梅州市殡仪馆档案管理及数字化扫描服务采购项目预算咨询服务公告

为帮助****了解采购对象的市场价格，更好地进行预算和成本控制，为后续采购活动提供参考，****受****的委托，****殡仪馆档案管理及数字化扫描服务采购项目进行市场询价，现欢迎潜在报价供应商提交报价文件。

一、项目名称：****殡仪馆档案管理及数字化扫描服务采购项目预算咨询服务

二、项目内容：

1.项目清单：

2.服务内容：

对2015年至今形成的基建工程项目档案、2020年至今馆藏的文书档案（含采购项目等）及2023年至今的财务档案，进行系统分类、规范整理、数字化扫描、标准化装订、电子目录录入等，并完成数字化归档与上架工作，配套使用一套档案管理软件。

3.服务要求：

3.1纸质数字化规范和标准：

（1）中华人民**国《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）。

（2****档案局《****档案局关于 DA/T 22-2015的贯彻意见》（粤 档发[2016]28 号）。

（3）《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）。

3.2数字化流程：

主要工作环节包括档案交接、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、电子装订、 数据挂接、档案装订、数据验收、数据备份、档案归还等。

（1）档案交接：

与采购人办理档案交接手续，接出待扫描档案。档案交接应逐卷清点， 案卷封面的档号与调卷单开具的档号应一一对应，确保准确无误，同时应做好交接记录，办 理交接手续。

（2）扫描前处理：

①页面折角处理：将折角处向外轻轻拨开和按压。

②页面褶皱处理：将纸张背面褶皱处轻轻拨扫开，如遇圆珠笔字迹的纸张遇水字迹会晕染开则不可采用此方法。

③档案装订物拆除：逐卷拆除档案中的原金属装订物（如：金属夹条、回形针、订 书钉、大头针等）及一般线装物（如：后期装订线等），档案中的精装书籍及成精装书籍状装订的档案不得拆散，可用零边距扫描仪挂边扫描。拆除档案装订物时可使用相应工具，但必须小心细致，不得损毁档案。

（3）档案扫描：

①扫描方式：

a：页面小于或等于A3幅面的档案，根据纸质实际情况，可采用快速扫描仪、平板扫描仪或零边距扫描仪按档案编定的次序逐卷逐页扫描，可根据档案幅面大小，选定区域进行扫描，并按档号排列原则保存。

b：页面超过A3幅面的档案，由采购人自备大幅面扫描仪进行扫描，原则上不允许采用分幅拼接方式。

c：扫描仪盖板内侧为黑色时，应使用与档案原件纸张色系相同、具有一定色差的纸张覆盖扫描仪盖板内侧。

d：纸张质地状况较差档案采取平板扫描仪进行扫描，确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、 破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰，又不损伤档案原件。

②扫描质量要求：

a：每一卷（件）档案无论是正本、底稿、草稿、卷封、卷内目录全部列为扫描件进行数字化处理，备考表不扫描。

b：无论页面大小均自然平展开进行扫描，每一画幅应与档案实体实际页面一一对应，以画幅作为扫描的计量单位。

c：必须按照案卷标明的页码顺序进行扫描，扫描图像顺序与纸质档案的案卷和文件的顺序排列一致，扫描时做到不缺页、不重页、图像内容完整，包括文件上的正文、页码、有关标记等必须纳入扫描图像范围。

d：纸张暗黄发黑、字迹不清的档案，或文字偏小、密集、清晰度较差等，应通过扫描系统调整亮度、对比度等技术参数，直至图像清晰为止。

e：在同一份档案文件内，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，应以文件主要部分的清晰为准。

f：遇有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。

g：档案扫描时不可折角、遮字，不得有非档案的杂物，如头发、纸屑等。

h：图像清晰、完整、不失真、不影响图像的利用效果。

i：纸质档案页码有漏偏的，例页码2后面跳号2页为空号，则在跳号页的电子图像按顺序标记为“2-1、2-2”，登记备注和修改档案系统备注栏。

②扫描成果要求：

a：电子图片的不得倾斜度，不允许有折叠、遮字或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。

b：要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配。

c：图片文件须符合命名规则命名，命名及组成必须与馆藏实体档案一一对应。

d：模式：采用彩色模式进行扫描。

e：分辨率：扫描分辨率标准为300dpi。

f：格式：原始未经图像处理的电子图像文件采用JPEG格式存储；电子装订文件采用（PDF多页）格式存储。

g：通过用户质检的电子装订文件上传至管理系统。

③扫描登记：认真填写流程单，详细登记扫描的实际页数，核对每卷（宗）的实际扫描页数与扫描前处理时填写的档案页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法，并提交采购人审核同意后，进行处理。

