北京市民政工业总公司历史档案电子化服务项目

自合同签订之日起至整理完毕通过审核验收之日止。

应答文件包括但不局限于以下资质，如遇资质内容调整按照国家行业最新标准提供：

一、资格证明文件

1.持有有效的营业执照，执业资质（须加盖公章）；

2.拥有专业技术团队，团队中至少2人具备档案管理相关从业资格证书或信息化系统技术证书（须加盖公章）；

3.法定代表人的授权委托书（法定授权人签字并加盖公章，格式见附件）；

4.参加本比选工作前三年内，在经营活动中没有重大违法记录的声明（法定授权人签字并加盖公章，格式见附件）；

5.服务商信用记录查询声明及网页截屏；服务商须在查询声明后附通过“信用中国”网站及“中国政府采购”网查询到的信用记录结果网页截屏（格式见附件）；

6.服务商认为需提供的其他资料（逐页加盖公章）。

二、服务商需具备的其他资格

1.在中华人民**国境内注册，具有独立承担民事责任的能力；

2.遵守国家有关法律法规、规章和中央和地方的有关规定；

3.具有良好的信誉和健全的财务会计制度；

4.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

5.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

6.在经营活动中没有重大违法记录；

7.经认定的被列入失信被执行人和重大税收违法案件当事人名单的、被“中国政府采购网”****政府采购严重违法失信行为记录名单（处罚期限尚未届满的）、受到政府采购及招标投标活动的各级监管部门行政处罚的不得参与本项目；

8.****事业单位电子档案管理经验的优先考虑。

三、商务及技术文件

附件1——应答报价一览表（格式）

附件2——****公司简介、业绩证明材料、服务方案等有利于评审的资料（参照比选文件技术要求自行编制）

非必填。如需对服务金额进行补充说明的可填写。

非必填，项目单位根据项目情况对该项目进行具体说明。

非必填。该项目是否存在需要中介机构回避的情况，若有回避情况填写回避单位的名称即可；若不涉及具体情况说明，可填写“无”。

为推进****档案管理的数字化、智能化升级，规范电子档案管理，提升档案利用效率与安全保障水平，****委托档案管理机构对****档案进行电子化系统管理。

一、项目基本情况

1.项目名称：****历史档案电子化服务项目

2.采购人名称：****

3.服务地点：****

4.项目预算金额：25万元

二、档案整理内容

1.前期准备与鉴别

筛选需电子化的档案，鉴别其真实性、完整性（如检查纸质档案是否缺页、破损），确定电子化优先级（如高频使用、珍贵档案优先）。

准备工具：扫描仪（需支持不同尺寸、分辨率调节）、图像处理软件（如PS、福昕）、电子档案管理系统（如档案管理软件、云存储平台）。

2.档案扫描

按规范设置扫描参数：分辨率一般设为300dpi（文字类）或600dpi（图纸、照片类），格式优先选择PDF（通用可检索）或TIFF（专业归档），彩色/黑白模式根据档案内容选择（如彩色文件扫彩色，纯文字扫黑白节省空间）。

