原重庆市缙云山园艺发展有限公司档案整理及移交市档案馆服务采购项目竞争性比选公告

一、项目名称

原**市缙****公司****档案馆服务采购项目。

二、项目基本内容

（一）档案数量

原**市缙****公司（含历史沿革下的所有企业）现存档案（预估参考数量为传统文书档案约9500件；会计凭证约13000册，会计账簿、报表1100卷；人事档案280人、工资册800卷，科技基建250卷，实物档案200件，合同150件；条目著录约3万条，扫描约30万页，此数据仅为参考数据，不作为本次档案整理和入馆数据凭据及计费数量），****档案馆标准进行全面整理。

（二）服务要求

1. 档案数字化加工：****档案馆标准，对整理的档案进行扫描及数字化加工。如有档案、收集范围及类别不完整不完善情况，****档案馆要求据实完善；将整理****档案馆要求进行装订、装盒，并制作档案目录、档案清册等。其中不具备档案利用价值（如个人资料、日常事务性工作资料等）可在后期实际整理移交中剔除，但不整理移交的材料需提供清册（财务凭证、账簿等可协调简化提供清册）。

2. 档案条目著录：****档案馆标准以及便于企业利用档案原则，对数字化加工的档案进行详细条目著录，如会议纪要应标注全部会议议题、任职文件应标注任职人姓名、董事决议应标注决议名称等。

3. 财务资料整理：本次档案中的凭证、账簿等财务资料，近30年（含本数）内的需要整理移交。

4. 人员信息整理：本次档案整理涉及的人员信息，剔除部分按文书整理扫描移交，未剔除部分的也要扫描形成电子档案便于后期利用。

5. 档案数字化成果：****档案馆要求提供相关档案数字化成果，并按要求将档案数****公司系统及提供档案数字化成果两套。

6. 入馆材料编写：****档案馆标准提供包含不限于全宗介绍、大事记、整理说明、数字化说明等相关材料。

（三）服务标准

1. 标准规范：

（1）《中华人民**国档案法》；

（2）《中华人民**国保密法》；

（3）《中华人民**国档案法实施条例》；

（4）《机关档案管理规定》****档案局令第13号）；

（5）《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限》****档案局令第8号）；

（6）《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）；

（7）《科学技术研究档案管理规定》****档案局令第15号）；

（8）《档案数字化外包安全管理规范》国家档案局（档办发〔2014〕7号）；

（9）《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）；

（10）《档案服务外包工作规范第1部分（总则）》（DA/T68.1-2020）；

（11）《档案服务外包工作规范第2部分（档案数字化服务）》（DA/T68.2-2020）；

（12）《档案服务外包工作规范第3部分（档案管理咨询服务）》（DA/T68.3-2020）；

（13）《档案服务外包工作规范第4部分（档案整理服务）》（DA/T68.4-2020）；

（14）《档案著录规则》（DA/T18-2022）

（15）《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）

（16）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）；

（17）《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）；

（18）全宗卷规范（DA/T12-2012）；

（19）全宗指南编制规范（DA/T14-2012）；

（20）《**市档案收集管理办法》（渝府办发〔2016〕76号）；

（21）《**市归档文件整理规则》（渝档发〔2016〕7号）；

（22）《**市纸质档案数字化实施细则》（渝档发〔2018〕5号）；

（23）《**市档案数字化副本移交与接收办法》（渝档发〔2018〕6号）；

（24）《**市会计档案整理规则》（渝档发〔2019〕24号）；

（25）《**市数码音像档案收集整理规则》（渝档发〔2023〕3号）；

（26）以及其他国家、**市相关行业标准等服务项目技术要求。

2. 档案整理

将各类档案按门类要求进行规范整理，****档案馆的移交标准。主要包括组件（卷）、修整、装订、编页、分类、排列、划分保管期限、编号、编目、装订、装盒、排架、移交等程序。主要工作内容及具体的技术质量要求如下：

（1）分类：将所有档案门类分别进行分类清理。

（2）实体档案交接：中标人根据工作进度安排，负责将采购人位于两个地方的档案进行分类清理，逐步统一放至采购人指定加工地点（加工地点暂定：****碚区**路40-2、40-3号），双方交接形成交接记录（经双方签字确认）。

