文书档案整理及数字化加工服务项目网上比选公告

为满足我院档案规范化管理工作需求，本着公开、公平、公正、择优的原则，我院现就2025年度文书档案整理及数字化加工服务项目采用网上比选方式采购服务单位，欢迎符合资格条件的合法供应商积极参与本比选。

一、项目基本情况

1. 项目名称：文书档案整理及数字化加工服务项目

2. 采购/服务内容：

a) 项目服务数量及内容：

本项目计划完成以上数量的档案整理及数字化加工工作，包含档案原文数字化，档案条目录入、纠错，档案整理，档案还原装订等主要工作内容，项目全部完成后制作壹套备份数据盘，并将数字化档案数据导入到采购单位档案管理系统中。

注：数字化加工服务内容：文书档案保管期限为“永久”和“30年”“10年”。

b) 项目执行标准

1.国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》；

2.国家档案局DAT31-2005《纸质档案数字化技术规范》；

3.国标DA/T18-1999《档案著录规则》；

4.国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理》；

5.国家标准及相关规范。

c) 技术要求

总体原则：保持档案原貌与原有联系，通过档案数字化，建立完整准确的数字化档案数据，并与现库对接。确保档案数据的准确性和完整性、档案实体的安全和档案信息的保密。

****档案局关于档案归档立卷及档案数字化规定，执行具体技术要求如下：

1.整理及要求

（1）装订：归档文件以“件”为单位用不锈钢钉装订，较厚文件用三孔一线装订；

（2）分类：根据文件内容，结合具体事由分类，并划分保管期限；

（3）盖章：盖归档文件章，并填写全宗号、保管期限、年度等；

（4）编号：将同一年度、相同保管期限的档案集中，并按年度编写顺序号；

（5）装盒：所有整理好的档案归档装盒，并完善脊背盒面信息。

2.项目数字化加工及要求

（1）具体技术要求

①扫描方式：根据档案纸质幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

②扫描色彩模式：彩色模式进行扫描。

③扫描分辨率：分辨率应≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

④图像处理：对扫描的图像文件进行纠偏、去污、图像拼接、裁边等处理，保证扫描图像文件清晰、完整，符合一般阅读习惯；扫描形成的图像文件与实体档案数量相同，且保持准确的对应关系。扫描图像无杂质、黑边、黑线等，图像质量符合档案数字化标准规范要求。

⑤扫描时要保证档案资料的载体安全，如遇到档案中有类似于油印纸式的纸张时，一定要采取底面垫衬白纸进行扫描，获取最好的效果；对于纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的原件，必须使用平板扫描，不得使用滚筒进行，以免对档案造成损坏；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

⑥必须按照页码顺序扫描，不能有漏页、少页、或扫错页等现象；

⑦扫描内容完整，包括文件上的文本图片、页码、有关标记等，都必须纳入扫描图像范围；

⑧对于同一份档案，清晰度不同，特别是既有铅笔、也有钢笔、圆珠笔等多种笔体写的文字同时存在一页文件上时，要以文件主要部分的清晰为准，尽量采用一页多扫方式进行图像采集，然后再进行局部拼接合为一页；

⑨在扫描的过程中文件的起止页号一定要分辨清楚，杜绝出现错页现象，或扫描的电子文件份数与实物文件个数不对应现象；

⑩对于文件上所编写的页号一定要扫描清楚，以便质检和利用查看方便；

⑾扫描获取的图像，严格按照档号规则对文件进行命名，确保文件命名准确；

⑿档案著录：按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录。

进行目录著录时，要严格按照原始信息进行著录，文号、责任者、日期、页码内容不得遗漏；日期具体到年月日；目录在著录时要完全按照分件人员的结果进行著录；各字段的著录项要按照档案标准进行著录，不能少于所列标准的字段，每项字段中的文字录入格式一定要结合系统要求进行著录；在著录的过程中，如几个人同时往一个数据库中著录信息时，一定要将各种代码等问题进行格式统一，（如日期格式，文号格式等、机构等），严禁出现格式不同的情况；题名著录要求：对不符合题名著录的，必须进行修改完善。

