广西博物馆档案系统采购公告

一、项目概况

****档案室于2018年成立，****中心负责对全馆档案工作（财务、人事档案除外）的统一管理，并定期对各部门档案收集员进行业务培训。目前已完成全馆现存的综合类、社会教育类、科学研究类、藏品管理类、评估类、陈列展览类共6类档案的归档整理工作，其中陈列展览228卷，569件；其他类别共6770件，共588盒； 已完成所整理归档的全部类别档案的数字化工作。

档案室内的档案管理系统也同步建设，使用多年来发现以下问题：一是档案管理系统硬件突发故障，虽经技术人员修复，仍然出现部分档案无法挂接目录的现象，影响档案查询效率；二是系统版本老旧，软件只能单机操作，不具备分级权限、多人协同、管查分离、数据冗余备份等功能，致档案工作信息化赋能效果不佳。亟需对现有系统进行升级重构，引入基于Saas方式的档案管理平台，实现多级权限管控与多人协同作业，确保管查分离与数据安全。同时，建立容灾备份机制，彻底解决单机运行风险及数据丢失隐患。通过优化检索算法与目录挂接逻辑，提升查询响应速度与准确率，从而全面激活档案数据价值，推动档案工作向智能化、规范化转型，为全馆业务开展提供高效的信息支撑。

（一）项目目标

1.档案信息化建设目标

选用成熟的软件产品：要求系统界面优化、美观**，功能稳定、快捷高效，兼容性、可持续开发能力强，实现档案收集、整编、归档、查询、利用、借阅、销毁以及档案多库房、架柜管理等业务的全程信息化管理。通过对档案信息化的建设，实现“档案**数字化、信息采集标准化、信息存储安全化和信息服务网络化”，为博物馆档案信息**共享和利用提供强有力的支持和保障。

2.电子业务文档管理目标

引入专业成熟的电子业务文档管理系统：要求系统界面优化、美观**，功能稳定、快捷高效，兼容性好、可持续开发能力强，与博物馆其他系统集成，实现对不同途径形成的各类电子业务文档进行统一管理和存储，实现文档的集中管理、全文检索、分类存储、在线查看预览、文档共享、权限控制、版本管理、操作日志等功能。****博物馆电子业务文档管理系统的建设，为博物馆数据资产的积累、数据**共享和利用提供强有力的支持和保障。

（二）项目内容

1.项目建设满足档案信息化管理和电子业务文档集中管理的各种应用需求。

2.系统在管理模式上，支持多部门和多全宗相互结合的模式，档案数据按全宗管理，系统功能和人员可按多部门、多层级配置和管理，适应博物馆组织机构的变化与管理需求。

（三）项目范围

1.业务范围

档案和电子业务文档管理信息系统建设

2.项目范围

****

3.时间范围

合同签订生效6个月内。

（四）项目预算

人民币壹拾玖万捌仟叁佰贰拾叁元整（￥198,323.00）

备注：货物价格含设备购置费、包装费、运输费、装卸费、保险费、安装调试费、技术服务费、培训费、保修费、税费等及其他不可预见费用。

（五）技术要求

1.先进性

要求系统能够在较长的一段时间之内仍能够在技术层次上不致落伍，要求系统的开发和设计在技术上足够先进。系统应基于当前主流技术体系设计研发，系统要求采用B/S结构进行开发，支持Web访问，系统能满足百人用户同时使用，系统平台应采用模块化、组件化设计，易于客户二次开发和配置，系统需确保功能成熟。

2.高效性

系统有较快的运行速度，在处理大规模并发操作时性能无显著降低。在网络优良的情况下，普通主流服务器配置，百人在线同时使用，普通功能操作响应时间控制在5秒钟以内，支持海量数据（T级）处理能力。

3.兼容性

系统应支持Mysql数据库，服务端支持windows2008 R2及以上版本等操作系统，客户端支持WindowsXP、Windows 7、Windows 10及以上版本，兼容各种信创浏览器。

4.可操作性

系统具有灵活方便、可配置的授权机制，实现按照角色、组织机构进行数据授权和功能授权，提供便捷**的可视化授权配置功能，可以使所属部门系统维护人员可以根据业务需求进行授权管理；要求开发出的应用软件系统易于上手，便于使用，只需少量的培训即能推广使用；系统管理工作简便，并能根据部门的规模分解管理任务。

