海口市外事办公室关于两场文化交流活动承办服务商的采购需求

一、采购项目概况

项目名称：“2026年**-格丁尼亚友城结好20周年纪念暨**-波兰旅游文化交流活动”和“**-柬埔寨文化交流日”活动承办服务。

采购预算：本项目总预算不超过人民币15万元。

服务期限：自合同签订之日起至2026年5月31日（以所有活动执行完毕并完成结项报告为准）。

服务地点：**市**区荣山寮及**区骑楼老街。

二、服务内容与具体要求

服务包含如下两项活动的全流程策划、执行与保障工作。

(1) “波海椰风﹒**交响”**-格丁尼亚友城结好20周年纪念暨**-波兰文化交流活动

(2) 活动时间：2026年4月17日至18日。

活动地点：**区荣山寮。

核心执行内容：

1.负责活动全程的细化执行，包括但不限于舞台搭建、背景桁架制作、摄影展览区布置、商品展区（含展车）规划搭建、**非遗展区布置、氛围营造物料（如引导标识、灯光、音响等）的准备与现场管理。

2.需安排具备流利中英文双语能力的专业主持人1-2名，负责活动各环节（如开幕式、领导致辞、巡展等）的主持工作。

3.配合****（以下简称“采购人”****宣传部、****文体局，做好波兰**风光摄影作品及**本土摄影、绘画作品的布展工作；落实**非遗（黎锦、椰雕、藤编等）传承人现场演示互动环节的保障。

4.提供全程专业摄影、摄像及文字记录服务，并负责制作高质量的活动专题报道、短视频、图文推文等宣传素材，提交给采购人用于媒体发布。

5.制定详细的现场应急预案，并配合采购人做好现场人流引导、安全保障及应急事件处置工作。

(二) “**-柬埔寨文化交流日”活动

活动时间：2026年5月22日至24日。

活动地点：**区骑楼老街**横路。

核心执行内容：

1.负责在指定区域搭建活动主舞台、背景板、音响设备、柬埔寨文化产品集市展位，并进行现场装饰与氛围布置。需按照活动日程（详见附件）精确把控各环节时间节点。

2.配合柬埔寨驻**总领事馆及采购人，保障奏唱两国国歌、领导致辞、视频播放、团体合影、节目演出、观光巡展等环节的流程顺畅、仪式庄重。

3.提供全程专业摄影、摄像及文字记录服务，并负责制作高质量的活动新闻稿、短视频等宣传素材，提交给采购人。

现场运维：负责活动期间（共三天）的现场秩序维护、设备看管、保洁及基本的电力保障等工作。

三、承办服务方资格要求

（一）基本资格：

1.具有独立承担民事责任的能力，在中国境内注册并持有有效的营业执照，经营范围包含会议及展览服务、大型活 动组织策划、市场营销策划等相关内容。

2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。

3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。

4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。

（二）特定资格与能力要求：

1.具备组织策划和执行各类线下文化、旅游或国际交流活动的成功经验，须提供不少于2份类似业绩的合同复印件作为证明。

2.项目团队中需配备具备丰富涉外活动执行经验的项目经理。

3.拥有稳定的本地供应商**，能高效完成场地搭建、物料制作、设备租赁等工作。

四、采购需求明细与预算分解

本项目总预算15万元，由采购人整体支付。响应方报价不得超过此上限，报价应包含为完成上述两项活动全部服务内容所需的所有人工、物料、设备、运输、保险、税费等一切费用。

五、成果交付与验收

（一）交付成果。完成上述两项活动的全程执行，确保活动安全、顺利、圆满举办，达到预期文化交流和宣传效果。

每场活动结束后5个工作日内，提交包括高清活动照片（不少于200张）、剪辑完成的宣传短视频（3-5分钟，中英文字幕）及配套图文推文素材包。

（二）活动结束后服务方需出具审计报告，审计合格后支付合同款项。

六、响应文件构成（均需加盖公章）：。标书代写

1.有效的营业执照副本复印件。

2.近三年无重大违法记录的书面声明。

3.符合资格要求的类似项目业绩证明。

4.详细的项目实施方案，包括但不限于组织架构、人员安排、各环节执行细案、时间计划表、应急预案、质量控制措施等。

5.详细的服务报价清单（须列明各项费用构成）。

七、采购方式与评选

本项目采用公开询价和竞争性磋商等方式，对符合资格的响应方进行综合评选。评选将重点考量方案的专业性、创新性、可行性、报价合理性以及过往业绩。

八、联系方式

采购单位：****

联系人：张先生

联系电话：0898-****0196

九、附件

活动草案（请与我办张先生联系，另行提供）