中山市贸促会关于采购2027-2028年度香港贸发局灯饰展等系列展会后勤服务的公告

各有关企业：

为更好地满足我会日常办公和相关业务工作的需要，拟向社****贸促会2027-2028年度**贸发局灯饰展等系列展会后勤服务。现向社会发布采购公告：

一、项目名称

****贸促会2027－2028年度**贸发局灯饰展等系列展会后勤服务

二、采购服务时间

自2027年1月至2028年12月止（以签订合同时间为准）

（一）具体时间安排

1.筹展阶段：根据各展会的实际筹备周期，提前介入相关工作，具体时间以各展会组展方公布的筹备时间表及采购人工作要求为准。

2.展期阶段：按照各展会的实际举办时间，提供现场后勤服务，确保展会期间各项工作有序开展。

3.撤展阶段：展会结束后，配合完成撤展相关后勤工作，具体时间以组展方规定的撤展时间为准。

4.后续服务阶段：展会结束后，按照采购人要求完成成交统计、费用结算、资料整理等后续工作，具体时间根据实际工作需要确定。

（二）时间调整说明

如因展会举办时间调整、不可抗力等因素导致服务时间需要变更的，供应商应按照采购人的通知及时调整服务计划，确保服务不受影响。相关时间调整将以书面形式通知供应商。

三、服务内容和要求

（一）组织企业参展服务

1.与**贸发局、****政府指定组展机构建立常态化沟通机制，及时获取展会最新信息，包括展会时间、展位规划、参展要求等，并第一时间反馈给采购人。

2.建立参展企业数据库。用专业数据库软件对历届参展企业进行信息化管理，方便查询和数据对比，便于针对性发动企业参展，提高工作效率。

3.梳理二级代理**，建立二级代理信息库，对二级代理的资质、服务能力等进行评估和筛选，确保对接的二级代理能够满足参展企业需求。

4.协助采购人制定企业参展发动方案，通过多****协会、企业微信群、邮件等）向我市相关企业宣传展会优势、参展政策等，动员企业积极参展。

5.设立专门的咨询渠道（包括电话、邮箱、现场咨询等），及时回应企业关于展会参展条件、展位费用、报名流程等方面的咨询，提供专业、准确的解答。

6.协助企业进行参展报名，指导企业填写报名表格、准备报名材料，确保报名资料的完整性和准确性。及时将企业报名信息汇总整理后报送采购人及组展方。

（二）展位分配与进驻协调

1.按照组展方的展位分配规则及采购人的要求，结合参展企业的需求和实际情况，制定合理的展位分配方案，报采购人审核通过后执行。

2.在展位分配过程中，及时与参展企业沟通，告知展位分配结果，协调解决企业对展位分配的异议和诉求。

3.展会前，协助企业与组展方、场馆方对接，办理展位进场手续，协调解决企业在展位搭建、展品运输等方面遇到的问题，确保企业顺利进驻。

（三）信息服务

1.制定信息发布计划，明确信息发布的时间、内容、渠道等。按照时间节点，及时向参展企业发布展会相关信息，包括展会日程安排、参展注意事项、场馆交通信息、天气情况等。

2.信息发布渠道应多样化，包括但不限于邮件、短信、企业微信群、公众号等，确保信息能够及时、准确地传递给每一家参展企业。

3.结合各展会的特点和要求，编制详细的参展注意事项手册，内容包括展品运输与报关、展位搭建规范、展会现场管理规定、安全注意事项、知识产权保护要求等。

4.在展会筹备阶段，将参展注意事项手册发放给参展企业，并组织必要的培训或答疑活动，确保企业了解并遵守相关规定。

5.除日常咨询外，在展会筹备及举办期间，安排专人提供全天候咨询服务，及时解答企业在参展过程中遇到的各类问题。

6.建立咨询问题台账，对企业咨询的常见问题进行整理和归纳，形成知识库，不断提升咨询服务的效率和质量。

（四）成交统计服务

1.根据采购人的要求，制定成交汇总表、调查问卷等相关表格，明确数据收集的内容、格式和时间要求。

2.通过电话、邮件、现场走访等方式，督促参展企业按时提交成交汇总数据、填写调查问卷等相关资料。

3.对企业提交的成交汇总数据进行审核、整理和汇总，确保数据的准确性和完整性。

4.对调查问卷结果进行统计分析，形成详细的分析报告，为采购人评估展会效果、制定后续参展政策提供参考依据。

5.按照采购人规定的时间和格式，及时将整理后的成交汇总数据、调查问卷分析报告等报送采购人。

6.根据采购人的要求，配合做好数据的后续补充和完善工作。

（五）后勤保障服务

