亳州市自然资源和规划局档案整理、数字化加工及综合数字档案管理系统项目（2026）询价函

致供应商：

我单位拟以询价方式采购****档案整理、数字化加工及综合数字档案管理系统项目(2026)，为确保项目规范实施、成果符合国家及行业标准，现诚邀符合资质要求、具备相应服务能力的供应商参与。

一、供应商资格条件

（一）供应商资格要求

1.供应商须为在中华人民**国境内依法注册的独立法人，具备有效的统一社会信用代码营业执照；营业执照经营范围须包含档案服务外包等与本项目实施相关的业务内容。

2.符合《****政府采购法》第二十二条规定：（1）具有独立承担民事责任的能力；（2）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；（3）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；（4）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；（5****政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。

（二）不良信用记录限制

供应商存在下列情形之一的，不得成为成交候选或成交供应商：1.****法院列入失信被执行人名单的；2.****管理部门列入企业经营异常行为名录的；3.****机关列入重大税收违法案件当事人名单的；4.被政府****政府采购严重违法失信行为记录名单的。

二、项目简介

****档案整理、数字化加工及综合数字档案管理系统项目（2026）。主要对2022-2025年度产生的文书档案实施规范化整理与数字化加工，完成的数字化成果进行备份并统一挂接至****档案管理系统，实现档案安全存储、规范管理与高效利用。工作量：完成约4000件文书档案整理，以及预估10万页档案数字化加工。预算金额50000元。

三、具体内容与技术要求

（一）档案接收

建立台账目录明细，制定分批次搬迁计划，全程落实档案安全防护措施，有序完成相关文件资料搬迁工作，确保档案无丢失、无损坏、无遗漏。

（二）档案整理及数字化前处理

档案整理：将归档文件资料以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等，纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架。

1.装订：以“件”为单位，采用S30408 不锈钢订书钉或线装；永久、定期30年文件优先采用三孔一线、直角装订，较厚文件采用三孔一线装订，确保牢固、平整、不压字、不伤页。

2.分类：按年度 -机构（问题）－保管期限规范分类，准确划分永久、30年、10年保管期限，分类逻辑清晰、符合标准。

3.盖章：加盖归档文件章，准确填写全宗号、保管期限、年度等必填信息，印章清晰、位置规范。

4.编号：将同一年度、同一保管期限的档案集中整理，按年度编制顺序号，编号唯一、有序。归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。

5.编目：归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。

纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架。装盒时将整理完毕的档案统一归档装盒，完善盒面、盒脊相关信息，确保信息准确、规范可查。

数字化前处理：数字化前处理工作，兼顾整理规范与扫描需求，具体要求如下：

清点核对与目录规范：逐件（卷）、逐页核对档案排序、数量、编号及页数，剔除重复件，在目录中注明每件应扫描页数；对原页码错编、漏编的重新编号，按更正后页号打印目录；同时对照目录数据库规则，规范完善档案目录内容，对需特别标记的情况做好明确标注备注。

清洁与修复处理：彻底清理档案表面粉尘，防止粉尘损坏纸张或影响扫描质量；对开裂档案进行修补，对褶皱档案进行展平处理，所有修复信息在备考表中详细记录；对破损严重、无法直接扫描的档案，由专业技术人员进行技术修复，保障扫描工作顺利开展。

拆件与装订规范：以档案保护为核心原则，规范拆除影响扫描的订书钉、别针、装订线等附件，拆除过程中严格保护档案原件；若拆除后无法复原珍贵原件或出现其他特殊情况，需及时向我单位报告；对特殊装订且拆除后需恢复的，拆除前拍照记录档案原貌，便于后续复原。

页号编制与标识区分：页号书写位置统一、不得压盖档案内容，使用不损害档案原件及长期保存的笔墨材料；明确区分同件档案中的扫描件与暂不扫描件，暂不扫描件同步著录目录、做好明确标识备注，与扫描档案统一编号、排序，保持原有摆放位置不变。

