十堰市数据局档案数字化加工服务项目询价公告

根据工作需要，“****审批局数字档案室”于2024年建成并通过认定。按照档案管理相关规定，****档案室****机关每5年应当进行一次复认。为保障档案数字**的规范性、连续性和一致性，我局拟在首次复认周期内选定一家供应商承接我局档案数字化加工服务。现对该项目进行公开询价，诚邀符合资质条件的供应商参与报价。

一、项目基本情况

1. 采购单位：********审批局）

2. 项目名称：档案数字化加工服务项目

3. 采购方式：公开询价

4. 服务期限及续签约定：首期合同期限为三年（自合同签订之日起计算）。合同期满后，****档案室首次复认周期内，双方可根据前期服务质量、复认工作进度及实际需求，协商续签合同。

5. 合同中止条款：严禁供应商以低于成本价的方式参与恶意竞标。项目实施第一个月为试用期，我局将对供应商的服务质量、人员配备、响应时效等情况进行全面核查，若出现服务质量不达标、响应不及时、驻场人员履职不到位、违反档案管理规定等问题，我局有权单方面终止合同，由此产生的一切经济损失与法律责任均由供应商全额承担。

6. 项目内容：对我局指定的纸质档案和电子文件进行规范化整理、目录建库、原文扫描、图像处理、数据挂接、数据备份、装盒上架等全流程数字化加工服务，并按需提供合规的档案用具。具体涵盖的档案范围包括：①2025年度产生的存量档案；②2026年1月1日起产生的增量档案；③其他经确认需数字化的已有归档档案（包括但不限于已归档的财务报告、会计账簿、保管期限为10年的文书档案等历史档案，若后期档案管理需要对其进行数字化处理，则纳入本项目范围）；④因科室人员变动、工作交接或历史清理等原因，后续发现的以往年度未移交的档案，经所在科室认定具有保存价值且需要归档的，也纳入本项目范围。

7. 服务模式：采用按需响应式驻场扫描服务模式。具体驻场时间与工作频次将根据我局档案数字化任务的实时需求灵活调整。供应商在接到我局通知后应及时安排人员到场，并依据我局提供的分批次档案数字化清单开展扫描工作。

8. 结算方式：本项目采用单价询价模式，最终结算金额以实际完成并验收合格的档案数字化加工数量为依据，据实结算。

9. 本项目不接受联合体形式投标，严禁任何形式的转包、分包行为，一经发现即取消投标或成交资格。

二、档案整理总体要求

（一）严格遵循《机关档案管理规定》****档案局令第13号）、《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）和《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）等国家及行业标准，开展档案分类整理及数字化加工工作，确保成果合规达标。

（二）供应商须根据我局档案数字化任务的实时需求，自备相应设备及耗材，并派遣人员按需驻场服务。我局仅提供必要的办公场地、水电保障及档案原件，其余工作内容、设备成本、人员费用及相关安全责任均由供应商承担。其中，档案数字化成果备份所需的移动硬盘由我局提供。

（三）项目实施期间，供应商须指定一名固定项目负责人，全面负责项目对接、进度管控及人员管理。驻场实施人员的数量与配备应根据每批次档案数字化加工任务的实际情况动态调整，确保满足工作进度要求，且所有实施人员均须具备档案从业资格证书或相应业务培训合格证明。所有人员须严格遵守我局档案管理规定及内部制度，服从工作安排。未经我局书面同意，供应商不得擅自更换项目负责人及驻场人员；如因特殊情况确需更换，须提前7个工作日书面报备，接替人员的资质与专业能力不得低于原人员标准，并完成完整工作交接，确保项目进度不受影响。

（四）档案数字化成果须通过我局验收合格后方可交付。验收通过后，供应商须按要求制作双套备份（光盘、移动硬盘各一套），每套备份均需包含PDF/OFD和JPEG两种格式的完整数据。

（五）所有数字化档案副本，须按规范借助相关软件与数据库中对应的目录数据进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。可将每份（卷）档案形成的多页图像文件合并为单一 PDF/OFD文件，并准确挂接至“********审批局****档案室系统”，确保数据关联无误、调阅正常。

（六）采用线下扫描方式处理的文书类纸质档案，必须同步完成OCR识别处理，生成双层PDF/OFD 格式文件，保障档案利用效率。

（七）供应商须为数字化档案数据提供全程售后服务，保障档案系统及专网系统的正常运行。在我局后期使用过程中，如发现因数字化加工质量问题导致的调阅障碍、数据错误等情况，供应商须在接到通知后无条件及时整改，相关费用自行承担。

（八）针对我局保管的所有内资企业类专业档案，供应商额外承担以下责任：

1. 增量处理：对于本项目范围内尚未完成数字化加工的内资企业类档案，供应商除按要求扫描挂接至“**省经营主体登记系统”（专网系统）外，须同步扫****档案室系统。

