义乌市城建档案馆历史遗留案卷数字化加工项目公开询价公告

一、基本情况

为了进一步提高管理水**工作效率，****拟对历史遗留档案进行整理和数字化加工，开展****历史遗留案卷数字化加工项目。

二、服务内容

档案整理、扫描、装订：需要档案数字化加工处理的现有档案约2500卷左右，主要内容包括负责档案的档案号编制、盖章、条目建立、属性录入、整理、打码、扫描、影像处理、挂接、装订、装盒等。

三、总体要求

1.采购人免费提供场地、监控设备、水电费，不提供其余办公、数字化加工所需的任何相应设备和数字化加工软件。所有档案数字化加工过程中涉及的硬件、软件设备、加工耗材（不含档案盒）等由中标人提供。另外，为加强中标人与采购人之间的沟通联系，保质保量完成项目，由采购人确定专门人员对整个数字化加工流程进行监督和质量再检查，中标人应配合该名工作人员进行质量控制、进度控制、安全管理、信息管理和协调等工作。

2.档案扫描工作必须在****指定的场所内进行，****加工场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，更不****加工场所，如有违法者，将追究法律责任。扫描中标人应做到：

（1）强化人员管理，所有人员持证上岗。并将工作人员身份证、个人简历及相关证件复印件交****审核保存。中标人的项目实施负责人常驻采购人单位，加工期间项目组各分组负责人不得随意更换。

（2）与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。建立严格的保密制度，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制、传播等行为。

（3）不同的工序之间衔接要严格遵守操作规程，杜绝档案实体和信息安全事故的发生。档案交接由专门人员和现场加工负责人员，要求有书面交接记录，并在以后的流程中由专门人员全程监督并有书面交接记录。在加工过程中，中标人不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于中标人过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，中标人承担一切责任。

（4）中标人需要扫描的纸质档案数字化、纸质复制件制作及数据备份的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

（5）中标人要保证档案原件的安全和信息安全。中标人应在加工现场配备专用数据存储服务器，不得与其他部门共用。进入加工现场的计算机设备应做相应处理，封闭所有计算机存储设备外围接口，确保信息安全。计算机硬盘不得带离加工现场，该硬盘最终由采购人收回保存。

（6）完成项目后，双方均对本项目的数据资料保密承担责任。

3.本项目涉及档案数字化成果应用于****系统，影像数据必须顺利入库到上述系统中。

4.要求中标人在签订合同后7天内，提供完整的数字化加工方案，将有关前处理、数字化加工等所有加工软硬件设备和相关材质、工****加工场地，并开始项目工作。

5.投标人在投标时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：免费服务期后的服务方式和费用、服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。

6.确保所有档案整理规范、电子信息完整、准确、可靠。

7.档案数字化最终成果必须全部、正确地匹配到****系统中。

8.数字化扫描处理应符合下列规定：

（1）档案扫描：

①所有档案均须采用彩色模式进行扫描。扫描图像采用300dpi，特殊情况下如文字偏小、密集、清晰度较差等，适当提高分辨率。对特殊纸质档案，如照片等，扫描分辨率选择600dpi。档案扫描过程中应保持原档方向，扫描后的影像文件页面要端正，无扭曲。

②根据档案幅面的大小（A4、16K、A3等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。超过A3以上大幅面档案采用宽幅工程扫描仪进行扫描。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，要采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。对不宜拆卷的成册材料，应采用零边距扫描仪扫描采集，档案内容接近装订线产生的扭曲现象，需保证档案原文能看清楚。

（2）图像处理：应对扫描的图像文件进行去污、纠偏、拼接、排序等处理，以保持档案原貌为原则，去除多余的杂质，确保文件排列顺序正确。

①对扫描图像中的黑点、黑边、黑线等进行去污处理；对扫描图像进行裁边处理，去除多余白边（不许裁档案图像的白边），保持处理后的图像尺寸跟原件一致，保证档案原始信息可读、完整、准确。

②对扫描图像进行逐页纠偏，确保扫描件页面内容居中，图像整体倾斜度小于1度，对方向不正确的图像进行旋转，以符合阅读习惯。

③对大幅面档案进行分区扫描后形成的多幅图像进行无缝拼接，拼接时要做到完整、正确、无拼接痕迹。

④调整图像亮度及明暗对比度，使图像色彩尽量接近原件；档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致时，应做到档案原件能辨认的，扫描图像必须可以辨认。

（3）图像存储：

①存储格式。存储格式为单页或多页PDF格式（彩色300dpi）对于照片及特殊档案，采用600dpi。存储时压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。