排序与特殊情况登记：对排列顺序错的档案重新梳理排序；详细登记档案破损、缺失、缺页等特殊情况，确保档案信息可追溯。

（三）目录数据库建立

1.按DA/T18《档案著录规则》制定目录数据库数据规则，明确字段长度、类型、内容要求，数据库支持转换为通用数据格式，结构设计保持档案内在联系。

2.依据档案整理及前处理结果，逐条录入电子目录，补录完善缺失、不完整目录，确保档案与目录一一对应；重点核查档号、题名、保管期限、日期、责任者、密级等必录项，关键字段录入准确率100%。

3.对潦草手写体、草体、繁体文字仔细辨认，准确率 100%，疑难处与我单位档案管理人员协同确认；人员名册等特定档案按要求逐页录入目录。

4.采用双人核对 + 计算机自动校对的方式，核查目录数据著录项目完整性、内容规范性和准确性，发现不合格数据及时修改。

（四）档案扫描

严格按照《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）实施，选用专业文件扫描仪、A0 大幅面扫描仪、照片扫描仪，对特殊档案采用专业不拆卷非接触冷光源扫描仪，全程确保档案原件无损坏、扫描图像与原件一致。注:大幅面图纸折算方法:A3=2A4; A2=4A4; A1=8A4(x为超A0图纸折算成A4 页的张页数)。具体要求：

1.扫描参数：分辨率≥300dpi，文字偏小、密集、清晰度较差的适当提高分辨率，以打印结果清晰为准；全部采用彩色模式扫描。

2.图像要求：内容居中显示，无偏斜，正文、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整，无内容残缺、混入相邻页面信息情况。

3.特殊处理：遇卡纸情况，该页改用平板扫描并尽量恢复档案原状；扫描完成后核对实际扫描张数与前处理记录张数，不一致时注明原因或咨询现场管理人员，漏扫的及时补扫并正确插入图像。

4.设备管理：定期对扫描设备进行维护、保养，确保设备正常运行。

（五）图像处理

遵循展现档案原貌、保留全部有用信息原则，对扫描图像规范处理，确保图像信息与原档案完全一致，具体要求：

1.基础规范：图像画幅数、顺序与纸质档案一致，页面内容基本居中，左右端正度控制在 1 度以内；对方向不正确的图像旋转还原，符合阅读习惯。

2.去污处理：清除扫描产生的黑点、黑线、黑框、黑边等杂质，原档案因陈旧、破损产生的污点，不影响可读性的可不予处理。

3.清晰度保障：确保字迹清晰、颜色适中，无笔画残缺、叠合；原档案有斑迹、颜色不均的，保证图像可辨认；纸张过薄导致的反面文字倒映，确保正文清晰可读。

4.拼接处理：大幅面档案分幅扫描的图像拼接为完整图像，拼接区域重合、无错位变形，色调一致、无明显拼接痕迹；超大图像拼接后影响阅读的，可分幅保存。

（六）图像质检

逐件、逐页检查扫描图像，填写质检记录单并跟踪处理结果，

检查内容包括：图像完整性、偏斜度、清晰度、失真度、畸变；是否存在漏扫、多扫；图像排列顺序、命名规范性；图像数据与目录信息的一致性。图像检查合格率≥98% 方予通过，低于 98% 的对该批次图像逐页核对整改。

（七）图像存储

图像文件命名格式:第一级目录为图像文件的保存路径,为根目录下的一级目录;第二级目录名为全宗号+门类代码;第三级目录名为年度+机构代码/属类号+保管期限+件号/卷号。全部档案进行彩色扫描并使用硬盘存储为JPG格式,进而合并成多页PDF格式,存储图像压缩模式的选择,应以保证画面质量无损的前提下,尽量减小存储容量为准则,建议选择LZW压缩模式。提供全文查询的扫描图像经过OCR识别存储为双层PDF文件,印刷体OCR识别率达96%以上。

（八）数据挂接

数字化加工过程中中形成的图像数据,通过影像质检确认“合格”后,以纸质档案目录数据库为依据,将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。利用专业挂接工具软件,通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性,建立起一一对应的关联关系,以实现档案目录数据库与图像文件的批量、快速挂接。保证目录数据库与图像文件的一一对应关系,不得错挂、漏挂,确保挂接准确率达到100%。

