泰和垦殖场档案资料电子化信息化规范化项目询价公告

根据《中华人民**国档案法》《**省档案条例》****档案局《关于进一步规范档案整理和移交进馆工作的通知》（泰档字〔2026〕1 号）文件要求，****垦殖场档案工作规范管理，提升档案业务水平，现对我场档案资料电子化信息化规范化项目进行公开询价，欢迎符合资格条件的供应商参与报价。

一、项目基本信息

1.项目名称：**垦殖场档案资料电子化信息化规范化项目

2.甲方单位：****

3.项目地点：**市泰**105国道108号

4.项目最高限价：41265元（含税包干上限价，包含人工、设备、耗材、运输、现场管理、安全保密、整理加工、验收、培训、售后质保、资料移交等全部费用，采购人不再另行支付任何其他费用）

5.项目背景与目标：****档案局文件要求，完成我场截止2026年度及以前形成的档案整理归档、数字化加工及规范化管理工作，建立真实、完整、可用的档案数字副本，满足档案移交进馆及日常利用需求，保障档案信息安全。

6.采购方式：公开询价

二、项目服务内容与技术要求

（一）核心服务范围

本次项目完成甲方指定历年档案资料，涵盖劳资科、财务科、农业科、宣传科、行政办公室等科室档案，预估档案约40000张（件），供应商自行自带全套专业设备，在甲方指定二楼会议室现场作业。最终结算按甲乙双方现场共同清点确认实际有效档案数量为准。

1.档案整理归档服务

1.1 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》****档案局8号令）、**省《归档文件整理规范》（DB36/T380-2016）及相关专业档案管理办法，对文书、会计、专业等各类档案进行规范化整理，区分保管期限，规范编号、编目，确保档案盒、目录等档案装具符合标准，整理成果满足档案移交进馆质量要求。

1.2 同步完成我场历年尚未完成整理归档的存量档案梳理、规范工作，确保整理成果与数字化加工同步完成。

2.档案数字化加工服务

2.1 依据《**省纸质档案数字化管理与技术规范》《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）开展纸质档案数字化加工：

2.2 采用合规数码设备（扫描仪/数码相机）对全部纸质档案进行扫描加工，转化为可被计算机识别的数字图像/文本，分辨率不低于300dpi，图像清晰、无漏扫、无错扫，数字副本与原件真实、完整一致。

2.3 完成数字化成果的数据整理、著录、挂接、备份，提供移动硬盘存储备份，确保数据可安全移交、长期保存。

2.4 全程落实档案保密安全管理，中标供应商须与采购人签订保密协议；作业现场全程封闭管理、安装监控，严禁无关人员、通讯拍摄设备带入作业区；项目完工后对自有加工设备全部做数据清零、痕迹清除，不得留存任何档案原始及电子信息，违者承担法律及经济责任。

3.信息化规范化配套服务

3.1 按档案馆进馆标准建立电子档案目录数据库，实现纸质档案、电子目录、数字化影像一一精准挂接对应。

3.2 无偿协助甲方开展成果自查、整改完善，确保****档案局****中心）正式验收，达到档案移交进馆标准。

3.3 免费提供现场实操培训，指导甲方工作人员熟练掌握数字化档案查询、调阅、系统管理、数据备份、日常维护等操作。

（二）项目时间要求

1.2026年6月底前完成全部存量档案文件材料整理归档、数字化扫描加工基础工作。

2.2026年7月底前完成全部档案整理、数字化校验、数据备份、自查整改、项目整体验收，配合采购人做好档案移交进馆前期全部准备工作。

（三）工程量增减约定

最终按甲乙双方共同现场清点、签字确认实际有效档案件/页数结算；单价固定，在最高限价总额内据实结算，超出最高限价部分采购人不予认可。

三、供应商资格要求

1.具有独立法人资格，具备独立承担民事责任能力，持有有效的营业执照，经营范围包含档案整理、档案数字化加工、档案信息服务等相关业务。

2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，近三年经营活动中无重大违法记录、无失信被执行人、无政府采购严重违法失信行为记录。

3.具备档案数字化加工专业服务能力和专职作业人员、自有加工设备，具备完善的保密管理制度及档案安全管控机制，承诺签订保密协议并严格遵守档案保密法规。

4.本项目不接受联合体报价，严禁转包、违法分包；项目主体及关键性工作必须自行完成，非主体辅助工作如需合法分包须事先书面报采购人审核同意。

5.符合政府采购法律法规规定的其他资格条件。

四、报价文件组成及要求

报价文件需包含：

1.企业营业执照复印件

2.法定代表人身份证明或授权委托书

3.项目报价单（明确分项单价，如整理服务、数字化加工、数据备份、培训服务等费用，需注明含税总价）

4.无重大违法记录、无失信行为书面承诺函

5.保密承诺书（格式自拟）

以上资料均需加盖公章

五、报价文件递交要求标书代写

1.递交方式：现场密封递交

2.递交截止时间：2026年6月12日 上午9:00前标书代写

3.报价文件开启时间：2026年6月12日 上午9:00标书代写

4.报价文件开启地点：**垦殖场二楼会议室标书代写

六、评审办法及成交规则

1.评审小组由甲方内部3人及以上单数人员组成，按公开、公平、公正原则评审。

2.资格性审查：先审查供应商资格、报价文件完整性、密封合规性、是否超最高限价，不合格直接作废标处理。

3.符合性审查：审查服务方案、技术响应、保密承诺、工期承诺是否满足公告全部实质性要求。

4.成交原则：在通过资格及符合性审查的有效报价供应商中，采用最低评标价法，报价最低者为第一成交候选人，依次类推。

5.若出现两家及以上相同最低报价，****小组综合考量服务方案、履约能力择优确定。

七、验收标准

1.项目成果须同时通过采购人****档案局****中心）正式验收，完全符合国家、**省档案整理、数字化加工及移交进馆所有规范标准。

2.数字化影像清晰完整、无漏扫错扫，条目著录规范准确、目录与影像挂接无误，备份数据完整可长期读取，无档案信息泄露、无留存原件及电子资料，满足永久保存和移交进馆要求。

3.验收出具正式验收意见书，作为付款依据。

八、结算及付款方式

1.本项目实行固定综合单价、按实数量结算，总价不突破41265元最高限价；最终结算金额=成交综合单价×甲乙双方共同确认实际有效档案数量。

2.项目全****档案局****中心）验收合格后，成交供应商提供完整成果资料、验收意见书及合规增值税普通发票，采购人一次性支付结算总金额100%款项。

3.项目免费质保期不少于1年，质保期内出现数据损坏、挂接错误、档案整理不达标等问题，供应商须48小时内到场无偿整改、重做直至合格。

九、联系方式

1.采购人：****

2.联系人：刘先生

3.联系电话：136****0010

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2026年6月8日