安徽省六安第二中学2025年档案数字化服务项目询价公告

****2025年档案数字化服务项目询价公告

****2025年档案数字化服务项目采用询价采购方式，欢迎符合相关条件的供应商参加投标。本项目按照符合采购需求、质量服务相等且有效报价最低的原则确定成交供应商。

一、项目基本情况

1.项目名称：****2025年档案数字化服务项目

2.项目编号：****

3.采购预算及限价：2万。投标报价不得超出预算价，通过三家及以上投标单位进行一次且不得更改的报价，择优选择一家为成交供应商。本项目根据校方需要提供服务，数量不作承诺，但是，结算价最高限额为2万元。

4.采购需求：学校馆藏文书、学籍档案、会计档案、工程项目档案的整理工作和对应条目的著录工作等。具体采购内容及要求详见附件。

5.服务地点：****。

6.服务期限：自合同签订后2个月内完成。

二、供应商资格条件：

1.供应商符合《政府采购法》22条规定，具有独立法人资格。

2.本项目不接受联合体投标，并要求本地化服务。

3.供应商营业执照含本项目服务内容。

4.拟派本项目负责人具备相应的资格证书。

5.供应商存在以下不良信用记录情形之一的，不得推荐为成交候选供应商，不得确定为成交供应商：

（1****法院列入失信被执行人的；

（2）供应商或其法定代表人或拟派项目经理****人民检察院列入行贿犯罪档案的；

（3****商行政管理部门列入企业经营异常名录的；

（4）供应商被税务部门列入重大税收违法案件当事人名单的；

（5****政府****政府采购严重违法失信行为记录名单的。

三、付款方式

完成各项服务工作后，经校方验收合格，按实际数量据实计算价款（不超过二万元），在收到中标方发票后一次性付清全部价款（财务报销转账支付）。

四、响应文件要求

响应文件应包括以下内容：

1.分项报价及响应表（格式见附件2）；

2.供应商基本信息：有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一的营业执照）；

3.法定代表人身份证复印件、法定代表人授权委托书及委托代理人的身份证复印件；

4.业绩证明（供应商须提供壹份相关业绩合同原件或复印件加盖公章）。

5.拟派本项目负责人相应资格证书(复印件加盖公章)

6.询价公告要求的和供应商认为需要提供的其它说明和证明资料。

五、响应文件提交标书代写

1.响应文件壹份，响应纸质文件一律胶装并密封，密封口应盖投标单位公章封闭。否则，视为不响应询价公告要求。

2.截止时间：2025年7月1日下午15点00分（**时间）标书代写

3.提交方式：现场递交纸质标书。

4.开标地点：****总务处三楼会议室标书代写

备注：各潜在供应商须在本发包公告规定的响应文件开启时间前，由法定代表人授权委托代理人（委托代理人身份证原件及法定代表人授权委托书（加盖公章））递交投标文件，否则，递交的投标文件无效。标书代写

六、响应文件开启标书代写

1.时间：2025年7月1日下午15点00分（**时间）

2.地点：****总务处三楼会议室

七、公告期限

自本公告发布之日起3个工作日。

八、其他事宜

（1）响应保证金：本项目无需提供。

（2）本项目分项报价均不得超过预算价，报价应包含服务工作过程中所需辅材、搬运等，即从进场提供服务到验收合格，并出具正规税务发票的全部费用。

九、联系方式

地址： **省**市**区大别山路78号

联系方式：0564-****124

联系人：许老师

附件1：****2025年档案数字化服务项目采购需求

附件2：****2025年档案数字化服务项目分项报价及响应表

****

2025年6月26日

附件1：****2025年档案数字化服务项目采购需求

一、档案数字化加工服务技术标准及规范

（一）安全性标准规范

《计算机信息网络国际联网保密管理规定》，国家保密局发布

《中华人民**国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》，中华人民**国国务院令第195号

《计算机病毒防治管理办法》。******部令第51号

QAIS: IS0(国际标准化组织)准荐的0AIS(开放档案信息系统)参考模型

（二）业务性标准规范

《中华人民**国档案法》

国家档案局《CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T 17678.1-1999

《归档文件整理规则》中华人民**国档案行业标准DA/T22-2015

《档案著录规则》DA/T18-1999

《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002

《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005

《****档案局档案数字化工作参考手册》****档案局

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局令第八号

二、服务内容及要求

主要包括:档案接收、档案整理、目录录入、档案还原、数据质检、档案入库、数据备份等工作。在整个实施过程中确保档案实体及信息的安全保密。

（一）档案接收:供应商在采购方档案加工特定区交接台接收档案原件,并对卷内档案进行核验和登记，经采购方负责人复核确认后，办理交接手续。

（二）目录录入:要求供应商根据档案实体对电子目录进行逐条录入，录入完之后要核对，发现有缺少或不完整的电子目录要进行补录和完善，确保档案与目录的一一对应。重点检查档号(包括各组成部分)、题名、保管期限、成文日期、责任者、密级等必录项的内容是否完整、准确、规范。根据档案目录数据库录入的要求进行目录数据录入，要求目录与档案原件目录一致、准确完整。目录录入关键字段(题名、文号、责任者、日期、保管期限、页数等)准确率为100%，部分全宗中文书档案字体为潦草的手写体、草体、繁体，要求在录入的过程中仔细、认真的辨认，正确率达到99%，如有不清楚的地方，咨询采购方管理人员，配合完成。

