院处及零星采购指南

为进一步规范院处及零星采购行为，明确未达到校级采购限额标准的货物、服务和工程采购项目的实施主体及具体操作流程，帮助校内各单位高效、合规地完成日常采购活动，本指南将系统梳理院处采购与零星采购的适用范围、采购方式、操作流程及关键注意事项。

一、什么是“院处及零星采购”

未达到校级采购限额标准的采购项目，均属于院处采购或零星采购，严禁拆分项目规避招标。具体限额如下：

二、五种采购方式及适用情形

方式一：自行采购（经费负责人组织实施）

适用情形：货物类＜5万元（非竞价目录内）；服务类＜10万元；修缮工程类＜3万元。

组织实施：由各经费负责人自行组织采购。

基本要求：应进行市场调查，货比三家，并自行妥善留存采购过程资料，以备核查。

注：3万元以下工程类，****服务大厅-装修修缮项目申请模块提交审批，****保障部、规建中心等相关部门审批通过后方可开展采购。

方式二：校内竞价网采购（适用于货物类）

适用情形：货物类预算5万元（含）至50万元，以及5万元以下属于竞价目录内的项目。除此之外，采购人认为有必要的，也可在校内竞价网采购。10万元以内项目由经费负责人实施；10万元（含）至50万元的项目属于院处采购，经院处采购流程审批同意后，由院处申购人实施。

成交原则：原则上满足采购需求且有效报价最低者成交。采购人完成初选并经国资处审核通过后，系统自动生成结果。成交供应商通过竞价系统发起合同签署，全程公开透明。

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采购目录

补充规定：对****保障部门使用办公运行费和后勤保障经费，采购竞价目录中带有央采标识（*）的项目时，须通过央采网实施采购。

方式三：网上**采购（适用于货物类）

适用情形：采购通用类货物，货物类预算5万元（含）至50万元，以及5万元以下属于竞价目录内的项目。除此之外，采购人认为有必要的，******采购。10万元以内项目由经费负责人实施；10万元（含）至50万元的项目属于院处采购，经院处采购流程审批同意后，由院处申购人实施。

平台特点：已接入京东自营、华为商贸、**建发（仪器设备类）等电商平台。

主要优势：价格透明，可直接下单，到货迅速，支持电子发票，报销便捷。

方式四：院处采购系统采购（适用于货物、服务类）

适用情形：预算金额10万元（含）至50万元的货物或服务类采购，特别适用于技术要求相对特殊、复杂，需与供应商现场磋商的货物及服务类采购。

采购方式：院处磋商、单一来源采购等。

简要流程：

1.采购人提交采购申请，****小组审核；

2.发布采购公告，在开标时间组织专家进行线下评审；标书代写

3.确定成交供应商并发布成交结果公告。

方式五：定点采购（工程类）

适用情形：预算金额3万元（含）至20万元的修缮工程类项目，属于零星采购。

依托平台：校级采购系统、合同登记管理系统。

基本流程：

1.****服务大厅-装修修缮项目申请模块提交审批，****保障部、规建中心等相关部门审批通过后方可开展采购。

2.****保障部项目办（****0306）联系，确定施工图纸、工程概算等，签订资金共管协议（如需）以及办理其他必要的手续。

3.后勤保障部在采购管理系统提交采购申请（申请资料由项目单位提供），系统从公开方式遴选的供应商中自动分配施工单位。

4.工程高于3万元（含）的，须在合同登记系统进行登记。

5.确因情况特殊，需委托遴选单位以外的施工单位，须经国资处审批同意后，按照工程竞价或校级磋商方式执行。

注：上述各平台入口，****管理处官网首页找到对应链接。

三、校内竞价网操作流程

第一步：登录系统

****管理处官网，点击“校内竞价网”入口，使用统一身份认证账号登录。

第二步：发布竞价公告

填写采购需求信息（品目、技术参数、数量、预算等），设置竞价时间（不少于3个自然日），填写并上传技术资料（参数说明及要求、图纸等），提交后经国资处审核人员审核并发布。

