关于庐阳区林店街道区卫生服务中心出生医学证明档案整理移交采购项目询价公告

为加强出生医学证明档案管理，维护档案真实、完整、可用和安全，****档案局、****档案馆、****委员会关于印发《**省出生医学证明档案管理办法》的通知（皖档发〔2023〕6号）等文件要求，以及出生医****档案馆的相关技术标准，****社区出生医学证明签发资料整理、数字化加工、****档案馆等相关工作。 一、采购项目名称及内容 （一）项目编号：****； （二）项目名称：****社区****中心出生医学证明档案整理移交采购；

（三）项目内容：本项目计划完成约2000份（以实际需要完成的份数为准）出生医学证明档案的整理和数字化加工工作，工作内容包含且不限于：出生医学证明签发资料整理（包括孕产妇保健手册整理和部分内页扫描）、实体装订、数字化前处理、著录条目、全文扫描、粘贴RFID档案电子标签、图像处理、合成双层PDF、数据挂接、档案出入库、目录打印、数字化成果****档案馆等工作。

（四）项目预算：1.5万元。

二、服务需求

（一）参照技术规范

《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）

《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）

《机关文件材料归档范围和档案保管期限》

《数字档案馆系统测试办法》

《数字档案室建设评价办法》

《全宗卷规范》（GB/T12-2012）

《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）

《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46—2009）

《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB34/450-2004）

《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016)

《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）

《档案服务外包工作规范》(DA/T68—2017)

《档案著录规则》（DA/T18-1999）

《档号编制规则》（DA/T13-1994）

《档案数字化外包安全管理规范》

《档案数字化光盘标识规范》（DA/T52-2014）

《档案数字副本光学字符识别OCR规范》

《**省出生医学证明管理办法》（卫妇幼秘〔2015〕16号）

《**省出生医学证明档案管理办法》（皖档发[2023]6号）

《**市出生医学证明档案管理工作方案》（合档[2024]3号）

《**区出生医学证明档案管理工作方案》（庐档[2024]1号）等

（二）技术需求

1、档案实体出入库要求

档案实体出库要求：中标人从招标人领取档案实体时，应填写相关登记表，主要记录事项有：出库日期、全宗号、年度、档号、数量、交接人员、备注事项等。

档案实体入库要求：中标人应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐卷清点，按数量、状况、顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应报招标人进行处理，因中标人过错导致档案损毁的，中标人承担一切责任；顺序错误、卷内文件颠倒等情况，应重新进行处理，合格率要求100%。

2、档案整理的要求

（1）中标人应按照《**省出生医学证明档案管理办法》的通知要求档案移交进馆的相关技术标准进行规范整理。档案修复按照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）的要求进行修补处理；档案电子标签采用的电子标签必须是RFID档案专用标签，采用国家标准CJT330-2010《电子标签通用技术要求》，确保工作不对档案造成损害、影响。

（2）在档案整理前，对可拆卸的文件进行预处理，进行包括启钉、拆分，抚平边角等工作，保证纸张的平整。涉及的破损档案修复主要针对一般破损的档案和轻微破损的档案。在修裱档案时，应保持档案内容的完整、不得损坏、丢失、涂改档案的内容。应坚持宁缺勿伪，严防档案失真。

（3）在档案拆卷前，要认真检查案卷信息，在确认无误后方可拆卷；拆除过程中要注意保护档案原件。

（4）在档案整理过程中要进行页码检查，检查是否有错编页码（跳码、漏编页码）等。

（5）档案整理完成后，中标人对已完成的档案整理结果进行自检，发现错误的数据进行修改或重录，同时发现纸质档案情况与档案交接时结果不一致的，要重新进行整理，并做好移交清点和登记工作。

3、数字化前处理的要求

（1）应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号；重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。

（2）拆卷时不得对档案造成伤害，如造成档案损毁，招标人有权据此取消合同，由此产生的一切责任均由中标人自行承担；

（3）对于有破碎的档案，不得进行任何操作，不得加重破损情况，发现后立即登记封存，通知招标人前去处理。

4、条目著录的要求

（1）按照《档号编制规则》、《纸质档案数字化技术规范》和《档案著录规则》要求，对已有的目录进行核对、修正、录入，确保准确和完整；没有目录需拟定后录入，并要体现档案内容的真实原意；要求对页面上的人名需全部录入。

（2）条目著录正确率应达到99.5%以上，主要关键字正确率需达到100%。

（3）著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时与招标人沟通，如果招标人提供的目录和纸质档案不对应的，应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，遇到无题名的档案需自拟题名。

5、全文扫描的要求

（1）遵循尽可能保持档案原貌的原则，保证档案扫描图像与原件在颜色、内容等方面完全一致。

（2）采用平板或非接触式的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。

（3）如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用零边距扫描仪或非接触式设备，并采用不拆卷扫描方式进行扫描。

