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召开“校友会筹备会（会员大会）及理事会会议”项目（NJDCG-FW2026-0101）采购公告

公告-招标公告

内蒙古 -呼和浩特

发布时间： 2026年06月10日

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项目名称项目编号公告开始日期公告截止日期采购单位付款方式联系人联系电话签约时间要求到货时间要求预算总价发票要求含税要求送货要求安装要求收货地址供应商资质要求公告说明

召开“校友会筹备会（会员大会）及理事会会议”项目	****
2026-06-10 17:00:18	2026-06-15 18:00:00
****	验收合格后付100%


￥38000.00





符合《政府采购法》第二十二条规定的供应商基本条件

采购清单1

采购商品采购数量计量单位所属分类

校友会筹备会(会员大会)及理事会会议

项

品牌型号预算单价技术参数及配置要求参考链接售后服务

￥ 38000.00

1.场地、设备与物资服务提供标准化会议厅租赁服务(含合规场地(配指示水牌、桌签、主题大屏))，住宿宾馆设专属接待点，安排佩戴统一绶带的迎宾人员，为参会者提供入住引导、信息核对、疑问解答等服务，场地环境整洁规范、配套设施完备，会场及周边关键节点设清晰交通引导指示牌，标注行车、停车及步行路线:停车场配专人指引，参会人员离场可扫码享受免费停车服务，流程便捷高效。按校级正式会议标准完成整体氛围打造，制作会议主题背景板，规范摆放各类标识、指引牌:配齐专业音响、高清直播设备、全套音视频器材及智能投票系统且会议全程直播(不限制观看人数，提前72小时完成直播平台搭建、账号调试及权限设置，提前24小时与会议流程对接，明确关键拍摄节点;提前4小时进场完成设备安装、信号测试、网络测速及推流预演，确保各设备与网络适配正常，预留≥30分钟应急演练时间:严格按照会议议程同步直播，精准捕捉开幕式、领导致辞、主题发言、投票表决、互动交流、闭幕式等关键环节，根据现场流程实时调整拍摄角度与镜头切换，保障直播画面与会议进程无缝衔接;安排专人实时监控直播画面、音质及网络状态，每15 分钟记录一次直播参数，及时发现并处置异常情况;直播结束后2小时内完成直播回放剪辑与上传，确保回放画面完整、无卡顿，72小时内提供完整直播录像(含原始素材与剪辑版)，按要求归档交付)，会前完成全面调试、试运行，全程保障设备稳定运行。按需配齐会场各类必备物资，满足会议现场使用需求。 2.人员配置整体配备12名专业会务工作人员驻场服务，分工明确、定岗定责，覆盖全流程会务工作。 3.会务资料制作统一完成全套会务资料设计、排版、印制工作，保证内容合规、版式规范、印刷清晰，包含参会文件、会议议程、台账表单等全部配套会务资料，并按要求分装、分发。 4.住宿保障本次会务为期2天1晚，为参会人员统一安排单人单间客房，客房建筑面积不低于25㎡:住宿地点至会场车程控制在15分钟以内，住宿环境安全舒适、配套齐全。 5.餐食及保障严格按照公务会议标准提供正餐、会务茶水服务，餐食搭配合理、卫生合规，全程保障参会人员用餐及现场饮水需求。 6.影像纪实服务安排专业摄影摄像人员全程跟进会议纪实拍摄，完整记录会议各关键环节影像素材，会后统一整理、归档并完整交付全部影像资料。 7.全流程会务服务(会前、会中、会后) 会前:完成场地布置、设备调试、资料分装、点位指引、人员分工、流程推演等各项筹备工作; 会中:负责参会人员签到引导、资料分发、现场秩序维护、会议流程衔接、现场应急处置等工作: 会后:开展会场清收、物资盘点、现场收尾、资料汇总、信息整理等收尾工作。 8.交通费用针对**市以外参会人员，按合同约定支付参会人员交通路费，人员统一安排接送机(站)，接送要准时、快捷。 9.违约责任供应商须严格遵照本方案及双方约定标准提供全部会务服务，若出现场地不符、设备故障、服务缺位、物资缺失、食宿不达标、人员不到岗、资料及影像交付延误、流程保障失误等违约情形，需承担相应违约责任，按合同约定进行整改、赔付及相关处置;因服务瑕疵造成会议无法正常开展的，甲方有权追究乙方全部责任，甲方有权根据违约严重程度，要求其支付合同总金额5%-30%的违约金:造成甲方额外损失的，供应商须全额赔偿。 10.预计召开时间：2026年6月中旬。预计人数：70人

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