武汉外语外事职业学院2026年档案整理及数字化服务采购项目招标公告

采购项目编号：****

采购人名称：****

采购方式：竞争性谈判

公告发布时间：2026年5月6日

项目基本情况

项目名称：****2026年档案整理及数字化服务采购。

服务范围：****2024-2025年度产生的各类档案以及部分往年未加工、加工不规范的存量档案，开展规范化整理与数字化加工。

服务内容：本次档案整理及数字化服务涵盖档案整理、数据录入、档案扫描、图像处理、数据质检、全文数据库建设、全文挂接等全流程，旨在构建归档有序、检索便捷、安全可靠、共享高效的数字档案管理体系，为学校教学评估、师生服务、校史研究等工作提供信息支撑。

报价说明：因当前待加工档案类别和数量暂无法精确统计，供应商需参照下表及技术要求自行拟定完整的服务内容及明细，报出各项单价。项目结算时在预算范围内按实际工作量据实结算。

序号	服务内容	加工类目	单价	备注
1	档案整理	1、2、3、……	1、2、3、……	固定单价，据实结算。左侧“服务内容”栏目中的各项须报出加工类目和单价；“……”部分请各投标单位在分析采购需求的前提下，尽可能全面地报出其他服务类目的单价。
2	档案录入	1、2、3、……	1、2、3、……
3	档案扫描	1、2、3、……	1、2、3、……
4	档案装盒	1、2、3、……	1、2、3、……
……	……	……	……

服务规范及要求

应遵循的相关国家标准、行业标准、地方标准等标准、规范

《中华人民**国档案法》、《中华人民**国保守国家秘密法实施办法》、《国家秘密载体印制资质管理办法》(国保发[2012]7号)、《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894—2016)、《档案著录规则》(DA/T18—2022)、《档号编制规则》(DA/T13—2022)、《纸质归档文件装订规范》(DA/T69—2018)、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31—2017)、《档案服务外包工作规范》(DA/T68(所有部分))、《会计档案案卷格式》(DA/T39—2008)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2008)、《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)、《印章档案整理规则》(DA/T40—2008)、《**省文书档案目录数据库结构与著录细则》(鄂档[2004]46号)、《**省纸质档案数字化操作规程》(鄂档[2014]56号)等其他服务期内新颁布施行的标准规范以及采购人的具体要求，满足本次项目实际需要。

项目质量与人员要求

供应商须建立全流程可追溯质量控制体系，确保成果符合要求：

阐述质量控制体系，建立覆盖整理、扫描、著录、图像处理等各环节的“自检、互检、终检”三级质检机制，明确抽检标准、整改流程。

供应商在签订合同时应成立项目组，指定一名固定的项目负责人，项目负责人具备两年以上项目档案管理经验，与采购人进行定期联系，对接进度、质量调整等工作。

3. 项目所需设备、软件及人员食宿均由供应商自行提供，****学校要求执行。

4. 所有参与人员须为供应商正式员工，具备档案业务知识和实操经验，非经采购人同意不得随意调换。

5. 供应商需在加工现场安装无死角监控设备，以便对档案数字化扫描过程进行实时监控，确保案卷安全，采购人有权随时调阅监控记录。

6. 供应商负责将数字化加工成品数据完整、准确导入采购人档案管理软件系统中，供应商自行解决扫描数据挂接的技术问题。

7. 本项目所有的加工数据成品知识产权为采购人所有，供应商在实施本项目时不得侵犯他人合法权益。

安全保密要求

项目实施应严格遵循采购人保密要求，建立完善的保密制度和应急预案。

提供详细的安全保密方案，供应商必须将保密管理覆盖全流程。包括人员管理：所有人员上岗前须通过背景审查、保密培训，签订保密承诺书，明确离岗保密交接流程等;现场管理：人员进出登记，作业设备禁用外接存储功能，现场24小时监控;数据管理：传输加密、定期备份，成果交付后所有设备数据彻底清零，制定信息泄露应急处置预案。

档案整理服务内容及技术要求

按****图书档案馆的整理要求，对2024年度、2025年度形成的各类档案，以及往年未加工、加工不规范的存量档案，开展系统化、规范化整理服务。

档案整理服务内容

原始档案分类排序;

档案组卷、组盒;

页码编写与核对;

文书档案加盖并填写档号章;

