【货物】东华大学档案管理信息系统采购项目

9.11批注工具
（1）样式设置要求：批注颜色至少预置黄、黑、红、蓝四种常用色系，支持十六进制色值自定义输入；
（2）字体大小支持自定义调节；透明度参数区间可支持调节。
（3）保存操作功能：支持批注内容写入PDF文档，具备保存、撤销保存、清除保存三项功能，可固化批注、撤回已保存修改或清空存档记录。
（4）画板临时编辑：未执行保存前，支持单步撤销上一步批注、一键清空页面全部临时批注内容，修改不直接变更原PDF文件。
9.12电子文件分享功能
上传进系统的电子文件可以进行类似百度网盘形式的分享操作，可以设置提取码与有效期。电子文件分享操作包括单个电子文件分享、批量分享与遮挡后分享。分享后的电子文件管理员可随时暂停或撤销分享。
9.13电子文件打包
将电子文件批量打包并提供下载，打包可根据需要设置密码。
▲10库房管理模块
本模块提供实体档案与电子档案目录一体化库位管理功能，通过二维码/手机APP/实现高效精准操作，并支持环境监控与3D可视化展示，实现库房管理的数字化与智能化。该模块需支持RFID电子标签管理，后期根据需求采购电子标签、读写设备和门禁设备，即可实现实体档案盘库与定位。
10.1库房与排架管理：支持对物理库房、区域及密集架信息进行增加、修改、删除等维护操作。
10.2二维码标签管理：支持为档案生成包含档号、题名、存址等关键信息的二维码标签，支持手机APP扫描标签二维码快速识别并读取数据，实现档案的快速定位与识别。
▲10.3手机APP：支持安卓手机安装APP，支持在档案出入库、盘点等环节扫描二维码，实现档案管理系统数据的快速采集与回写，提高操作效率和准确性。
10.4档案上架：通过扫描实体档案的标签二维码，或在系统中直接对电子档案目录进行操作，为其分配并绑定具体的库房、区域及密集架位置，系统自动在档案目录中记录该存档信息。
10.5档案下架：支持对已上架的档案执行下架操作，系统自动清空其对应的存档信息。
10.6档案移库：支持对已上架的档案进行库位调整（移库），移库完成后，系统自动更新其存档信息。
10.7档案盘点：可定期或不定期对系统中的档案目录进行盘点操作，生成包含盘点人、盘点时间、应盘/实盘数量、盘盈、盘亏等信息的盘点报告，确保账实相符。
10.8环境监控接口：预留与智慧档案库房管理系统的数据接口，可对接并集中展示库房的温湿度、监控人员、检测日期、异常情况等环境监测信息。
10.93D虚拟库房：支持运用三维虚拟仿真技术，构建与物理库房对应的虚拟模型，实现库房布局、档案存放位置的可视化查询与管理，提升管理直观性与空间规划能力。
11档案编研
11.1支持热点推荐（视频、照片、专题推荐），管理员可发布与维护推荐内容；
11.2支持编研任务创建、发布，支持选定编研单位与模板；
11.3支持选题辅助决策，支持检索或自动推荐编研所需档案资料；
11.4支持辅文撰写（评述性、查考性、检索性材料）；
11.5支持供稿管理（撰稿、部门审核、档案部门审核、定稿、复核），支持进度监控；
11.6支持编研成果多次审校，记录审校意见、时间、责任人；
11.7支持编研成果排版、输出（整合文档/原始材料文档），支持发布（照片墙/电子书形式）、在线阅览、打印、下载；
11.8支持编研文件自动合稿生成版式化文件，支持导出生成离线压缩包（含目录、附件、离线HTML文件）；
11.9支持编研专题数据库建立与管理；
11.10支持自定义供稿模板，可约束模板属性。
