关于【北京市民政工业总公司档案电子化服务项目】中选结果的公告

1.前期准备与鉴别

筛选需电子化的档案，鉴别其真实性、完整性（如检查纸质档案是否缺页、破损），确定电子化优先级（如高频使用、珍贵档案优先）。

准备工具：扫描仪（需支持不同尺寸、分辨率调节）、图像处理软件（如PS、福昕）、电子档案管理系统（如档案管理软件、云存储平台）。

2.档案扫描

按规范设置扫描参数：分辨率一般设为300dpi（文字类）或600dpi（图纸、照片类），格式优先选择PDF（通用可检索）或TIFF（专业归档），彩色/黑白模式根据档案内容选择（如彩色文件扫彩色，纯文字扫黑白节省空间）。

批量扫描时按档案原有顺序编号，避免漏扫、错扫，对破损档案先修复（如粘连页分离、褶皱展平）再扫描。

3.图像处理与优化

修正扫描缺陷：去除黑边、污渍、倾斜（纠偏、去污点），确保电子档案清晰可读。

对多页扫描文件进行合并（如将一份合同的多页扫描件合并为一个PDF），并按档案标题命名文件。

4.元数据著录

为每份电子档案录入关键元数据（检索信息），确保可精准查找，核心元数据包括：档案编号、标题、形成单位、形成时间、保管期限、关键词、关联档案编号等。

元数据需与电子档案一一对应，可直接在档案管理系统中录入，或通过模板批量导入。

5.审核与归档

双重审核：先核对电子档案与原档案的一致性（如内容、页数是否匹配），再检查元数据录入的准确性，避免错漏。

归档存储：将审核通过的电子档案按分类体系（如年度－部门－业务类型）存入指定存储介质（本地服务器、合规云存储），同时做好备份（至少2份），防止数据丢失。

6.检索与管理

建立检索系统：通过档案管理系统实现多维度检索（如按标题、时间、关键词搜索），提升查找效率。

权限管理：设置不同用户的访问权限（如查看、修改、下载权限），确保电子档案的安全性，同时定期检查存储介质，更新备份，防止数据损坏或泄露。

7.其他与档案整理相关的内容。

自合同签订之日起至整理完毕通过审核验收之日止。