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和田地区人民医院纸质病历数字化扫描及保管服务项目市场调研公告
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***********公司企业信息
一、调研概述
（一）调研背景
为进一步提升****病案信息化管理水平，补齐历史存量纸质病历数字化短板，满足电子病历分级评价、****医院绩效评价、医保DRG稽核、医疗质量追溯、司法取证及患者服务等工作需求，我院拟通过第三方外包服务开展历年历史纸质病历数字化加工工作，同步承接原始纸质病历专业托管一体化服务。
（二）调研目的
本次调研旨在广泛征集具备对应资质、成熟服务能力的供应商实施方案与报价，摸清行业主流服务商的技术能力、收费标准及优惠政策，为医院编制采购预算、遴选优质服务商提供真实的数据支撑，保障项目实现最优性价比。
二、调研项目名称
医院纸质病历数字化扫描及纸质病历保管服务项目
三、调研项目具体情况
（一）项目概况
对医院历年存档住院纸质病历开展拆卷整理、规范加工、高清扫描、图像处理、质量质检、建立索引目录、电子化归档、系统数据入库，实现存量病历电子化存储、快速检索、全程可追溯、长期安全保存。数字化验收完成后的原始纸质病历，由服务商提供全流程合规托管服务，包含密闭转运、恒温恒湿库房存储、台账动态管理、按需原件调阅、到期文件合规销毁等配套内容，形成“电子档案院内使用、纸质原件异地专业托管”的双重存档管理模式。
（二）服务模式要求：
（1）数字化加工：采取院内驻场封闭式作业，所有纸质病历在扫描加工期间严禁带离院区，做到病历零外流。
（2）纸质病历保管：数字化成果验收合格后，在甲乙双方共同监督下完成病历清点核对，通过密闭专车转运至服务商自有合规档案库房进行托管，同步建立完整出入库台账。
（三）服务性质：全包式一体化外包服务，包含病历整理、设备投入、耗材采购、数字化加工、质量质检、系统对接、纸质病历密闭转运、库房常年保管、原件调阅、售后质保等全部内容。
四、服务具体需求
（一）病历整理：拆卷、去钉、页面平整、分页排序、破损页面修复、缺页问题登记造册。
（二）数字化扫描：使用专业高速扫描仪进行双面高清扫描，保证图像端正清晰，无歪斜、漏扫、重复扫描。
（三）图像处理：自动纠偏、裁边、去污、底色净化、补边去阴影，图像质量严格符合医疗档案归档国家标准。
（四）数据建库：以病案号、住院号、患者姓名、住院时段为核心字段建立标准化索引目录，支持一键精准检索。
（五）质量质检：实行双人逐份全检制度，对于模糊图像、页面歪斜、缺页、顺序错乱等问题，服务商须无条件返工整改。
（六）系统对接：电子数据须兼容我院现有病案管理系统、电子病历系统，支持批量数据导入、在线浏览、长期归档存储。
（七）安全保密管理：院内全程封闭作业，所有驻场人员完成信息备案，作业区域禁止携带手机；全员签订保密协议，严禁私自拷贝、外泄、外传任何病历数据。
（八）售后质保服务：项目整体验收后提供长期技术质保，按需完成查漏补扫、数据纠错、系统技术维护。
（九）封存转运：数字化成果验收完毕，甲乙双方逐份清点核对病历，使用密闭押运专车转运，全程视频留痕、台账可追溯，杜绝病历丢失、破损。
（十）库房存储：服务商须自有标准化专业档案库房，满足恒温恒湿、防火、防盗、防虫鼠、防水防潮要求，配备24小时视频监控、门禁安防系统，严格符合《医疗机构病历管理规定》档案存储标准。
（十一）台账管理：建立病历入库、保管、年度盘点、出库调阅全生命周期电子台账，每年向我院提交完整的存量病历盘点报告。
