中共黔南州委组织部关于档案整理及数字化加工服务项目询价函

各有关单位：

结合工作需要，我部拟通过购买服务方式委托第三方机构开展档案文书整理及数字化加工服务。现邀请符合资质的供应商参与询价。有关事项函告如下：

一、采购项目概况

（一）项目名称。****档案整理及数字化服务项目。

（二）服务期限。首次合同服务期限为1年。首次合同期满后，在下一年度预算落实、服务内容和合同金额原则上不变或波动不大的情况下，且中选机构经项目验收结果为合格的前提下，经双方协商一致，可续签服务合同，每次续签期限为1年，最多续签2次，累计服务期限不超过3年。项目验收不合格、下一年度预算未落实或者双方未达成续签一致意见的，合同期满后不再续签。

（三）项目预算。本项目年度服务最高限价4.5万元/年（含税）。后续如续签，续签年度最高限价原则上不变。参选机构报价不得高于年度最高限价，否则视为无效响应。

（四）工作量预估。整理档案8500件/年、数字化扫描13500页/年、著录6000条/年、采购档案盒460个/年(其中，会计档案30个/年、其余档案盒430个/年)。（以实际量为准）

（五）进度要求。合同签订后2个月内完成全部服务。

（六）服务地点。****（以采购人指定地点为准）。

二、采购项目主要内容

本次采购依据《中华人民**国档案法》《档案数字化外包安全管理规范》等规定，技术标准按照《****档案馆档案接收标准（暂行）》《****档案分类方案》等执行，包括但不限于以下内容。

（一）档案整理。对档案等进行分类、排序、编页码、装订、入盒，补录缺失目录信息。包含但不限于档案分类、盖档号章、组卷、去除金属物、编制页码、著录、编制卷内目录、编制案卷封面、装订、装盒、编制档案盒、入库等。

（二）数字化加工。拆分、扫描、装订档案资料，并将图像处理、数据挂接至档案管理系统。

（三）著录。录入文件题目、时间、责任者、档号、文件编号等。

（四）会计档案。分类、编写页码、核对目录、装订、装盒。

（五）档案盒采购。根据档案整理所需采购档案盒。

三、供应商主体资格要求

（一）符合《****政府采购法》第二十二条规定的条件。

（二）营业执照经营范围包含档案整理、档案数字化加工、档案服务外包等相关内容。

（三）供应商具备文书档案整理和数字化项目的成功经验。

（四）本项目不接受联合体参加询价比选。

四、供应商提交材料要求

（一）有效期内的营业执照等法律证件。

（二）供应商简介。

（三）供应商应具备档案数字化资质。

（四）有效的法定代表人（负责人）身份证正反面复印件。有效的法定代表人授权委托书原件和被授权人身份证正反面复印件（委托代理时提供）。

（五）关于本项目的实施方案（含具体实施项目人员、安全保密、开展进度计划等）。

（六）项目报价单（见附件）。

（七）供应商具备文书档案整理和数字化项目的成功经验，提供合同复印件或业主证明文件。

（八）供应商认为需要提供的其他说明和资料（如有请提供）。

以上所有材料都必须提供，装订成册并加盖单位公章、骑缝章，一式六份。

五、报名及资料递交事宜

（一）递交截止时间。2026年8月5日前（工作时间8:30—12:00，14:30—17:30），逾期送达、未密封、资料不全的一律不予受理。加急标书代写

（二）递交地点。黔南州**市匀东****州委组织部A509室（联系人：朱女士，联系电话：0854—****893）。

（三）递交方式。现场密封递交，不接受邮寄、线上传输等其他方式。

资料递交截止后，****小组，结合参选机构资质、业绩、服务方案、团队配置、报价等进行综合评审，择优确定中选服务机构。加急标书代写

六、其他说明

（一）本次比选最终解释权由采购方所有，参选单位所提交的全部资料必须真实有效，弄虚作假者一经查实，立即取消参选资格。

（二）本次比选不收取任何参选费用，参选单位自行承担全部参选成本。参选单位报价时已充分知晓年度预算不确定性、项目验收不通过不予续签等全部风险，相关损失由供应商自行承担。

（三）供应商本次响应报价为固定报价，3年服务周期内价格不作调整，市场重大波动调价根据实际情况商定。

附件：

附件项目报价单.docx

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2026年7月31日

一审一校：郑全慧

二审二校：罗贵香

三审三校：衡海剑