批量扫描时按档案原有顺序编号，避免漏扫、错扫，对破损档案先修复（如粘连页分离、褶皱展平）再扫描。

3.图像处理与优化

修正扫描缺陷：去除黑边、污渍、倾斜（纠偏、去污点），确保电子档案清晰可读。

对多页扫描文件进行合并（如将一份合同的多页扫描件合并为一个PDF），并按档案标题命名文件。

4.元数据著录

为每份电子档案录入关键元数据（检索信息），确保可精准查找，核心元数据包括：档案编号、标题、形成单位、形成时间、保管期限、关键词、关联档案编号等。

元数据需与电子档案一一对应，可直接在档案管理系统中录入，或通过模板批量导入。

5.审核与归档

双重审核：先核对电子档案与原档案的一致性（如内容、页数是否匹配），再检查元数据录入的准确性，避免错漏。

归档存储：将审核通过的电子档案按分类体系（如年度－部门－业务类型）存入指定存储介质（本地服务器、合规云存储），同时做好备份（至少2份），防止数据丢失。

6.检索与管理

建立检索系统：通过档案管理系统实现多维度检索（如按标题、时间、关键词搜索），提升查找效率。

权限管理：设置不同用户的访问权限（如查看、修改、下载权限），确保电子档案的安全性，同时定期检查存储介质，更新备份，防止数据损坏或泄露。

7.其他与档案整理相关的内容。

自合同签订之日起至整理完毕通过审核验收之日止。

应答文件包括但不局限于以下资质，如遇资质内容调整按照国家行业最新标准提供：

一、资格证明文件

1.持有有效的营业执照，执业资质（须加盖公章）；

2.拥有专业技术团队，团队中至少2人具备档案管理相关从业资格证书或信息化系统技术证书（须加盖公章）；

3.法定代表人的授权委托书（法定授权人签字并加盖公章，格式见附件）；

4.参加本比选工作前三年内，在经营活动中没有重大违法记录的声明（法定授权人签字并加盖公章，格式见附件）；

5.服务商信用记录查询声明及网页截屏；服务商须在查询声明后附通过“信用中国”网站及“中国政府采购”网查询到的信用记录结果网页截屏（格式见附件）；

6.服务商认为需提供的其他资料（逐页加盖公章）。

二、服务商需具备的其他资格

1.在中华人民**国境内注册，具有独立承担民事责任的能力；

2.遵守国家有关法律法规、规章和中央和地方的有关规定；

3.具有良好的信誉和健全的财务会计制度；

4.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

5.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

6.在经营活动中没有重大违法记录；

7.经认定的被列入失信被执行人和重大税收违法案件当事人名单的、被“中国政府采购网”****政府采购严重违法失信行为记录名单（处罚期限尚未届满的）、受到政府采购及招标投标活动的各级监管部门行政处罚的不得参与本项目；

8.****事业单位电子档案管理经验的优先考虑。

三、商务及技术文件

附件1——应答报价一览表（格式）

附件2——****公司简介、业绩证明材料、服务方案等有利于评审的资料（参照比选文件技术要求自行编制）

非必填。如需对服务金额进行补充说明的可填写。

非必填，项目单位根据项目情况对该项目进行具体说明。

非必填。该项目是否存在需要中介机构回避的情况，若有回避情况填写回避单位的名称即可；若不涉及具体情况说明，可填写“无”。

为推进****档案管理的数字化、智能化升级，规范电子档案管理，提升档案利用效率与安全保障水平，****委托档案管理机构对****档案进行电子化系统管理。

一、项目基本情况

1.项目名称：****历史档案电子化服务项目

2.采购人名称：****

3.服务地点：****

4.项目预算金额：25万元

二、档案整理内容

1.前期准备与鉴别

筛选需电子化的档案，鉴别其真实性、完整性（如检查纸质档案是否缺页、破损），确定电子化优先级（如高频使用、珍贵档案优先）。

准备工具：扫描仪（需支持不同尺寸、分辨率调节）、图像处理软件（如PS、福昕）、电子档案管理系统（如档案管理软件、云存储平台）。

2.档案扫描

按规范设置扫描参数：分辨率一般设为300dpi（文字类）或600dpi（图纸、照片类），格式优先选择PDF（通用可检索）或TIFF（专业归档），彩色/黑白模式根据档案内容选择（如彩色文件扫彩色，纯文字扫黑白节省空间）。

批量扫描时按档案原有顺序编号，避免漏扫、错扫，对破损档案先修复（如粘连页分离、褶皱展平）再扫描。

3.图像处理与优化

修正扫描缺陷：去除黑边、污渍、倾斜（纠偏、去污点），确保电子档案清晰可读。

对多页扫描文件进行合并（如将一份合同的多页扫描件合并为一个PDF），并按档案标题命名文件。

4.元数据著录

为每份电子档案录入关键元数据（检索信息），确保可精准查找，核心元数据包括：档案编号、标题、形成单位、形成时间、保管期限、关键词、关联档案编号等。

元数据需与电子档案一一对应，可直接在档案管理系统中录入，或通过模板批量导入。

5.审核与归档

双重审核：先核对电子档案与原档案的一致性（如内容、页数是否匹配），再检查元数据录入的准确性，避免错漏。

归档存储：将审核通过的电子档案按分类体系（如年度－部门－业务类型）存入指定存储介质（本地服务器、合规云存储），同时做好备份（至少2份），防止数据丢失。

6.检索与管理

建立检索系统：通过档案管理系统实现多维度检索（如按标题、时间、关键词搜索），提升查找效率。

权限管理：设置不同用户的访问权限（如查看、修改、下载权限），确保电子档案的安全性，同时定期检查存储介质，更新备份，防止数据损坏或泄露。

7.其他与档案整理相关的内容。