第三步：等待供应商报价

供应商在采购与招标信息网供应商竞价平台注册后，在线报价并按要求上传竞价材料。系统实时显示报价排名，全程可查看。

第四步：确定成交结果

竞价截止后，采购人根据供应商报价情况，初步确定成交供应商，并由国资处审核（采购人须在竞价截止后30日内完成初选）。原则上满足采购需求的最低有效报价者成交。

若报价相同，申购人综合评价后进行选择；

若拟选供应商综合评价存在差评或有违约记录，可选择满足要求的次低报价供应商，依次递推；

若成交供应商无法履约，申购人可申请进行再成交处理，按照成交原则重新选择成交供应商。成交结果以发布成交公告为准。

第五步：签订合同

国资处审核通过后，由成交供应商在竞价平台发起电子合同签署流程，须在确定成交后3日内完成签订。

第六步：履约验收

成交供应商按采购要求发货，采购人收货后对照采购需求进行验收。验收合格后签署电子验收单，并对供应商履约情况进行评价。

特殊情况处理——终止竞价：

申购阶段，因采购需求调整、经费调整等原因需修改申购信息的，申购人申请后，国资处审核同意后可终止交易。

初选阶段的申购单，因特殊原因需终止交易的，提交书面申请，经审核同意后可终止交易。

已审批成交的申购单，若因供应商原因不能履约的，供应商按违约处理；若因申购人原因需终止的，申购人应同成交供应商妥善协商并达成一致，提交终止交易的书面申请，采购办审核同意后可终止交易。

四、网上**采购操作流程

五、院处采购系统操作流程

第一步：登录系统

国资处主页“院处采购系统”入口，通过统一身份认证进入系统。

第二步：提交采购申请

采购人**采购项目，填写项目信息、经费信息，按模板上传《院处采购申请表》和《院处采购文件》。

第三步：院处审核并发布采购公告

****小组经办人、组长审核通过后，由经办人安排院处磋商事项，包括评审时间、地点，公司报名截止时间等，发布院处采购公告。标书代写

注意：一般评审时间自发布之日起≥5日，公司报名截止时间≥3日。标书代写

第四步：组织线下项目评审

****小组组织3名以上单数专家（副高以上）进行线下评审，与供应商进行磋商，供应商二次报价，经综合评审，现场确定排序和成交供应商。

第五步：审核评审结果并发布成交公告

经办人****小组审核确定磋商结果后，在学校采购与招标信息网发布结果公告。

第六步：签订合同与履约验收

采购人在合同登记系统中登记合同，****学校采购合同专用章。履约完成后，由采购人进行验收，****小组组织验收复核。

六、合同登记注意事项

通过院处采购系统采购的项目以及定点采购的工程项目，采购完成后须在采购合同登记系统进行登记。******和竞价网采购的，直接使用平台生成的电子合同即可。

七、常见问题

问：竞价结束后供应商不足三家怎么办

答：竞价类项目，原则上竞价采购对响应供应商数量没有具体要求。如果采购人认为竞争不充分，可申请终止项目，重新竞价或者申请延期。

问：情况紧急，来不及走流程怎么办

答：对于科研急需设备，可按照《****科研急需设备采购管理实施细则》（西交采【2019】7号）规定的流程进行。

问：预算暂时不足，能否先采购后调整预算

答：须提前落实经费，资金到位后，方可启动采购。

问：采购资料需要保存多久

答：采购申请、审批文件、竞价记录、合同文本、验收文件等，保存期限不少于15年。

问：网上**和竞价网有什么区别

答：网上**适合通用类货物，价格透明、直接下单，采购更快捷，目前**已经引入京东自营平台、华为商贸平台和**建发（仪器设备）等电商平台。

竞价网适合非标准化商品，需供应商竞价报价，竞价时间至少需要3日，与**比较，更加突出个性化采购服务。

问：采用院处磋商采购方式，如果只有一家报名或有效供应商只有一家怎么办

答：如果报名只有一家的，经费负责人填写《单一来源采购申请表》，****小组审批通过后，可转为单一来源采购；评审现场提交响应文件或实质性响应采购文件的供应商只有一家的，经现场评审专家论证同意继续磋商的，可以按单一来源进行采购。

八、联系方式

在采购过程中遇到任何问题，欢迎随时联系：