②文件夹命名：遵从实体档案的编号规则，为实现档案目录数据与图像文件的对接提供条件，如有特殊情况需与招标方协商处理。

9.规范化整理要求

（1）立卷要求

历史遗留档案的立卷应包括：卷内材料的排列与编号、卷内目录和备考表的编制、资料盒的编写工作，并应符合下列规定：

卷内材料应按下列顺序排列：

①目录；

②图纸；

③其他；

④备考表。

卷内材料应每1页材料编写1个页号。在右下角编写页号。图纸需在背面打档号章，填写档号；卷内目录、备考表可不编页号。编写页号应使用阿拉伯数字，起始号码从“1”开始。

卷内目录编制应符合下列规定：

①顺序号应按卷内材料的排列顺序，每份材料应编1个顺序号，不得重复、遗漏；

②材料题名应为材料自身的标题，不得随意更改和省略。如材料没有标题，应根据材料内容拟写一个标题；

③页次应填写该材料所在的起始页，最后页应填起止页号；

④备注应填写需注明的内容。

备考表的编制应符合下列规定：

①立卷人应为负责归档材料立卷装订的人员；

②检查人应为负责检查归档材料立卷装订质量的人员；

③日期应为归档材料立卷装订完毕的日期。

卷皮与资料盒或资料袋项目的填写可采用计算机打印或手工填写。手工填写时应使用黑色墨水或墨汁填写，字体工整，不得涂改。

编号

资料编号可采用归档流水号统一制定编号规则。

装订

资料装订应符合下列规定：

①材料上的金属物应全部剔除干净，操作时不得损坏材料，不得对材料进行剪裁；

②破损的或幅面过小的材料应采用A4白衬纸托裱，1页白衬纸应托裱1张材料，不得托裱2张及以上材料；字迹扩散的应复制并与原件一起存档，原件在前，复制件在后；

③幅面大于A4的材料，应按A4大小折叠整齐，并预留出装订边际；

④卷内目录题名与卷内材料题名、卷皮姓名或名称与卷内材料姓名或名称应保持一致。姓名或名称不得用同音字或随意简化字代替；

⑤卷内材料应向左下角对齐，****中心线距材料左边际应为12.5mm；

⑥应在材料左侧采用线绳装订；

⑦材料折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片保持其平整；

⑧卷内材料与卷皮装订在一起的，应整齐美观，不得压字、掉页，不得妨碍翻阅。

（2）填写卷内备考表

卷内备考表填写的具体要求：

本卷情况说明：主要填写，卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况，若无此类情况可不填写。

立卷人即归档人，需用蓝、黑色钢笔或碳素笔签字（正楷字体）或盖人名章。

检查人即立档单位主管负责人，需用蓝、黑色钢笔或碳素笔签字（正楷字体）或盖人名章。

归档时间即立卷时间，需用蓝、黑色钢笔或碳素笔，按年月日顺序用8位阿拉伯数字标准填写，年月日之间用“.”隔开，例：“2011.****.11”

（3）案卷的装订

案卷装订排列顺序依次为：案卷封面→卷内文件目录→文件→卷内备考表。

装订注意事项：

卷内文件要去除订书钉、曲别针等金属物。

卷内文件以A4幅面为标准折叠整齐，并在文件左侧留出2厘米左右的装订线；文件纸张小于B5幅面要加纸托裱，大于A3幅面的图表要折叠成手风琴式，确保装订后可以打开；需要附卷的信封要打**放，邮票不要起掉；残缺文件要加以修补。

案卷要采取三孔一线的方法装订，要求下边齐、左边齐，装订孔要打在案卷封面的打孔位置，整个案卷要做到不掉页、不压字或红线图、不妨碍阅读。

四、预算及最高限价：2万元，本项目设有最高限价（即为预算价）。

五、投标人的资格要求

1.投标人应是在**市注册的具有独立法人资****公司，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，具有良好的商业信誉和健全的财务制度，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，在最近三年内的经营活动中没有违法违纪记录（国家企业信用信息公示系统https://shiming.****.cn/）；

2.至今完成城建档案组卷项目成功案例3个及以上，以合同为准；

3.本项目不接受联合体投标。

六、报名时间和地点

2026年7月24日至7月31日（上午8:30-11:30，下午2:00-5:30节假日除外）在****504办公室报名。

七、报名所需材料

1.单位营业执照复印件或扫描件加盖单位公章；

2.近三年无违法犯罪的保证书；

3.报价表（加盖单位公章）。

八、开标时间和地点：2026年8月3日，****5楼会议室。标书代写

九、中标方式：以单价最低价确定中标单位。

十、业务咨询：楼女士，0579-****0197。