12系统设置
系统设置保证在安全的环境下正常运转，对各个业务模块进行系统级支持，提供基础数据维护、权限管理、日志管理、签名与证书、打印模板、系统集成等功能。
12.1用户管理
用户管理功能用户新增、修改和删除操作，密码修改、重置等功能，支持用户信息的excel表格导入，支持用户标签的设置，便于授权时候进行用户组的授权。支持用户信息的导出，包括用户名及操作权限。
12.2部门管理
部门管理包括部门代号、部门名称的著录、修改、删除等。
12.3权限管理：包括但不限于功能权限、数据权限和角色权限等。
功能权限：是指系统功能模块的权限授予
数据权限：是指系统数据操作权限的授予，包括目录的只读、修改、打印、电子文件的只读、上传、下载、删除、按密级授权等操作，其中数据权限又分：表级、记录级、部门级与类目级的多权限组合授权管理。
角色权限：支持管理员自定义角色权限模板，用户可选择角色权限。
角色切换：支持每个用户分配多个角色，且该用户可自己切换至不同角色。
批量授权：可以针对一个档案类别对多个用户授权，也可以针对一个用户对多个档案类别授权。
12.4流程管理：支持自定义归档、档案借阅审批、档案鉴定销毁等流程，流程图设计支持采用拖拽方式即可完成，并且可以自定义设置流程处理者。
12.5档案库管理：包括但不限于收集库、管理库与编研库。管理员可根据需要创建档案分类，如党群、行政、教学、科研等。可设置库代码、名称、分类、著录模板、档号规则、显示样式、备注等信息。
12.6模板管理：包括但不限于录入模板管理、元数据模板管理、显示模板管理、打印模板管理、统计模板管理、年报模板管理等。
录入模板管理：只要是可以自定义著录模板，满足不同门类的档案著录需求。
元数据模板管理：对照国标，管理员可根据需要设置电子文件的元数据模板。设置并运用成功后，会自动填充电子文件的元数据信息。元数据模板支持导入、导出、添加、编辑和设置默认等操作。
显示模板：主要运用在打开档案表后的档案目录显示主界面。不同门类的档案可以设置不同的显示模板，显示模板也支持导入、导出、添加、编辑和设置默认等操作。
统计模板：档案系统提供了默认统计以及多条件的统计方式，如仍不能满足需求的，用户可根据统计条件编写脚本并导入形成统计模板，实现个性化的档案统计。
年报统计：支持统计年报的上传、下载、查询、重置、删除、设置默认等操作。
12.7归档范围
支持预设归档目录提供各部门使用，归档范围配置中包括：内容描述、保管期、密级、归档单位、目录号、文种、载体等设置。并可设置预览显示时间。
12.8元数据管理
依据“DA/T46-2009文书类电子文件元数据方案”、“DA/T63-2017录音录像类电子档案元数据方案”及其他类型档案元数据方案，支持自定义不同类型电子文件的元数据信息。支持系统自动捕获上传进系统的电子文件的元数据内容。
12.9词库管理：满足不同著录模板中各种词库的要求，如保管期、性别、载体、文本、密级等。
12.10参数设置
系统后台参数设置、主要包括附件存址、查询设置、水印设置、归档章设置、超时设置、URL地址设置等等
12.11数据备份
包括但不限于系统数据的手动备份、下载与恢复。
12.12任务管理
包括但不限于AI智能著录、pdf转换、全文提取以及OCR识别的任务状态显示。
12.13日志审计
对系统所有操作进行日志自动登记，可根据时间、用户、表代码、操作类型进行查询、导出与统计。统计结果支持导出excel。