（九）档案还原

对拆分扫描的档案重新装订，恢复原貌，拆除过装订物的档案按档案保管要求线装，遵循装订线一侧边缘对齐、卷（件）内页面下边缘对齐原则，具体要求：

1.核对档案页码总数、文件排列顺序，发现错误及时纠正，无法处理的上报我单位；

2.以文件左边沿、下边缘为准整理整齐，原有打孔的尽量利用原孔，需重新打孔的确保三点一线，不损坏文件字符；

3.系线松紧适度、长度适中，装订牢固、不掉页，无漏页、错页、压字现象，合格率≥99%方予通过。

（十）数据质检

每批次加工完成后，开展全量数据质检，通过电子档案质量检测软件检测图像可读性、DPI、总页数、缺漏页、空白页、数据挂接完整性等，发现错误注明并重新加工，保留完整检查记录，质检目标：

1.扫描图像漏扫率为0，优质率≥98%；

2.目录核对关键字段正确率100%，其余字段录入错误率＜1%；

3.条目与图像挂接正确率100%；

4.档案原始材料100%不缺失；

5.差错率小于万分之二。

（十一）档案入库

质检完成后，全面检查档案原件排列顺序、完整性，确保无缺失、无损坏、无圈划、无涂改；对顺序错误、装订不符要求、档案著录错误缺漏等情况，要求重新处理，档案清点合格率 100%。

（十二）数据备份

数据验收合格后,原始数据格式,经过图像处理过的数据格式要一一对应。成交供应商须刻录硬盘一式2份提交给采购人,包括无压缩JPG格式和多页双层PDF格式,以移动硬盘存储格式向采购人移交。备份数据也应进行检验,备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数是否准确、是否携带病毒,是否加密等,数据备份后应在相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理。

（十三）数字化成果管理及数据安全

1.为保障数字化加工成果安全性,确保从数据批次生产验收到全部验收,数据保存状态一目了然,数据的真实性、完整性、可用性得到100%保障。成交供应商应加强对数字化成果的管理,提供档案数据保真保全相关的软件技术服务,有效防止档案数据损坏、篡改等系列安全问题,确保数字化成果安全、完整和长期可用。主要目标如下：每一批次的数据验收通过后,应立即进行数据保真保全。通过数据校验,生成身份认证码。数据与身份认证码一起打包进入数据保真保全平台进行不断监测及保真保全,在数据保真保全过程中,数据如出现问题,将进行实时预警修复,以确保数据始终与验收后的数据是一致的。

2.项目全部结束后,采购人在对数据接收入库前,对准备入库的档案电子数据再次进行数据校验,生成身份认证码,并与验收后的数据身份认证码进行比对,比对一致,进行数据挂接入库。比对不一致,进行数据追溯,查找问题,修改数据,确保数据真实性、完整性。

（十四）项目验收

1.档案成果初验

供应商对档案实体和数字化成果采用人工方式 100% 全程检查，档案实体验收，从分类准确性、排列合理性、著录规范性、条目与实体对应一致性、档号编制准确性等方面，逐卷(件)核对交接档案实体档案数量。档案实体验收要100%自查,后续出现相关问题成交供应商应无条件解决。如发生档案损毁或丢失,采购人将根据合同和相关法规向成交供应商要求赔偿并追究法律责任。检查档案还原质量是否合格,要求档案拆卷（件）后需按原位置装订。保证卷（件）内顺序按原页码排列,页面无损毁,涂改、破损、丢失。档案还原如有问题,成交供应商应及时返工进行补救。

2.数据抽检

采购人以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据,包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。对一个全宗的档案进行抽检,数据抽检的比率不低于5%。若连续2个批次验收不合格,则视为数字化加工成交供应商违约。

3.验收指标

对全部数字化成果（目录数据、元数据、数字图像、数据挂接、存储载体）以及档案实体整理质量（从分类准确性、排列合理性、著录规范性、条目与实体对应一致性、档号编制准确性等方面）进行全面检查，差错率控制符合国家行业技术标准，视为整体验收合格。