5.稳定性

要求系统具有良好的稳定性，保障博物馆日常工作的正常运转。系统应具备较好的容错能力，保障在特殊情况下不中断正常工作。

6.安全性

系统要具有高度严格、灵活定义的安全机制，以确保本系统的信息安全。支持多种安全策略，包括数据文件对象的控制，角色用户的访问控制，日志管理策略和数据备份策略。

7.集成性

系统应具有良好的外接接口，能够与其他信息系统连接。系统应可根据业务需求，开放平台各业务功能模块对外部系统的数据及功能服务接口，具有Web service等主流先进接口方式，以方便与各种信息系统进行集成。

8.扩充性

系统应具有较强的扩展性，支持单服务器和集群的部署。随着博物馆业务的不断扩充，整个系统中应能够方便地添加新的业务模块。

（六）应用要求

1.各软件模块操作简便，符合管理人员的使用习惯，操作人员可以很容易上手使用，数据录入简单、方便、快捷。系统满足档案信息化管理和电子业务文档集中管理的各种应用需求。

2.系统应具备灵活的可配置性，针对博物馆的管理需求和规范，定制配置档案及电子业务文档的管理规则、部门组织、人员和角色、元数据配置等。系统支持用户自定义各类报表。

3.系统具有多样、多级的控制数据文件的使用权限。

4.系统提供详细的审计功能，审计人员能即时审计安全操作日志，系统能提供报表和日志管理。

5.系统具有文件使用情况、工作情况统计等功能。

6.系统在管理模式上，支持多部门和多全宗相互结合的模式，档案数据按全宗管理，人员按部门管理，适应博物馆组织机构的变化与管理需求。

7.软件要求开放数据库字典结构，有详细的数据库文件说明。在不影响软件安全性和版权控制的前提下，开放软件部分源代码。

（七）性能指标要求

1.系统应能支持千人以上大规模用户同时并发在线使用

2.系统应支持7*24小时不间断运行。

3.系统在连续一年的运行中因软件故障导致停机的次数不得超过3次，单次系统修复时间不得超过4小时。

4.支持海量数据（T级）处理能力。

（八）安全性要求

1.身份鉴别：系统具有确认用户身份的真实性与合法性的能力。

2.权限控制：系统具备完善的权限授予、判断和控制功能。根据经过鉴别的真实身份确定对信息内容或信息系统应用的访问权限。系统应支持为每个档案和业务文件设置知悉范围。系统应具有用户的操作和授权日志记录功能，以备查看。

3.数据安全：确保信息内容在存储和传输中的安全，不被非授权用户访问，系统要对重要数据按一定的算法进行加密备份。

4.完整性：确保信息内容不被非授权用户恶意或无意修改或删除。

5.抗否认性：建立审计机制，使任何用户对其所进行的操作不可否认。日志信息应涵盖对系统和数据文件内容的存取操作，以及用户检索利用等方面。

6.系统安全：能够记录系统运行时所发生的所有错误，包括本机错误和网络错误。这些错误记录便于查找错误的原因。

二、系统功能需求

档案信息化功能需求

（一）业务流程需求

依照博物馆档案收、存、管、用各业务环节的实际要求，档案信息化管理系统应实现档案收集、整编、归档、查询、利用、借阅、鉴定、销毁、编研等各项业务的全程信息化管理，至少覆盖以下业务流程：

1.收集整编流程

档案收集整编工作是档案部门的核心业务，档案管理员定期接收各部门兼职档案人员移交过来的档案资料，进行整编归档。系统应具备编写移交和打回说明功能，支持移交接收过程中的检查功能，支持单份或批量文件移交和打回功能，支持移交批次的查询功能。

2.档案利用流程

系统应支持电子档案的网上浏览、打印、下载利用和对档案实体的借阅管理。

3.鉴定销毁流程

系统应自动提醒档案管理员，对已到期档案进行鉴定，并基于鉴定的结果对档案进行处置。

4.档案统计汇总流程

系统应支持档案的固定统计和随机统计，即自动定期完成的数据汇总统计和档案员根据需要定制的汇总统计。

5.档案编研流程

档案管理员可以创建专题，选取相关的档案，并支持手动编写编研材料，专题可根据需要指定浏览范围进行发布，范围可以是某些部门，也可以是特定的人员。

6.赋权审批流程

对于没有权限浏览、借阅、打印、下载的档案，查询用户可以在网上提出赋权申请，经过审批后得到使用权限。

7.打包推行流程

当有使用者发出推送请求后，管理员可以接收并进行处理：可根据具体要求整理相关档案条目或专题，并设置相应的有效期，推送给申请人，由申请人对电子档案**进行利用，也可根据具体情况做驳回处理。

