广西广林资本投资集团有限公司档案整理及数字化服务项目竞争性磋商

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档案整理及数字化服务项目公告

一、项目概况

项目名称：****档案整理及数字化服务采购项目。

二、采购内容

纸质档案整理以及数字化加工

三、技术服务内容要求

（一）归档、整理服务需求

1.鉴定分类：对档案资料进行正确的鉴定、分类、确定保管期限。

2. 装订、编页码：按档案整理要求对每件档案进行拆钉、装订（含对破损档案及不规则档案进行抢救、托裱）、编页码，对图纸进行折叠。

3. 组卷：按各门类档案的卷内文件排列要求和档案形成的有机联系等特征进行组卷。

4. 编制档号：盖档号章，按照档案分类大纲正确加盖档号章、填写档号（含全宗号、分类号、件号、保管期限等基本内容）。

5. 著录：在核对纸制档案的基础上，严格按照《档案著录规则》（DA/T18-2022）将档案目录著录到采购人的电子档案管理系统。打印并装订档案目录纸质目录一式二份，一份放进档案盒内，另一件作为总目录检索使用。

6. 填盖档案盒封面。采用字粒和刻制印章进行填盖，要求清晰、整洁、美观。

7. 入库上架：办理档案移交手续，点数核实后入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置，印制张贴档案柜签，以方便查询利用。

（二）数字化服务需求

1. 扫描质量要求

（1）对本项目，考虑档案纸张的原因，要求成交供应商采用专用扫描仪进行扫描。扫描图像的顺序与计算机的著录顺序一致，与纸质档案的案卷和文件的顺序排列一致，不可颠倒；不能有漏页和重页，保证电子图像的完整齐全。

（2）扫描后的图像文件页面要端正，无扭曲。纸质档案扫描使用彩色JPG文件格式存储，分辨率为300DPI以上，无压缩，对于案卷中出现字迹较小、较密集等特殊情况，应提高分辨率至400DPI及以上；对于纸质档案中出现的照片，采用600DPI以上分辨率进行扫描。

（3）扫描图像的优化处理：根据扫描资料的实际情况选择合理的图像处理参数、对比度及亮度参数，同时对扫描后形成的图像文件进行纠偏、去污、裁边等图像优化工作，保证处理后的图像清晰端正而且有效信息与档案资料完全一致。

（4）认真填写数字化转换过程交接登记表单，登记扫描页数、核对数据、记录质检结果和处理意见等。

2. 图像质检处理要求

（1）图像质量应达到图像完整、清晰，无污点，图像不偏斜或倒置，符合正常阅读习惯。

（2）检查图像的偏斜度、清晰度以及完整性，发现不符合图像质量要求的应进行图像处理，因操作不当造成图像不完整或无法清晰识别时，应重新进行扫描。

（3）对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，影像偏斜不得超过1度，以达到视觉上不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。纠偏不允许切除档案原有页面。

（4）对图像页面中出现的不属于档案原件的、影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理，在不影响文字可懂度的前提下展现档案原貌。

3. 数据挂接、目录审核、质量控制

（1）扫描后的文档格式及图片****档案局要求上报的格式相一致。格式为彩色JPG格式。

（2）扫描后的****档案局的《**壮族自治区纸质档案数字化技术要求（试行）》的“图像文件命名”方式命名。

（3）由成交供应商负责对扫描数据条目信息、数据挂接的正确性进行核对并全部负责。

（4）要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配；档案号命名符合规范；图片命名及组成符合业主方档案管理系统要求。

（5）成品验收图像准确率：100%（顺序准确、不多页少页、保持档案原貌；图像清晰度达到方便阅读要求、布局合理、图文挂接准确）；图像索引数据匹配准确率：100%；索引数据库挂接准确率：100%；否则采购人有权单方要求重做。

4. 数据提交

（1）完成扫描加工服务后，形成的数据成品要根据交接清单提交规范编目的成品图像数据和目录数据档案级光盘至少1套。

（2）档案数字化加工后的全部数字档案和电子目录以及形成的纸质资料所有权属使用单位所有。档案数字化加工后形成的各种统计资料、光盘资料、纸质资料及各种交接清单应完整移交。

（三）保密要求

成交供应商必须与采购人签订安全保密协议，档案数字化加工人员参加由采购人组织的安全保密教育；在档案数字化加工过程中，遵守采购人的相关档案管理制度以及国家、地方保密法规。

四、参选资格要求

（一）具有独立承担民事责任的能力；

（二）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

（三）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

（四）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

****政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；

（六）法律、行政法规规定的其他条件。

五、报价及报价文件要求

报价文件须包括以下材料（一式五份，以下文件需密封加盖单位公章）：

（一）报价表（附件1，必须提交）；

（二）提供有效的工商营业执照副本复印件（必须提交）；

****政府采购活动前三年内在经营活动中没有重大违法记录，没有不良信用记录的承诺（必须提交）；

（四）法定代表人身份证明复印件（必须提交）；

（五）有效的法定代表人授权委托书及委托代理人身份证明复印件（如是法人竞标的，不用提交委托代理人身份证明复印件）；

（六）本项目实施方案和服务承诺（按照附件2的要求提交本项目的实施方案和服务承诺，必须提交）；

（七）服务商拟投入本项目的技术力量:

1.项目负责人同时具有档案继续教育培训证书，保密教育培训证书复印件（如有请提交，优先考虑）；

2.可证明投标人能力或业绩的证明文件（如有请提交，优先考虑）；

3.熟悉档案整理及数字化加工工作，项目负责人有10年以上的经验，对档案年检的工作流程清楚，并配合协助档案年检材料撰写等相关工作（如有请提交，优先考虑）。

4.按采购人的要求对档案管理系统进行维护服务，内容包含支持业务模块定制，可定制内容包含档案类型、录入项、录入规则、录入界面调布局、显示规则、查询规则、排序规则、电子文件挂接规则、报表打印式样、功能按钮设置、数据导入、导出等。项目验收时，如果未能提供本项目服务，本项目将不予验收结算。

5.投标人认为需要提交的其它材料（如有请提交）。

6.各投标单位完成磋商后，在规定的时间内进行最终报价，总报价次数不得超过两次。

六、服务期限

自委托代理合同签订之日起6个月，若服务期限到期时尚未办结，视情况可终止服务或签署补充协议进行延期。

七、竞争性磋商流程

本次竞争性磋商，****小组根据情况安排时间采取通过现场或网络会议形式与贵所进行洽谈代理事宜，具体时间、地点、议程另行通知。

八、组织评选

评审小组根据供应商提交的材料进行综合评分，按照得分由高到低顺序得出成交候选人名单，评审得分相同的，按照最后报价（不计算价格折扣）由低到高排序，评审得分且最后报价（不计算价格折扣）相同的，按照技术指标优劣排序。成交原则为得分排序第一的报价人，如报价人因不可抗力提出不能履行合同，顺位选择第二排名的报价人，以此类推。

九、材料提交要求、地点及时间

参与报价供应商按上述要求准备材料进行装订并密封，一式一份。于2025年6月6日17:00前将报价文件提交至**市**区**市东葛路107号林海大厦5楼办公室（可接受邮寄方式报名）。逾期不予受理。联系电话：182****2009。标书代写

附件：1.档案整理及数字化加工服务报价表

2.综合评分法

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2025年5月28日

附件1

报价一览表（服务清单）

（要求整理档案人员满足5-6人，5个月内完成）

供应商名称（公章）：

法定代表人或其授权代表（签字或盖章）：

日期：2025年 月 日

附件2

档案整理及数字化项目评分表