（十二）授权调阅服务：我院因医保核查、医患纠纷取证、质控评审等工作需要调取纸质原件时，服务商提供现场查阅、临时复印扫描等配套服务，所有调阅流程闭环留痕。
（十三）到期处置：病历达到法定保存年限后，凭我院正式书面授权，服务商提供保密式销毁处理，并出具正规销毁证明文件。
（十四）隐私保密：托管库房所有工作人员须单独签订患者医疗隐私保密协议，建立病历保管专项保密制度，严禁私自查阅、泄露任何患者病案信息。
五、供应商资质及能力要求
（一）具备独立法人资格，持有有效营业执照，经营范围包含档案数字化加工、档案托管、数据处理、信息技术服务等相关类目。
（二）具备档案数字化、档案托管对应资质，****医院病案数字化+纸质病历托管一体化同类项目业绩。
（三）商业信誉良好，无重大违法失信记录，可提供“信用中国”“政府采购网”失信信息查询截图。
（四）具备完善的医疗数据保密制度、人员管理制度、质量管控体系、档案库房安全管理制度。
（五）可派驻固定项目组驻场作业，自行配备全套专业设备；须自有合规档案库房，具备大批量病历长期托管条件。
（六）近三年****医院病历数字化扫描、纸质病历托管项目，可提供合同、验收报告等佐证材料。
六、调研报价要求
（一）本次仅为采购前期市场摸底调研，本次报价不作为最终中标成交价，所有报价均为全费用综合单价。
（二）报价包含人工整理、设备、耗材、扫描修图、质检、索引建库、系统对接、院内运输、管理成本、税费、售后质保等全部费用，不得存在隐形收费。
（三）供应商须分项列明：数字化服务单份病历综合单价、单页扫描单价；病历托管服务按“单份/每年”进行报价，同时出具整体一体化项目总报价。
（四）所有报价文件须加盖单位公章，保证资料真实有效。
七、供应商需提交的调研资料（全部加盖公章扫描件）
（一）市场调研响应报名表（含单位全称、联系人、联系电话、电子邮箱）
（二）营业执照、法人身份证明、法定代表人授权委托书、经办人身份证复印件
（三）信用查询证明（信用中国、政府采购网无失信记录截图）
（四）档案数字化、档案托管相关资质证书；质量管理体系、医疗信息保密、库房安全管理全套制度文件
****医院病案数字化、病历托管同类项目业绩证明材料
（六）完整的一体化项目实施方案：含人员配置、院内驻场加工流程、病历清点转运流程、库房保管方案、质量管控流程、全流程保密管理、项目总工期计划
（七）分项报价单、售后服务及质保方案、病历调阅与到期销毁实施细则
（八）无违法违规、无商业贿赂、无失信记录书面承诺书
八、提交方式及截止时间 标书代写
（一）纸质文件：邮寄至**市文化路103号，收件人：高琴，联系电话：135****2014；邮件封面注明：“医院纸质病历数字化扫描+纸质病历保管服务项目”。
（二）电子文件：发送至邮箱：****@qq.com，邮件主题统一格式为：“医院纸质病历数字化扫描+纸质病历保管服务项目报价—XX公司”。
（三）资料截止提交时间：2026年7月15日。
（四）所有材料须保证真实、完整、清晰，逾期报送或资料不全的，视为自动放弃本次调研资格。
九、其他说明
（一）本次市场调研仅为采购前期摸底工作，不构成采购要约与招标行为，我院不收取供应商任何费用。
（二）我院将综合对比服务商实施方案、库房硬件标准、质控体系、保密制度、市场报价，作为后续项目立项、制定招标参数与预算的依据。
（三）病历数字化加工环节只接受院内驻场作业方案，严禁场外加工、病历离院流转；仅在扫描验收完成后，纸质原件方可转运至服务商库房托管，单纯场外扫描方案不予受理。
（四）供应商所提交全部资料必须真实有效，一经发现弄虚作假，直接取消参与资格。
招标进度跟踪
2026-07-03
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