1.协助采购人核对参展企业应缴纳的展位费、广告费用等，向企业发出费用缴纳通知，明确缴费金额、缴费方式和缴费期限。

2.跟踪企业费用缴纳情况，及时向采购人反馈企业缴费进度。对于未按时缴费的企业，协助采购人进行催缴。

3.督促二级代理按照约定及时汇缴展位费等相关费用，确保费用按时足额到账。

（六）现场管理与咨询

1.协助采购人对展会现场进行规划和布置，协调解决企业在展位搭建过程中遇到的场地、水电、搭建材料等方面的问题。

2.安排专人在展会现场设立服务点，负责参展企业的现场管理和咨询工作，包括协助企业解决展品展示、客户接待、现场秩序维护等方面的问题；及时协调组展方、场馆方处理企业在展会期间遇到的突发情况。

3.协助采购人做好撤展期间的现场协调工作，指导企业按照规定的时间和要求完成撤展，确保撤展工作有序进行，避免出现安全事故和财产损失。

（七）退费复核与发票开具

1.对展会展位费、广告费的退费情况进行复核，核对退费申请材料、退费金额等，确保退费工作的准确性。

2.根据复核结果，为符合退费条件的企业办理退费手续，并及时将退费情况告知企业。

3.按照采购人的要求为参展企业开具展位费发票，确保发票信息的准确性和完整性，及时将发票送达企业。

（八）其他服务

1.出证认证事务性工作。重点为参展企业提供原产地证、商事证明和代办领事认证的企业咨询、资料核对、系统录入报送、收集整理；证书打印装订服务；资料快递等服务。

2.文印服务。为参展企业提供各类文书资料电脑录入、文字校对；参展档案资料（包括电子档）的收集整理、归档工作；有关展会培训会议、活动的参会人员召集、会场布置、资料的编印、整理、发放等。

四、采购对象

（一）基本资格要求

1.具有独立承担民事责任能力的、在**市注册的法人或其他组织，且独立于采购人。供应商应提供有效的营业执照或社会组织证书等相关证明文件。

2.具有健全的财务会计制度，能够提供近三年（2023年－2025年）的财务报表（包括资产负债表、利润表、现金流量表等），财务状况良好，无亏损情况，具备持续经营能力。

3.近三年（2023年7月1日－2026年6月30日）内，在经营活动中没有重大违法违纪记录，未被列入严重违法失信企业名单（黑名单）。供应商应提供国家企业信用信息公示系统查询的“企业信用信息公示报告”（需包含无违法违纪记录相关内容）。

4.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，能够满足本项目采购服务的各项需求。

5.本项目不接受联合体报名。

（二）特定资格要求

1.具有**灯饰展及其他境外展组展经验，应提供近三年（2023年－2025年）承接**灯饰展及其他境外展组展服务的相关证明材料，如服务合同、组展成果文件、主办方颁发的相关证书等。

2.具有每年组织服务超过500家次企业境外参展的工作经验，应提供服务企业参展清单、现场照片等。

3.具有办理原产地证、商事证明和代办领事认证等商事证明工作经验的人员。

4.具有能满足采购服务需求的人数配备，应提供单位员工合同或社保凭证等证明材料，证明其拥有稳定的员工队伍。

5.应配备专职负责组展后勤服务的人员，需提供专职人员的劳动合同、个人简历（包括工作经历、专业技能、相关资质证书等），确保专职人员具备相应的工作能力和经验。

6.为确保沟通顺畅、服务响应及时，供应商须在工作期间，特别是展会筹备及举办的关键阶段，安排一个由2至3名业务骨****小组，且该小组需部分时间在采购人指定地点进行现场联合办公，部分时间根据项目需要前往境外展会现场提供驻点服务。供应商应明确承诺在服务期间按照要求配备现场办公人员，并提供人员安排计划。

五、报名资料

（一）资料清单

1.主体资格证明材料：营业执照或社会组织证书复印件（需加盖公章），确保证书在有效期内。

2.财务相关材料：企业财务制度文件（需加盖公章）、近三年（2023年－2025年）的财务报表（包括资产负债表、利润表、现金流量表等，需加盖公章）。

3.企业信用信息材料：国家企业信用信息公示系统查询的“企业信用信息公示报告”（需从https://gd.****.cn/index.html下载打印，并加盖公章），报告应包含企业基本信息、行政许可信息、行政处罚信息、列入经营异常名录信息、列入严重违法失信企业名单（黑名单）信息等内容。

