关于2026年度公司档案系统建设项目澄清与修改公告

档案管理系统功能清单

一、软件功能需求

功能模块

子功能

功能说明

备注

我的空间

首页定义

1.具备首页自定义功能，提供不同角色进行快捷菜单自定义。

2.支持自定义调整主题、密码修改、字体大小设置

我的收藏

收藏夹管理、收藏夹信息阅读

任务待办

消息通知、待办事宜、已办事宜集中展示

订阅推送

支持档案订阅推送功能，用户根据订阅需求设置订阅条件，系统自动推送给需要的用户进行利用，订阅档案受权限管控。

预归档管理

系统集成

1.具备业务系统集成对接，实现电子文件自动归档功能。通过业务系统推送信息自动创建条目并挂接对应的附件。

2.对业务系统推送的归档文件，应支持随业务系统推送设置文件在电子档案系统中可见和可管理的权限范围。

3. 根据上传或系统推送的文件属性信息，自动提取题名生成对应的档案条目信息，并自动跟电子文件关联成功。

4．提供人工补录电子文件，对系统推送归档的文件进行补充和调整。

关联组件

1.具备档案关联、组件、批量修改等。

2.支持手动关联，批量自动关联档案。

3.支持组件功能，将多个文件材料组合成一件档案。

四性检测

1.支持对接收对档案数据真实性、完整性、可用性、安全性进行质量检查。生成检查报告，反馈检查结果。

2.依据DAT 70-2018《文书类电子档案检测一般要求》执行检测，检测方案自定义。

3.提供检测台账内容查看，查看历史检测任务，检测明细，检测报告支持在线查看。

归档审批

具备对待归档条目发起归档审批流程，支持流程审批自定义。

数据审核

具备根据数据来源配置数据流转目标节点，数据来源包括：在线归档接收、统一接口服务平台、离线客户端等。

数据接收

1.提供在线接收信息包与接收明细数据的查看。

2.跟踪查看信息包接收状态，四性检测结果明细。

收集整理

离线接收

具备接收离线数据，支持离线EEP封装文件导入，接收时执行电子文件四性检测。

档案著录

1.支持手工录入、批量数据导入的方式进行目录著录。手工著录支持著录内容规范性校验。支持Excel批量导入，支持批量档案条目导入，支持文件、案卷形式的条目导入。批量导入应提供错误报告查看，对于导入失败原因及相关字段修改进行明确提示，以便于修改错误数据。