（4）为更好的展现档案原貌，全部采用彩色方式扫描,文件以彩色JPEG格式扫描存储，以JPEG格式转双层PDF挂接利用；字迹清晰可辨的，扫描分辨率不低于300dpi；纸张和字迹状况不良的，扫描分辨率不低于400dpi，以清晰为准。电子文件夹和双层PDF文件的命名按照档号统一命名。

6、图像处理的要求

（1）扫描图像方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（2）图像进行裁边处理时为保证档案信息完整，不允许裁切到图像内容，图像四周需留2MM-3MM白边。严禁利用图像处理工具在档案图像上画出白边，此类造假现象一旦发现，视为档案抽检不合格。

（3）图像如需进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

（4）对于档案中超过A0幅面的超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。

（5）图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。不得有漏扫、重扫、多扫等情况发生，图像的排列顺序应与档案实体相一致。

7、合成双层PDF文件和数据挂接的要求

中标人应按“件”合成双层PDF文件，确保PDF文件与案卷目录、卷内目录、文件目录挂接正确，并将正确的数据导入招标人的档案管理软件系统中，确保档案目录数据与档案PDF文件的一一对应。

8、实体装订的要求

（1）档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。

（2）档案装订应按照原来的装订孔位进行穿线装订，不允许新打孔装订，力求保护原件。

（3）档案实体入盒后，须在盒脊处用黄色牛皮纸打印盒脊，并填入盒号。

9、目录打印的要求

对档案的所有电子目录（归档文件目录、盒内文件目录）按照招标人的要求进行打印、装订而后形成档案的纸质目录册（其中归档文件目录一式二份）。

10、成果移交的要求

（1）数字化成果的结构应遵循《电子档案移交与接收办法》、《电子文件归档与电子档案管理规范》、****档案馆移交进馆的相关的要求。

（2）中标人应将数字化成果完整备份至移动硬盘上，至少一式二份，每份移动硬盘中包含：电子目录、扫描原图（JPEG图像）、修图数据（JPEG图像）、双层PDF文件，提交招标人保存。

（3）数字化备份载体（移动硬盘）应以全宗为单位进行数据备份。

（4）备份移动硬盘必须为新的移动硬盘。

（三）对中标人的要求：

项目中所有的电脑、扫描仪、相关项目实施所需软件等须由中标人自行提供和部署，招标人只提供场地、水、电、桌椅、空调，不再增加与项目有关的设施设备和任何费用。工作环境的搭建、工作现场的管理不得违背各项安全规范和招标人的要求。中标人应配合招标人进行质量控制、进度控制、安全管理、信息管理和协调等工作。

项目实施过程中，****档案馆专业人员不定期对实施质量进行指导、评估，成交中标人实施质量未能达到项目需求的，需要按照要求整改；中标人实施质量多次未达标或不履行整改的，招标人将有权解除合同，并追究其法律责任，所有损失由中标人自行承担，****管理部门。

三、中标人资格要求

1、****保密局颁发有效的《国家秘密载体印制证书（涉密档案数字化加工）》。

2、本项目负责人具有档案中级职称。

3、中标人具有售后服务认证证书。

4、中标人具有出生医学证明档案整理及数字化加工项目移交进馆业绩。

5、严禁全体项目参与人员在工作现场进行饮食、吸烟、打电话、拍照等行为，严禁携带属于个人的相机、U盘等数据存储设备，严禁加工设备接入互联网，一经发现，招标人有权解除合同并追究其法律责任，所有损失由中标人自行承担。

6、中标人不得转包和分包，不得以招标人的名义对外招聘人员。

四、中标人工作环境要求

1、场所环境：中标人应严格遵守《中华人民**国档案法》和国家、**省、**市的有关档案安全监管规定。工作地点必须在招标人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违纪违法者，将追究法律责任。

2、中标人必须在项目现场配备“计算机信息出口封闭工具”，其具备功能如下：

（1）自定义设置禁止使用U盘、禁用移动硬盘、限制SD卡、禁止手机连接电脑、禁止平板电脑等所有带有存储功能的设备。

（2）自定义设置禁用光驱、禁止软驱的使用。

（3）自定义设置禁用蓝牙、禁用串口、禁用并口、禁用1394口、禁用红外传输、禁用无线网卡、禁用有线网卡、禁用调制解调器等端口设备和禁止打印机等外接设备的使用。

（4）自定义设置禁止网络热点、禁止随身wifi等功能。

（5）能随计算机自动启动、自动隐藏，防止卸载、防止被杀毒软件误杀或拦截。

3、中标人必须配备监控系统。

监控系统应覆盖所有工作场所，单个房间内不少于1个摄像头，确保无监控死角，所有监控的视频文件保存时间不低于3个月，3个月内任意时间的录像信息必须能够随时调阅，超过3个月的视频文件应转存至移动硬盘上备查。项目完整的监控视频必须保留至项目通过验收，且有相关的操作记录，与数字化加工成果一并进行移交。