1套

3

声像档案管理系统

声像档案管理系统支持独立部署使用或与综合档案管理系统融合使用，具有综合档案管理模块的所有功能，在其功能的基础上用户还可通过上传文件夹（照片或视频文件）或文件压缩包来生成案卷目录和卷内目录，并且可修改目录和追加修改目录和原文。在形成案卷时，系统自动提取文件夹生成案卷目录的文件标题、形成日期、归档日期等信息，卷内目录的题名、形成日期则自动提取文件的名称和产生日期。
支持在线征集、电子图片、音频和视频批量上传、断点续传、审批控制、前端发布展示、照片自动去重、人脸识别、快速筛选、关键信息自动提取、照片墙展示、视频在线点播、视频自动分段、关键帧提取等功能。采用流媒体技术支持视频在线点播。支持与档案信息发布平台进行集成，可以对需要发布的声像档案自动发布到网页、微信平台等。
1.照片信息包括如下信息：
题名/事由、主题词、拍摄地点、拍摄者、拍摄时间、参见号、保管期限、密级，色别、类型、相机品牌、相机型号、焦距、焦距比数、曝光时间、光圈、分辨率、文件格式、文件大小，照片档号、组内顺序号、是否归档、页号，底片号、底片册号、底片页号、底片存放位置，文字说明。
2音频档案管理功能
包括如下信息：题名/事由、主题词、录制地点、录制者、录制时间、参见号、保管期限、密级，类型、时间长度、文件格式、文件大小，全宗号、年度、分类号、档号、录音带编号（光盘编号）、实体存放位置，缩略图、录音文件保存路径，文字说明。
3视频档案管理功能
视频包括信息：题名/事由、主题词、拍摄地点、拍摄者、拍摄时间、参见号、保管期限、密级，类型、时间长度、分辨率、文件格式、文件大小，全宗号、年度、分类号、档号、录像带编号（光盘编号）、实体存放位置，缩略图、视频文件保存路径，文字说明。视频支持关键帧的提取，默认提取第一帧为缩略图。
4照片、音频、视频通用功能
自定义设置显示界面、显示数量；案卷/文件的关键字段可灵活选择显示/隐藏；对档案表进行合并、移动组卷，对档案代码、档案表名称、类别、档号进行唯一性校验；支持档案案卷/文件目录批量（EXCEL目录）导入、导出；支持档案电子内容（图片、音频、视频）批量导入、导出；支持格式自动转换；对档案实体分类号、案卷号进行辅助组卷，插入文件编号放在最后；保留文件整理历史，并在数据表中添加“已整理”标签；支持对选择的文件、类目、检索结果、表内所有文件进行单项/批量数据修改、替换、保存；实体分类号可灵活编辑更改；在档案目录中增加历史编号信息；回收站内容可选择还原、彻底删除。
5语音识别功能
支持音频、视频播放的时候自动离线将语音识别为文字进行保存，并且可以实现全文检索，找到所需的音视频文件。
6声像档案查询功能
6.1以图搜图
选择一张图片搜出相似的图片。
6.2综合查询
根据关键词搜索照片、录音、视频档案，全部以缩略图的形式显示，支持点击之后可显示大图或播放视频。
6.3高级查询
对指定类型的档案实行字段的精确匹配查询。
6.4人脸检索
上传一张带人脸的图片，检索出相似人脸的图片。
▲6.5视频检索
对系统中的视频进行标引并提取关键帧，查询时输入标引点的文字说明，即可实现视频的检索。
▲6.6语音识别
系统支持对普通话的语音识别，以及对识别内容进行二次编辑。识别结果支持进行全文检索。

1套

4

档案远程服务利用系统

该系统包含PC端和移动（微信小程序）端，基于互联网进行身份认证后，提供档案远程服务。支持按****需求进行用户前端业务办理流程、业务审核流程、审核部门及人员的自定义设置，实现档案借查阅的网上预约、网上业务咨询、学籍证明网上预约、在线支付以及出具学籍档案证明、成绩单翻译等利用服务的远程提交、办结服务、服务评价等。具有电子档案远程授权（原文浏览、下载、打印等）、实体档案预约时间提取、用户在线注册、电子件真伪校验、在线支付等功能。该系统支持AI智能体的后台配置，能自动完成从档案系统查档、脱敏、签章、出证、翻译、快递下单等全流程自动化处理，人工仅需对最终结果确认即可。

该系统部署网络及技术安全要求如下：
（1）分区部署：档案核心业务（元数据、原文存储、检索、借阅审批结果落档等）部署于校园内网可信区；面向师生/公众的查询、咨询、办事引导等能力部署于外网或DMZ区，与档案核心库之间逻辑隔离、网络隔离，禁止外网直连核心档案服务。
（2）数据域划分：明确内网档案域、外网服务域、办公终端域的边界；跨域仅允许经批准的单向/受控通道（如光闸、网闸、安全交换平台或经备案的API网关策略），并记录通道用途与责任人。
（3）最小暴露面：外网仅暴露必要接口（如会话建立、任务状态查询、非敏感摘要信息）；档案原文、敏感元数据、批量导出等能力不得在外网直接开放。
（4）身份与权限：****学校统一身份源对接为宜），按角色/组织/数据分级实行最小权限；敏感操作需二次校验或岗位分离（如申请与审批分离）。
（5）外网不可直达档案库：公网用户不得直接访问档案管理系统后台与档案库；外网侧只能访问外网业务前端/网关及经安全评估的代理服务。
（6）数据约束：未经审批与脱敏策略校验，档案数据不得直接推送至公网；对外可展示的仅为审批通过后的结果摘要、状态、非敏感字段或经水印/脱敏/截断处理后的内容。
（7）全链路审计：对登录、检索、预览、下载、导出、跨域请求、Agent调用、审批动作等关键行为留痕，日志防篡改，满足事后追溯与合规检查。
（8）AI安全：①任务边界：每个Agent仅具备完成既定任务所需的最小工具集（如：向内网档案服务发起“按单号查询元数据”“生成脱敏预览包”等），禁止宽泛的系统级权限与任意SQL/文件系统访问。②审批绑定：Agent执行高风险动作前须校验有效审批实例（业务单号、申请人、档案范围、有效期、操作类型一致）；过期或范围不符立即终止并告警。③人机协同：对模糊意图、超范围请求、敏感关键词或策略命中场景，Agent应暂停自动执行，转交人工或触发补充审批节点，而不是自行“推断放行”。④提示词与知识安全：外网侧对话与RAG知识库须与内网档案原文隔离；检索增强仅使用经授权索引、脱敏片段或内网返回的受控结果；防止通过诱导提示词套取未授权数据。⑤输出治理：Agent对外回复须经过脱敏、摘要、格式与白名单字段过滤；禁止在回复中拼接完整原文、全量目录或批量导出链接。⑥可观测与熔断：对Agent的调用链、工具调用参数（脱敏记录）、token消耗、失败重试、异常越权尝试进行监控；支持按用户、IP、业务类型限流与熔断，防止自动化滥用。

