【招标公告】2019-2024包河经开区档案整理服务招标公告

****，就“2019-2024**经开区档案整理服务”项目以招标的方式进行采购，现将有关事项说明如下：

一、项目基本情况

（一）项目名称：

2019-2024**经开区档案整理服务。

（二）项目预算：28.00万元。

（三）服务期限：合同签订之日起180日历天。

（四）项目概况：

2019-2024**经开区档案整理服务内容包含：对文书档案、会计档案、基建档案、实物档案、专业档案等各类档案进行规范化整理和数字化加工、移交工作,涉及档案整理、信息著录、扫描、数据导入、档案装具、数据备份、档案移交入库摆放等工作，****档案室建设标准，对单位各类档案进行规范化整理、数字化扫描和备份工作，从而实现档案管理现代化；按照采购人的工作计划，供应商协助做****档案馆的相关服务工作。

（五）报价方式：按照费率进行报价。

（六）付款方式：

项目实施完成并验收合格后，一次性支付项目实际结算费用，实际结算金额不得超过预算金额。项目实际结算金额=实际完成量*最高限制单价*成交费率。

二、投标人资格

（一）具有独立承担民事责任的能力。

（二）供应商业绩资格要求：

供应商自2022年1月1日（时间以合同签订时间为准）以来，具有档案整理或数字化加工业绩（注：提供合同、验收报告扫描件或影印件）。

（三）信誉要求：

至响应文件获取截止时间，供应商（含其不具有独立法人资格的分支机构）不得存在下列有效情形的：标书代写

①在**企业信用信息公示系统中（http://www.****.cn/）列入严重违法失信企业名单（须提供书面承诺及指定网站截图）；

②在“信用中国”网站（www.****.cn）中列入失信被执行人名单（须提供书面承诺及指定网站截图）；

③在“信用中国”网站（www.****.cn）中列入重大税收违法失信主体（须提供书面承诺及指定网站截图）；

④在近三年内（投标截止时间向前追溯三年）供应商或其法定代表人、拟委任的项目负责人有行贿犯罪行为的（须提供书面承诺）。标书代写

（四）本项目不接受联合体投标。

三、服务需求

见附件一

四、材料报送及要求

（一）投标人必须提交的资料（投标文件的组成）内容（按以下顺序装订投标文件）：

1.投标文件目录;

2.法人代表授权书原件（详见附件二）、授权代表身份证复印件及所在单位正式员工相关证明材料，法人参加开标只须提供身份证复印件（复印件加盖公章）;标书代写

3.工商部门登记注册的相关证件（复印件）;

4.提供业绩证明材料;

5.项目报价书（见附件四）；

★报价书（报价表）：根据采购需求清单报价，不得减少或增加采购内容;

6.服务方案

7.招标采购文件要求的和投标单位认为需要提供的其它有效资料。

（二）注意事项

1.响应性文件份数：正本壹份、副本肆份，所有材料档案袋密封，并在密封处加盖公章。

2.投标文件及相关投标资料如为复印件/扫描件的，复印件/扫描件需加盖投标单位公章，否则视为废标。

3.开标时，投标人须出示授权委托书（加盖公章）、身份证原件及复印件（复印件需加盖公章，原件现场核验后返还）。标书代写

（三）投标截止及开标时间为2025年8月28日10：00，开****区管委员会12楼1218会议室。标书代写

五、评审方法及确定成交供应商

（一）评审方法：

本次评审采用综合评估法。评审小组对满足招标文件实质性要求的响应文件，按照详细评审标准规定的评分标准进行打分。将每个有效报价供应商的技术资信得分（每个评委打分的算术平均值）和价格得分汇总，即为该报价供应商的综合总得分 （四舍五入，保留两位小数）。

（二）评分标准：详见附件五

（三）评标结果

1.中标候选人的确定

按得分由高到低顺序推荐3名中标候选人。（综合评分相等时，以响应报价低的优先；响应报价也相等的，以技术得分高的优先；如果技术得分也相等，****小组根据响应文件投票，按少数服从多数的原则确定成交候选人顺序。）