案卷及卷内目录录入;

三孔一线或单孔装订;

卷皮、目录打印;

卷内文件备考表填写;

档案装订、装盒;

档案盒加盖分类号、年度、盒号等标识;

其他相关整理工作。

档案交接要求

供应商指定专人与采购人在指定区域办理档案借调手续，填写详细的档案交接清单，双方签字确认，借出待加工档案。遵守采购人的库房管理制度，进入库房要确保库房清洁卫生，不得随意翻阅其他档案。要妥善保存档案，确保档案的安全。

档案整理流程及技术要求

逐份梳理档案，按照采购人文件材料归档范围和保管期限表分类组卷，保持文件顺序准确。

档案整理过程中不得改变档案纸质载体原貌，不得损坏原件字迹及历史痕迹。

取掉每份文件的钢钉和其它金属装订物。

案卷目录和卷内目录原则上按照档案的原始数据录入。卷内目录不规范的需按采购人要求进行调整，修改补充内容需留存记录放入原案卷，原有材料不得撤出。

严格按标准目录分类进行档案资料顺序编排、整理、校对、编制页码，保证档案资料整理完成后资料的完整性，不得出现错页、乱页、倒页现象。

档案页码用专业的自动打号机进行打印，不得错打、漏打。

档案装订为三孔一线或单孔装订。图件档案按A4尺寸进行风琴式折叠，档案装订不得压字和掉页。

制作背脊及封面，严格按采购人档案管理要求制作封面封皮，要求封面上案卷题名、案卷编号、档号、归档日期、立卷日期、立卷单位等内容齐全、规范、完善。档案盒面和脊背信息采用规范的数码章加盖，不能手写。

档案数字化处理服务内容及技术要求

档案数字化处理服务内容

档案扫描前整理;

全文扫描(禁用拍照方式);

图像处理(背透处理、清晰度调整、去污、裁边、纠偏等);

图像质检及存储;

扫描数据分件;

目录建库;

数据挂接;

自检整改;

档案还原装订，装盒入库上架;

提交档案成果备份数据硬盘与光盘一式三套。

数字化采集技术参数要求

色彩:24bit真色彩,确保红头以及公章保持原来色彩;

文档分辨率:≥300dpi,录取名册、基建图纸、彩色照片分辨率:≥600dpi;

基础数据:TIFF或JPEG;

上传数据:双层PDF;

档案数字化流程及技术要求

调档交接

档案数字化加工项目实施过程中，供应商指定专人办理档案调卷、归还手续，填写交接清单并双方签字确认。

档案借调应逐卷清点，案卷封面的档号与调卷单开具的档号应一一对应，确保准确无误，同时留存交接记录。

项目完成后，重新整理、装订，还原档案。

前处理

检查档案破损、缺页、****登记处理。可根据有关规定和档案实际情况，进行适当规范化处理。

拆除装订物时不得损坏原件，精装档案无需拆装订，使用零边距扫描仪挂边扫描。

区分扫描件与非扫描件，非扫描件同步著录并标识，保持原有位置。详细记录档案前处理后每份文件的起始页号和页数等情况。

档案扫描

扫描方式：根据档案幅面大小选择相应的扫描设备和方式，要求采用平板高精扫描仪以及全彩色扫描模式。大幅页面可分页扫描后，拼接成一页。

扫描分辨率：分辨率不低于300dpi，红头文件采用彩色PDF存储格式，分辨率不低于300dpi;录取名册、基建图纸、照片类档案扫描分辨率不低于600dpi。对于案卷中字迹较小、较密集或采购人认为有必要的情况，须将分辨率提高到600dpi或以上，保证文字清晰。

扫描登记：登记扫描页数，与前处理记录核对，不一致的注明原因并报采购人同意后处理。

扫描要求：扫描时要保证放纸端正、不压边、不漏扫、不错扫，严格确保图像质量，漏扫、压边的要及时补全、补正。图像顺序要与原档案中页码顺序一致，不可颠倒错乱，不可出现多页、重复页或漏页现象。

图像处理

数字化加工处理过程遵循《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31—2017)和《**省纸质档案数字化操作规程》(鄂档办[2014]56号)的要求，图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等，不裁切纸张部分。不准出现页面内容残缺或将其他页面信息扫入本页的现象。