4、中标人应按照数字化房间面积、工作流程、质量要求、人员数量和业务需要配备电脑、扫描仪等设备。

五、中标人安全管理的要求

1、强化人员管理。项目负责人常驻加工现场，工作期间项目负责人不得随意更换，若确需更换须征得招标人同意。全体项目人员进场后未经招标人同意不得擅自撤离。

2、与项目全体项目人员签订保密协议，加强对人员的保密教育,建立严格的保密制度，杜绝全体项目人员对档案及档案信息的私自复制、传播等行为。

3、不同的工序之间衔接要严格遵守操作规程，杜绝档案实体和信息安全事故的发生。档案交接由现场加工负责人负责，要求有书面交接记录，加工场地严禁饮食、吸烟和任何火源。在加工过程中，中标人须确保所有档案实体安全，确保在加工过程中不对档案原件造成损伤，不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于中标人过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，由中标人承担一切责任。

4、中标人对纸质档案数字化及数据备份的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化加工工作完成的同时建立起完整、规范的记录完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料给招标人。

5、加工场地的安全及保密措施要符合《档案数字化外包安全管理规范》的要求。中标人要采取具体保密设施，保证档案原件的安全和信息安全。进入加工现场的计算机设备应做相应处理，封闭所有计算机存储设备外围接口，确保信息安全。计算机硬盘、移动硬盘、光盘等不得带离加工现场。

6、不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质等。

7、项目完成后，中标人应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交招标人，不得擅自复制或留存，并按要求办理移交手续。

8、在项目过程中，档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。扫描图像要保证档案扫描图像与档案原件一致、整洁、清晰。按招标人的要求录入有关信息项，确保信息详细、正确。做好档案的整理、录入、扫描、挂接、备份等工作，确保工作严谨，不遗不漏。

9、场所使用的计算机及其存储介质，应当严格遵守计算机有关保密管理规定。不得安装具有无线互联功能的硬件模块和联接无线鼠标、键盘等无线互联的外围设备。使用的硬盘、移动硬盘、U盘、光盘等存储介质，按涉密载体进行管理。

10、项目所产生的档案数据，需完全符合招标人现有系统的业务要求，做到与现有系统的无缝结合，中标人应将档案数据完整准确地装载到该系统中。

11、中标人在签订合同后必须成立项目组，指定专人为项目负责人负责该项目，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

六、中标人自检的要求

中标人应设置自检岗位，并对提供的数据进行100%自检。自检达到招标人的数据质量要求后，才能提交招标人进行日常抽检。

项目验收指标：

目录数据库与图像文件挂接错误，文件目录不完全对应，或目录数据库、图像文件出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。以下所列的指标完成，标记为“合格”。****档案馆验收合格为准。

1、档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。

2、图像质量：图像质量情况完好率100%，分辨率≥300dpi

3、格式封装：图像文件和双层PDF文件的命名差错率≤1‰，PDF文件无损坏、无空白页。

4、目录核对和完善：以文件为单位，关键字段（档号、题名、文号、责任者、成文时间、保管期限、年度、页号、页数等）正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰（含人名信息）。

5、条目与图像挂接：挂接正确率100%。

6、档案原始材料：100%不缺失。

七、后续服务要求

验收后一年内为项目售后服务期，出现数据质量问题，中标人应在24小时内到达现场进行服务，并在48小时内解决问题，否则视为违约。由于中标人原因导致数字化成果无法利用，中标人承担全部责任，在服务质量保证期内中标人应对出现的质量及安全问题负责处理解决并承担一切费用。

八、报价要求

1、投标人根据预估工作量进行总价报价和分项报价。总价报价仅作为评标和定标依据。综合单价作为据实结算依据，根据实际完成数量进行结算。标书代写

2、最终结算金额=实际完成数量*中标单价。

3、预估工作量如下：

九、提交报价文件要求

（1）投标材料：报价材料包括投标单位营业执照复印件、履行合同所必需****保密局颁发有效的《国家秘密载体印制证书（涉密档案数字化加工）》复印件、售后服务认证证书复印件、档案中级职称证书复印件）、报价清单、近3年内类似的有效业绩（提供出生医学证明档案整理及数字化加工项目移交进馆业绩）、单位法人复印件、委托人身份证复印件、联系人姓名、联系方式等，所有材料均需加盖单位公章。投标文件必须装进档案袋或类似档案袋内密封且盖有骑缝章，不符合规定的投标文件恕不接受，报价费用为完成本项目完成所发生的所有费用。

（2）投标方式：现场递交或邮寄方式。

十、评标办法 有效最低价中标：投标三家及以上，以有效最低价中标，但是必须全部满足服务要求。投标不足三家，视为废标。

十一、时间安排

1.投标时间 2025年7月9日—7月11日17:00（逾期拒收）；

2.开标时间 2025年7月14日10:00（现场拆封）。标书代写

十二、联系方法 采购单位：****；

地址：**区**路与永幸河路**西南角；

联系人：许菁 电话：0551-****7006；