国际学术会议出行保障服务竞争性谈判采购需求公告

1.1 项目名称

国际学术会议出行保障服务项目

1.2 项目背景

为顺利完成本次公务出访交流工作，我会将组织10名左右专家参加“下一代癌症治疗”学术交流活动。为保障出访行程顺畅、出行安全、服务规范，现通过竞争性谈判方式遴选优质服务商，全权负责本次专家出访全过程出行配套保障服务，包含机票、酒店、接送机、签证、保险费用及相关应急杂费等全部服务内容。

本次采购为全包式出访保障服务，服务商需全程一站式服务，负责专家出行的全部配套服务，具体包含机票费用、酒店预定费用、接送机费用、签证办理费用、保险、其他不确定性杂费六大板块，详细要求如下：

2.1 国际往返机票服务及费用

2.2 当地酒店预订服务及费用

2.3 全程接送机服务及费用

2.4 美国签证办理服务及费用

2.5 境外保险购买服务

2.6 其他不确定性费用（不可预见杂费）

该费用为本次出访全过程应急备用费用，用于行程中突发、不可预判的合规支出，专款专用，据实结算，主要包含以下内容：

3.1 服务人员要求

服务商需配备专属项目对接专员1名，全程7×24小时响应采购人需求，跟进行程全流程；境外期间配备熟悉当地语言、风俗的工作人员，处理境外突发问题。

3.2 服务时效要求

合同签订后3个工作日内，完成签证资料收集、航班初选、酒店锁定；行程调整、信息修改需求，服务商需在2小时内响应，24小时内落实完成。

3.3 保密要求

服务商需严格保密所有专家个人身份信息、出行行程、公务事项等涉密内容，严禁信息泄露、倒卖，签订保密协议，若出现信息泄露承担全部法律责任。

3.4 售后保障要求

出访全程提供应急保障，遇航班取消、身体不适、证件遗失、交通故障等突发情况，服务商需第一时间制定解决方案并落实处理；出访结束后7个工作日内，提交完整费用明细台账、出行凭证，完成结算对接。

4.1 本项目采用总价包干报价（机票价格按实结算），报价包含本次10名专家出访全部服务的所有费用，无任何隐形收费、中途加价。

4.2 谈判报价需分项列明：机票费用、酒店费用、接送机费用、签证费用、其他不确定性费用（备用金），清晰标注各项单价、合计金额。

4.3 “其他不确定性费用”设定最高限额，超出限额部分由服务商自行承担，未使用部分据实退还采购人。

4.4 报价货币为人民币，保留两位小数，报价一经确认，除采购人书面变更行程外，价格不作调整。

5.1 具备独立法人资格，持有合法有效的营业执照，经营范围包含票务代理、出入境签证服务、商旅服务、汽车租赁等相关业务；

5.2 具备国际机票代理资质、出入境签证代办资质，近2****政府、企事业单位公务出访服务案例，无服务投诉、违约不良记录；

5.3 具备完善的应急保障体系，境外有**服务机构，可快速处理纽约当地突发出行问题；

5.4 遵守政府采购相关法律法规，诚信经营，无失信被执行人记录。

6.1 合同签订后，采购人支付合同金额50%作为预付款；

6.2 出访行程全部结束，服务商提交完整结算凭证、费用明细、出行票据，采购人验收合格后，15个工作日内支付剩余尾款；

6.3 “其他不确定性费用”实行专款专用、据实核销，未使用部分全额原路退还。

服务商严格按照本采购需求完成全部服务，航班、酒店、车辆、签证均符合约定标准，行程顺畅无重大服务失误；无隐形收费、无违规加价；资料齐全、票据正规，应急问题妥善处理，采购人综合验收合格即为履约完成。

联系人：富老师

联系电话：021-****7045；180****2697

有意向者，请于2026年5月18日17:00前联系；具体谈判时间及地点另行通知。

****

2026年5月12日