（三）档案还原

1.相关工作完成后，拆除过的档案应按档案保管的要求重新装订，应保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

2.剔除档案上的金属物，如订书钉、回形针、大头针和金属夹等。

3.校对档案页码、文件总数、排列顺序，发现错误的地方及时纠正。

4.经核对无误的档案，以文件左边沿和底边沿为准，依次整理整齐进行装订。

5.在整理过程中，如果发现文件无装订边，装订会造成危害文件字符时，应适度壤边后再装订。

6.装订应尽可能利用原孔装钉，不能按原孔而需重新打孔的档案，打孔时严格按照规定沿档案文件左边适当处打孔，确保既不漏页也不损害文件字符。

7.案卷采用“三孔一线”方式装订，系线时要按原标准方法操作，系线长短松紧适度。

8.装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不可有漏装掉页情况。

9.及时将装订完毕的档案上交采购方工作人员清点入库，并做好交接确认工作。

（四）数据质检

为保证本项目的总体质量，要求供应商对数字化各环节进行全面检查，具体目标如下:

1.档案装订:检查所有档案的装订还原情况，差错率控制在万分之二以内。

2.目录核对:以案卷(文件)为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤1%。

3.档案原始材料: 100%不缺失。

（五）档案入库

质检完成后要及时归还档案。供应商要保持档案原件的排列顺序，不缺少、缺漏档案原件，保证档案原件完好完整，与采购方管理人员办理书面归还手续，档案清点合格率达100%。

（六）数据备份

数据验收合格后，供应商须备份移动硬盘数据一份提交给采购方。备份数据也应进行检验，备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等，数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

三、档案数字化加工验收

（一）档案实体验收：逐卷(件)交接档案实体，核对档案数量。如发生档案损毁或丢失，采购方将根据合同和相关法规向供应商要求赔偿并追究法律责任。

检查档案还原质量是否合格，要求档案拆卷后需按原位置装订。保证卷内顺序按原页码排列，页面无损毁、涂改、破损、丢失。如有问题，应及时返工补救。

（二）样品数据验收

供应商应先期完成档案数字化加工样品，并将样品数据交由采购方预检,验收合格后，分批提交，所有加工成品均应符合样品标准。

（三）数据抽检

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库质量。数据验收时抽检比率不低于10%。

（四）验收指标

备份数据正常打开、数据信息完整、文件数量准确。数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理，并认真填写纸质档案数字化备份管理登记表单。认真填写纸质档案数字化验收登记表单。验收“通过”的结论，必须经采购方审核、签字后有效。

（五）验收审核

数据验收以抽检方式进行。验收不合格的，全部发回供应商重新加工；在验收中检出的错误，供应商及时、无偿予以纠正并再次提交采购方验收；全部档案验收合格后，须经采购方审核、签字后有效。

四、安全保密要求

（一）供应商必须有严格保密制度。

（二）供应商中不得途转包中标项目，一经发现立即终止合同。

（三）在档案数字化加工过程中造成的泄密事故，由供应商承担全部责任。

（四）建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式泄漏、传播档案信息，不得无故查看、讨论档案内容。

（五）加工现场不允许私自使用有移动存诸设备，任何加工数据不能私自带出工作区域，加工设备不允许接入互联网。****公司在合同期内必须使用固定的存储设备并如实记录使用的移动存储设备。

（六）加工过程中的废弃纸张不得自行销毁，提交采购方在指定地点处理。项目完成经验收合格后，加工操作终端上的数据必须在采购方负责人的现场监督下销毁，所有硬盘必须提交给采购方，设备经检验确认后才能撤回。

五、其他应执行的技术标准及规范

（一）管理性标准规范：《中华人民**国保守国家秘密法》《中华人民**国保守国家秘密法实施办法》《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4号)《计算机病毒防治管理办法》******部令第51号)《计算机信息系统保密管理暂行规定》(医保发[1998]1号)。

（二）业务性、技术性标准规范：《中央档案馆档案接收标准》《****机关公文格式》(CB/T 9704-1999)《中国档案机读目录格式》(CR/T 20163-2006) 《档号编制规则》(DA/T 13-1994)《全宗卷规范》(DA/TI2-1994)《全宗指南编制规范》(DA/T14-199)、 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T 28-2002、关于印发《基本建设项目档案资料管理暂行规定》通知(国档发〔1988〕4号)。

附件2：****学生体检2025年档案数字化服务项目分项报价及响应表

序号	名称	单位	参考数量	报价单价 （元/单位）	报价小计 （元）
1	学生档案整理	卷	150
2	会议记录扫描	页	6000
3	科技档案整理	卷	60
4	文书档案整理	件	400
5	会计凭证	卷	1019
	会计账簿	卷	50
	会计报表	件	60
6	著录	条	2600
报价合计（人民币）（小写）：
报价合计（人民币）（大写）：
是否响应付款方式	是□ 否□ （划√）
是否响应全部服务要求	是□ 否□ （划√）
其他说明：

备注：

1.本项目根据校方需要提供服务，数量不作承诺，但是，结算价最高限额为2万元。

2.报价小计=某一项参考数量*报价单价，报价合计=所有项报价小计之和，最终以有效的报价合计作为定标依据，报价合计应包含服务工作过程中所需辅材、搬运等，即从进场提供服务到验收合格，并出具正规税务发票的全部费用。

投标单位（盖章）： 联系人： 联系电话：