“采管分离”模式下公立医院的电子化采购平台建设实践

在医疗体制改革不断深化的背景下，公立医院的采购管理面临更高的要求和挑战。“采管分离”通过将采购与管理职能分离，有效解决了传统采购中主管部门分散、职能划分不明确、岗位分离不到位等问题，在成本控制、医疗服务质量保障、风险和腐败防范等方面发挥了积极作用。2020年《公立医院内部控制管理办法》和2023年《关****医院内部控制建设的指导意见》均明确提出将内部****医院信息化建设。因此，“采管分离”模式下构建基于内部控制机制的电子化采购平台，****医院提升采购管理水平、实现高质量发展的必然选择。

现有医院采购信息化系统的研究主要分为两类：未实行“采管分离”的医院多聚焦于单一采购类别的全周期管理，如医疗设备、医用耗材、科研试剂、药品、工程招标等，虽然在各自领域实现了采购管理优化，但无法满足“采管分离”后采购主管部门统一管理全院各类货物、工程、服务的采购工作需求。已实行“采管分离”的医院，虽有以项目为导向的采购管理系统，实现了部分采购活动一体化管理，但缺少电子合同签订管理模块，未实现从项目采购-合同签订的全流程线上管理。****医院成立单独的采购主管部门较晚，目前研究主要集中于内部控制制度建设，缺乏对内部控制机制嵌入信息化系统的深入研究与技术支撑。因此，构建一套适用于“采管分离”****医院的采购全流程信息化系统，已成为当前亟待解决的关键问题。

依照政府采购“采管分离”相关要求，****医院于2020年6月进行采购管理内部组织架构调整，将原先单一部门负责物资采购、验收、入库全流程管理，改革为项目主管部门负责立项审批、验收入库，采购主****采购中心）负责已立项项目的采购谈判、合同签订。采购****小组：医疗设备、医用耗材试剂、信息软硬件、总务物资及基建，负责全院除药品外各类货物、工程、服务项目的采购谈判、合同管理工作。通过五年的实践运行及经验总结，已构建出一套较为完善的采购管理制度体系。

医院采购管理制度嵌入信息化系统，实现从项目采购、电子合同签订到文件归档的全流程线上管理，致力于实现制度信息化、流程电子化、采购可追溯化的系统建设目标：（1）优化采购流程，通过信息化手段减少人工干预，缩短采购和合同签订周期，提高采购效率；（2）实现数据整合，与医院办公自动化（OA）系统、医院**规划（HRP）系统的数据对接，提升信息共享效率；（3）加强风险防控，系统性嵌入内部控制机制，全过程电子留痕和可追溯，强化采购合规性，助力廉政建设。

2.1 采购平台流程设计

基于医院“采管分离”模式流程，采购中心负责组织已立项项目的采购活动，并将签订完成的合同移交至项目主管部门，项目主管部门依据合同中的各项条款进行验收入库。“采”和“管”工作中需沟通协调的各项问题通过OA建立规范化的处室工作联络单协同处理，总体呈现“管-采-管”的活动流程。

2.2 采购平台架构设计

系统开发基于JavaEE分布式微服务架构平台，使用Java+Vue开发语言，数据库采用MySQL。基础设施层提供底层硬件和基础技术支撑；数据层负责各类数据的存储、管理和处理；服务层提供通用技术服务和接口，****医院其他信息系统的对接；业务层实现实际采购业务的逻辑与应用部署，集成多个核心功能模块；用户层提供多终端交互界面，实现不同用户角色的功能操作和账号管理。每层具备明确的职责分工，层与层之间通过接口通信，易于维护和扩展。

2.3 核心功能模块设计

电子采购平台以采购项目为核心，采购时间节点为基准，集成多个核心功能模块实现从立项采购、合同签订到文件归档的整体业务流程推进。

2.3.1 项目采购模块

(1)采购计划同步。通过与OA系统对接，OA审批通过的采购计划自动同步到采购平台。线下审批通过的采购计划，支持在采购平台手动创建或按模板批量导入，实现线上/线下已审批采购计划在采购平台的同步。