（2）数据存储

扫描图像数据采用PDF格式存储，压缩品质“中”级。

（3）数据备份

交备份数据壹套用业主单位移动硬盘存贮。

（4）数据挂接

数据需完整并及时转换至****档案管理应用系统。做到数据转换方便、快速、完整，目录数据与全文挂接准确完整，查询方便快捷，使用方便，整体协调性好。

（5）图像质量要求

①图像处理时首先要检查电子文件的年度、保管期限、件号等信息与实物档案文件是否相对应，若不对应，则应记录在案，并将记录返回扫描环节，再进行修正处理。

②图像处理时要仔细检查每页图像的页码是否准确、保证页码清晰、无漏失、不错页等。

③图像处理必须保持原文大小，对污损部分只可修复，不得裁剪。

④对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

⑥对于扫描图像幅面大于档案实际纸张时，需要更改图像文件的属性，确保图像文件的幅面大小统一。

⑦处理完成后的图片应清晰可见，颜色适中。

（6）图像数据质量检查

①对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。保证图像文件的端正，看不出明显的倾斜现象，成品库中的数据允许的倾斜度不得大于±2°。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

②由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。确保大页面文件在分页扫描后分离图像的拼接无缺现象；确保扫描后的图像文件无黑边，主图文周边没有杂点及与文件内容无关的信息。

③发现原件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。确保图像中无漏扫、页码清晰、页码与纸质档案中的页码正确、清晰。

④发现扫描图像的排列顺序与原件不一致时，应及时进行调整。确保图像数据文件的件数与档案原件、录入件数一致，确保匹配准确。

⑤认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

⑥纠偏。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。对于个别歪斜度较大的页面需要采用手动纠偏进要严格注意电子文件的案卷号与档案卷皮上的案卷号是否相同；文件夹的命名是否准确（电子命名中不能出现空格等不规则符号）。

⑦去污。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。去污时，只去除图片上非档案本身内容，即图像周边的黑边、噪点、污点等杜绝把文字内容与正确的页码或其他有价值的原信息清除掉，处理过程中应遵循维持和展现原件原貌的原则。

⑧图像拼接。对大幅面纸质档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

⑨裁边处理。图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

3. 服务/合同周期：自合同签订之日起60日历天内一性完成全部项目；售后2小时响应、48小时内处置完毕服务诉求。

4. 最高限价：项目整体总价13956元，供应商总价报价超出限价视为无效响应。

5. 完工要求：合同签订60日历天内完成全部档案整理、数字化、装盒、数据挂接、备份交付，一性完工交付采购人指定地点。

6. 质保期：****档案馆验收合格之日起长期质保，质保期内免费处理图像修正、数据补扫、目录纠错等问题，1日内完成故障处置，特殊情况提供备用存储介质。

7. 报价为全包干含税总价，包含人工、专业扫描仪、耗材、档案盒、图像处理、条目著录、硬盘备份、系统挂接、运输、质检、售后、税费、现场勘察、风险、利润、验收配合等全部可预见及不可预见费用，合同执行期间单价不作调整，采购人不再额外支付任何费用。

二、供应商资格要求

1. 依法在中华人民**国境内注册，具备独立法人资格，持有有效三证合一营业执照，经营范围包含档案整理、档案数字化服务相关类目。

2. 财务状况良好，配备专业档案加工设备、专职档案工作人员，具备履行本项目全部服务的技术与履约能力。

3. 信用要求：未被列入信用中国失信被执行人、重大税收违法失信主体；****政府****政府采购严重违法失信行为记录名单，需提供官网查询截图加盖公章。

4. 近3年经营活动中无重大违法记录、无行贿犯罪、商业贿赂、串通报价、弄虚作假等不良行为，须出具书面资格声明函。

5. 单位负责人为同一人或存在直接控股、管理关系的不同单位，不得同时参与本项目比选。

6. 本项目不接受联合体报价，严禁转包、分包，一经发现直接取消成交资格。

7. 专项资质要求（缺一不可，复印件加盖公章）：

a) 有效《**省档案服务机构备案证书》；

b) 近3年内至少2份档案整理/数字化同类服务业绩合同复印件（含合同关键页、金额、服务内容）。

三、现场勘察要求

本项目设置现场勘察环节，采购内容存在多项不确定成本，供应商务必到场核对档案现状、预估工作量、评估项目成本；未到场勘察或勘察不细致导致后期增加费用，全部由报价供应商自行承担。

