第六届亚洲沙滩运动会档案整理及档案数字化服务项目采购公告

第六届亚洲沙滩运动会档案整理及档案数字化服务项目采购公告

为了做好第六届亚洲沙滩运动会档案管理工作，真实地反映运动会筹办和举办历史全貌，对各种载体具有保存和利用价值的档案材料进行归档。****办公室拟定采购本运动会档案整理及档案数字化服务项目供应商，特制定以下采购方案。

一、项目概况

（一）采购单位：2020年第六届亚洲沙滩运动会组委会。

（二）项目名称：第六届亚洲沙滩运动会档案整理及档案数字化服务项目。

（三）项目预算：￥391400元，超出采购预算金额（最高限价）的投标，按无效投标处理。

（四）**期限：自进场工作之日起至档案整理完毕之日止，预计于2026年10月31日前完成。

（五）本项目分包情况：无。

（六）服务地点：由采购方指定。

（七）付款方式：按照合同约定的付款方式付款，付款时间及方式参考如下。

1.预算总额及来源

本项目预算总额为人民币￥391400元（此金额为最高限价），供应商需按采购内容及要求自主报价（报价需包含完成本项目所需全部费用，具体包括但不限于办公设备使用费、耗材费、人工费、运输费、技术服务费、设备维护费、税费等所有相关费用），最终结算金额不得超出预算总额。****办公室-文档处理-档案工作-档案整理及数字化费用列支。

2.经费使用安排

执委会将按照以下方式向成交供应商支付合同价款：

（1）自合同签订之日（包括该日）起15个工作日内，向供应商支付合同总价的30%。

（2）在供应商完成全部服务并经采购方组织验收合格后15个工作日内，根据服务项目的实际数量结算支付剩余70%款项。

（3）供应商按报价的标准和服务的实际数量结算，结算金额原则上不能超出预算金额，超过预算金额则按预算金额支付，不再追加任何款项和数额。

（八）验收方式：档案整理及数字化结束后，供应商提交验收申请及完整验收资料；****办公室在收到申请后5个工作日内，****小组；验收小组于组建后10个工作日内完成现场核查、数据抽检、流程复核等验收相关工作；核查完成后5个工作日内形成验收意见，报执委会领导审核。如验收合格，按合同的相关规定支付款项；如验收不合格，责成供应商整改完成合格后，按合同的相关规定支付款项。如整改后依然不合格，供应商将继续整改到合格为止。如果供应商整改不力，采购方将依照合同扣除相关项目款额。

二、采购内容及要求

（一）档案整理内容

整理第六届亚洲沙滩运动会组委会成立以来至运动会结束，各部门移交的文书、项目、数码照片、录音录像、实物等各门类文件材料。

按照档案管理的相关规定，确定需要进行数字化的档案，需进行档案扫描、图像处理、数据挂接、目录制作、实体档案装订等环节自检后，提交验收申请。

补充说明：采购方仅提供一套原始档案材料用于存档，供应商需完成原始档案材料的B套彩色复印（复印精度、色彩还原度需与原件一致，无模糊、偏色、漏印等问题），并分别完成原始档案与B套复印档案的装订、装盒工作。

（二）档案整理类型及数量测算表

下载

下载

（三）项目执行规范

执行此项目时，严格按照以下档案相关标准，结合现有的业务实际情况进行作业。

1.档案整理及数字化依据：

（1）《档案著录规则》《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）。

（2）《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014)。

（3）《录音录像档案管理规范》（DA/T78-2019)。

（4）《**省实物档案整理规则》（琼档字[2014]50号）。

（5）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822)。

（6）《建设项目档案管理规范》（DA/T28）。

（7）《纸质档案数字化规范》（DA /T31-2017)。

（8）《**省纸质档案数字化技术规范（试行）》。

（9）《录音录像档案数字化规范》（DA/T62-2017）。

（10）《档案服务外包工作规范》（DA/T68.1-2020）。

（11）《档案服务外包工作规范 第2部分：档案数字化服务》（DA/T68.2-2020）。

（12）《会计档案管理办法》****档案局令第79号）。

（四）服务保障要求

1.人员管理：

未经甲方书面允许，供应商不得擅自更换派驻本项目的服务人员，确需更换的需提前7个工作日报备并经甲方书面同意。

2.驻会开支：

供应商派驻人员的食宿、交通等相关开支均由乙方（供应商）自行承担。

3.人员配置及资质：

派驻人数不少于5人，所有派驻人员****档案局颁发的档案工作上岗资格证书，同时需提供身份证复印件、**部门出具的无犯罪记录证明、供应商与工作人员签订的劳动合同复印件及保密协议复印件。