（3）拆卷：拆除装订物，去掉金属物，拆除装订物时应使用专业拆档工具保护档案不受损害，拆装过程中必须做到案卷拆、装完整有序。

（4）裱糊：档案中出现的年代较久、破损严重档案、票据资料等应先进行托裱等技术修复后再进行扫描。相关要****档案馆的进馆要求。

（5）组件（组卷）：按相关门类整理规范要求进行组件（组卷）排列卷内文件顺序。

（6）页码编制：归档文件从“1”开始，将页码逐页标注在有图文的页面正面右上角或背面左上角空白位置。页码位置在纸张正面右上角、反面左上角空白处，要求页码清晰、完整，顺序连贯，不遮盖原文；不出现漏码、错码、重码等现象。

（7）备考表：卷内备考表填写规范。

（8）归档文件的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。装订前，应对破损的文件材料予以修复；应对字迹模糊或易褪变的文件材料予以复制。应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品；对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

（9）装订：装订结实规范保持档案的排列顺序不变，档案的页码不得出现错页、漏页、页次颠倒、不压字等现象。归档文件应当用不锈钢订书钉装订，页数较多时，使用“三孔一线”装订，采取订书钉装订时，应当确保无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。归档文件装订应做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整。纵向文件左侧和底边对齐，左侧装订；横向文件左侧和上边对齐，上边装订。

（10）装盒：归档文件应当按档号顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。档案盒应当符合规定。应当在档案盒内文件之后放置备考表。备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。归档文件整理完毕装盒后，应当按照分类排列顺序上架保管。排架方法应保持稳定，避免频繁倒架。废弃的卷皮、卷盒经采购人检查后由中标人选择专业销毁场所销毁。

（11）所有已整****档案馆相关处室预验收，通过后方能进行下一步档案数字化工作。

3. 档案扫描

（1）扫描

I. 扫描方式：根据档案纸质幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的专业扫描仪或图纸扫描仪进行扫描。大幅面档案应采用大幅面数码平台。

II. 扫描色彩模式：彩色模式进行扫描。

III. 扫描分辨率：分辨率应≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。照片档案分辨率应≥600dpi。

（2）图像处理

I. 图像数据质量检查：对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

II. 纠偏：对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，保证数字图像偏斜不超过页面内半个文字，偏斜角度小于1度。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

III. 去污：去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑点、黑线、黑框、黑边等影响图像质量的杂质，档案数字化图像的去污，应遵循展现原貌的原则。

（3）图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

（4）裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

（5）中标人自带全部工程设备,加工应用软件必须使用正版软件，自觉遵守采购人单位的管理规章。

（6）中标人必须保证档案内容与档案载体的安全，档案不得丢失、泄密、损坏，提交相应电子数据的备份。

（7）数据存储：目录数据文件采用XML或DBF格式存储。扫描图像数据采用JPEG格式存储，压缩品质“中”级。

（8）数据备份：中标人完成加工后，及时向采购人移交备份数据。

（9）数据挂接

I. 投标人应在加工中间数据库中对目录数据与原文数据进行关联后，并按100%的比例对挂接质量进行全面检查，利用人工和成熟的质量检查软件对成果数据参数、格式、标准、挂接对应准确性等进行综合检查，有不符合质量要求的需要重新制作处理；

II. 数据需完整并及时挂接至采购人的档案管理系统和****，投标人要认真考虑其挂接技术方案，最终数据成****档案馆所使用的档案管理系统中的数据格式要求，保证数据挂接时效和安全，投标人需借助相关数据挂接软件对成果数据进行无缝挂接。采购人只负责档案问题的协调处理，不负责软件技术协调或者因此产生的费用问题，投标人需提供切实可行的技术方案及成果数据安全管理措施。

III. 本项目的成果数据量大，为保障数据安全投标人数据整合和迁移操作人员需具有相关数据安全和保密义务。

3. 著录

（1）编目应准确、详细，便于检索；来（去）文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来（去）文内容。

（2）归档文件目录设置档号、文号、责任者、题名、日期、页数、密级、备注等项目，采用表格形式，横向设置。

（3）归档文件目录应由系统生成或使用电子表格进行编制，除保存电子版本外，还应打印出纸质归档文件目录并添加封面，每年区分保管期限装订成册。打印的归档文件目录及封面用纸尺寸采用国际标准A4型。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限，必要时，也可增加机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称，全宗号、年度、保管期限、机构（问题）按照档号结构格式要求填写。

4. 档案装具

档案装具应为无酸牛****档案馆的入馆要求，为保证档案盒封面美观整洁需使用档案盒打印机对卷和信息进行打印。重新更换的卷皮和档案盒，保证档案盒美观、整洁、字体大小一致，卷皮（盒）封面、背脊项目齐全，填写正确。