勘察时间：2026年7月3日14：30-17:00可到场勘察

勘察联系人及电话：王先生 186****3585

四、样品要求

本项目无样品提交要求

五、响应文件组成及制作要求

所有资料统一胶装成册、加盖公章及骑缝章，整体密封包装，外包装标注：项目名称、供应商全称、联系人、联系电话。响应文件包含以下资料：

1. 营业执照副本复印件（注明“仅供本项目比选使用”并加盖公章）；

2. 法定代表人身份证明、法定代表人授权委托书及授权代表身份证复印件；

3. 信用中国、中国政府采购网信用查询截图；

4. 专项资质材料：**省档案服务机构备案证书、2份同类项目业绩合同复印件；

5. 资格声明函；

6. 完整报价文件：报价一览表、报价明细表（电脑打印，手写无效）；

7. 完整售后服务承诺（含响应时效、质保、故障处置、违约赔付等内容）；

8. 其他采购文件要求补充证明材料。

六、报价及评审规则

1. 报价要求：一性固定总价包干报价，总价不得超出13956元最高限价，超出按无效报价处理；大小写金额不一致以大写为准，仅允许唯一总价，不接受选择性报价。

2. 评标办法：最低评标价法。先开展资格审查+技术服务符合性审查，全部实质性响应采购文件所有要求后方可进入价格评审；全部合格供应商中总价最低者为第一成交候选人；若出现最低报价相同，现场抽签确定成交单位。

3. 比选结果将在****官网进行公示。

七、响应文件递交及比选安排加急标书代写

1. 文件递交截止时间：2026年7月6日16:00（**时间），逾期送达、资料不全、未密封、未盖章均视为无效。加急标书代写

2. 递交地点：****东侨院区综合楼13层1306室

3. 比选时间：2026年7月7日9:30

4. 比选地点：****东侨院区综合楼13层会议室

5. 递交方式：现场递交或快递递交（快递时效由供应商自行负责）。

八、服务、验收及付款方式

（一）服务与履约要求

1. 成交供应商严格按照国家档案规范、本比选文件、响应文件完成全部服务，自备专业扫描、装订设备，全程做好档案实体安全与信息保密工作，严禁档案遗失、破损、泄密。

2. 加工标准严格执行：国家档案局8号令、DA/T31-2005、DA/T18-1999、GB/T18894-2002等国家及行业规范；扫描分辨率≥300dpi彩色扫描，图像纠偏≤±2°，无黑边杂点，PDF格式存储，目****医院档案系统。

3. 严禁转包、违规分包，采购人一经查实有权单方解除合同，并追究合同总价20%违约金。

4. 逾期交付违约责任：每逾期1日按合同总价款3‰支付违约金；逾期超15日，采购人可解除合同，成交供应商退还全部收款项并支付合同总价20%违约金。

（二）验收标准

1. 整体成****档案馆进馆标准逐项验收，实体档案整理规范、数字化图像完整清晰、条目著录无错漏、数据可正常查询利用。

2. 项目完工后5个工作日内采购人组织初验，提交档案馆复核，复核不合格成交供应商无条件免费整改至达标，整改产生全部费用自行承担，未整改完成不予结算。

3. 验收不合格不予结算，直至整改全部达标。

（三）付款方式

1. 结算规则：最终结算金额=各分项成交单价×实际完成数量，预估数量仅作报价参考，据实结算。

2. 付款流程：****档案馆验收合格且无质量问题后10日内，采购人一性支付全部结算款项；成交供应商需提供等额正规增值税发票。

九、其他事项

1. 成交候选人须在结果公示后5个工作日内与我院签订合同，无正当理由逾期拒签、放弃成交资格的，将记入不良行为记录，按相关规定处理。

2. 若第一成交候选人放弃资格或无法履约，采购人可依顺延确定下一候选单位（顺延仅限一）。

3. 本比选公告所有内容均为合同组成部分，具有同等法律效力。

4. 本项目未尽事宜由****后勤管理科负责解释。

十、联系方式

项目咨询联系人：王先生 联系电话：186****3585

文件递交联系人：陈先生 联系电话：0593-****169加急标书代写

地址：****东侨院区综合楼13层1306室

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2026年6月29日