（五）服务团队报价

供应商投标报价采用一次性固定总价形式，为完成本项目全部服务内容的最终报价且一经提交不得更改；报价须包含完成本项目所需的全部费用，具体包括但不限于办公设备使用费（含供应商自带的档案加工用打印设备、扫描仪、装订机、彩色复印机等，含B套彩色复印所需专业设备）、耗材费（包括但不限于A4打印纸、档案盒、装订线、墨粉、B套彩色复印专用耗材等全部档案耗材）、人工费、运输费、技术服务费、设备维护费、税费等所有相关费用，采购方不再另行支付其他任何费用。本项目总费用预算为391400元，供应商报价不得超出该预算金额，否则投标无效且采购方不予接受；同时所有档案耗材需符合本项目执行规范中所列的国家及**省档案管理相关标准，确保质量达标、规格统一，能够满足档案归档及长期保存的技术要求。

三、供应商资格与资质要求

（一）在中华人民**国境内注册，具有独立承担民事责任的能力（提供****事业单位法人证书等证明文件）；

（二）具有良好的商业信誉；

（三）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力（提供承诺书）；

（四）具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录（提供单位近三个月的纳税和社保缴费记录、完税证明复印件并加盖公章）；

****政府采购前三年内（成立不足三年的从成立之日起算），在经营活动中没有重大违法记录（供应商提供声明函原件）；

（六）近3年具有同类档案服务项目实施经验（提供合同关键页、验收报告或甲方感谢信等证明材料复印件），且2020年以来，在**省各级党政系统范围内或参与重大活动中，具有3个以上档案工作实例（需提供证明材料复印件）；

****保密局颁布的国家秘密载体印制乙级或以上资质（提供资质证书复印件）；

（八）单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商，不得参****政府采购活动。为采购项目提供整体设计、规范编制或者项目管理、监理、检测等服务的供应商，不再参加该采购项目的其他采购活动（提供声明函）；

（九）不接受联合体。

（十）选中的供应商需按本方案“服务保障要求”提供拟派驻本项目所有工作人员的相关材料。

四、采购方式

本次采购方式为竞争性磋商采购方式。

五、磋商采购方式与内容

（一）根据《****政府采购法》和《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法财库》等法律法规规定，采购方****，由采购方代表和有关技术、经济等方面的专家组成，按照客观、公正、审慎的原则进行磋商。

****小组所有成员集中与单一供应商分别进行磋商，并给予所有参加磋商的供应商平等的磋商机会。

（三）在磋商过程中，磋商小组可以根据磋商文件和磋商情况实质变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动磋商文件中的其他内容。

（四）磋商文件能够详细列明采购标的的技术、服务要求的，磋商结束后，磋商小组将要求所有实质性响应商在规定的时间内提交最后报价，提交最后报价的供应商不得少于3家。

（五）经磋商确定最终采购需求和提交最后报价的供应商后，****小组采用综合评分法对提交最后报价的供应商的响应文件和最后报价进行综合评分。

****小组根据综合评分情况，按照评审得分由高到低顺序推荐3名成交候选供应商，并编写评审报告。

（七）符合《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》第二十一条第三款情形的，可以推荐2家成交候选供应商。评审得分相同的，按照最后报价由低到高的顺序推荐；评审得分且最后报价相同的，按照技术指标优劣顺序推荐。

六、响应文件提交标书代写

投标单位须根据要求提供以下文件：

1.营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证（如三证合一可提供营业执照副本，复印件加盖公章）。

2.授权委托书、法人代表及委托人身份证复印件正反面。

3.国家保密局颁布的国家秘密载体印制乙级及以上资质证书复印件（加盖公章）。

4.近3年同类档案服务项目经验证明（合同关键页、验收报告或甲方感谢信等），及2020年以来在**省各级党政系统或重大活动中3个以上档案工作实例的证明材料

5.服务团队：团队人员名单，拟派驻人员的档案工作上岗资格证、近1个月社保证明、身份证、无犯罪记录证明、劳动合同及保密协议。

6.（1）档案数字化加工实施方案（含工作流程、技术指标规格、流程图等）；（2）项目专项分析报告（含实施重点、难点及应对策略）；（3）项目保密措施方案。

7.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录（成立不足三年的从成立之日起计算）。提供近三年无重大违法记录声明函。

8.报价函及报价一览表。

9.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力（提供承诺书）。

10.单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商，不得参****政府采购活动。为采购项目提供整体设计、规范编制或者项目管理、监理、检测等服务的供应商，不得再参加该采购项目的其他采购活动（提供声明函）。

11. 投标文件一正二副。装密封袋，加盖公章，档案袋上注明项目名称、单位名称等。

七、响应文件格式

详见附件2。

八、响应文件提交时间及地点标书代写

时间：2026年1月28日10时前（**时间）

地点：**市**区**路155号运动会执委会

说明：逾期送达的或者未送达指定地点的文件，概不受理。

联系人：刘嘉怡

联系电话：136****6743

附件：

下载1.评审标准表

下载2.响应文件

第六届亚洲沙****委员会

2026年1月19日