档案装订：检查所有档案的装订还原情况,差错率小于万分之二；

扫描图像:漏扫率为零。优质率≥98%；

目录核对关键字段正确率 100%，其余字段录入错误率＜1%；

条目与图像挂接正确率 100%；

档案原始材料 100% 不缺失。

4.供应商自检与采购人初验项目合格后，采购人将组织有关专家人员进行项目验收。

（十五）资料移交

1.成果移交

成交供应商根据验收结论,对存在问题进行整改,并将修改正确的备份数据移交采购人。

2.资料移交

成交供应商应将档案整理登记、扫描登记、质检记录、验收记录等日志台账资料,监控视频资料完整移交采购人,并确保数据的可读性。

3.数据销毁

成交供应商应在采购人负责管理人员的现场监督下,将工作站上的数据全部、彻底删除,并以磁盘格式化、重复写入数据等形式确保数据的不可恢复性。

四、项目实施要求

（一）禁止转包分包

本项目严禁转包、分包，一经发现，采购单位有权取消供应商成交资格，并依法追究其相关责任。

（二）人员配置与资质

1.供应商须安排不少于3名正式员工常驻现场（含1名项目经理），所有常驻人员不得擅自调换。

2.常驻人员须提供2025年1月起连续6个月的社保缴纳证明及相关培训证明；其中，项目经理需具备三个档案整理、数字化项目管理经验，且持有档案职称或档案专业人员继续教育培训证明；其他人员需提供档案专业人员继续教育培训证明。

（三）设备要求

供应商须实质性响应本项目加工所需设备及软件配置要求，未实质性响应作无效投标处理：1.自备项目加工所需电脑、扫描仪、应用服务器；服务器具备备份功能模块，配套正版备份软件。（提供备份软件著作权证书或授权证书）2.档案数字化加工平台须具备自定义流程、提卷、查卷、还卷、任务分配、图像扫描、图像处理、条目著录、条目质检、OCR 识别提取、批量修改纠正、格式转换、数据统计等完整功能(投标文件需提供对应软件功能截图佐证)。3.须配置安全保密管理软件，具备审计日志管理、级联管理、水印防护、身份鉴别等功能。（投标文件需提供软件功能截图佐证）加急标书代写

（四）质量与进度管理

1.严格遵循国家及行业标准、合同约定及保密要求开展项目工作，做好质量、进度控制，掌握工程进度，编写阶段性及总结性报告。

2.指派固定项目经理与采购单位对接联络，接受采购单位关于进度、质量的质询，并按要求调整进度、提升质量；每月月底前提交当月质量、进度、费用使用综合报表。

3.项目启动前，与采购单位充分沟通对接，保障工作顺利推进，对项目成果全流程质量负责。

（五）费用承担

1.采购单位仅提****办公室），项目所需人工、设备、桌椅、食宿、税费、售后、设备维修、项目验收评审费以及所有耗材、辅材（档案盒、卷皮、装订线、纸张、油墨、视频监控、中转硬盘）等全部费用由供应商承担。2. 若数字化数据挂接档案管理系统产生费用，由中标供应商承担；若原档案管理系统供应商中标，则免费提供数据挂接服务。

（六）附加服务要求

中标供应商项目履约期内承担采购单位3-5个年度部分档案的规范化提升工作。

（七）服务工期

自合同签订之日起，11月1日前完成全部项目工作。

（八）业绩要求

2023年1月1日以来，供应商须具备至少3个政府采购服务类档案整理、数字化项目业绩（所有业绩均须验收合格）， 其中至少1项文书档案整理、数字****档案馆（提供项目合同、验收报告及业主证明材料）。