2. 具备著录信息初始化功能，支持将电子文件基础信息或内容自动赋值到著录信息中。

批量挂接

1.支持批量创建电子文件与档案目录的关联关系，通过挂接将电子原文挂接至对应的档案条目下。

2.智能挂接：在未创建档案条目的情况下直接读取电子原文元数据信息，在挂接过程中生成档案条目关键字段。

原文管理

支持单个原文上传、批量上传原文。

支持自动计算上传原文的页数。

归档整理

1.支持归档整理环节过程自定义，归档整理过程中可配置归档审批流程，由相应人员审批后进行归档。

2.提供图形化跟踪归档整理过程。

整理模式

1.支持一文一件、传统立卷、工程项目档案等多种整理模式，工程项目档案应支持按项目结构分组展示。

2.提供对于条目的批量修改、删除功能，为减少档案字段录入工作量，应提供对于复杂信息的档案条目的复制与粘贴功能。

编目

1.支持归档文件目录、盒内目录、案卷与卷内目录关联打印。

2．报表内容与样式支持可拓展。

自动编号

1.支持不同门类档案档号规则的自定义，整理编目过程中支持批量自动编号。

2.支持批量调整档号、件号、卷内顺序号。

3.具备查找重复档号、断号利用的功能。

案卷整理

1. 支持对于档案条目进行批量组卷、组新卷、组已有卷、拆卷、合卷、插件、卷内序号调整、批量生成档号、编制档案目录报表与装盒上架等操作。

2. 提供公式计算功能，自动计算卷内文件总页数、页数与页次互转。

数据回收站

****回收站，对回收站数据可以进行还原和清空。

格式转换

1.具备格式转换的能力，归档的文件材料、图片、视频转换成符合长期保存格式要求的文件。

2.具备格式转换跟踪查看的能力。

离线客户端

1.针对工程项目类档案提供离线客户端进行数据收集，****联通不变时的数据在线录入。后期网络连通后直接进行同步。

2.离线客户端数据同步至档案管理系统自动执行四性检测。

档案征集

依据《DA_T 96-2023 档案征集工作规范》要求进行档案征集工作登记管理。

档案管理

档案修正

1.实现对归档后的数据进行集中管理。

2.归档后数据通过档案修正进行修改调整，档案修正需要进行流程审批，修正流程支持自定义。

全宗卷管理

具备全宗卷管理功能。

档案台账

提供系统台账管理功能，档案管理人员能够集中跟踪查看档案系统的各类业务单据。

报表定义

1.支持业务报表初始化，包括借阅单据、鉴定单据等报表。

2.支持报表样式修改调整，无需安装插件进行报表定义。

原文校验

支持对归档后原文的校验，实现原文防篡改的管理。

光盘刻录

提供目录与原文的导出，用于光盘刻录。导出的目录和原文具备关联关系的保留。

数据迁移

具备按照《DAT 93-2022电子档案移交接收规程》进行数据封装，标记封装包去向，提供数据封装包下载。

档案鉴定

到期鉴定

1.支持对于到期档案的自动鉴定与消息提醒。

2.档案保管期满时，系统应及时弹出提示提醒档案管理员。对保管期满的档案进行价值鉴定以确定该份档案是销毁还是继续保存，并对档案的保管期限进行必要的调整。

3.具备延保鉴定、开放鉴定、划控鉴定的功能。

4.鉴定流程自定义，提供跟踪查看的功能。

销毁鉴定

1.鉴定可以销毁的档案，生成最终销毁清册，根据鉴定意见，应提供档案保管期限调整、手动选择是否销毁案卷/文件等功能，完成档案销毁处理。

2.鉴定为销毁的档案，提供销毁清册打印功能。

3.具备销毁档案历史情况管理，汇总查看已销毁档案的清册。

档案统计

自定义统计

1.具备自定义报表设计的功能，提供方便灵活的配置方式，实现档案数据信息各类统计报表的准确定义与数据。包括：室藏档案数据统计、档案利用统计、利用效果统计等。

2.统计结果支持多种形式，如饼状图、柱状图、统计图。

档案事业统计填报

具备事业统计填报的能力，支持将年度档案工作情况按时生成统计年报，且所有报表能够导出为Excel。

工作量统计

支持档案维护工作的专项统计，包括：部门及个人采集维护档案的工作情况汇总统计，各门类档案数量情况汇总统计

档案保管

3D库房

通过图形化方式将库房全面地展示出来，真实的模拟用户在库房当中的各项操作。库房实体管理采用三维仿真的技术来展示档案库房，并可用图形化的方式显示档案外借、正常等状态，可以图形化显示库房的库存及实体排放情况。