2.中标人的确定

****委员会推荐的中标候选人名单，确定第1名为中标人。

中标人主动放弃中标资格或因其他原因而不与招标人签订合同的，招标人有权按照排名顺序从其他中标候选人中以递补方式确定中标人。

3.重新招标

符合投标人资格要求不足3家时，采购人保留重新招标的权利。

招标单位：****

联系地址：安****花园大道582号

联系人：方工 电话：****3918

****

2025年8月22日

附件一

服务需求

一、服务要求

（一）技术要求

1、参照技术规范

《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）

《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）

《机关文件材料归档范围和档案保管期限》

《数字档案室建设评价办法》

《全宗卷规范》（GB/T 12-2012）

《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）

《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46—2009）

《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB34/450-2004）

《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）

《档案服务外包工作规范》（DA/T68.1—2020）

《档案著录规则》（DA/T 18—2022）

《档号编制规则》（（DA/T 13-2022）

《档案数字化外包安全管理规范》

《档案数字化光盘标识规范》（DA/T52-2014）

《档案数字副本光学字符识别OCR规范》

《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）

《**省会计档案整理要求及案卷格式》（财会〔2017〕309 号）

《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）

《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）

《录音录像档案整理规范》（DA/T 78-2019）

《建设项目档案管理规范》（DA/T 28—2018）

（二）技术需求

1、档案整理

档案整理涉及文书档案、会计档案、基建档案、实物档案、专业档案等各类档案，其中对于损坏档案纸张进行修复处理后再进行整理归档。文书档案以“件”为单位的按照《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）进行整理与著录；会计档案按照《会计档案管理办法》和《**省会计档案整理要求及案卷格式》的要求进行整理；其他类型档案按照相关档案规范标准执行。档案修复按照《档案修裱技术规范》（DA/T 25-2000）的要求进行修补处理。

（1）档案实体出库要求：成交供应商从档案库房中领取档案实体时，应填写相关登记表，主要记录事项有：出库日期、全宗号、年度、档号、数量、交接人员、备注事项等。

（2）档案实体入库要求：成交供应商应对需要归还的档案实体进行自检必须对档案实体进行逐卷清点，按数量、状况、顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报采购人进行处理，因成交供应商过错导致档案损毁的，成交供应商承担一切责任；顺序错误、卷内文件颠倒等情况，应重新进行处理，合格率要求100%。

（3）在档案整理前，对可拆卸的文件进行预处理，进行包括启钉、拆分，抚平边角等工作，保证纸张的平整。涉及的破损档案修复主要针对一般破损的档案和轻微破损的档案。在修裱档案时，应保持档案内容的完整、不得损坏、丢失、涂改档案的内容。应坚持宁缺勿伪，严防档案失真。

（4）在档案拆卷前，要认真检查案卷信息，在确认无误后方可拆卷；拆除过程中要注意保护档案原件。

（5）在档案整理过程中要进行页码检查，检查是否有错编页码（跳码、漏编页码）等。

（6）档案整理完成后，供应商对已完成的档案整理结果进行自检，发现错误的数据进行修改或重录，同时发现纸质档案情况与档案交接时结果不一致的，要重新进行整理，并做好移交清点和登记工作。

2、数字化前处理的要求

（1）应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号；重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。

（2）拆卷时不得对档案造成伤害，如造成档案损毁，采购人有权据此取消合同，由此产生的一切责任均由供应商自行承担；

（3）对于有破碎的档案，不得进行任何操作，不得加重破损情况，发现后立即登记封存，通知采购人前去处理。

3、条目著录的要求

（1）按照《档号编制规则》、《纸质档案数字化技术规范》和《档案著录规则》要求，对已有的目录进行核对、修正、录入，确保准确和完整；没有目录需拟定后录入，并要体现档案内容的真实原意；要求对页面上的人名需全部录入。

（2）条目著录正确率应达到99.5%以上，主要关键字正确率需达到100%。

（3）著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时与采购人沟通，如果采购人提供的目录和纸质档案不对应的，应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，遇到无题名的档案需自拟题名。

4、全文扫描的要求

（1）遵循尽可能保持档案原貌的原则，保证档案扫描图像与原件在颜色、内容等方面完全一致。

（2）采用平板或非接触式的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。

（3）如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用零边距扫描仪或非接触式设备，并采用不拆卷扫描方式进行扫描。

（4）为更好的展现档案原貌，全部采用彩色方式扫描,文件以彩色JPEG格式扫描存储，以JPEG格式转双层PDF挂接利用；字迹清晰可辨的，扫描分辨率不低于300dpi；纸张和字迹状况不良的，扫描分辨率不低于400dpi，以清晰为准。电子文件夹和双层PDF文件的命名按照档号统一命名。

5、图像处理的要求

（1）扫描图像偏斜度不得超过0.5度，方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（2）图像进行裁边处理时为保证档案信息完整，不允许裁切到图像内容，图像四周需保留一圈白边，白边的宽度要小于图像宽度的0.5%。严禁利用图像处理工具在档案图像上画出白边，此类造假现象一旦发现，视为档案抽检不合格。

（3）图像如需进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

（4）对于档案中超过A0幅面的超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。

（5）图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。不得有漏扫、重扫、多扫等情况发生，图像的排列顺序应与档案实体相一致。