2. 存量保障：对于历史上已完成扫描挂接至专网系统，但因专网系统故障导致电子档案丢失、损坏或无法正常调阅的档案（无论原始扫描挂接工作是否由本供应商承接），供应商均有义务免费提供档案实体重新扫描及系统重新挂接服务。

3. 服务时效：针对第2点（存量保障）服务需求，供应商自接到我局服务通知起，须在30分钟内予以响应确认，48小时内完成现场扫描、数据处理及系统挂接工作，确保档案及时可用。

4. 责任期限：本条第2点（存量保障）服务的责任期限，自本项目合同****档案室复认工作正式通过验收之日止。在此期限内，凡发现专网系统中存在符合前述条件的档案问题，供应商均需按要求免费、及时处理。

5. 技术保障：供应商自行负责解决履行本条增量处理、存量保障服务过程中遇到的全部技术问题，包括但不限于与“**省经营主体登记系统”（专网系统）开发单位的技术对接、问题协调，确保服务顺利推进。

（九）复认配合责任：数字档案室复认工作启动前及复认过程中，若档案数字**（含电子文件、纸质档案数字化成果）出现任何不符合复认标准的问题，均由供应商在规定时限内完成整改；同时，供应商须全力协助我局准备、整理、提交复认所需的各类档案数字化资料，配合完成复认相关认定工作。

三、供应商资格条件

1. 供应商须为在中国境内依法注册的独立法人，持有有效的《企业法人营业执照》或《事业单位法人证书》，且经营范围含有档案数字化服务。

2. 具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，近三年无重大财务违法违规记录。

3. 具有履行合同所必需的设备条件和专业技术能力，拥有稳定的驻场服务团队及人员调配能力，能满足本项目驻场服务及动态人员调整需求。

4. 未被列入“信用中国”网站失信被执行人名单、重大税收违法失信主体，****政府采购严重违法失信行为记录名单，****政府采购领域违法违规处罚记录。

5. 近3年内（自响应文件递交截止之日起倒算）未发生过档案安全事故、泄密事件、非法获取或非法持有档案及复印件等违法违规行为。加急标书代写

6. 具****档案室提供档案数字化加工服务的业绩。

四、报名所需资料（请按响应文件目录顺序编制）

1. 《企业法人营业执照》或《事业单位法人登记证书》复印件（加盖单位公章）。

2. 法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书（授权委托书需明确授权范围及有效期，附法定代表人及授权委托人身份证复印件，加盖单位公章）（可参考模板）。

3. 合规经营承诺书（加盖单位公章），承诺书内容须明确涵盖以下方面：档案安全与保密承诺、项目实施主体承诺（承诺不转包、不分包）、合法经营合规承诺（近3年无重大违法及处罚记录）、履约能力与服务质量承诺（含按要求配备具备资质的人员并保障响应时效）、公平竞标承诺（承诺不以低于成本价恶意竞标）、承诺真实性及违约处理承诺。（可参考模板）

4. 业绩证明材料：****档案室的单位提供档案数字化加工服务的业绩证明，须同时提供①服务合同复印件；②****档案室认定相关证明文件复印件（加盖单位公章）。

5. 驻场服务人员资质证明：提供根据项目实际数字化任务需求，拟配备的驻场服务人员的档案从业资格证书或相应业务培训合格证明复印件（加盖单位公章）。

6. 报价清单（加盖单位公章）。

以上所有资料需按上述顺序装订成册，加盖单位公章，密封装袋（密封处加盖骑缝章），否则视为无效响应文件。

五、响应文件递交时间、地点及方式加急标书代写

1. 递交截止时间：2026年6月4日上午9时30分（**时间）。逾期送达、未按规定密封或未送达指定地点的响应文件，我局一律不予受理。加急标书代写

2. 递交地点：**市****中路82号，****704办公室。

3. 递交方式：现场递交。

4. 联系人及电话：黄女士、唐先生，0719-****687。

六、询价时间

2026年6月4日上午9时30分（**时间）。

七、询价规则

****小组，对响应文件进行资格审查和综合审查。通过资格审查的供应商，方可进入综合审查。

（一）资格审查

对供应商提交的纸质响应文件进行审查：

1. 资料完整性：检查要求的法人证书、授权书、承诺书、业绩证明、人员资质、报价单等六项资料是否齐全。

2. 格式规范性：核对文件是否签字盖章有效。

3. 资格有效性：确认法人资质有效，业绩证****档案室服务经验，人员具备相关资质。

（二）综合审查

通过现场交流，询价小组对供应商响应的各项服务进行审查。

（三）确定成交供应商

在通过资格审查和综合审查的供应商中，****小组根据现场交流情况，综合考量服务、技术、保障能力及报价合理性，择优推荐成交供应商。

（四）有效供应商数量

若按第四部分要求提交完整响应文件并通过资格审查和综合审查的有效供应商不足 3家，本次询价无效，我局将另行组织采购活动。

响应文件.wps