浙江省武义县第一人民医院数字化档案管理服务项目采购公告

****计划对档案数字化管理归档服务进行公开邀请招标，本次项目服务周期3年，采用竞争性谈判的方式采购，无特定资质但需满足档案数字化管理服务需求，按照采购单位要求进行服务，符合安全保密条款，诚邀符合条件的供应商积极参与本次招标项目。

1. ****公司代表需现场提供投标文书：投标资料一般包含（加盖公章）；

1.1 企业营业执照；

1.2 投标报价表（详见附件二），按照单价议价；

1.3 经营状况与技术力量；；

1.4 项目进度保障方案；

1.5 对采购需求的响应文件；

1.6 法人授权委托书及投标代表身份证明文件；

1.7 本项目人员配备及分工方案；

1.8 质量保障措施；

1.9 安全保密措施；

1.10 公司规章制度；

1.11 售后服务承诺函；

2.本项目采用竞争性谈判的采购方式，请各投标企业提供最低的服务价格。

3.本项目服务周期3年，按实际确认的工作量清单*单价结算服务费用。

4.每年档案量有浮动，往年服务费用在1.8万元/年左右，（如2024年档案，文书类约2570件，数字化扫描20750页，档案盒少量）；****医院其****采购中心，联系方式0579-****2321,138****3047（叶老师），****中心：135****7451:（扬老师）。

5.中标人应提供投标书中确定的工作人员名单，并将工作人员身份证、个人简历、用工合同及相关证件的复****管理科室审核保存。

▲注：项目组工作人员不宜经常变动，如有变动，应经采购单位同意并备案上诉资料，否则采购方有权按5000元/人扣除加工费用，造成信息外泄的中标人应承担所有责任。

6. ▲中标人必****档案馆要求进行质检，如因中标人自身原因造成的时间延误和损失由中标人自行负责。

7.▲项目实施过程中所需的工作设备、工具（包括计算机、扫描仪、复印打印机等）、消耗材料（打印耗材、档案装订耗材、档案修复材料、档案目录耗材、纸张、夹子、剪刀、胶水、白乳胶、酒精、创可贴、手套、口罩、棉花、装订线等材料）、工作服、挂墙管理制度制作、各类损耗、相关税费、人工费用和其他有关的项目完工前的所有费用全部由中标人自行负责，采购单位不再另行支付其它费用。

8.▲中标人自行携带的计算机，在项目完成后需将硬盘拆除，并移交给采购单位。本项目成果采用移动硬盘进行交接。采购单位不再另行支付硬盘、移动硬盘费用。

9.工期要求：接采购人通知要求在当年度9月底前完成所有有关工作。

10.其他要求：

（一）中标单位应接受采购方的专人质量检查或不定期不定量的质量抽查，一旦发现质量问题，无条件执行采购方整改要求；

（二）要求投标单位投****公司盖章），承诺在合同签订后的7个工作日内，完成项目有关工具、设备、场地等总体配备协调，并按投标时响应的人员配备方案完成人力配置，如未能准时到位，视为主动放弃中标资格。

（三）耗材、场地及能源

本次项目所需的场地、水电能源等均由由采购方免费提供，但中标人应自觉采取节能措施，并服从采购方安排及各项制度管理。

在采购单位指定场所进行档案整理及数字化工作，整理及数字化工作验收通过后，按照采购单位要求将通过检测合格的加工数据上传****档案馆系统中并将实体档案放回至档案库房指定位置。

1.档案整理、编目（著录）

（1）本次需整理的文书、出生档案、基建档案资料，有部分已装订，有归档章、页码、并已填写档案盒背脊各栏内容。须根据整理规则对原有档案进行规范化完善；对原保管期限为短期的档案须进行再次确认，准确划分。还有部分未整理的文书档案资料，须根据DA/T22-2015《归档文件整理规则》和《医院档案管理制度汇编》中医院文件归档范围及保管期限表准确划分保管期限，并进行规范性整理、编目、装盒。

（2）根据DA/T28-2018《建设项目档案管理规范》对基建档案进行规范性整理、编目、装盒。

（3）根据GB/T 11821—2022《照片档案管理规范》对原有照片档案进行规范性整理，有照片册或照片档案盒的，须完善脊背处全宗号、保管期限、年度、照片组等相关内容；零散照片需进行组卷装盒。

（4）对原有实物档案进行规范性整理，每个全宗实物档案可根据档案类型进行分类装盒，每个档案须粘贴有全宗号、目录号、案卷号等内容的标签纸。印章根据DA/T 40-2008《印章档案整理规则》进行整理。

（5）条目著录：文书档案编制归档文件目录，要求进行双机录入；出生档案编制出生档案目录；照片档案编制照片目录；实物档案编制实物目录。

（6）投标人实施档案整理工作时应该按照档案形成的规律和特点保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，最终的档案实体、目录、扫描图像应逐一对应无差错。

2.档案数字化

（1）按照DA/T 31-2017《纸质档案数字化规范》、DA/T89—2022《实物档案数字化规范》、DA/T50—2014《数码照片归档与管理规范》要求，完成采购方指定档案数字化扫描及相关工作。