6、合成双层PDF文件和数据挂接的要求

成交供应商应按“件”合成双层PDF文件，确保PDF文件与案卷目录、卷内目录、文件目录挂接正确，并将正确的数据导入采购人的档案管理软件系统中，确保档案目录数据与档案PDF文件的一一对应。

7、实体装订的要求

（1）档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。

（2）档案装订应按照原来的装订孔位进行穿线装订，不允许新打孔装订，力求保护原件。

（3）档案实体入盒后，须在盒脊处用黄色牛皮纸打印盒脊，并填入盒号。

8、目录打印的要求

对档案的所有电子目录（归档文件目录、盒内文件目录）按照采购人的要求进行打印、装订而后形成档案的纸质目录册。

9、成果移交的要求

（1）数字化成果的结构应遵循《电子档案移交与接收办法》、《电子文件归档与电子档案管理规范》的相关的要求。

（2）供应商应将一套完整的数字化成果（包含目录、JPEG图像和双层PDF文件）及存储介质提交采购人保存，存储介质必须为新的、容量≥1TB的移动硬盘。

（3）供应商应为采购人将数字化成果完整备份至移动硬盘上，备份移动硬盘由采购人提供。

（4）按照采购人的工作计划，供应商协助做****档案馆的相关服务工作。

（二）其他要求

成交供应商人员要求（除详细评审中要求提供的相关人员证明材料作为评分条件外，供应商在响应文件中无须提供人员其他相关证明材料，由采购人在合同签订后成交供应商进场服务前核查人员配备情况，人员须按照要求配备到位，如人员配备不到位，成交供应商需在3个工作日内整改到位，否则采购人有权解除合同并报监管部门处理。）

1、本项目禁止在校学生参与。

2、项目工作人员着统一工作制服挂牌上岗，人员保持相对稳定，中途不得随意更换（除员工离职等特殊情况外）。如需更换，需提前三日向采购人提交书面申请，征得采购人同意。人员的交通、食宿及保险等其他方面费用均由供应商承担。

3、项目负责人有不少于3个同类项目的管理经验。

4、管理人员需具有档案人员岗前培训合格证书或继续教育证书，具有3年以上档案整理和数字化工作经验；工作人员需具有1年以上档案工作相关经验。

5、成交供应商需按照上述对人员的要求提交满足要求的资料，经采购人证通过后，方可进场施工。

6、项目负责人和管理人员必须进驻现场，全程陪同开展具体工作，负责项目全过程的管理和技术保障，确保项目质量。

7、成交供应商应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。如发现工作人员违反保密协议的，采购人有权终止合同并追究其法律责任，所有损失由供应商自行承担。

8、严禁工作人员在加工现场进行饮食、吸烟、打电话、拍照等行为，严禁携带属于个人的相机、U盘等数据存储设备，严禁加工设备接入互联网，一经发现，采购人有权终止合同并追究其法律责任，所有损失由供应商自行承担。

9、供应商不得转包和分包，不得以采购人的名义对外招聘人员。

（四）工作环境

1、场所环境：成交供应商应严格遵守《中华人民**国档案法》和国家、**省、**市的有关档案安全监管规定。工作地点必须在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违纪违法者，将追究法律责任。

2、供应商必须在项目现场配备“计算机信息出口封闭工具”，其具备功能如下：

（1）自定义设置禁止使用U 盘、禁用移动硬盘、限制SD卡、禁止手机连接电脑、禁止平板电脑等所有带有存储功能的设备。

（2）自定义设置禁用光驱、禁止软驱的使用。

（3）自定义设置禁用蓝牙、禁用串口、禁用并口、禁用1394口、禁用红外传输、禁用无线网卡、禁用有线网卡、禁用调制解调器等端口设备和禁止打印机等外接设备的使用。

（4）自定义设置禁止网络热点、禁止随身wifi等功能。

（5）能随计算机自动启动、自动隐藏，防止卸载、防止被杀毒软件误杀或拦截。

3、成交供应商必须配备监控系统。监控系统应覆盖所有工作场所，单个房间内不少于2个摄像头，确保无监控死角，所有监控的视频文件保存时间不低于6个月，6个月内任意时间的录像信息必须能够随时调阅，超过6个月的视频文件应转存至移动硬盘上备查。项目完整的监控视频必须保留至项目通过验收，且有相关的操作记录，与数字化加工成果一并进行移交。

4、成交供应商应按照数字化房间面积、工作流程、质量要求、人员数量和业务需要配备电脑、扫描仪等设备。

（五）安全管理的要求

1、强化人员管理。成交供应商的项目实施负责人常驻加工现场，工作期间项目负责人不得随意更换，若确需更换须征得采购人同意。工作人员进场后未经采购人同意不得擅自撤离。

2、与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育,建立严格的保密制度，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制、传播等行为。

