玉溪国业物业集团有限公司档案整理及数字化加工服务询价函

各潜在供应商：

****拟通过公开询价的方式采购****档案整理及数字化加工服务，现诚意邀请各潜在供应商进行报价：

一、采购项目简介

（一）采购项目名称：****档案整理及数字化加工服务。

（二）采购人：****。

（三）采购范围及相关要求

（1）采购范围：****集团2025-2027年的文书档案、实物档案、科技档案进行归档整理，对2021-2025年会计档案进行归档整理；对整理后的档案进行条目录入并上载至档案管理系统中；对整理后保管期限为永久、30年的文书档案进行档案数字化加工服务。

（2）服务期限：三年，合同一年一签。

（3）服务地点：****。

（4）服务质量标准：****档案局****档案局（馆）等相关文件要求与行业标准，****公司****档案馆的要求。

（5）报价方式：单项报价（详见附件1）。

（6）评标方式：低价中标，总价最低供应商为中标单位，总价=数量（参考2024年实际数量）*计价单价（各供应商报价）。标书代写

二、档案整理及数字化加工要求

（一）质保要求

1.质保期限：自服务验收合格之日起，质保期五年。

2.质保要求：****集团在后期档案利用过程中，发现电子数据挂接、图像处理、原档案装订等在档案整理加工实施过程中人为造成的错误和遗漏，由贵公司负责纠正完善。

3.质保响应时限：72小时。

4.其他质保及售后承诺：项目整体服务质量验收不合格，****集团有权利拒绝支付全部款项。

（二）档案整理要求

按照《****档案局关于全面推行档案分类方案各门类文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》等相关文件，结合工作实际，制定总体整理方案，经甲方同意后，按照方案实施。在整理过程中，通过鉴定分类后确需归档的文件，进行归档文件的盖章、编件号、编页码、装订、装盒等事项。

（三）档案目录著录

对整理后的归档档案进行电子化目录著录，著录内容包含档号、题名、责任者、文号、文件形成时间、页数、保管期限、归档年度、机构问题、件号、密级、备注。涉及到本单位人事任免的档案，需录入人名，方便查询利用。

（四）档案扫描

对服务内容中约定的档案进行扫描，将档案进行拆分后，通过扫描仪进行批量扫描，扫描过程中保证纸质档案的完整原貌。对扫描后的电子图像进行校对，有漏扫、图像质量不合格的档案进行重新扫描。所有纸质档案均采用彩色模式进行扫描。照片档案扫描按档案原色进行扫描，保持照片档案的原版原貌。核对每份文件题名、实际扫描页数与纸质档案的文件题名、页数是否一致。

（五）图像处理

对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁黑边、排序等处理，保留页面上所有字迹，包括数字和文字；确保扫描件页面内容居中，大小与原件一致，档案原貌信息完整、不变、可读；扫描图像字迹清晰、颜色恰当，图像整体倾斜小于1度；对大幅面档案进行分区扫描后形成的多幅图像拼接完整、正确、无拼接痕迹，拼接后原图像应予保留；所有数字化产品封装前后页面大小一致，前后两份文件大小一致；所有数字化产品背景色一致；文件排列顺序正确。

（六）后期整理装订

在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。保持档案的排列顺序不变，不倒页、不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认合格后，****档案局（馆）所采用的档案综合管理系统的技术要求，通过专业批量挂接软件，比对、剔除重复件，实现图像文件与目录数据库的挂接；实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索。结果要求数据挂接准确率和图像完整性达到100%。

（七）数据备份

加工数据验收合格后，采用在线和离线相结合的方式对数据进行备份。

1.在线备份：数字化加工后的档案数据，****档案局（馆）档案综合管理系统的业务要求，****档案局（馆）档案综合管理系统的无缝衔接，并将档案数据完整准确地装载到该系统中。

2.硬盘备份：每完成一个批次数据验收后，要将数字化加工产品进行硬盘备份。

（八）档案归还

在数据验收合格后，甲乙双方必须对档案实体进行逐卷清点，按档案数量、卷内文件目录、页数与顺序、文件状况、装订要求等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，乙方要重新进行处理和无条件整改。档案归还完成后，由乙方填写结项移交表，并由甲乙双方签字确认，作为档案归还结项移交依据。

三、成果验收

由甲方组织对档案服务外包项目进行验收工作，主要检查内容：案卷（文件）保管期限划分、排序、装订、编号盖章、目录和备考表等是否符合相关标准规范要求；条目录入是否完整、准确和便于查询，条目是否与挂接文件相对应等；原文扫描质量、格式等是否符合相关标准规范要求。挂接准确率需达到100%。

四、供应商资格要求

1.供应商应依法设立且满足如下要求：

（1）资质要求：持有有效的营业执照，经营范围须包含档案管理服务、数据处理、数字化加工、信息技术服务等相关内容；****档案局或省级档案行政管理机构颁发的档案数字化加工备案资质或相关资质证明；具备国家秘密载体印制资质（涉密档案）。

（2）人员要求：档案专业技术人员须具备档案管理专业知识，熟悉档案整理、分类、编目等流程。数字化加工人员需经过专业培训，熟悉扫描设备操作、图像处理软件使用。所有现场操作****公司签订正式劳动合同并缴纳社保，禁止使用临时工或外包人员，以确保人员的稳定性和可追溯性，并签订具有法律效力的《保密协议书》。

（3）其他要求：供应商需自备满足项目要求的专业高速扫描仪、高拍仪、专业图像处理软件等设备。

五、供应商不得存在下列情形之一：

（一）处于被责令停产停业、暂扣或者吊销执照、暂扣或者吊销许可证、吊销资质证书状态；

（二）进入清算程序，或被宣告破产，或其他丧失履约能力的情形；

（三）本次采购不接受联合体。

六、报价函递交截止时间标书代写

****公司有意参加此次报价，请将报价函及相关资质于2026年6月11日18:00前送达或邮寄至****1503办公室。

（二）逾期送达的或者未送达指定地点的响应文件，询价人不予受理。标书代写

七、联系方式

（一）地址：**省**市红****社区棋阳路72号新天地A2幢15层

（二）联系人：施女士

（三）联系方式：0877-****339

附件：

附件1.玉****公司档案整理及数字化加工服务采购清单.doc

附件2.****2025-2027年档案整理及数字化加工采购服务报价函.doc

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2026年6月8日