（十）方案要求

供应商须提交完整项目实施方案，包含但不限于以下内容：项目重难点分析、档案整理及数字化质量检测流程、图像控制标准、保密方案、进度安排计划及质量保障体系。

五、安全保密要求

1.协议与培训：供应商与我单位签订安全保密协议，项目人员签订保密承诺书并接受供应商组织的保密培训。

2.现场管理：工作区禁止携带手机、U 盘、硬盘等电子设备；档案不得带出现场，严禁丢失、泄密、损坏。

3.成果与介质：数字化成果及硬盘所有权归采购人所有，项目结束须完整移交；硬盘验收后无偿归采购人。

4.人员管理：仅限聘用正式员工。

5.责任追究：因供应商原因造成泄密、项目损失，由其承担全部责任，视情节严重，追究相关责任人法律责任，扣留或扣除结算金。

六、报价与成交规则

报价要求：本项目投标报价包括但不限于档案整理费用、档案目录录入费用、档案扫描与图像处理费用、档案数据录入费用、档案装订费用、项目设备及耗材费用、档案归档入库费用等工作内容以及以上所有工作涉及到的软件、人工、设备、视频监控、办公费用、税费、辅材（包括档案盒、卷皮、备考表等一切材料）等各项费用。投标人自行考虑风险，中标后不增加任何费用。报价为一次性有效报价，提交后不得擅自更改，具备法律效力。

成交原则：1.供应商达到三家以上。2.符合询价函关于服务内容、技术设备、人员配置、业绩等的要求。3.总价报价（总价=单价报价×年度整理、数字化量）最低的原则确定成交供应商。

排序标准：总价报价相同者，优先选择 2021 ****档案馆业绩数量最多的供应商。

无效报价：格式不符、内容不全、承诺不符或未实质响应需求的作无效处理。

七、合同履约及售后质保

合同签约：成交供应商应在成交通知书发出之日起 7个工作日内与采购人签订采购合同。

违约处理:因供应商自身原因造成验收不合格，采购方有权取消其成交资格及相关追责，工期延误的，采购人有权按照合同约定进行损失赔偿、费用结算；经核查查实供应商提供虚假响应材料的，采购人有权取消其成交资格。

款项支付：结算按照实际整理、数字化验收成果总数×中标单价为准，采购人不接受报价外的任何其他费用，项目结算总价控制在合同总价以内，项目验收合格采购人支付结算金额的50%；自验收合格之日起满1年，档案实体与数字化成果查询利用均无差错、无整改事项，采购人支付剩余 50% 款项。如有整改事项，则顺延支付。

终身质量保证：供应商承诺对项目成果承担终身质量责任，项目验收完成、款项支付完毕均不免除该质量责任。

售后响应整改：供应商任何时间接到质量问题或不符合移交进馆标准通知后，须在5个工作日内无条件免费响应整改；拒不整改或整改不到位的，采购人将报送采购监管部门依规处理。

移交配合义务：本项目完成的档案，供应商应积极配合移交进馆各项相关工作，时间为无限期。

八、响应文件要求加急标书代写

（一）编制要求

按要求编制，加盖公章及法定代表人签字。

（二）密封递交

密封并在封口处盖骑缝章，于2026年6月10日17:30 前递交或邮寄至****档案室，逾期拒收。

（三）响应文件清单加急标书代写

供应商提交响应文件时，须一并提供以下材料（所有材料均需加盖单位公章，确保真实有效）：加急标书代写

1.报价函（加盖单位公章）；

2.营业执照扫描件（加盖单位公章）；

3.企业法定代表人身份证明；若授权他人提交响应文件，需额外提供法人授权书及授权人与法定代表人相关身份证复印件（加盖单位公章）；加急标书代写

4.2023年1月1日以来，****政府采购档案整理、数字化服务合同、验收报告扫描件（至少3个，加盖单位公章）；2023年1月1日以来，至少1个文书档案整理、数字****档案馆。（业主证明）

5.拟派项目经理提供三个档案整理、****政府采购服务项目管理经验证明（业主或验收报告证明材料）、档案专业职称或档案专业人员继续教育培训证明；其他派驻人员提供档案专业人员继续教育培训证明（加盖单位公章）；全部派驻人员（三个）社保缴纳证明（加盖单位公章）。

6.报送项目数字化加工所需电脑、扫描仪数量以及相关软件配置清单。（提供软件功能截图和相关认证证书扫描件）（加盖单位公章）

7.《承诺书》（按本询价函附件格式填写，加盖单位公章）。

九、公示期和联系方式

公示期：本询价函在****网站公示3天，公示时间为2026年 6月8日 —2026年6月10日。

采购人：****

地址：**市**区**路129号

联系人：冀女士

联系电话：0558-****606