3、不同的工序之间衔接要严格遵守操作规程，杜绝档案实体和信息安全事故的发生。档案交接由现场加工负责人负责，要求有书面交接记录，加工场地严禁饮食、吸烟和任何火源。在加工过程中，供应商须确保所有档案实体安全，确保在加工过程中不对档案原件造成损伤，不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于成交供应商过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，由成交供应商承担一切责任。

4、供应商对纸质档案数字化及数据备份的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化加工工作完成的同时建立起完整、规范的记录。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料给采购人。

5、加工场地的安全及保密措施要符合《档案数字化外包安全管理规范》的要求。供应商要采取具体保密设施，保证档案原件的安全和信息安全。进入加工现场的计算机设备应做相应处理，封闭所有计算机存储设备外围接口，确保信息安全。计算机硬盘、移动硬盘、光盘等不得带离加工现场。

6、不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质等。

7、项目完成后，供应商应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交采购人，不得擅自复制或留存，并按要求办理移交手续。

8、在项目过程中，档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。扫描图像要保证档案扫描图像与档案原件一致、整洁、清晰。按采购人的要求录入有关信息项，确保信息详细正确。做好档案的整理、录入、扫描、挂接、备份等工作，确保工作严谨，不遗不漏。

9、场所使用的计算机及其存储介质，应当严格遵守计算机有关保密管理规定。不得安装具有无线互联功能的硬件模块和联接无线鼠标、键盘等无线互联的外围设备。使用的硬盘、移动硬盘、U盘、光盘等存储介质，按涉密载体进行管理。

10、项目所产生的档案数据，需完全符合采购人现有系统的业务要求，做到与现有系统的无缝结合，供应商应将档案数据完整准确地装载到该系统中。

11、供应商在签订合同时必须成立项目组，指定专人为项目负责人负责该项目，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

（六）成交供应商自检的要求

成交供应商应设置自检岗位，并对提供的数据进行100%自检。自检达到采购人的数据质量要求后，才能提交采购人进行日常抽检。

（七）项目验收指标

目录数据库与图像文件挂接错误，文件目录不完全对应，或目录数据库、图像文件出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。以下所列的指标完成，标记为“合格”。

1、档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。

2、扫描图像：漏扫率≤0.2‰。

3、图像质量：图像质量情况完好率100%，分辨率≥300DPI。

4、格式封装：图像文件和双层PDF文件的命名差错率≤1‰，PDF文件无损坏、无空白页。

5、目录核对和完善：以文件为单位，关键字段（档号、题名、文号、责任者、成文时间、保管期限、年度、页号、页数等）正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰（含人名信息）。

6、条目与图像挂接：挂接正确率100%。

7、档案原始材料：100%不缺失。

（八）后续服务

验收后两年内，出现整理和数据质量问题，成交供应商应在24小时内到达现场进行服务，并在48小时内解决问题，否则视为违约。由于供应商原因导致数字化成果无法利用，供应商承担全部责任，在服务质量保证期内供应商应对出现的质量及安全问题负责处理解决并承担一切费用。

附件二

授权委托书

（招标响应单位全称）法定代表人 授权（招标响应单位代表姓名）为招标响应单位代表，****公司参加贵单位组织的（项目名称） 活动，****公司处理招标响应报价过程的一切事宜，包括但不限于：招标响应、参与报价、签约等。招标响应单位代表在招标响应过程中所签署的一切文件和处理与之有关的一切事务，本公司均予以认可并对此承担责任。招标响应单位代表无转委托权。特此授权。

本授权书自出具之日起生效。

招标响应单位代表： 性别：

身份证号： 职务：

详细通讯地址：

招标响应单位（全称并加盖公章）：

法定代表人签字：

日期：

被授权人签字：

日期：

附件三

档案整理服务费用清单

注：

1.项目中所有的电脑、扫描仪、打印机、存储介质、装订耗材由成交供应商自行提供和部署，采购人提供场地、水、电、桌椅、空调，不再增加与项目有关的设施设备和任何费用。工作环境的搭建、工作现场的管理不得违背各项安全规范和采购人的要求。成交供应商应配合采购人进行质量控制、进度控制、安全管理、信息管理和协调等工作。

2.成交供应商应无偿为采购人制定“三合一”制度、档案柜标签。

附件四

项目报价书

报价人盖章： 法人签字：

联系地址：

联系人：

联系电话（传真）：

报价日期：

附件五

详细评审标准

附件.doc