关于档案整理和数字化加工服务外包项目竞争性磋商公告

根据业务需要，现以竞争性磋商方式择优选取专业档案扫描服务单位，承担某单位历史文书档案整理和数字化加工服务工作，欢迎符合资格条件的供应商报名参与本次磋商。

一、项目基本信息

1.项目名称：档案整理和数字化加工服务外包项目；

2.项目地点：**自治区**市**区内（甲方指定工作场地）；

3.服务周期：自合同签订之日起至2026年11月30日全部完成并验收交付；

4.项目最高限价：40万元（含税全包价，包含人工、设备、耗材、运输、场地整理、税费、售后及项目实施全过程所有相关费用），供应商报价超出最高限价的，直接视为无效报价；

5.付款方式：具体以双方签订的正式服务合同条款为准；

6.采购方式：竞争性磋商；

7.评审办法：综合评分法。

二、服务内容及要求

（一）档案整理服务

1.档案交接：与委托单位完成存量文书档案逐卷、逐件清点、核对、交接，完整记录档案完好状态，签署标准化档案交接清单，明晰甲乙双方权责边界；

2.鉴定划分：严格执行国家档案管理规范，完成档案价值鉴定，精准区分永久、30 年、10 年保管期限，分类规范梳理归档；

3.剔重筛选：全面排查剔除重复文件、无归档价值材料、作废文件、冗余资料，保证归档档案真实、合规、有效；

4.规范组卷：按照年度、业务类别、保管期限三维度科学组卷、编页、分件，案卷层级清晰、排序规范、逻辑完整统一；

5.装订装盒：采用标准档案盒与专用耗材，完成全量档案规范化装订、装盒，完整、清晰填写档案盒封面、脊背全部标识信息。

（二）档案数字化扫描录入服务

1.数字化前处理：档案拆卷、页面平整、去污除尘、破损页面修复、褶皱抚平、老旧脆化页面加固，所有页面达到高清扫描标准；

2.档案扫描：配备专业高清扫描设备，扫描分辨率≥300dpi，成像清晰、色彩还原真实，文件格式完全符合国家档案数字化标准规范；

3.目录建库：严格遵照档案著录细则完整著录档案目录元数据，搭建标准化电子目录数据库，支持档案精准检索、快速调阅；

4.数据存储备份：扫描影像、目录著录数据分类规整存储，执行不少于2 份异地独立备份机制，全程保障档案数据不丢失、不泄露、不篡改；

5.还原装订：扫描与数据加工全部完成后，严格依照档案原始顺序、原貌复原装订，确保实体档案完整无损坏、无错页乱序；

6.档案归还：项目实施、质检、整改全部完工后，将整理完毕实体档案、全套电子档案数据、备份介质、全套项目验收资料统一移交甲方，办理正式归档移交手续。

（三）材料及设备要求

项目实施所需扫描仪、档案盒、装订耗材、辅助工具等全部物料，以及档案扫描、数据加工、质检全套设备，均由中选单位自行采购配备、承担全部费用，所有成本统一包含在总报价内，甲方不另行支付任何费用。

三、参选供应商资格要求

1.法人资格：具备独立承担民事责任能力的境内合法企业法人，持有有效营业执照，经营范围包含档案服务外包、档案数字化加工、档案整理、档案信息化建设等相关业务；

2.信誉要求：近3年内经营活动无重大违法违规记录、无失信被执行人记录、无政府采购严重违法失信记录、无档案服务质量有效投诉、无履约违约记录；具备良好商业信誉与健全财务会计制度；

3.业绩要求：近3 年内（2023 年至今）具备至少 3 个同类档案整理、档案数字化扫描加工服务项目业绩（需提供相关资料用于商务评分）；

4.人员要求：全程派驻不少于10 名持证专业档案服务人员驻场，熟悉国家及**地方档案管理规范，熟练掌握档案整理、数字化加工全流程；须提供项目负责人及全体驻场人员公告前 1个月社保缴纳证明，人员稳定、持证上岗、专业合规（人员资质、数量纳入商务评分）；

5.其他要求：本项目不接受联合体参选；中选后严禁转包、违法分包，一经查实立即取消参选及中选资格，并追究相应违约责任。

四、报名事宜

1.报名截止时间：2026年8月6日18:00（**时间，逾期不再受理报名）加急标书代写

2.报名方式：现场报名

3.报名须提交资料（复印件加盖单位鲜章）

（1）三证合一营业执照；

（2）法定代表人身份证明、法定代表人授权委托书、被授权人身份证；

（3）近三年无重大违法、失信、服务投诉承诺书；

（4）企业相关资质证书复印件。

五、响应文件递交要求加急标书代写

1.递交截止暨竞争性磋商时间：2026年8月7 日 15:30（**时间），请供应商提前30分钟到场签到；逾期递交、未按规定密封盖章的响应文件，采购人有权直接拒收；加急标书代写

2.递交及磋商地点：**数产大厦五楼******公司会议室；

3.响应文件份数与密封要求；

正本1 份、副本 3 份、全套响应资料清晰 PDF 扫描件（含全部盖章页）存入 U 盘 / 光盘1份统一密封包装，封口处加盖单位公章及骑缝章；

4.响应文件全套资料清单（缺一视为无效响应，全部加盖单位鲜章，编制目录、页码、规范装订） ；

（1）磋商响应函、正式报价函、完整分项报价明细表（列明含税总价、税费、各分项服务单价明细）；

（2）企业资质文件：三证合一营业执照复印件；

（3）法人及授权材料：法定代表人身份证明、授权委托书、被授权人身份证复印件、联系电话；

（4）人员佐证材料：项目负责人、全体驻场人员公告前1个月社保缴纳证明、人员花名册、岗位配置说明、人员档案业务 / 信息安全证书复印件；

（5）项目业绩材料：2023 年至今同类档案整理、数字化项目业绩；

（6）信用合规材料：近三年无重大违法记录、无失信、无服务质量投诉承诺书 + 信用中国网页截图；

（7）专项承诺书：项目不转包不分包承诺书、履约能力承诺书、服务质量承诺书、安全生产承诺书、数据安全保密承诺书、售后服务承诺书（明确维保期限、24 小时热线、48 小时到场应急机制）；

（8）完整服务实施方案：档案整理、扫描加工、目录建库、质检整改、安全保密、人员管理、进度管控、交付验收全流程方案；

（9）设备耗材保障说明：拟投入本项目扫描、加工、质检设备清单、耗材供应保障方案；

（10）供应商认为可佐证自身实力的其他补充材料（各类体系认证、涉密资质、高新企业证书等，纳入商务评分）。

六、评审办法

综合评分法，总分100 分

本项目采用综合评分法，磋商小组先开展资格审查、响应文件符合性审查，审查全部合格方可进入打分环节；资格或资料实质性不符直接淘汰。

七、联系方式

联系人：边巴先生

联系电话：131****0301

地址：**自治区**市柳梧新区数产大厦5楼

八、公告发布

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九、监督部门

****办公室，联系电话：0891-****861