竞价采购方案（工程资料归档整理及文书归档整理服务项目）

一、采购项目概况

（一）采购项目名称

****工程资料归档整理及文书归档整理服务项目。

（二）采购项目背景

本服务项目为****所有工程项目资料及文书资料的归档整理。因部分资料归档不规范，缺失遗漏等问题，导致资料存档混乱，现需对每个项目进行规范整理并归档。为确保工程资料档案的完整性、规范性和可追溯性，方便查阅，现面向社会征集专业服务机构开展资料档案规范整理工作。

（三）采购项目范围

****公司所有工程项目现有资料和文书资料，****档案室****办公室内。

（四）采购项目目标

1. 完成项目全周期资料的收集、核对、分类、编号、装订、归档，确保资料完整无缺失、内容真实有效；

2. 按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014）、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）及地方住建部门档案管理要求，建立规范的工程档案体系，形成符合竣工备案标准的纸质及电子档案；

3. 建立资料档案管理台账，编制档案目录及检索工具，实现档案的便捷查询与高效管理。

二、采购项目预算、最高限价

工程档案资料或文书资料约12元/盒（报价采用单价报价，最终结算金额=完成量*单价，最终结算金额如超过25万元，以25万元结算。），材料设备由采购人负责。

三、竞价人资格要求

1.资格要求：竞价人须为中华人民**国境内依法注册的独立法人，具备有效的营业执照，经营范围包含档案整理、工程技术服务等相关内容；

2. 人员要求：项目配备人员持有住建领域施工现场专业人员（资料员）培训合格证，或档案相关培训证书；

3. 信誉要求：未被列入“信用中国”网站失信被执行人名单、重大税收违法失信主体，近3年内无重大违法违规记录及服务质量投诉；

4. 法律、行政法规规定的其他条件。

四、服务内容与要求

（一）资料收集与规范整理

1. 全面梳理项目现有资料，对缺失、遗漏的资料在电子档案中备注已缺失；

2. 对资料进行分类登记，建立《资料收集台账》，明确资料来源、份数、状态等信息，按顺序规范摆放于档案架上；

3. 按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014）、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）及地方住建部门档案管理要求，对资料进行分类、编号、装订，统一采用A4纸张规格，对不符合规格的资料进行裱糊、折叠等保护性处理。

（二）电子档案制作

1. 建立电子档案数据库，编制电子档案目录（目录顺序与档案架上摆放的资料顺序一致、索引及检索系统（项目产生的全部电子数据、数据库、目录及检索系统的所有权及知识产权归采购人所有），支持按项目阶段、资料类型、时间等维度查询；