（4）图像处理：

①按照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）的要求，进行相应的图像优化处理，使图像清晰、完整，不得出现原件没有的颜色、变形、明显皱纹等破坏图像质量的现象。对扫描后的图像进行逐页纠偏、排序等处理，不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等。

②以视觉上不感觉偏斜为标准；方向不正确的图像，应旋转还原，以纸张下边缘为基准校正，档案文件在形成时因印刷原因导致文字在纸张上严重斜的，须同时纠正文字和纸张，使纸张图像和文字图像符合阅读习惯。文字外边框还有手写字，纠偏会使手写字消失的不纠偏。

③认真填写《纸张数字化验收登记表》。

（5）图像质检：比对档案原件逐件逐画幅检查图像文件：

①检查图像完整性、偏斜度、清晰度、失真度、图像畸变等。

②检查档案漏扫、多扫等情况。

③检查图像文件的排列顺序与档案原件是否一致或是否符合文种要求的扫描顺序要求。

④检查图像文件命名规范是否符合规范要求。

⑤检查图像文件与实际目录是否相符。

⑥认真填写质检流程单，将记录自检结果和处理意见提交采购人审核，并提供质检详细方案和操作方法，及时将自检后的图像数据转交给采购人进行质检。对图像文件质检不合格部分进行返工、修改。

（6）数据挂接：

①汇总挂接：数字化转换过程中形成的图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，及时加载到数据总端汇总。实现批量、快速挂接。

②数据关联：将图像文件存储到相应文件夹时，需认真核查每一份图像文件的名称与目录数据库中该份实体的档号或资料编号是否相同，图像文件的页数与目录数据库中该份 文件的页数是否一致等,目录数据不一致或关键目录信息有缺失影响数据挂接的，由采购人对目录进行整改或补充后重新挂接。通过每一份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号或资料编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系。

（7）档案装订：

①档案装订前认真核对档案页码，检查总页数是否正确。

②认真核对文件排列顺序是否正确，发现错误的地方及时纠正，不能处理的上报管理人员。

③经核对无误的档案，以文件左边沿和下边（底边）沿为准，依次整理整齐，夹上卷封装订成册。

④对原来已打孔装订的档案，在装订时尽可能利用原孔装订，不能按原孔而需重新打孔的档案，打孔时严格按照规定沿档案文件左边适当处打孔，确保三点一线，既不漏页也不损害文件字符。

⑤装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不可有漏装掉页情况出现。

⑥及时将装订完毕的档案上交管理员点收入库。

（8）档案归还：

按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点，并履行档案入库手续。

项目设备配备要求：供应商须自带全部扫描设备，包括计算机、扫描仪和必要的档案整理工具，不得将设备挪作他用或随意把不属本项目的资料带进工作场所进行操作。

3.3档案管理软件

软件功能清单

三、报价要求

1、在中华人民**国注册，具有独立承担民事责任能力及经营范围包含档案管理、数字化扫描相关的单位均可参与本次报价。

2、本次预算询价所产生的报价中，最低价的作为本项目采购预算价的参考价，并非该项目成交的结果。本次预算咨询服务费为人民币捌佰元整（￥800.00元），由********殡仪馆档案管理及数字化扫描服务采购项目最终成交供应商收取。

3、报价文件（内容包括报价函、营业执照复印件）一式二份，均须加盖单位公章，否则视为无效报价。

4、报价文件装订成册、密封、装入密封袋内并加盖单位公章。

四、提交报价文件的方式及时间、地点

1、提交方式：报价文件可以现场递交或原件快递方式。

2、提交截止时间：2025年11月19日17时00分，过期不予受理。标书代写

3、提交地点：**市**区**丽都东路38****花园B栋02号

4、联系人：刘小姐，联系电话：0753-****168。

附件：《报价函》（格式）

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2025年11月14日

****殡仪馆档案管理及数字化扫描服务采购项目预算咨询服务报价函.docx