具体功能模块为：
1用户前端操作
主要指用户前端注册、办理页面的界面。有网页和微信小程序、微信公众号等多种方式。
1.1新闻公告
支持设置通知公告、工作动态和本馆制度等文字、图片内容，****档案馆的相关动态与政策。
▲1.2注册模块
支持个人及单位的注册。注册方式支持手机验证码注册、统一身份认证注册登录、个人微信扫码登录。其中个人微信支持微信小程序绑定并获取手机号码进行注册登录。用户登录后可通过上传身份证进行在线人脸识别认证******部人脸认证识别模块的对接），通过后即可办理相关业务；单位注册以实际办理人身份办理，并填写单位相关信息。
1.3业务办理
（1）业务办理流程支持自定义设置，包括但不限于选择所需业务、填写申请信息、选择办理方式、提交查档申请。
（2）支持查档须知阅读显示时间的自定义设置。
（3）支持办理的业务类型的自定义设置，包括但不限于学籍卡、成绩单、录取名称、毕业生登记表、学历学位证书翻译、英**绩单等。其中需要填写的信息会根据需要办理的业务进行自动调整。已经提交的业务也支持撤回操作。
（4）支持办理业务的申请信息的填写，申请信息著录项支持管理员自定义设置。如一次性办理多个业务，支持著录项的自动合并。
（5）支持申请信息表中部分内容的自动填写，如姓名、手机号、证件类型、证件号码等在用户注册时候曾经填写过，则表单会自动完成填写。
（6）查档助手：具备对话式档案智能查档助手，用户可通过自然语言与大模型交互，提出档案查询、利用或服务需求，大模型实时提供精准的档案信息、使用建议或操作指引，提升档案服务的智能化水平与使用便捷性。
▲1.4证明预览、翻译
办理学历、学位等证明类业务，根据办理人员注册及录入信息，根据后台设置的证明模板，系统支持在线自动生成预览，同时支持中英文翻译证明互转。
▲1.5成绩单翻译
支持对接教务系统或用户在线填写中文课程与成绩信息并提交，系统自动翻译成英**绩单。
1.6用户中心
用户中心是面向全体终端用户的一站式个人管理后台，整合账号管理、订单管理、配套服务、意见反馈四大功能。
支持全业务申办进度查询，可按办结、待审、撤回、驳回等状态筛选订单；提供快递单号溯源与物流实时跟踪；办结业务支持星级+文字双维度评价；配备7×12小时智能客服与公共留言反馈通道。
统一管理账号信息、业务订单、收货地址，实现业务办理、进度查看、物流追踪、咨询答疑、服务评价全流程闭环。
支持用户与管理员的在线交流。
2后台管理
后台管理板块是平****中心，仅向校方指定管理、审核人员开放权限。主要负责平台业务配置、订单全流程监管、前端内容维护、用户权限划分、数据统计及系统参数配置，涵盖订单多级审批、快递发货、新闻发布、用户管理、岗位权限设置等全业务，实现平台集约精细统一管理，保障平台合规安全、高效稳定运行。
2.1订单管理模块
本模块统筹管理订单全生命周期，覆盖档案申请审核、办理、制作、快递发货、归档六大流程。
管理员可查看全部个人、单位订单，支持按用户、业务、状态、时间多条件筛选；实时查看订单流转进度、经办人及处理时长，还可修改订单信息、标记异常、批量导出数据，实现订单可视化闭环统一管理。
2.2订单审核
系统配备精细化分级智能订单审核功能，管理员可核验档案业务、实名、学籍等材料的真实合规与完整度。支持自定义初审、复审、终审多级审核架构，为各节点分配人员与独立权限。
审核结果自动多渠道推送：审核通过会通过微信消息告知用户办理状态、后续流程及预计办结时间；驳回申请则同步推送通知，列明缺漏、错误信息及整改建议，减少用户重复提交的时间与沟通成本。
2.3证书打印：本模块用于已完成多级审核的证书、成绩单翻译订单，内置校方认证双语模板，自动提取订单信息生成规范英文证书、成绩单电子档。支持管理员在线预览核对文件，支持单份打印与批量打印，适配日常零散办理和毕业季集中办理场景。