2. 对电子档案进行备份，采用本地服务器+云端双重备份方式，防止电子档案丢失或损坏；

3. 工程项目资料按照甲方提供的资料清单（包括但不限于）整理，资料清单中缺失的资料在电子档案目录中备注已缺失，方便查阅。

（三）档案移交与备案协助

所有资料整理完毕后，摆放于档案架上的资料与电子档案目录跟甲方人员按顺序进行核对，确认无误后进行移交，移交时进行查找培训，确保能快速查找相关资料。

（四）服务周期

截至2026年12月31日前完成全部资料整理工作，包括移交培训。

（五）质量保证

服务方需提供1年的免费售后维护服务，包括档案查询协助、电子档案修复、档案管理系统操作培训等。

五、竞价方式与流程

（一）竞价方式

1.在满足竞价文件要求的合格投标人中，报价最低的为中标候选人。如最低报价出现相同的几家投标人，则按随机抽取的方式确定中标人。

2.有效实质性响应供应商少于三家，本次招标作废，重新组织招标。

（二）竞价流程

1. 公告发布：在高新区门户网站发布采购公告，公告期限从本招标公告发布之日起5个工作日；

2.有意参加投标者，自行在高新区门户网站下载竞价文件，按要求制作投标响应文件；

3.提交响应文件的截止时间： 2026年8月24日9时00分（**时间）；标书代写

4.投标地点：****委会办公楼620会议室；

5.开标时间：2026年8月24日9时00分（**时间）。；标书代写

6.开标地点：****委会办公楼620会议室；标书代写

7.确定中标候选人；

8.在高新区门户网站公示中标候选人，公示期不少于1个工作日；

9.公示期满后，无异议即发送中标通知书并签订合同。

（三）竞价人响应文件编制

1.竞价人需按照《竞价采购方案》要求编制竞价文件，正本一份，副本两份，若正本与副本内容不一致，以正本为准；

2.包括公司简介、营业执照、服务方案、服务周期、报价方案、售后保障、质量保证措施等内容，具体详见响应文件组成内容。

六、报价要求

1.报价采用单价报价，工程档案资料或文书档案资料不能超过12元/盒，最终结算金额=完成量*单价，最终结算金额如超过25万元，以25万元结算；以上报价为含税价；材料设备由采购人负责；

2. 竞价人需按竞价采购方案要求填报《报价表》，报价需明确币种，采用人民币报价，保留两位小数，此次报价包含完成本项目全部服务内容的所有成本及费用，甲方不再另行支付其他费用；

3. 报价为一次性报价，不接受二次报价；如最低报价出现相同的几家投标人，则按随机抽取的方式确定中标人；

4.竞价人需保证报价的真实性，不得恶意低价竞标。

七、其他要求

具体以双方签订的合同协议为主。

八、合同主要条款

（一）合同期限及售后保障

1.合同履行期限：截至2026年12月31日前完成全部资料整理工作，包括移交培训；

2.售后保障：档案整理交付后提供 1 年免费售后支持，因服务方自身整理问题则无条件无期限免费整改。

（二）采购项目实施要求

1.合规性要求：须严格遵循《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014）、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）及地方住建部门档案管理要求等国家 / 行业规范，严禁擅自简化流程或降低规范要求；

2.落实档案实体与信息安全保障，临时保管场地需防潮、防虫、防盗，整理过程中避免档案破损、丢失；涉及涉密档案的，须遵守甲方保密规定，严禁泄露档案内容，项目结束后按要求销毁或返还涉密工作资料；

3.严格按照合同约定的进度计划执行，若遇特殊情况需调整进度，须提前 3 个工作日书面申请，经甲方同意后方可变更，不得擅自延误工期；

4.项目实施人员须遵守甲方现场管理制度，文明作业，保持工作区域整洁。

（三）支付方式

按双方签订的合同要求支付。

（四）违约责任

1.服务方未按合同约定周期完成服务的，每逾期1天按合同总价的0.1%向甲方支付违约金，逾期超过15天，甲方有权解除合同并要求服务方赔偿损失。服务方已完成且经采购人验收合格的档案整理服务，据实结算，采购人已超额支付的款项服务方须在15日内退还采购人，尚未实施的服务，不予争取费用；

2.甲方未按合同约定支付服务费用的，每逾期1天按应付金额的0.05%向服务方支付违约金；

3.保密条款：服务方需并对项目资料及甲方商业信息严格保密，未经甲方书面同意不得向第三方泄露。若乙方违反本协议保密义务（包括但不限于泄露、复制、传播、出售、不当使用甲方档案信息），无论是否造成实际损失，均应向甲方支付合同总金额 20% 的违约金；泄密情节严重的（核心 / 涉密档案、恶意泄密、大规模扩散），违约金提高至合同总金额 50%–100%。上述违约金不足以弥补甲方实际损失的，乙方应另行赔偿差额。实际损失包括但不限于：档案修复 / 数据恢复费用、应急处置费用、公证 / 鉴定费用、诉讼 / 仲裁费用、律师费、差旅费、声誉修复费用、业务中断损失、监管处罚、国有资产减值、第三方索赔、可得利益损失及甲方为维权支付的全部合理费用。

（五）争议解决

合同履行过程中发生争议，双方应协商解决；协商不成的，****人民法院提起诉讼。