4.提供非联合体报名声明函。

5.单位简介：详细介绍供应商的基本情况、组织架构、业务范围、行业口碑、过往业绩等内容，字数不少于500字。

6.组展经验证明材料：提供近三年（2023年－2025年）承接**灯饰展及其他境外展组展经验的证明材料，如服务合同复印件（需加盖公章）、相关工作结果文件（如参展企业名单、展会总结报告等）、主办方颁发的资质证书或表彰文件等。

7.组展工作方案：详细阐述针对本项目的组展工作方案，包括服务目标、服务流程、人员安排、应急预案、质量保障措施等内容。

8.人员相关材料：

（1）单位员工合同或社保凭证复印件（需加盖公章），确保员工队伍的稳定性。

（2）专职负责组展后勤服务人员的劳动合同复印件、个人简历（需详细列明工作经历、参与的组展项目、专业技能、相关资质证书等）、近期免冠照片一张。

（3）财务人员的资格证书复印件（如初级会计证书、中级会计师证书等）

（4）其他评分材料：根据评分表的要求提供相关证明材料，如企业获得的荣誉证书、ISO质量管理体系认证证书、过往服务客户的评价反馈等。

9.服务报价及预算明细。

（二）资料编制要求

1.所有报名资料均需以中文编写，内容真实、准确、完整，不得有虚假信息。

2.报名资料应编印成册，一式五份，每份资料需装订整齐，封面注明“2027－2028年度**贸发局灯饰展等系列展会后勤服务报名资料”、供应商名称、联系人及联系电话，并加盖公章。

3.相关复印件材料需注明“与原件一致”，并加盖公章。

4.报名资料应按照本方案规定的资料清单顺序排列，便于查阅。

（三）资料提交要求

供应商应在报名征集期限内，将编制好的报名资料纸质版封****贸促会交流部，逾期送达或未按要求封装、编制的报名资料，将视为无效报名文件。

六、项目预算

本项目总服务费每年不高于320000元人民币，此预算为含税价格，包含供应商为完成本项目所有服务内容所产生的一切费用，包括人员薪酬、办公费用、交通费用、通讯费用、税费等。本项目合同为一年一签，具体支付时间根据项目进展情况和合同约定执行。

本项目预算为最高限价，供应商报价不得高于此预算金额，否则将视为无效报价。如因展会数量增加、服务内容调整等特殊情况导致费用需要调整的，双方应另行协商，并签订补充合同。

七、重要说明事项

（一）费用收取与展位管理要求

后勤服务供****贸促会、**贸发局等机构的工作要求，不得私自收取参展企业任何费用，不得倒卖展位，不得擅自变更展位使用主体或用途。如发现供应商存在上述违规行为，采购人将立即终止合同，并追究供应商的相关法律责任，同时将其列入不良供应商名单，限制其参与采购人今后的采购项目。

（二）报名文件有效性判定

1.供应商未满足本方案规定的采购对象资格要求的，其报名文件视为无效。

2.供应商提交的报名资料不齐全、不符合本方案规定的编制要求或存在虚假信息的，其报名文件视为无效。

3.供应商未在报名征集期限内提交报名资料的，其报名文件视为无效。

4.其他不符合法律法规及本方案规定的情形，其报名文件视为无效。

（三）方案解释权

本次采购服务方案的最终解释权归****所有。如供应商对本方案内容有疑问，可在报名期限内与联系人联系咨询。

（四）其他说明

1.供应商应充分了解本项目的服务内容、资格要求等相关情况，自愿参与报名。报名成功后，视为供应商已完全理解并接受本方案的所有条款和要求。

2.供应商在服务过程中应遵守国家法律法规、展会组展方的相关规定及采购人的各项管理制度，自觉维护采购人的形象和声誉。

3.采购人有权对供应商的服务质量进行监督和考核，如供应商的服务质量不符合合同约定或本方案要求，采购人有权要求供应商限期整改，整改后仍不符合要求的，采购人有权终止合同，并追究供应商的违约责任。

八、报名征集期限

报名征集期限为2026年7月25日－31日（上午8:30－12:00，下午2:30－5:30，节假日除外）。

报名资料报送地点：**市石岐区**二路57号B座二楼207。

九、其他

1.供应商应在规定的报名征集期限内提交报名资料，逾期不予受理。

2.供应商提交的报名资料必须真实、准确、完整，如有虚假信息，一经查实，将取消其报名资格，并追究相关责任。

3.供应商如需委托他人代为报名，应提供合法有效的授权委托书及受托人身份证明文件。

4.不接受邮寄、传真等方式提交的报名资料，仅接受供应商现场报送。

十、联系方式

采 购 人：****

地 址：**市**二路57号B座二楼207

联 系 人：卢小姐

电 话：0760－****23173

电子邮箱：mch@zsboc.****.cn

附件：评分表

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2026年7月24日