档案电子化服务采购项目询价文件公告

档案电子化服务采购项目询价文件公告

各受邀报价单位：

现我司拟采取询价的方式对****档案电子化服务采购项目进行询

价，****公司参加。

一、项目概况

（一）采购名称：****档案电子化服务采购项目

（二）项目现状：

我司现存档案资料不完善，档案分类标准不统一，种类多、数量大，缺乏数字化管理手段，

档案检索效率低下，存在安全隐患和管理风险。为落实国家档案管理相关要求提高档案管

理效率，亟需引入专业机构协助完成档案整理及数字化工作。

二、服务内容

（一）主要采购内容

1.档案整理。****公司的纸质及电子档案进行系统化分类、规范编目、标准化装订

与归档，确保档案材料完整、有序、合规。2.档案扫描与数字化处理。采用专业设备对纸质

档案进行高清晰度扫描，生成符合国家及行业标准的电子文件，并进行图像优化、格式统一

与数据校验。3.数据备份与移交。制定并执行数据备份策略，合规移交全部数据，并提供备

份介质与移交清单。4.档案室和资料室调整。****档案室进行布局、设计、调整，包括档

案室的储存环境规划与布局设计、档案柜架与标识系统建设、功能分区与指引标志建设、档

案移库等。5.建立档案信息化管理系统。建立电子档案数据库，实现档案信息化管理，包含

但不限于档案管理、利用、统计、配置、个人中心等模块。

（二）档案整理归档原则

在第三方机构协助我司开展档案整理归档工作过程中，须共同遵循以下原则，确保档案的真

实性、完整性、规范性与安全性：

1.来源原则。尊重档案的形成规律，保持同一形成单位档案的有机联系，不得随意打散。

2.有机联系原则。保持档案文件之间的历史联系（如事由、时间、责任者等），维护档案的整

体性。3.全程管理原则。对档案从产生、流转、归档、整理、保管到利用或销毁的全生命周

期进行规范管理。4.规范化原则。统一标准、统一方法，确保整理工作的质量和效率，便于

检索和共享。5.保密原则。对工作过程中知悉的档案数据等文件资料严格保密。

三、采购预算：150000.00元（含税），若在合同有效期内，履约总金额达到采购预算，则本

合同自动终止。

四、实施计划

（一）时间安排。计划档案电子化服务工作于2025年10月中下旬启动，6****集团及

子公司档案整理归档工作。

一是档案初步整理（2025年10月-12月）。我司将现有纸质、电子档案资料，进行初步分类。

二是移交专业机构（2025年12月）。我司将档案原始资料，移交第三方服务机构。三是三方

服务机构整理归档（2025年12月-2026年3月）。三****公司提供档案原始资料，

进行分类归档、扫描，建立档案信息化管理系统，进行档案室设计。档案整理完成后，负责

将档****档案室。四是服务结果验收（2026年3月）。三方服务机构工作结束后，

集团对档案资料的归档、档案室布置、档案信息系统运行情况进行验收确认，确保服务结果符

合我方要求。

（三）过程监督。档案整理归档工作全过程由纪检监察部全程监督，风控法务部全程对过程

中产生的风险进行把控，第三方服务机构进场前需签订保密协议，确保不出现档案遗失、泄

密、损坏等情况。

五、服务期限：自合同签订之日起一年。若在合同有效期内，履约总金额达到采购预算，则

本合同自动终止。

六、质量要求

1、按照目前国家相关专业的具体要求提供档案整理及数字化服务；

2、按照委托方的其他合理要求提供档案整理及数字化服务；

3、按照行业规范要求进行档案整理及数字化服务。

七、供应商应具备的资格条件

（一）基础要求

1.合法资质：合规注册的法人，营业执照含相关经营范围。

2.良好信誉：具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，财务状况健康；近三年无重大

业务纠纷，无不良从业记录；未处于财产被接管、冻结、破产状态，未处于**省行政区域

内有关行政处罚期间。

3.保密承诺：签署专项保密协议，建立保密制度。

4.法律方面：法律、行政法规规定的其他条件。

（二）核心资质

1.安全认证：具备 ISO27001 信息安全管理体系认证。

2.质量认证：具备 ISO9001 质量管理体系认证。

3.涉密资质：若档案涉密，须具备 “国家秘密载体印制资质”。

（三）实施能力

1.专业团队：项目经理需3年以上同类项目经验。

2.专业场地：拥有安全、****加工场地。

3.技术标准：承诺遵循国家档案数字化规范（如DA/T 31）。

（四）相关经验

提供近三年2-3个类似规模的成功项目案例及证明（合同、验收报告）。

八、询价文件的获取

获取时间：2025年9月26日至2025年9月30日，每日上午8:30至12:00，下午14:30至18:00

（**时间，法定节假日除外）。

获取文件需提供资料：营业执照、单位介绍信原件（注明经办人联系方式）、经办人身份证

复印件

注：法人报名执营业执照和法人双面身份证复印件盖章件。

获取方式：**市**区资辉路87号****招采合约部报名领取，

并现场填写询价文件领取登记表，本次询价不接受网络报名。

九、报价截止时间及报送地点标书代写

请贵司于2025年10月10日上午午10:30时前将报价文件报送至**市**区资辉路87号**

****集团有限公司招采合约部。本次报价开启时间与报送截止时间为同一时间。标书代写

十、公告网址

本次询价公告在《****》官网（网址：http://www.****.com/ ）；

《中国招标投标公共服务平台》（网址：http://www.****.com/ )上同时发布。

十一.联系方式

联 系 人：尚老师

联系电话：028-****2210

地 址：**市**区资辉路87号

****

2025年9月25日