(2)公告发布与审核。公告发布提供可视化的编辑界面，支持文本、图片、表格、附件等多种格式的内容录入、上传、排版。系统后台已配置适用于不同采购类别的公告模板，调研工程师提交公告时只需选择对应模板，即可根据关键字段自动生成公告内容。对于提交的公告设置二级审核制度，公告初审人员负责公告内容的一次审核，采购中心负责人负责二次审核，均可对提交的公告进行通过、修改、驳回操作。二次审核通过的公告将在电子采购平台官网进行公开显示。

(3)供应商报名。在采购平台注册并审核通过的供应商可进行具体采购计划的报名，报名成功后需进入系统逐项上传项目要求的响应文件。系统后台根据不同采购类别，默认设置不同的响应文件清单，内容包括行业、企业、人员、产品相关资质，服务承诺等要求，调研工程师也可根据项目具体情况个性化修改清单内容，同时可对提交的响应文件进行预览、下载、通过、驳回操作。标书代写

(4)谈判项目排期。采购项目中所有提交的响应文件全部审核通过后，采取线下谈判的方式。调研工程师在系统内设置意向谈判日期，该项目自动列入系统谈判排期表中，排期人员可在系统中统筹安排选择日期内所有待谈判项目，可进行项目排序、时间修改、短信通知参会人员、排期表导出等操作。线下谈判结束后供应商需进入系统填写与谈判会上一致的产品报价表。标书代写

(5)委外招标。按照政府采购相关法律法规，省、市集中采购目录及标准等，需要委外招标的项目可在系统委外招标模块选择采购代理机构，选择后系统自动将委托项目信息及相关****托代理机构账号，委托****政府采购以及招投标规范执行采购活动。

2.3.2 电子合同管理模块

(1)合同数据推送。采购平台发布项目成交结果公示后，可将该项目信息、中选供应商与产品信息中与合同相关的字段推送至HRP系统。****医院现有制度在HRP系统中进行合同创建，创建完成后等待审计审核，审计审核通过后在HRP系统可将该项目的合同PDF文件推送至采购平台。

(2)合同电子签章。基于HRP推送的PDF合同文件，医院与供应商双方合同电子签章均在采购平台操作。平台已根据不同采购类别默认设置不同的电子签章流程节点，电子签章集成电子认证服务（CA认证），通过光学字符（OCR）关键字识别的方式，按照签章流程由签章权限人员操作后可依次自动将相应签章落至合同对应位置。签章完成后，供应商可在采购平台自行保存下载完整版的电子合同文件。为方便院内用户使用，电子签章以跳转链接方式嵌入OA系统，可在OA系统中实现：单点登录、签章待办事项提醒、签章消息弹出提醒，院内人员无需登录采购平台，通过OA系统即可实现全流程电子合同签章操作。

2.3.3 供应商管理模块

(1)供应商注册与信息管理。供应商在采购平台注册时需录入基本信息，并具备随时查询及更新功能。对于有效期的资质文件，系统具备效期记录、到期提醒、过期禁止等功能。对于申请重置密码、修改或删除账号关键信息的供应商，提交相关申请与证明材料后，方可予以操作。

(2)供应商准入与审核。系统首次注册的供应商需进行基本信息及资质审核，审核通过后才能进入系统供应商信息库，允许后续具体项目的报名。供应商报名项目后需提交系统要求的响应文件并等待审核，响应文件全部审核通过后才能进入谈判环节。标书代写

经核实供****医院黑名单的违规行为，系统可将供应商纳入黑名单库。

2.3.4 文件归档模块

已发起采购流程的项目，系统可自动收集归档该项目在采购流程中产生的各类文件，并支持项目会签单等电子扫描文件上传。所有文件按项目归档，同一项目内不同文件按预设规则分类整理，支持一键打包下载。支持多种检索方式，便于快速查找所需文件。

2.3.5 项目报表模块

支持对采购项目的各类数据进行实时统计汇总，****医院在不同维度下的采购总体情况。具备历史数据查询功能，方便查询以往采购项目报表，便于进行数据对比和趋势分析。可生成Excel、PDF等多种格式的报表，便于打印、存档或进一步数据分析。支持根据实际需求自定义报表的格式和内容，满足个性化的数据分析要求。同时具备将采购数据以多种图表形式展示，直观呈现数据之间的关系和变化趋势。

