三亚市旅游发展局关于2025热带滨海城市交流活动的询价邀请函

二、项目需求

（一）活动落地保障。

1. 匹配国际化服务团队。鉴于本次为国际性“请进来”类型活动，供应商需具备成熟的国际活动服务团队，项目牵头人/板块负责人需保证2-3位能够在执行过程中全英文与国际组织对接、收发并处理嘉宾邮件、进行国际嘉宾保障等。

2. 进行管家式对接服务。供应商需安排专门负责嘉宾板块的项目团队及具备成熟经验的双语志愿者，通过1V1个团组方式做好嘉宾的全方位保障工作，协助汇总嘉宾信息，并做好国内外嘉宾机酒预定、食宿安排、出行交通、考察期间双语导游全程讲解等全方位保障工作。

3. 一体化小程序设计运维。为保障嘉宾参与活动的体验感，供应商需设计并制作嘉宾一体化小程序，国际嘉宾使用相机即可扫码进入页面，供嘉宾随时查阅活动信息、现场照片、演讲稿件、新闻素材等多维度内容，可参考附件2，包括但不限于上述内容。

4. 活动场地全方位保障。供应商需根据我局需求及嘉宾数量，预留酒店合适区域作为开幕活动场地、预留可容纳20名工作人员的会议室作为工作间；与各考察定位沟通对接，沙龙环节预留可承载50人的区域并准备LED屏幕或投影方便嘉宾交流；于各点位做好活动场地设计、搭建及相关物料。

（二）活动创意策划。

1. **特色体验项目规划。鉴于本次活动国际嘉宾居多，为向其更好展示**形象，需结合不同主题，在不同路线策划有趣的、具备**特色的、能够让嘉宾深度体验与交流的项目，让其在感受**特色文化及旅行体验的同时交流探讨。

2. **特色物料设计制作。供应商需设计并制作风格统一且能够彰显**少数民族特色的书签、胸针、岛服、手提袋、伴手礼等创意宣传物料；各相关点位可考虑设置含**民族文化元素的拍照打卡装置、**特色文化展示区 体验区等内容，为嘉宾提供打卡拍照、民族文化体验等环节。

3. 活动特色环节设计策划。在活动环节策划过程中进行新颖化、创**设计，从嘉宾落地机场、酒店入住、景点考察、活动用餐、沙龙分享等全方面展示**魅力。

（三）媒体宣传推广。

1. 媒体宣发方案制作。供应商需具备独立邀约我局所需媒体及独立撰写媒体稿件能力，并根据活动方案内容制定完整媒体宣发方案，含宣传节奏、新闻要点、发布渠道等。

2. 邀约媒体报道能力。供应商需根据我局实际安排，以新闻通稿、图文、视频采访等形式向媒体发送多样化宣传报道，整体活动境内外重点媒体报道，含党媒、央媒、垂类媒体等权威媒体不少于30家，且权威媒体于视频号、公众号、小程序等多渠道宣发。（注：**广、质量优者将优先考虑。）

3. 媒体创意策划能力。活动前，协助邀约重点国际嘉宾录制短视频并进行剪辑制作，提**行活动预热宣传；活动中，安排3组双语记者随各组嘉宾同往各点位考察并进行嘉宾现场采访，同时可设置专题采访间，邀约系列嘉宾前往采访间进行访谈对话；活动后，对不同嘉宾的采访内容进行独立剪辑制作，从多角度、多层次宣传国际嘉宾对于参加活动的感悟及对**的印象，可形成活动嘉宾采访集锦，进行多内容多渠道轰炸式宣发，最终形成亮点视频及活动快剪视频，作为活动收尾。可参考附件2中相关素材，包括但不限于上述内容。（注：具备较强媒体创意策划能力且能满足上述需求者将优先考虑。）

三、评审标准

（一）落地保障：根据接待执行方案(包括不限于国际嘉宾接待保障、活动考察相关行程方案、活动现场细节安排、嘉宾机酒预定方案、出行交通、考察路线等保障方案、安全应急预案、舆情公关等）进行综合评比；

（二）服务团队：需配备具有较强英文沟通能力团队（项目牵头人/板块负责人需保证2-3位能够实现全英文沟通，团队双语沟通人数需保证5-8位能够实现全英文沟通），具备与国际旅游组织沟通、接待国际嘉宾、安排相关代订差旅及付款转账、活动外文材料编写审校等能力；配备具有类似国际化活动策划执行相关工作经验的团队成员；配备足额外文志愿服务工作人员。人数及团队成员的外文沟通能力、策划及执行能力将作为评议依据，需提供相应佐证资料且后期需实际负责的具体分工；

（三）内容策划：活动策划、活动方案根据本询价邀请函中项目需求、活动流程及主题进行设计，提供有创意性、趣味性、新颖性且能够融合**特色、符合活动主题的内容策划方案，能够从国际嘉宾落地机场、酒店入住、景点考察、活动用餐、沙龙分享等各方面融入**地方特色及民族文化元素。从内容的详细程度、合理性、创意性、新颖性、可执行性等方面进行比较；

（四）媒体宣传：结合供应商的独立邀约媒体能力、独立撰写新闻稿件能力、根据活动方案内容制定完整媒体宣发全案（含宣传节奏、新闻要点、发布渠道等）能力；根据供应商邀请媒体的数量、质量、知名度，媒体报道数总量，总预计曝光量、**供给能力、拍摄策划能力等进行综合评比；

（五）项目报价及项目案例：需提供过往类似国际化活动设计及服务**经历的整包服务完整案例说明（包含但不限于方案创意理念、媒体宣发成果、活动整体成果汇总等）；结合项目需求，就整体项目预算提报合理预算报价。

将结合上述评议项目进行最优标的评审。

四、报价形式及材料

请投标单位准备好如下材料：

（一）营业执照复印件。

（二）法人身份证正反面复印件。

（三）活动策划方案。

（四）活动执行方案。

（五）媒体宣传方案。

（六）活动服务团队。

（七）信用查询记录。各供应商需通过“信用中国”网站（http://www.****.cn/****政府采购网（http://www.****.cn/）查询信用记录，并打印网站查询结果的截图。对列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单的单位拒绝其参与本次项目询价邀请（提供网站截图）；

（八）项目报价清单及过往案例。根据提交的方案内容，制定项目内容详细报价清单，不得恶意低价竞标，报价低于项目总预算80%或超出总预算的，均视为无效报价方案。

以上材料纸质版壹式伍份（每份标明清晰页码）并加盖单位公章，电子版壹份存于U盘中一并放入密封袋（在封口贴好密封条并于封条处盖章，请于密封袋外部清晰标明投标单位名称及负责人联系电话）。请于2025年10月20日9:00前送至****投标箱（地址：**市**区东岸一路10号旅文**总部港A2栋6楼），收件联系人：张睿，联系电话：178****3306；0898-****1622。本项目将于2025年10月20日10:00进行开标工作，过程中讲标环节，请各投标方供应商积极响应，高质准备，按时参加。标书代写

****1011-三旅发函〔2025〕68号 ****关于2025热带**城市交流活动的询价邀请函

附件：1. 2025热带**城市交流活动总体方案

2. 参考素材汇总

****1011-三旅发函〔2025〕68号 附件1：2025热带**城市交流活动总体方案

****1011-三旅发函〔2025〕68号 附件2：参考素材汇总

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2025年10月11日

（联系人：张睿；联系电话：0898-****1622）

（此件主动公开）