纠偏：扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。图像倾斜度不超过0.1度，方向符合阅读习惯。

去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。

图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，合并为一个完整的图像，无信息缺失。

图像存储

文件格式要求：扫描图像成品为TIFF或JPEG格式的图像一套，以及带OCR识别文字的双层PDF格式文件一套。

命名规则：遵循《**省纸质档案数字化操作规程》，应与采购人协商制定，便于材料归类及电子文件挂接。

存储备份：所有数据定期备份，项目验收时一并移交。

档案著录要求

一般著录要求

按要求将文件所需信息录入，采用“人工著录，一录一校”的方式。要求录入档号、全宗号、归档年度、分类号、案卷号、卷内顺序号、正题名、责任者、文号、页数、保管期限、密级、总件数、总页数、起止时间、归档日期、备注等著录项，建立完备的案卷级、文件级目录数据库。字段长度、格式要求及内容应符合采购人现行档案管理要求。

细化著录要求

教学文件如新生录取名册、毕业生派遣名册等，档案页面上含多个人名的，要求录到每个人名，一页对应一条电子目录。档案中涉及人员职称评定、任免、评优等公文类文件，题名中需录入该份文件内所有人名。档案在著录前需跟采购人相应人员协商：录入字段、档号字段、题名录入要求、页码编写等，在有不同意见情况下以采购人意见为准。

对数字化之前已经建立的目录数据进行核对，发现错漏、不规范、与实际档案情况不符等情况的目录数据进行修订、完善。

数据挂接要求

要求档案扫描后提供双层PDF文件，****学校档案管理系统，达到OCR识别检索要求。对数据库中的目录数据和与其对应的纸质档案数字图像进行挂接,以实现目录数据与数字图像的关联。纸质档案文件一个文件页数过多的，要求以多页PDF文件分条或分包挂接。

逐条检查挂接准确性，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等,发现错误及时进行纠正。

所有数字化形成的目录数据与图像数据，经过质检环节确认为“合格”后，方可通过在线方式挂接到数据服务器，挂接工作供应商需指定专人操作，做好相关记录工作。

数据验收要求

验收内容

对目录数据进行验收,主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度以及必填项是否填写等。

对元数据进行验收,主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。

对数字图像进行验收,主要包括图像的完整性、排列顺序的准确性、图像是否清晰、图像是否倾斜、倒置等。

对数据挂接进行验收,主要包括挂接的电子文件是否能打开、挂接是否错位、目录数据和与其挂接的电子文件是否一一对应等。

应对工作文件进行验收,主要包括工作文件的完整性、规范性等。

应对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、有无病毒等。

验收标准

验收内容：每批次档案数字化加工完成后，对档案实体、数字化各环节和所有数字化成果进行全面检查。包括：目录数据准确性、元数据完整性、数字图像质量、数据挂接准确性、工作文档规范性、存储载体安全性。

验收标准：供应商先完成自检并提交质检报告，采购人验收时计算机可检验内容100%全检，人工抽检比例不低于10%，抽检合格率不低于98%。档案数字化成果质量检验符合要求，予以验收“通过”。验收不合格需在20个工作日内整改，两次验收不通过视为未通过。

档案装订还原

扫描完成后拆除过装订物的档案按要求还原装订，保持原有顺序，不压字、不掉页，不损坏原件;尽量按原孔装订，右侧和底边整齐，左侧不足装订线的加装订边。数据备份后在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

档案归还要求

档案实体入库时供应商必须与采购人一同逐卷清点检查，按档案数量、文件状况、卷内文件页数顺序、装订要求等进行检查。如出现档案丢失、损坏、涂改等情况追究供应商法律责任。顺序错误、装订不符要求等视为差错，履行入库手续后方可入库。

数字化成果移交

移交范围：供应商定期对通过质检的项目成果进行在线备份，包括档案目录数据及元数据、图像数据。

载体要求：移动硬盘备份1套，两种品牌档案级蓝光光盘各备份1套(共2套)，支持单盘调阅。

载体检验：供应商对移交载体进行必要的检验，包括确保数据可正常打开、内容完整准确，蓝光光盘需通过刻录质量检测。

移交标签：供应商应在相应移交载体的封套(盒)上编制移交数据标签，以便查找和管理。载体标识内容包括全宗号、年度、载体顺序号、数据量、密级、保管期限、存入日期等信息。

