汕头大学医学院口腔医院会务保障服务项目调研公告

活动类别

项目

事项名称

大型学术

会议 2场

（人数 200 人 以上 ）

物料设计制作

设计并制作活动相关的物料，包括但不限于 PPT、邀请函、活动手册、桌牌台卡、座位表、椅背贴等。

会议配套服务

会议场地应配备能正常开启并能满足会议使用的 LED大屏幕或投影仪，在举办会议期间需要提供专人在现场进行视频音频设备调试和现场维护，并提供会场摆设、布置、标语、桌牌配置、会议全程茶水配备等相关配套服务。

现场执行保障

专业会务执行服务，包括但不限于：主持、礼仪、会务接待、现场活动执行（提供不少于 5人的专业团队提供服务，确保活动顺利举行）。

全程统筹协调

1.会前统筹协调：与主办方对接，明确会议主题、学术方向、规模标准、预算范围，敲定议程细节与嘉宾名单。负责会议场地的踏勘、租赁与合规报批，协调搭建方完成会场布置，对接专业团队调试设备设施。

2.会中现场协调：****小组，统筹各组分工，协调解决嘉宾签到引导、会场座位调整、临时加场等突发需求。跟进环节进度，协调主讲嘉宾按时到场，衔接演讲，把控整体会议时间节奏。统筹后勤保障，及时响应嘉宾的个性化需求（如特殊饮食、就医协助）。

3.会后收尾协调：统筹会议资料整理，收集嘉宾课件、会议录像、学术研讨纪要，协助院方汇编成果，完成所有物料的清点与回收。负责费用结算，对接主办方完成尾款支付，梳理收支明细并出具结算报告。收集对会议组织、学术内容、后勤服务的反馈，形成数据分析报告提交。

活动宣传报道

1.提供宣传方案，要求能有利于整体形象的宣传和推广，包括但不限于各类文案、PPT、展板展架、海报等。应及时完成并提交确认，需遵照要求进行修改，并按经确认同意的方案执行和负责实施。

2.协助开展各类媒体邀请、签到、供稿、报道收集等工作，协助联系相关媒体进行活动全周期宣传推广工作。活动对外宣传口径、宣传稿件、声像资料等须经确认后方可统一发布。

车辆接送安排及会议场地租赁

1.根据接待参会嘉宾的实际需求，提供大巴、中巴、商务车等车辆，灵活调度，会议期间24小时高效响应，安排有关车辆接送参会嘉宾和领导。

2.根据要求寻找合适会议场地租赁。

小型会议

18场（每场人数 100 人 以下 ）

物料设计制作

设计并制作活动相关的物料，包括但不限于 PPT、邀请函、活动手册、桌牌台卡、座位表、椅背贴等。

会议配套服务

会议场地应配备能正常开启并能满足会议使用的 LED大屏幕或投影仪，在举办会议期间需要提供专人在现场进行视频音频设备调试和现场维护，并提供会场摆设、布置、标语、桌牌配置、会议全程茶水配备等相关配套服务。

现场执行保障

会务执行服务，每场活动提供不少于 1名会务执行人员、2名礼仪人员 。

全程统筹协调

1.会前统筹协调 ： 确认会议主题、参会人数、会议时长、核心议程。负责小型会场的预订与布置，调试基础设备，按需准备播放设备。落实参会人员的简餐、茶水供应；制定简单的预算方案，管控场地、物料、餐饮等小额支出。

2.会中现场协调 ： 负责现场签到引导，快速完成参会人员信息登记与物料发放，引导入座。跟进会议议程进度，提醒发言嘉宾按时上场，衔接 每个 环节。保障现场后勤服务，及时补充茶水、整理会场资料，响应参会人员的临时需求（如打印资料、指引洗手间 /休息室位置）。

3.会后收尾协调 ： 整理会议资料，提交给主办方归档；清点并回收剩余物料，清理会场。完成费用结算，与场地、餐饮供应商核对账单，出具简单的收支明细，对接主办方完成付款。收集参会人员的简短反馈（如现场问卷、口头意见），形成简要总结报告提交 。

活动宣传报道

1.提供 的 宣传方案，要有利于整体形象的宣传和推广，包括但不限于各类文案、 PPT、展板展架、海报等。应及时完成并提交确认，需遵照要求进行修改，并按经确认同意的方案执行和负责实施。

2.协助开展各类媒体邀请、签到、供稿、报道收集等工作，协助联系相关媒体进行活动全周期宣传推广工作。活动对外宣传口径、宣传稿件、声像资料等须经确认后方可统一发布。

车辆接送安排及会议场地租赁

1.根据接待参会嘉宾的实际需求，提供大巴、中巴、商务车等车辆，灵活调度，会议期间24小时高效响应，安排有关车辆接送参会嘉宾和领导。