档案定位

支持档案定位查看，自动定位至对应虚拟库房位置。

档案上下架

具备对档案上架过程进行管理，区分上架目录和未上架目录，并对相关上架、下架工作进行相应记录。

出入库管理

具备档案利用过程出入库信息的登记管理。

库房检查

具备库房硬件集成能力，自动采集库房温湿度信息，对每月和每年的库房温湿度进行自动计算统计，同时生成月统计表、年统计表并打印输出。

档案盘点

具备档案盘点的功能，对库房盘点结果信息进行登记。

档案利用

档案检索

1. 支持全文检索功能，在文件归档后后台统一通过全文内容识别并建立索引，便于用户在全文检索时查询出全文内容。

2. 提供目录、关键字模糊查询功能。

3.检索结果支持二次筛选，提供档案类型、年度、全宗等信息直接筛选。

4. 检索时应符合权限控制规则，根据是否有权限显示条目信息，是否有权限查看档案内容，如无权限则不可查看。

5.支持检索结果分类统计，按档案类型、年度、全宗统计。

6.全文检索支持匹配关键词高亮显示。

7.支持近义词检索，全词检索。

图谱检索

1.支持图谱关系配置，自动构建档案数据之间的关联关系。

2.提供图谱检索功能，以图谱的形式展示检索结果。

3.提供图谱检索结果的穿透式查看。

AI能力

档案查阅

1. 对每件档案单独设置知悉范围，精细度可到人或组织，保证授权用户能够在其权限范围内进行合法操作。

2.提供档案借阅，对于无利用权限的档案，利用人可发起赋权申请，经审批通过后进行利用。不同门类、不同密级的档案，可根据管理需要，采用不同的审批流程。

3. 提供借阅车功能，方便用户统一借阅，可对借阅车内容进行管理。

4. 支持实体档案借阅，提供审批、登记、归还、自动催还、续借等管理功能。

5. 支持实体查档预约的功能，提供领取通知、登记、归还等管理功能。

借阅审批

1. 支持按照不同档案类型，档案归属部门、密级等配置对应的审批流程。

2. 支持对档案内文件、下载、打印等维度进行审批，在审批时支持对申请的权限进行调整。

在线查阅

1. 提供在线阅览功能，支持用户在其权限范围内对电子档案进行在线浏览及下载，常用文件格式在线预览不需要客户端安装任何插件。

2.档案查阅时，支持图片水印、固定文字水印，以及附带利用人信息的动态文字水印。

3.支持常用文档类、视频类、音频类电子文件的在线查看，包括但不限于：word、excel、ppt、html、wps、mp3、mp4、wav、wmv、mpeg等。

档案协查

针对无权限档案的利用，提供档案协查功能，由相关人员辅助查档，协查需进行权限审批，审批通过后协查申请人可进行查阅利用。

档案编研

1.支持专题相册、专题库、专题文档类型的编研。

2.支持编研数据自动归集。

3.支持编研成果审核发布的功能。

电子档案长期保存

长期保存策略管理

具备长期保存策略定义，软件依据策略定期执行长期保存数据的封装推送。

数据总览

支持长期保存数据量总览，数据量排行榜展示。

数据接收

1.具备在线推送长期保存数据接收状态的跟踪查看。

2.具备离线接收长期保存信息包的功能。

数据查看

长期保存数据查看，提供元数据信息和原文的在线查看。

数据巡检

支持档案定期巡检、巡检策略配置。

系统管理

多全宗管理

具备多全宗管理，维护全宗单位基本情况信息。

分类管理

支持档案分类的拓展，自定义档案类型，添加、删除、更改档案类型。

代码表管理

支持密级、档案保管期限等档案管理专业代码表的管理，包括代码表库结构的维护和代码表数据的维护

编号规则定义

支持不同门类档案档号规则、盒号规则的自定义管理

流程定义与跟踪

1.依据单位管理需求，自定义档案工作流程，提供图形化的方式定义工作环节，通过拖拽形式即可以实现流程定义。

2.提供图形化的流程跟踪查看。

元数据管理

支持不同门类档案元数据项定义，支持拓展维护。

权限管理

1.支持对全宗、分类、档案库、目录、著录项、文件等各个层次的权限控制。

2. 根据用户自身的档案管理规范，自定义设置权限规则，提供系统前台的自定义配置界面。

水印设置

在档案利用过程中支持静态水印、动态水印的处理，水印不能改变原文件特征。

三员分立

支持三员分立，系统管理员、安全审计员、安全保密员的分权操作。

日志审计

1.支持用户登入登出日志、用户系统内操作日志的全纪录。

2.支持日志合规性审计。

委托待办

支持用户委托工作事项的设置，有效期期间内各类待办事项自动转入被委托人处处理。

介质管理

具备存储介质预警管理，在存储介质到达一定数据量时自动发送预警消息给相关人员进行处理。

二、软件集成需求

接口

接口说明

备注

数据归档接口

1.依据国家和行业等相关标准，与OA系统的数据归档接口进行双向集成开发。

2.数据归档时自动执行电子文件四性检测。

3.四性检测方案支持用户自定义。

单点登录

实现档案系统单点登录，OA系统一次登录，即可同时使用OA系统与档案系统。

机构用户同步

实现档案系统与OA系统间组织机构、用户信息的同步。

三、技术要求

序号

说明

备注

1

本次暂基于非国产环境

2

档案管理系统应采用J2EE平台，支持SOA（面向服务的体系架构），B/S结构，利用JAVA、Web Service、XML等成熟技术，具有方便的跨平台程序移植性和良好的可扩展性。