▲2.4订单发货
（1）系统设有独立物流管理模块，对接顺丰、EMS官方接口，支持在系统内完成一键下单、物流更新、面单打印、撤单全流程操作。
（2）快递物流进度自动同步展示给用户，支持批量打印快递面单，未揽收订单可一键撤回，打印面单粘贴后即可发货。
2.5页面信息管理模块
（1）该模块负责前端页面资讯与静态素材运维，包含公告、图片、帮助信息三大功能，可视化操作无需代码，方便管理员统一管理页面内容。
（2）公告维护：可发布、编辑、上下架各类通知公示，批量清理过期公告，实现公告全流程管理。
（3）图片管理：统一管理轮播、宣传等页面配图，支持上传替换、调整尺寸，批量清理冗余图片，优化页面加载速度。
（4）帮助信息维护：编辑各业务办理流程、图文教程、常见问题等指引文档并分类展示，规范用户申办操作，减少审核驳回。
2.6留言管理
本模块汇总用户留言咨询、建议、投诉等各类反馈，支持按时间、业务、用户类型筛选留言。管理员可单独回复用户疑问，也可整理高频问题发布统一答疑公告，搭建高效沟通渠道，及时处理用户各类问题。
2.7数据统计
系统配备智能多维度数据分析引擎，管理员可自定义时间、范围、业务类型筛选条件，系统自动运算汇总数据。
支持查看各业务办理及驳回数量、员工经办明细、平台日/月/年业务量、新增用户等数据，报表支持Excel导出存档；数据以表格、柱状/折线/饼图可视化展示，直观反映运营情况，为业务优化、人员调配、管理决策提供数据依据。
2.8系统设置
权限流程配置：分级授权、权责分离，为各功能模块单独分配账号与权限，划分岗位权责，防范越权违规操作。
用户管理：统一管理个人、单位用户，可编辑资料、重置密码、锁定/清理账号，多条件快速检索用户。
菜单管理：可视化配置全端导航菜单，自定义路由、图标、层级、权限等参数，适配网页、小程序、公众号。
业务管理：管理全部档案相关业务，支持增删改双语业务模板，自定义表单字段、校验规则与附件上传规范。
链接管理：统一维护前台外部跳转链接，可新增、编辑、批量删除，拓展资讯查阅渠道。
词库管理：维护下拉选项、翻译术语、提示文案等统一词库，可随时更新，保证平台文字规范统一。
邮件管理：自动推送密码重置、订单审核、办结提醒等邮件，搭配站内信、短信，多渠道通知用户。
日志管理：完整记录用户、管理员全部操作及系统配置变更，留存操作人、时间、IP，支持检索导出，满足审计溯源要求。
显示模板管理：自定义审核表单字段显隐、排序、必填项，为初/复/终审岗位配置差异化表单。
流程管理：可视化搭建审批、发货流转流程，自由增减排序审批节点、分配经办人、设置流转规则，适配学校个性化审批需求。

1套

5

电子文件预归档模块

1.根据学校的需求，完成与OA系统、教务系统（包括本科与研究生）、学工、科研等业务系统的对接，实现业务系统电子文件接收、版式化及封包标准、元数据接收捕获及嵌入，以及电子文件的单套制归档。

2.支持归档范围和保管期限表的自定义设置，具备对归档的电子文件进行自动化或半自动化鉴定分类。

3.支持档案管理业务工作流引擎配置，****学校需求进行归档审核流程的自定义配置。

4.实现电子文件接收、整理、移交入库、鉴定处置全部生命周期业务环节。

5.支持电子文件四性检测、完整性审查、审核结果反馈至业务系统、撤回归档等功能。

6.支持用户权限管理，至少包括功能权限、数据权限、角色权限等方式，至少支持管理员、部门管理员和普通用户三级权限。

7.支持各业务系统接口的配置、监测、修改等功能

8.支持对归档的档案目录、电子文件进行多条件统计。如当月接收数量、当年接收数量、接收总数量、接收撤回数量、归档数量等，支持按部门或用户进行统计，支持报表统计与图形统计，支持电子文件归档数据驾驶舱的自定义设置。