支持管理员主动对档案及专题信息进行整理，并设置相应的有效期，推送给指定的目标用户进行利用。

（二）用户和角色需求

****博物馆内是唯一的，角色按需要来划分，系统应具有档案管理员、系统管理员、部门兼职档案管理员、上级领导、档案使用者等角色，同时也可以自行建立角色并分配权限。

1.博物馆档案管理员

博****博物馆档案的主要管理者，负责档案的日常收集整编和保管利用。包括从档案的产生部门接收档案，整理、打印、装订、归档入库；以及档案的借阅、赋权、编研、推送等利用管理工作；同时负责档案库结构的规划、档号规则设置、报表设计、年报统计等各种档案业务设置工作。****博物馆档案部门的工作人员。

2.系统管理员

系统管理员负责配置各类系统选项，包括组织用户管理、管理角色权限设置、档案利用权限设置、安全管理设置、水印设置、公告发布、流程配置等。****博物馆信息化部门的工作人员。

3.兼职档案管理员

兼职档案管理员负责收集本部门的档案信息，并按****博物馆档案管理部门。部门兼职管理员通常是各部门的文员或者行政人员。

4.各级领导

是博物馆及各级部门的管理者，除了在线浏览、利用档案外，还可以对所负责的档案的各种利用申请等业务流程进行审批（如移交申请、赋权申请、借阅申请、鉴定审批），也可以查看相关的各类统计信息。领导包括档案部门的领导和业务部门的领导。

5.档案使用者

博物馆档案的普通使用人员，可以检索档案条目，可以使用公开以及权限范围内的档案。对于权限范围外的档案，可以提交赋权申请或借阅申请，经审批通过后进行使用。

（三）功能详细要求

依据博物馆档案业务要求及应用需求，系统应由：首页、档案检索、信息收集、档案管理、综合利用、统计日志、档案配置、系统配置等模块组成，模块功能要求如下：

1.首页

作为系统的入口页面，首页集中展示了用户最常用的功能和最需要了解的信息，方便登录用户了解系统整体情况，更快捷地利用和管理档案，具体模块划分如下：

（1）快捷搜索

提供快捷搜索工具条，支持多关键字（采用空格分隔）模糊查询，搜索范围是当前全宗下所有档案类型的所有条目；搜索结果根据档案类型和信息的种类（案卷、文件、电子原文）分别汇总展示；可查看条目的具体信息，默认权限范围内的条目可直接利用原文，非默认权限范围的可发起利用申请，同时支持条目的收藏。

（2）待办提醒

系统将当前需要用户办理的事项，按照业务模块进行分类汇总显示，显示每类业务剩余待办总数，以及每类业务最新待办事项的来源及简要内容，并可直接进行办理。

（3****中心

系统将用户收到的来自各个业务模块的未读提醒消息集中显示，用户可及时了解相关信息。

（4）档案推送

若用户收到了档案管理员主动推送的档案信息，在推送有效期内，可对档案的电子原文进行浏览、下载利用；在有效期外的推送，则只能查看推送记录，不允许再利用。

如果用户有档案利用的需求，也可以提交推送请求，由档案管理员处理。推送请求来的档案的利用规则，与主动推送相同。

（5）个人申请

将用户所提交的赋权申请和借阅申请分别进行汇总显示，用户可查看申请的处理状态；对于赋权申请，如果在赋权有效期内可以直接点击进行浏览或下载；对于借阅申请，系统会突出显示即将到归还期或已经逾期的借阅申请，提醒用户及时归还档案。

（6）个人设置

用户可自助修改密码；档案管理员还可以设置常用管理功能的快捷方式。

（7）信息公告

点击可查看当前部门所发布的信息公告，按频道分类展示公告信息，点击查看公告详情。

（8）大数据

显示当前全宗下所有已归档档案的相关统计信息，包括文件总数、案卷总数、电子原文总数、赋权总人次、借阅总人次等。

2.档案检索和利用

用户可采用多种方式对本部门及系统内其他部门的档案条目进行检索，并在其权限范围内对档案进行利用，超出权限范围的利用需求可通过提交赋权申请经审批通过再加以利用。用户还可以浏览专题库中有权限的专题信息，集中利用相关的档案和编研材料，具体模块划分如下：

（1）档案检索

支持多种检索方式，包括跨门类检索（在一个全宗内，自动检索所有档案类型）、组合条件检索（在指定的档案类型内，自定义多条件组合检索）、****博物馆内各部门档案的集中检索）、全文检索（基于档案条目信息和正文内容，搜索范围更大）、指定目录分类检索（对于熟悉档案业务的专业人员，可以迅速定位目标）等多种途径的检索功能；检索结果可查看条目具体信息，根据权限进行利用，也支持条目的收藏。

