贵州省现代种业集团有限公司市场推广活动会务服务单位采购信息公告

一、项目概况

1. 项目名称:****市场推广活动会务服务采购项目

2. 服务内容:为采购人2026年8月—10月计划举办的30场分级市场推广会议提供全流程会务承办服务,会议覆盖多个区域,参会总人数预计1210人。具体服务内容包括:

场地住宿统筹:全场次会议场地踏勘、预订、现场保障;彭水 A ****酒店住宿对接、协调;

餐饮保障执行:按会议分级标准统筹安排正式桌餐、工作简餐,严格执行既定人均餐费上限;

交通租赁调度:仅针对A级会议,统一租赁、调度观摩往返车辆;

财务资料整理:会务场地、餐食、车辆、住宿费用台账登记,票据收集整理、全套结算资料编制并按期报送采购人。

3. 服务期限:具体以合同约定为准

4. 采购方式:竞争性磋商

二、会务服务核心要求

1. 专业团队配置 服务商须指派专人全程对接本项目所有会议执行工作,项目负责人具备多区域会务统筹、市场推广会议承办相关经验,项目执行期内不得随意更换对接人员;配备专属执行、后勤人员负责现场保障、资料整理、台账报送等工作。

2. 会议执行标准 严格按照采购人分级会议管理要求落实各项会务工作,执行统一的会务标准与服务规范;提前完成场地踏勘、**对接,制定单场会议执行方案与应急预案,保障各场次会议有序落地;及时向采购人同步会议筹备、执行进度,配合采购人做好客户邀约、品种推广、现场签单等核心业务的会务支撑。

3. 台账与资料管理 规范建立全套会务执行档案,完整留存场地协议、消费凭证、签到记录、现场资料等全部会务材料;按场次整理费用明细与合规票据,按期报送结算资料,无条件配合采购人预算管控、内部审计、财务对账等工作,按需提供全套书面及电子材料。

4. 成本管控责任 严格执行采购人制定的分级费用上限标准,所有会务支出不得超出约定标准;因服务商擅自提标、超量安排产生的超额费用,由服务商自行承担,采购人不予列支;配合采购人做好费用核算与管控,保障会务支出合规可控。

三、预算限价及结算方式

1. 计费模式与限价标准 本项目预计总费用为126445元,最终费用按实际发生数量据实结算。其中第三方服务费按场地、餐食、车辆、住宿四项实际发生总额的10%以内据实计提。

会议分级餐费结算上限执行以下标准:

A级会议:人均餐费≤50元,单场最高按100人结算;

B级会议:人均餐费≤35元,单场最高按60人结算;

C级会议:人均餐费≤35元,单场最高按30人结算。

超出上述结算上限的人员费用,由**经销商/加盟店承担,采购人不予列支。

报价须包含会务执行、人员服务、资料制作、税费及开展本项目会务服务产生的全部配套费用,采购人不另行支付其他任何费用。

2. 结算规则

(1)单场会议结束后,服务商同步提交本场活动费用明细、消费票据、现场执行资料,经区域活动负责人核对确认;

(2)全部会议执行完毕后,服务商提交全套会务台账、合规发票及完整结算资料;经区域活动负责人审核确认无误后,按照实际发生金额进行据实结算。

四、供应商资格要求

1. 具备合法有效的营业执照,具有独立法人资格,统一社会信用代码证件齐全,能够独立承担民事责任,具备会务服务、会议展览等相关经营范围与完整履约能力。

2. 近三年拥有多场次区域推广会议、会务统筹承办同类服务业绩,可提供对应委托合同、执行证明等佐证材料。

3. 近三年经营期间无重大服务质量事故、重大合同违约、行政处罚等不良经营记录,无不良执业信用记录。

4. 具备**省内及彭水等区域的场地、餐饮、车辆等会务**协调能力,可常态化赴各会议举办地开展现场执行工作,保障会议推进效率。

五、采购文件获取

有意参与本项目磋商的单位,请于2026年8月8日起至2026年8月10日(每日9:00-17:00)到**市**区金融城C4栋5层领取竞争性磋商文件(注:若无法现场领取的单位,可通过邮寄、电子邮箱线上传送方式获取文件,相关事宜可联系采购人对接)。

六、响应文件递交与磋商开标安排加急标书代写

1. 响应文件递交截止时间:2026年8月13日17:00加急标书代写

2. 磋商开标时间:2026年8月14日上午10:00加急标书代写

3. 文件递交及开标地点:**省**市**区金融城二期C4栋5层会议室加急标书代写

4. 响应文件编制及递交规范:

(1)全套磋商响应文件密封封装,封面加盖律所公章;

(2)文件包含单位资质证明、项目团队人员资料、同类会务服务业绩证明、会务承办专项服务方案、分项报价明

细、服务质量保障及成本管控承诺函等材料;

(3)同步将全部响应材料扫描存入U盘,与纸质文件一并密封递交。

5.逾期送达、未按规定密封、缺少关键资质材料的磋商响应文件,采购人有权拒收,视为自动放弃磋商资格。

七、采购单位联系人和联系方式

采购人:****

地址:**省**市**区金融城二期C4栋5层

联系人:曹云

联系电话:182****8020

邮箱:****@qq.com

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2026年8月8日