规范小额零星采购 筑牢内控管理基石

【业内观点】

规范小额零星采购 筑牢内控管理基石

◆ 易学汶

近年来，集采目录以外、限额标准以下的多频次、小额零星采购，虽然单笔金额小，但是年度累计总量可观。这类采购因小、散、频、急的特点，往往成为采购人内控管理的薄弱环节，潜藏着资金浪费、效率低下和廉政风险。因此，如何对其进行科学有效的规范化管理，****政府采购整体效能提升和廉洁运行的重要基石。本文旨在阐明规范小额零星采购的必要性，深入剖析其存在的主要问题，并从内控制度建设、流程优化、监督机制及数字化赋能等方面探讨如何系统构建规范化路径，以期为采购人提升内部治理能力、防范化解风险、提高财政资金使用效益提供有益参考。

规范小额零星采购的必要性

一是防范廉政风险。小额零星采购因单次金额未达公开招标限额，审批环节相对简单，易被少数人视为规避监管的“灰色地带”。若无明确规范，可能滋生“化整为零”拆分采购、优亲厚友、收受回扣等微腐败行为。笔者认为，规范化管理可以将权力关进制度的笼子，从源头上预防腐败。

二是提升资金使用效益。因为缺乏竞争性压力和系统性成本核算，所以小额零星采购容易形成“价格孤岛”，导致“买得贵”。通过建立规范化的采购机制，如引入框架协议、进行历史价格比对、鼓励充分竞争等，可以有效降低采购成本，确保财政资金使用效益最大化。

三是提高采购效率。“一事一议”、重复审批是小额零星采购效率低下的常见原因。规范化并非意味着复杂化，而是通过建立标准化的流程、预设便捷的采购渠道，在确保合规的前提下，大幅缩短采购周期，满足单位日常运营的即时性需求。

四是强化内控管理。小额零星采购是检验采购人内部治理水平的“试金石”。建立一套科学、透明、可追溯的内控机制，****政府采购法规的细化和落实，更是采购人提升现代化管理能力的内在要求。

当前小额零星采购存在的主要问题

一是操作随意性大。许多单位缺乏针对小额零星采购的管理办法，导致采购行为无章可循。需求提出、供应商选择、价格确定、验收付款等环节往往依赖经办人员的个人经验和自觉性，导致自由裁量权过大。

二是审批流程繁琐或形同虚设。一方面，部分单位为规避风险，设置了与采购金额不匹配的冗长审批链，导致效率低下；另一方面，有些单位审批流于形式，领导“只签字、不审核”，未能起到实质性监督作用。

三是竞争不充分，价格透明度低。实践中，小额零星采购的常见做法是直接指定，缺乏有效的市场竞争。因为单次采购金额小，所以采购人往往缺乏货比三家的动力，导致难以获取最优市场价格。

四是文档管理混乱，溯源追责困难。有些采购人的采购请示、报价单、合同、验收记录等资料保存相对不完整、不规范，一旦出现问题，难以追溯责任，也给审计和巡查带来不便。

五是监督机制缺位。内部审计、纪检部门对小额零星采购的关注度通常低于大额项目，容易使其成为监管盲区。换言之，缺乏常态化的监督检查与绩效评价，问题难以被及时发现和纠正。

构建小额零星采购规范化路径

——完善内控制度建设。一是制定单位小额零星采购内控管理制度，明确采购范围、额度分级、审批权限、采购方式、操作流程、合同管理、验收标准、档案管理等具体要求。二是建立额度分级授权机制，根据采购金额大小，设定不同的审批权限和采购方式。例如，极小额采购可由需求部门负责人直接审批；中等****管理部门备案或审批；接近限额标准的，应强制要求采用更为规范的询价或比选方式。

——优化采购操作流程。一是参考框架协议采购模式。对于通用性强、年度需求频繁的品目（如办公用品、耗材、维修服务等），可通过一次性的竞争性程序签订框架协议，约定单价、服务标准等。后续采购时直接下达订单，极大简化流程。二是规范关键环节管理。**，强化采购集体决策机制，在内控制度中明确应纳入本单位集体决策的采购事项；建立采购活动风险防控措施，对采购项目执行情况进行绩效评价；****政府采购业务，明确专人负责；对资产登记入账、盘活利用、收益入库等情况进行全链条跟踪监督，确保账实相符，避免闲置浪费。****政府采购电子卖场等平台，实现线上比价、直购、反拍等功能。对于采购金额在10万元以下的项目，鼓励通过线上平台完成比价采购，优先选择性价比高的商品。对于采购金额在10万元以上、限额标准以下的项目，可采用网上竞价等方式，对供应商资质、产品质量、价格、售后服务等进行综合评价，确保优质优价。

——强化全过程监督与问责。建议以内控制度为指导，进行全流程内控评估和监督，严肃查处违规违纪行为。利用大数据监测和AI智能分析等手段，对采购活动进行全方位、实时监控。通过历史成交价格比对、成交供应商统计、供应商信用风险评估、合同履约情况追踪等方式，及时发现价格异常波动，防止采购过程中的高价采购行为。同时，通过电子化平台留存采购记录、比价证明、合同及验收资料等，确保审计轨迹完整、可追溯。

——加强供应商管理。建立严格的供应商动态准入机制，对其实行全面的资格审核、信用评价和动态淘汰管理。在资格审核环节，对供应商的基本信息进行详细核查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一的营业执照）等，确保供应商具备合法的经营资格。在信用评价方面，构建科学合理的信用评价体系，从多个维度对供应商进行评价。除了关注供应商的经营资质和财务状况外，还需考量其商业信誉。通过收集供应商在以往采购活动中的表现，如是否按时交货、产品质量是否达标、售后服务是否到位等，对供应商的商业信誉进行量化评价。在动态淘汰管理方面，定期对供应商的信用状况和经营表现进行复查。对于信用等级持续较低、多次出现供货问题或存在不良商业行为的供应商，采取淘汰措施，以净化采购市场环境。

——加大失信联合惩戒力度。一是加强多部门的信用数据联动。对提供虚假商品或履约不达标的供应商，依据相关法律法规对其实施限制参与采购活动等措施。二是建立信用修复机制。对于已受到惩戒的供应商，在其完成整改、纠正失信行为，并在一定期限内保持良好信用记录后，允许其申请信用修复。通过信用修复机制，鼓励供应商积极改正错误，重新树立良好的信用形象。

小额零星采购绝非“法外之地”，资金仍属于财政性资金，其规范化管理水平直接反映了采购人内部治理情况和廉政建设水平。因此，采购人应摒弃“重项目、轻零星”的惯性思维，主动作为，构建一套以完善内控制度为前提、以优化流程为核心、以强化监督为保障、以数字技术为支撑的规范化管理体系，在提升采购效率的同时，确保财政资金的安全与效益，****政府采购政策目标与单位内部治理现代化的双赢。

（作者单位：****协会）