工作文档整理要求

项目全过程文档需系统归档，包括招投标文件、中标通知书、合同、人员登记表、设备清单、交接单、质检记录、验收报告、成果移交清单等。标书代写

商务要求

验收要求

供应商先自行完成质检，形成质检报告，再提交给采购人验收。档案整理、分类排序准确率100%;卷内目录与原件一一对应无误;档案封面和脊背打印无误，粘贴牢实**;档案装盒上架正确率100%。著录要求条目与实体档案对应100%准确无误。数字化加工成品漏扫率为零，要求不低于300dpi彩色图像，图像倾斜度大于0.1度为不合格。100%保证档案安全，即不丢失、不损坏、不泄密。数据挂接与目录、实体对应准确率100%。按总量10%抽样，差错率=差错幅面数/数字化总幅面数×100%≤2%的视为验收合格。

售后服务要求

质保期自合同截止日起不少于2年，质保期内因供应商原因造成的质量问题免费返工、补扫、重新整理及挂接。对于招标单位前期数字化加工(非本次采购范围)中出现的简单电子影像、条目著录、数据挂接等问题，供应商在服务期及质保期内免费处理。定期到采购人现场回访，提供数据管理使用培训服务，无偿提供多渠道技术指导(热线电话/微信/QQ/E-Mail/网站等)，技术服务需求响应时间不超过2小时，现场到达时间不超过24小时。

服务地点：****图书档案馆。

类似业绩：供应商须提供近三年(时间以合同签署时间为准，近三年指递交响应文件截止日往前推三年)承担过高校档案数字化加工业绩。标书代写

报价要求：固定单价。

(特别说明：本次采购以A4幅面档案数字化的单价为价格分的评价依据;供应商须平衡报价，并把是否平衡报价纳入投标的商务评价。)

其他未尽事宜于供货合同中详细约定。

评分细则

评审项目	评审 内容	分值	评分标准
价格部分 20分	价格 评分	20	以A4幅面档案数字化的单价为价格分的评价依据 （1）报价采用低价优先法计算，即满足招标采购文件要求且报价最低的报价为基准价，其报价分为满分20分；标书代写 （2）其他供应商的报价分按照下列公式计算： 报价分=（基准价/报价）×20
商务 部分 30分	类似 业绩	10	投标人提供近三年同类项目成功案例，每个得1分，最高得10分。（所有项目业绩都必须附中标通知书或合同复印件并加盖公章，否则视为无效业绩）
	技术 资质	12	1.供应商具有档案管理或数字化相关软件著作权证书的，每提供一个得1分，最高得2分。（提供证书复印件并加盖公章） 2.供应商具有数字化数据采集和管理软件著作权的得2分；数字化成品质检工具软件的得2分；数字化安全防护一体化软件著作权的得2分；信息安全管理体系认证得1分；环境管理体系认证证书得1分；有质量管理体系证书得1分；职业健康安全管理体系证书得1分。 （提供证书内容需含档案数字化整理，证书复印件并加盖公章）
	用户 评价	8	1.本项目的项目经理具有同类档案项目业务经验，每有一项经验加0.5分，满分3分。（需提供中标通知书或合同复印件，如成交[中标]通知书或合同中若无项目经理姓名，则还需提供用户针对该项目经理管理业绩的盖章证明材料，并提供供应商为项目经理缴纳的近6个月的社保证明材料或劳动合同，资料不齐或无法证明的不得分） 2.投标人提供近三年服务单位“满意”的证明，每提供一个单位证明得1分，最多得5分。（需提供服务单位的盖章证明）
技术 部分 50分	总方案及计划	6	根据供应商提供的项目总方案及计划进行打分，包括但不限于对现状的分析理解及解决方案、各项计划等内容。 （1）合理性:方案提出的方法和标准应该符合本项目特点； （2）可行性:方案提出的目标在所要求的时间范围应当能够完成； （3）针对性:方案提出的方法完全适用于本项目； （4）完整性:方案完整，对采购文件中的各项要求有详细描述。标书代写 评审内容完全满足4项评审标准的得6分，满足3项的得4分，满足2项的得2分，满足1项的得1分，其他情况不得分。
	实施方案	15	根据供应商的项目实施方案进行打分，包括但不限于具体实施方案、操作流程图、各个环节规范及流程等内容。 （1）合理性:方案提出的方法和标准应该符合本项目特点； （2）可行性:方案提出的目标在所要求的时间范围应当能够完成； （3）针对性:方案提出的方法完全适用于本项目； （4）完整性:方案完整，对采购文件中的各项要求有详细描述。标书代写 评审内容完全满足4项评审标准的得15分，满足3项的得11分，满足2项的得7分，满足1项的得3分，其他情况不得分。
	人员配备	6	投标人拟派人员中，每有1名档案管理专业中级及以上职称的得2分；每有1名档案管理专业初级职称的得1分。最高得6分。 （为保障专业技术人员相对稳定，提供公司为专业技术人员缴纳6个月以上社保证明材料）
		6	投标人拟派人员中有档案主管部门颁发的档案结业证书，每提供1人证明材料得1分，满分3分；****档案局颁发档案岗位资格证书得3分；并提供人员近6个月社保证明，没有不得分。 （同一人员同时具备多个证书的，不累积计分）
	质量控制及安全保密方案	12	根据供应商的项目质量控制及安全保密方案进行打分，包括但不限于具体实施方案、各个环节规范及流程等内容。 （1）合理性:方案提出的方法和标准应该符合本项目特点； （2）可行性:方案提出的目标在所要求的时间范围应当能够完成； （3）针对性:方案提出的方法完全适用于本项目； （4）完整性:方案完整，对采购文件中的各项要求有详细描述（即列出来的内容）。标书代写 评审内容完全满足4项评审标准的得12分，满足3项的得9分，满足2项的得6分，满足1项的得3分，其他情况不得分。
	售后服务	5	供应商具有完备的售后服务体系（包括售后机构、相关技术人员、服务电话、服务承诺及流程等）进行综合评分： （1）合理性:方案提出的方法和标准应该符合本项目特点； （2）可行性:方案提出的目标在所要求的时间范围应当能够完成； （3）针对性:方案提出的方法完全适用于本项目； （4）完整性:方案完整，对采购文件中的各项要求有详细描述。标书代写 评审内容完全满足4项评审标准的得5分，满足3项的得4分，满足2项的得3分，满足1项的得2分，其他情况不得分。
合计		100