（四）最高限价

最高限价为人民币45万元，此价格包含为完成本项目全部工作所需的修复、扫描、装订、耗材、运输、场地、检测、质检不合格导致的返工（修改）、人员薪酬、保险、税****档案馆进馆档案等全部费用，采购方不另行承担其他任何费用。实际档案数量与预估档案数量不一致的，不调整合同价款。

（五）保密要求

严格遵守有关法律法规，维护档案信息安全，不得以摘抄、复制、口头等任何形式泄露传播档案信息；不得接受我司指定的工作人员外的任何人对档案整理现场查阅资料；应确保档案的实体安全和信息安全，保守国家秘密、商业秘密和个人隐私安全。

（六）服务时间、地点

1. 档案服务期限：自合同签订之日起12个月内完成。

2. 档案整理地点：****碚区

（七）本次验收标准：

本次档案验收工作分两个类别分别组织实施：

1.****档案馆的档案，****档案馆按照规范流程核验后出具的正式档案交接文据，作为该部分档案验收通过的唯一依据；

2.其余未进馆的档案，严格依照国家及行业档案管理标准完成整理、编目等全流程工作后，以公司组织开展的档案综合验收出具的正式结果，作为该部分档案验收通过的判定依据。

（八）付款方式

1. ****档案馆出具的《****档案馆进馆档案交接文据（预）》后，支付服务费总额的40%；

2. ****档案馆出具的《****档案馆进馆档案交接文据》，****公司的综合验收后，支付服务费总额的60%。

（九）售后服务

在后期档案利用过程中，发现电子数据挂接、图像处理、原档装订等属于属于本次档案服务中造成的错误和遗漏，服务方负责纠正完善。

三、投标人资格要求

投标人须同时满足以下条件：

（一）在中华人民**国境内注册，具有独立承担民事责任的能力，具备有效的《营业执照》；

（二）具有国家秘密载体印制资质乙级以上资质；

（三）在信用中国网站“无重大违法失信记录”。

以上资料提供复印件加盖鲜章，装订为“投标资格包”。

四、投标人须知

（一）本项目不统一组织现场查看。投标人如需现场查看档案资料，请务必提前电话联系赵老师（电话：150****0925）开展现场查看。

（二）投标文件提交截止：截止时间：2026年7月8日17时00分；提交地点：**市**区**三路121号**大厦811室；联系人赵老师（电话：150****0925），过时不再接收。标书代写

（三）投标文件编制要求：按本招标公告中的投标人资格要求和评审因素分别编制装订“投标资格包”和“投标文件包”，每个包分别装订、装盒、密封、盖印，一式一份。注：投标函严格按照附件投标函编制。

（四）中标公告：采购方按程序确定供应商后，****公司微信公众号发布中标公告。

五、评分标准

（一）评标方式：综合评标，即投标文件满足招标文件全部实质性要求且按照评审因素的量化指标评审得分最高的投标人为中标候选人。

（二）评审因素

六、联系方式

地址：**市**区**三路121号**大厦811室；联系人赵老师，电话：150****0925。

附件

投 标 函

致：**农投****公司：

（投标人名称）系中华人民**国合法企业，注册地址： 。关于本次原**市缙****公司****档案馆服务采购项目，我单位已详细阅读了贵单位发布的项目竞争性比选公告，完全理解项目要求，决定参加报价，总报价为 万元（大写： ）。同时，我方就参加本次投标有关事项郑重声明如下：

一、我方完全理解并接受该项目招标文件所有要求。

二、我方提交的所有投标文件、资料都是准确和真实的，如有虚假或隐瞒，我方愿意承担一切法律责任。

三、我方承诺按照招标文件要求，提供招标项目的技术服务。

四、我方按招标文件要求提交的投标文件为：“投标资格包”和“投标文件包”各1份。

五、我方承诺：本次投标的投标有效期为投标截止时间起90天。标书代写

六、我方投标报价为闭口价。即在投标有效期和合同有效期内，该报价固定不变。

七、如果我方中标，我方将履行招标文件中规定的各项要求以及我方投标文件的各项承诺，按《****政府采购法》《中华人民**国民法典》及合同约定条款承担我方责任。

八、我方未为采购项目提供整体设计、规范编制或者项目管理、监理、检测等服务。

九、我方理解，最低报价不是中标的唯一条件。

投标人单位名称（投标人公章）

年 月 日