2026-2017年度档案整理及数字化服务项目询价采购公告

一、项目基本情况

项目编号：****

项目名称：2026-2027年度档案整理及数字化服务

项目预算：80000元/2年

项目概况：

1.项目目标。2026-2027年****学校档案数字化和档案整理的工作总量。

2.报价要求。在满足招标文件要求的前提下，单价更低、数量更多者优先中标。

（1）本项目招标采用固定总价模式，投标人报价不得低于或高于项目预算（含税全包价，包含人工、材料、设备、税费等所有费用）。

（2）投标人须在《供应商报价表》（附件 1）中如实填报响应单价及总数量。本项目采用综合单价计价，响应单价为单件档案整理服务的含税综合单价，包含人工、耗材、设备、管理、税费等全部相关费用；档案数字化服务以“页”为计量单位，按每20页数字化工作量折算为1件档案整理工作量执行，该折算规则仅用于项目总价平衡及履约考核。

总数量按以下公式计算：总数量＝项目总价÷响应单价

计算结果按四舍五入取整至整数位。投标人填报的响应单价一经中标确认，合同履行期间不作调整。

（3）投标人需承诺所报单价具备合理成本支撑。如中标后被发现单价明显低于成本且无法履行合同，招标人有权解除合同并追究赔偿责任。

3.项目结算。以实际完成并经采购人验收合格的工作量为准。档案整理按实际完成合格件数计量，档案数字化按实际完成合格页数计量，并按约定折算规则统一核算。采购人根据验收合格成果、双方确认的工作量签证单及合同约定办理结算支付。

4.投标人应严格按照档案管理相关规范及采购要求完成服务，确保整理规范、数字化图像清晰、数据完整可挂接、成果安全保密。所有工作成果经采购人验收合格后，按合同约定程序支付相应款项。

5.工期要求：当年8月30日前

二、申请人的资格要求

1.满足《****政府采购法》第二十二条规定：具有独立法人资格，持有有效的营业执照，能够独立承担民事责任；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；近三年内，在经营活动中没有重大违法记录。

2.特定资格要求：投标单位必须是具备档案数字****公司，具有相关行业资质、企业认证及证明材料。

3.本项目不接受联合体报价，不允许转包、违法分包。

三、报价人报价时应提供以下资料

报价人需按以下顺序整理资料，加盖单位公章，否则视为无效报价：

1.供应商报价表（需明确报价时间、供应商全称、数量、单价、技术参数或服务响应、其他说明、联系方式等核心信息，并加盖单位公章）；

2.法定代表人身份证明及身份证复印件，若委托代理人参与报价，需提供授权委托书及委托代理人身份证复印件；

3.提供有效的营业执照副本复印件；

4.提供2025年任意1个月的财务状况报****银行出具的资信证明材料复印件）；

5.提供相关设备清单、专业技术人员的资质证书及3****机关、单位档案数字化建设案例合同复印件的成功案例；

6.依法缴纳税收和依法缴纳社会保险的相关证明材料复印件；

7.****政府采购活动前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明。

8.档案数字化服务行业资质证明材料（加盖公章）。

四、项目需求

（一）主要工作

1.档案数字化：按学校档案管理系统目录对文件进行扫描、图像优化、双层pdf制作、原文上传挂接、数据备份、数字后文件的装订装盒及档案盒标题打印等全流程服务。

2.档案整理：对招投标文件、审计文件、成绩单、部分图纸等文件材料的分类、修补、组卷、盖章、编页、编目、录入和数字化工作等全流程服务加急标书代写

3.文书档案、成绩单等文件按件整理；审计文件、招投标文件按项目分卷整理。加急标书代写

（二）服务要求

1.中标单位在服务过****学校相关规章制度，并对档案信息严格保密。

2.中标方自备****服务所需的各种硬件设备，扫描仪、各类耗材等。

2.投标单位负责服务产品的交接上架至招标方指定位置，所有运输及安装调试和培训工作均由中标方负责并在规定时间内完成，所有费用由中标方承担。

3.投标单位需提供本地化服务团队，在**有分支机构。投标单位对招标单位的维修须在24小时内响应，48小时内解决，如超过48小时仍不能解决，由中标方在48小时内提供性能不低于故障产品的备用产品，否则每推迟一天应向招标单位支付人民币500元违约金。

4．投标单位承诺的服务中如涉及第三方提供的，由中标方负责协调。

5．如在安装调试过程中涉及施工，投标单位须文明施工，做到工完场地清。

（三）技术要求

1.数字化档案符合DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》；档案目录著录规范，符合DA/T18-1999《档案著录规则》；档案立卷分类及整理按《****档案管理办法》及相关细则规定执行并应满足GB/T9705文书档案案卷格式、GB/T11821照片档案管理规范、DA/T13档号编制规则、DA/T22归档文件整理规则等标准要求。

2.图像处理要求

（1）已立卷档案，拆线扫描加工后重新装订成册。未立卷的业务档案材料，需进行分类后再整理扫描加工归档装订。对破损的档案纸张应进行修复后再加工。

（2）采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。如遇到档案纸张质地脆弱，破损，且不能直接通过扫描仪器的，应先行托裱，然后进行扫描。

（3）扫描分辨率不低于300dpi。扫描后的原始图像要进行纠偏、去污、裁边等处理，保证图像清晰。文件格式保存为JPG和双层PDF。

3.档案目录著录。根据国家档案《档案著录规则》相关规定正确著录档案目录。案卷名按“年+机构+事件”命名，文件名按实著录。

4.数据挂接。应确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应，确保档案管理系统有效检索和显示。

5.装订。档案扫描完成后，遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。

6.数据备份。对全部数字化档案进行硬盘备份，同卷档案的影像文件必须存放在同一文件内，不允许拆分。所有文件需刻录光盘备份

五、评标方法和定标原则加急标书代写

1.参加询价采购活动的供应商，应当按照询价文件的规定一次报出不得更改的价格。

2.****小组根据质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求，按应标总数量最高者的原则确定成交供应商。加急标书代写

3.若最高可完成总数量对应的响应单价显著偏离市场合理水平（如低于成本或高于行业普遍标准20%），招标人有权要求投标人提供成本构成说明，并保留否决投标的权利。

六、公告期限及报价时间、地点

公告期限：自本公告发布之日起3个工作日

报价时间：2026年5月23日- 5月27日9:00至11：30

报价地点：档案馆(**市**区神农路1号****图书馆后五楼520-5室)

投送方式：现场送达或邮寄送达

七、凡对本次采购提出询问，请按以下方式联系。

项目联系人：马老师 电话：025-****8180

附件：

附件1供应商报价表.docx

附件2 2026-2027档案整理及数字化服务合同合同-国家档案局外包合同样本.docx

****档案馆

5月22日