东莞市黄江医院档案室数字化系统升级及存量档案规范化整理、归档服务项目市场调研公告

根据我院档案信息化建设总体规划及档案管理相关要求，为保障档案安全、提升利用效率，****档案室数字化系统升级及存量档案规范化整理、归档服务项目。现面向具备相应资质、技术实力及有服务经验的服务商开展前期市场调研，诚邀各意向服务商提交完整服务资料。本次市场调研仅供采购人作项目前期需求调研所用，不作为资格遴选或中标资格。

一、市场调研内容

****档案室数字化管理系统升级、历史数据迁移及存量档案规范化整理、归档等服务，其中档案室数字化管理系统支持院内永久授权使用。

（一）档案整理

对院内存量档案进行规范化整理。服务内容包括：档案调卷、组件（卷）、分页、分类、排序、编页（打码）、盖归档章、条目核对、装订装盒（档案盒由院方提供）、检索工具编制及最终上架归位。需确保整理质量符合国家及行业标准。

（二）档案数字化

档案数字化（含扫描、图像处理、质检、纸质档案还原装订、移交进馆等环节），规范性引用标准：

1.《中华人民**国档案法》

2.《中华人民**国保守国家秘密法》

3.《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）

4.《档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务》（DA/T68.2-2020）

5.《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）

6.《档案著录规则》（DA/T 18-2022）

7.《档号编制规则》（DA/T 13-2022）

8.《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）

9.《文书类电子档案元数据方案》（DA/T 46-2009）

10.《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T 70-2018）

11.《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范》（DA/T 77—2019）

（三）档案目录数据录入

完成档案目录数据的建库工作。录入字段包括但不限于：全宗号、年度、保管期限、件号、页数、题名、成文日期、责任者、档号、存放位置（排架号）等，确保著录数据与实体档案一一对应。

（四）数字化档案管理系统升级（网络版）

系统需符合《数字档案室建设指南》及DA/T 31、DA/T 77等相关规范要求，采用B/S架构。系统应具备电子档案接收、元数据管理、OCR识别、全文检索、编研开发、统计报表及库房智能管理等功能，支持数据加密与格式转换，满足档案收集、管理、保存、利用全流程网络化、规范化管理需求，支持个性化配置与信创环境适配，确保系统安全可控、长期可扩展。

（五）数据库管理系统

提供符合信创要求的数据库解决方案。

（六）历史数据迁移

制定详细的数据迁移方案，将旧档案管理系统中的存量数据（含元数据、电子原文、目录数据等）完整、准确地迁移至新系统，确保数据关联无误、检索正常。

（七）OA系统对接办公系统

****医院现有OA办公自动化系统的无缝对接，遵循《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362-2020），实现电子公文在线归档、元数据捕获等。

二、报价要求

（一）本次调研报价为全费用综合单价，包含人工、设备、税费、利润、保密措施费等全部费用，供应商不得额外列支任何隐形收费。

（二）供应商须按分项逐项报价。针对“存量文书档案整理”服务，供应商可根据自身成本结构及规模效应，自主决定报价策略：

1.统一单价模式：无论业务量大小均采用统一单价。

2.分档报价模式：实行阶梯价格体系（即业务量越大，单价越低），请务必明确列出具体的量价分档区间及对应单价（例如：1-5000件按X元/件，5001-20000件按Y元/件）。

（三）涉密档案特别说明：涉及涉密或敏感级别的存量档案，供应商须具备相应保密资质，作业须在我院指定封闭场所内完成。

（四）数据归属：项目验收后，供应商须移交全部电子数据、彻底清除加工设备中的项目数据并提交书面销毁承诺，数据所有权归我院所有，不得私自留存任何副本。

三、调研报名资料提交要求

所有资料整理为电子版扫描件，每份资料加盖公章，超过一页请加盖骑缝章后扫描，按以下顺序整理打包发送指定邮箱：

（一）整体服务方案；

（二）****调研表（详见附件）；

（三）有效期内营业执照复印件（三证合一）；

（四）法定代表人的有效身份证明复印件，如授权报名另需提交法人授权委托书、被授权人身份证复印件，均需加盖公章；

（五）供应商近三年内无违法记录、失信经营记录相关承诺或证明材料；

（六）其他需要介绍说明的情况（如有）。

四、资料递交方式、联系方式及截止时间标书代写

（一）递交方式：无需现场提交纸质文件，全部资料扫描压缩后发送至电子邮箱（****@163.com），邮件内备注企业名称、对接人姓名及联系电话；

（二）项目联系人：郭女士；联系电话：0769-****6321；

（三）资料递交截止时间：2026年8月7日17时30分（**时间），逾期提交的资料不予受理。标书代写

附件：****市场调研表