（2）扫描分辨率：纸质档案及证书等实物档案扫描影像文件：300DPI；照片彩色影像文件：600DPI；部分实物档案需拍摄电子照片，照片不低于1000万像素。

（3）成果数据提交要求：

①除部分采用数码拍照的实物档案图像储存格式为TIFF、JPEG格式各一份外，其他类型档案数字化成果的图像存储格式为TIFF、双层pdf格式各一份，与目录一起提交。

②项目进行过程中用到的一切存储介质，应事先交由采购单位登记，项目结束后，移交给采购单位统一进行处置。

3、质量要求

1.档案质检

中标人将自检合格的档案实体及数字化成果，提交采购单位验收，同时提交工作文件、计算机自动检验报告及人工检查记录。正确率达到要求的，验收通过。正确率低于要求的，退回中标人整改，直至符合规范为止。

2.档案质检标准

实体档案规范化整理率达到95%以上的予以通过，目录数据库正确率达到95%以上的予以通过，图像质量合格率达到99%以上的予以通过，文字识别文档合格率达到95%以上的予以通过，档案实体、纸质目录、电子目录与数字图像内容对应准确性达到100%予以通过，数字档案馆系统数据挂接合格率达到100%的予以通过。

4、数字化加工管理软件要求

1.中标人如在数字化加工过程中使用的数字化加工管理软件，应免费提供。软件应能较好地适配国产计算机。在项目运行期间中标人应免费提供数字化数据验收系统给采购单位使用，使采购单位能顺利对加工数据进行质量检查和验收。最终****档案馆的档案管理系统。

2.中标人提供实施项目所需的数字化系统，系统采用专业图像处理技术、图像自动优化技术、图像内容检索技术、作业流程智能调度技术、大批量数据快速传输与校验技术、数据透明加密技术等实现了目录数据和图像数据的快速采集、智能校对、多重质检、在线查阅、自动备份、灵活检索、快速统计与报表输出等功能，为本项目提供质量和效率保障。

3.中标人负责提供实施项目所需的档案著录管理系统，系统采用自动著录技术、智能检查技术、数字图像置标技术、作业流程智能调度技术、大批量数据快速传输技术、档案知识图谱技术等实现了目录数据快速采集、智能校对、多重质检、灵活检索、数据转换、自动挂接、快速统计与报表输出等功能，为本项目提供质量和效率保障。

5、安全保密要求

1.中标人要严格按照《中华人民**国档案法》《保密法》等法律法规、规范、****档案馆提出的技术要求进行档案质检工作，必须在采购方指定的场所内进行，并确保工作场所的正常秩序和安全。

2.中标人承担本项目档案原件和数据信息的安全保密责任。为保证档案原件的安全和信息安全，中标单位应向采购单位签署保密承诺书，参与项目的所有工作人员与中标单位签订保密协议。进入工作现场的计算机设备等，应使用正版专业软件封闭信息出口，设置密钥，****档案馆人员管理，****档案馆人员申请。数据存储服务器不得与其他项目共用，计算机硬盘不得带离工作现场，****工作站上保存加工数据的硬盘必须拆除交给采购方处理。

3.为确保档案实体和信息安全，杜绝事故发生，中标人的工作人员必须持证进入工作场所，严禁工作人员私自复制、传播档案信息；严禁工作场所使用与工作无关的手提电脑、手机及移动存储介质等；严禁携带任何火源、食品、饮料等进入工作场所。

1. 报名时间：公告发布之日起可开始报名（采用网络报名方式到指定邮箱）；

2. 报名截止时间：2026年08月10日；标书代写

3. 地点：报名电子邮箱：****@qq.com ; 邮件同时抄送地址：****@163.com ；

提交报名资料时无须提交报价：

报名资料需包含（盖章）：

3.1企业营业执照；

3.2 法人授权书；

3.3 采购需求响应文件；

3.4 投标代表姓名和联系方式、身份证明；

4.联系电话：叶先生 0579-****2321 ；手机：138****3047；

5. 开标时间：2026年08月12日，上午09：00，如计划有变，根据报名资料另行通知；标书代写

6. 开标地点：武**南门街2号，****医院门诊三楼招标洽谈室（中医皮肤科诊区往行政楼方向右手边示教室），请各意向服务供应商提前准备好标书参加投标（1正+3副本）；非法人代表需要提供法人授权书盖章及身份证明。标书代写

参考上年度工作量，在满足服务需求的前提条件下，低价中选。

1、服务履约保证金：无；

2、付款方式：项目验收合格在30个工作日内结算服务费用；

注：中标人办理合同款结算时，须提供双方确认的结算依据清单、合规发票等相关资料。

1.质保期3年（自项目任务全部完成，且项目验收合格交付使用之日起计）。

2.对于发现的质量问题，中标人须在24小时内派人员到场解决，短时间内无法解决的，应及时提出用户方可接受的解决方案和服务时限承诺。

3. 在质保期内，与质保和维护等相关的费用由中标人负责。

1、投标人在收到中标通知的30日内与采购人签订项目服务合同，否则视为主动放弃。

2、▲投标人应注重服务的质量和效率，如服务质量和效率不符合要求应承担违约责任，采购人可单方面终止合同。

（投标文件现场提交4份（1正3副），如设备对应的检测资质过多可以提供PDF版盖章文件）：

▲按“投标人需知”第一条内容准备，需在首页附上投标文书目录和页码，便于查阅。