2.4 内部控制机制嵌入设计

2.4.1 采购业务全流程规范控制

通过OA系统对接实现预算项目的自动关联，结合预算校验、智能查重等技术，避免无预算、超预算或重复采购情况，实现立项与预算控制。针对不同采购类别、采购方式，系统内置规范化的各类模板等，将内控要求固化为系统规则，使得各流程的时间控制、流转规则、操作规范等由系统自动操控，减少人为因素影响，实现采购过程规范控制。

2.4.2 分级权限管理

按不同用户角色分配不同的操作权限，采购部门具体划分采购执行、合同签订、项目审核、供应商管理等权限，实现权责清晰。

2.4.3 智能预警与监控

针对效期资质临期、采购数据异常、供应商IP地址异常、合同签订超时等情况，系统自动推送预警信息至相关责任人，减少围标、串标、不合格供应商准入等风险。

2.4.4 采购全流程可追溯

系统完整记录采购全流程中各环节的审批、操作、流转情况，实现全程电子留痕、自动保存数据及操作日志。将电子合同及相关附件完整存储，合同中的关键条款可随时查阅，便于追溯合同依据。同时系统全程记录合同制作、审核、双方签章等流程的操作时间和人员，结合CA认证与OCR关键字识别技术，确保合同签订的准确性、合规性和合法性。

2.4.5 数据保护与隔离

全流程控制供应商材料与报价、采购过程、合同文件等数据的保密性，定期做好数据备份，跨系统数据交互时进行加密传输，防止数据泄露。不同采购类别进行分组数据隔离，保证系统数据的保密性和安全性。

3.1 采购效率显著提升

采购全流程线上管理后，进一步降低了采购的人力、时间成本及用纸用墨量。立项计划、公告发布、文件上传、谈判安排、结果确认、合同签订等环节实现即时流转与传输，原本耗时较长的采购周期大幅缩短，减少了人为干预并降低错误率，使采购人员能将更多精力投入到核心业务中。

以医院医疗设备项目为例，限额标准以下的医疗设备单个项目平均采购周期（立项项目OA发起-结果公示），系统上线前为28-35天，系统上线后降至18天，采购周期明显缩短。

2020年6月至2025年5月，系统上线前医疗设备合同平均签订周期时长3-4天，平均供应商签章时长7-11天，平均合同签订总周期30-39天。系统上线后平均时长分别降至1天、2天和15天，合同签订各环节平均所用时长显著减少。

3.2 风险防控能力加强

平台通过内控机制的系统性嵌入，将采购制度要求固化为系统规则，实现了采购风险的“事前预警、事中控制、事后可查”，从源头防范廉政风险与合规风险。系统上线之前，黑名单供应商与资质过期供应商需人为控制，一年内合同送签流程出错约5-10次。系统上线后，黑名单供应商和资质过期供应商系统自动拦截率均达到100%，电子签章流程错误率降至0，接受审计项目的材料调取周期由上线前平均3天缩短至1天内完成，显著提升了风险防控能力。

3.3 数据统计效率提升

电子采购平台上线之前，采购数据需依靠人工从HRP系统、OA系统、Excel表等进行筛选、汇总整理，存在数据不完整、易出错、耗时耗力等问题。采购平台上线后能自动采集并实时更新采购全流程数据，减少人工干预，提高数据准确性和完整性。系统具备丰富的统计模板和工具，可按不同条件多维度快速生成报表。据统计，医院月度采购统计报表从上线前平均耗时2~3天缩短至0.5天，大幅度提升了数据统计效率。

“采管分离”新模式的推行，****医院采购管理的信息化建设提出了更**求。****医院以业务流程为主线、内控机制为保障，建立并运行电子化采购平台。结果显示，该系统显著缩短了采购周期和合同签订总周期，提升了数据统计效率，并有效强化了风险防控能力。后续系统建设还需考虑设备耗材联合采购、同类项目合并批量采购、供应商动态评价管理等功能。随着采购管理制度不断优化和信息技术的不断发展，公立医院采购信****医院的高质量发展提供有力的支持和保障。