新平县人民医院档案整理及数字化加工服务项目采购前论证暨征询会公告

为规范我院档案管理工作，提升档案管理标准化与信息化水平，保障档案的完整性、准确性、系统性与安全性，提高档案利用效率，根据《中华人民**国档案法》《**省档案条例》等法律法规及行业主管部门要求，我院拟对长期积存的文书、科技等档案进行系统化整理及数字化加工。为确保项目方案科学、预算合理、流程规范，现面向社会公开征询意见，并进行采购前市场论证。

一、项目背景与必要性

我院档案自2011年整体搬迁后，长期未进行系统化整理，管理工作严重滞后。为建立健全规范的档案管理体系，确保档案**的安全保管和高效利用，满足国****医院日常运营、审计、查询等需求，实施本项目势在必行。

二、项目内容与核心要求

本项目旨在委托具备相应资质与能力的专业服务机构，提供以下服务：

1.服务范围：对****综合档案室内现存散乱档案进行系统整理、规范归档、装盒编目及数字化加工（包括条目著录、原文扫描等），确保加工后的电子档案便于日常检索，****档案馆接收进馆标准。

2.整理规范：严格按照国家及行业标准（如《归档文件整理规则》DA/T 22）进行操作，包括分类、组卷、排列、编号、编页、修裱、去金属物、规范装订等。

3.数字化加工要求：

扫描色彩模式以彩色为主，黑白或灰度视档案实际情况选用。

扫描分辨率不低于300dpi。

存储格式为双层PDF（或JPG+PDF），图像需进行纠偏、去污、裁剪、拼接等精细化处理。

数字化成果与目录数据挂接准确率须达到100%。

4.技术与系统要求：供应商需自备符合要求的档案数字化加工软件、安全管理软件及相应硬件设备，并提供持续的本地化技术支持。

5.安全保密要求：供应商须制定完备的现场安全管理与保密制度，配备专职管理人员，确保档案实体与信息数据的绝对安全。所有进场人员必须签订保密协议。

6.人员资质要求：项目服务团队核心人员需持有有效的《档案专业岗位培训证书》或类似资质，并完成必要的保密教育培训。

7.验收标准：以《纸质档案数字化规范》（DA/T 31）、《归档文件整理规则》（DA/T 22）等国家及行业标准为主要依据。

8.其他要求：参与本次论证的供应商报名时须踏勘项目现场，并根据实地情况，提交一份详实的《档案整理及数字化加工服务实施方案》，方案中需包含工作量预估、详细报价（包干价）及项目计划。

三、论证暨征询会目的

1.市场调研：了解当前档案整理及数字化加工服务的最**场行情、技术标准、服务流程及收费标准。

2.方案论证：征询潜在供应商对本项目需求的理解、实施方案建议、技术能力及同类项目经验。

3.预算论证：对项目的初步预算进行评议，论证其科学性与合理性。

四、参与资格条件

欢迎符合以下条件的潜在供应商或行业专家报名参与：

1.具有独立承担民事责任的能力，营业执照经营范围包含档案整理、数字化加工等相关内容。

2.具备丰富的档案整理、数字化加工服务经验与成功案例（请准备案例简介）。

3.具备履行合同所必需的专业技术团队、专用软件和硬件设备。

4.信誉良好，近三年内无重大违法记录。

五、报名信息

报名时间：2025年12月31日至2026年1月10日（工作日），上午8:00-11:30，下午14:30-17:30。

报名地点：****医院人力**部。

项目联系人：杨宗云

联系电话：180****9341

六、重要声明

1.本次论证暨意见征询活动仅为采购前的市场调研与技术方案咨询，不构成招标要约，不代表我院的任何采购承诺。我院不收取也不支付任何费用。

2.参与单位所提交的所有方案、建议及相关信息，其知识产权归提交方所有，但我院享有为编制本项目正式采购需求而参考、使用、修改和整合的权利。

3.我院对本次活动拥有最终解释权。

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2025年12月31日