按合同金额的万分之二减收服务费。

（4）项目验收标准。按照档案管理规定，双方以《档案交接文据》的签订完成该项工作。

05

供应商资质

1. 供应商必须具有独立承担民事责任能力的在**市内注册的法人资格，符合《****政府采购法》第二十二条的规定，且符合、承认并承诺履行本采购文件各项规定。报价时提交有效的营业执照（或事业法人登记证等相关证明）副本复印件，具有良好的企业形象和社会声誉。标书代写

2. 供应商必须具有较强的项目管理、技术服务和组织实施能力，能够承担本项目实施，并有良好的工作业绩和履约记录。供应商应有丰富档案整理工作经验，熟悉档案三合一制度，参与人员具有档案从业资格证。****政府部门**过的供应商。

3. 单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商，不得同时参加本项目报价。

4. 供应商未被列入“信用中国”网站（www.****.cn）“记录失信被执行人或重大税收违法****政府采购严重违法失信行为”记录名单。

5. 供应商对本询价函报价不可撤回。否则，该供应商将被记入不诚信供应商名单，在今后两年内不得参****政府采购活动。

06

项目响应文件要求标书代写

1. 营业许可证复印件、法人身份证复印件、参与人员档案从业资格证；

2. 完成同类项目证明以及能证明本单位实力或能胜任本项工作内容的相关证明材料；

3. 报价单（投标报价以元为单位不保留小数点），根据项目内容一一列明各项单价报价及汇总表（点击下载附件）。

07

确定供应商方式

通过“公开遴选、货比三家、综合评定” 的方式确定本项目的供应商。若出现报价单位少于三家且符合本询价函要求的，区科协有权从中确定供应商或重新对外公开采购。

凡有意参加者，需关注“**科协”公众号，并按照要求提交报价材料（一式三份，A4纸双面打印装订），于 2025年6月5日18****办公室，逾期送达视为报价无效。上述文件可当面递交，或通过 EMS、顺丰邮寄。采用密封递交报价函，在信封或其他包装上加盖骑缝公章，呈送材料未加盖公章和信封或其他包装上未加盖骑缝公章，则视为无效报价。

地址：**区香雪八路98号E栋D区2楼220房，联系人：周锦均，电话：****8341。

****科协