申请人的资格要求

1.投标单位具有独立承担民事责任能力的在中华人民**国境内注册的企业，具备有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证或者“三证合一”营业执照(需提供副本复印件加盖公章)。

2.投标单位未被列入“信用中国”网站(www.****.cn)失信被执行人名****政府采购网(www.****.cn)政府采购严重违法失信行为记录名单(需提供信息查询结果界面截图，加盖公章)。

3.近3年来，投标人无因违法经营受到刑事处罚或者责令停产停业、吊销许可证或者执照、较大数额罚款等行政处罚的重大违法记录(以“信用中国”网站、中国政府采购网等官方查询结果为准，或有关主管部门出具证明为准)。

4.投标人具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度;在经营活动中未有严重失信、违约或恶意投诉等不良行为记录。

5. 若中标，****学校关于供应商的日常管理要求，遵守学校的相关规章制度及现场管理规定。

6.类似项目的服务经验，提供近三年类似项目。

报名须知

1.时间：2026年5月6日至2026年5月12日，每天8:10至16:30(**时间)

2.报名方式：线上报名

3.报名资料

(1)企业法人营业执照、税务登记证及相关资历证件扫描件;

(2)法定代表人授权书和被授权人身份证、相关资质、近三年类似服务业绩(高校优先)、无违法犯罪证明或承诺书;

(3)法定代表人身份证扫描件、联系方式;

(4)提供标书****学校开具的收据;

(5)以上资料电子版须整理至一份PDF文件中，以“单位名称+项目采购报名+联系人+联系方式”命名，发送至指定邮箱;

4.报名单位请将报名资料发送到指定邮箱等待校方审核，审核通过后将以电子邮件形式发送谈判邀请。

投标文件的递交标书代写

1.递交时间：谈判时递交(时间另行通知)

2.递交地点：********办公室

3.文件要求：标书需密封完整，如未密封则招标人不予受理。

联系方式

1.联系人：王老师

2.联系电话：027-****0548

3报名邮箱：****@qq.com

4.地址：武****开发区环岛路3号********办公室(办公楼1楼101室)