（2）档案收藏

提供档案收藏车功能，用户可以将需要的档案加入收藏，便于日后多次利用，支持分批检索档案并加入收藏，再集中进行下载、借阅等利用操作。

（3）档案利用

支持用户在其默认权限内对数字档案**进行浏览、打印、下载等在线利用，或对实体档案进行借阅利用；默认权限外的档案利用，可通过赋权申请或借阅申请，经相关的审批流程，通过后可获得相应权限。

（4）专题浏览

支持浏览和利用档案管理员整理发布的专题库内容。专题内相关的档案和材料会集中展示，便于用户全面、快捷地获得专题相关信息。专题库支持权限控制，只有指定范围内的组织和人员可以浏览专题信息、利用专题内容的编研材料和档案原文。

3.档案采集

根据每个全宗、每种档案类型管理的具体情况，支持采用适合的采集和整理模式：最小模式（各部门人员将档案移交到档案部门，由档案管理员进行著录归档）、部门应用（各部门人员将纸质档案移交到档案部门，由档案人员进行整理、著录、归档；档案部门内部进行归档）、集中整理（各部门兼职档案员著录本部门的档案信息，然后移交给档案管理员进行审核，档案管理员审核后进行接收或打回，然后分类、整理、组卷（盒）、归档）、分散整理（各部门兼职档案员著录本部门的档案信息，并进行分类、整理、组卷（盒），然后移交给档案管理员进行审核，档案管理员审核后进行接收或打回，然后进行归档）。

具体模块划分：

（1）收集整编

档案采集分为在线著录、数据导入、数据接口归档三种方式，所有数据都会进入收集整编库中，统一进行整编管理。

在线著录支持单个条目的著录、插录和追加，还支持在线批量著录。

支持多种档案编号规则整理模式：自动整理模式（根据设定的整理规则由系统自动分配编号、自动生成档号、自动组卷，支持调件（卷）、同分类调件（卷）操作）及手动整理模式（主要用于兼容历史档案数据，支持手动编号、设置档号、手动组卷（盒）等管理操作）。

支持多种电子文件挂接方式：单个档案挂接（逐个档案进行电子文件挂接操作）、批量档案挂接（通过设定匹配规则，将本地已整理完毕的电子文件批量上传，并自动挂接至指定的一批档案）、扫描挂接（本地连接扫描仪，扫描实物并自动挂接到当前档案）。

系统自动对挂接的电子文件做异步处理：生成预览文件（进行格式转换并根据需要添加水印）、抽取正文内容并建立索引。

（2）档案移交

对于集中整理及分散整理的采集整理模式，可通过移交流程完成档案信息从档案产生****档案室）的移交工作。移交业务分为发起、审核、接收、退回等处理环节。系统可生成并记录移交清册以备查。

（3）数据导入

支持本地文件导入（如手工维护的Excel或第三方系统导出的Excel/CSV 格式数据文件，导入模板可自定义）、离线客户端数据包导入（通过离线客户端实现分散采集数据并集中导入统一管理）。

4.档案管理

对于已归档到正式库中的档案，管理员可以完成日常的管理工作，包括案卷和文件调整、打印封皮目录及脊背、出入库操作、保管期限到期鉴定、保密期限到期鉴定、档案销毁、数据备份和恢复管理等。具体模块划分如下：

（1）档案管理

支持对案卷、文件等各级档案进行调件（卷）、同分类调件（卷）、卷内调序等常用管理操作。支持各级档案封面、文件目录、备考表和脊背的打印。支持案卷（盒）的入库上架、出库下架操作。选择库位时，系统自动提醒库位的实时剩余容量统计信息，供辅助参考。

（2）鉴定销毁

系统自动提醒保管期限或保密期限已到期的档案，管理员可发起鉴定流程，并根据审批结果，相应进行处理（保管期限到期的，如果决定销毁则进入销毁环节，如果决定保留则相应修改保管期限；保密期限到期的，如果决定按期解密则修改密级及保密期限，如果决定继续保密，则相应修改保密期限）。

（3）回收站

档案管理过程中删除的数据，****回收站，必要时可以选择恢复。如果确认数据不需要保留，也支持彻底清除。

（4）备份恢复

可以分档案库进行备份和恢复，支持异地备份（可将备份文件打包下载进行异地存储，等需要时再上传进行恢复）。

（5）库房管理

可以按多库房、密集架、阁子查看库存情况，查看架上档案的摆放情况、密集架阁子的剩余空间情况等。浏览架上案卷、盒信息时，支持快速查看卷盒内档案的详情，支持对卷盒的摆放位置进行排序等调整。

5.综合利用

系统支持对实体及数字档案**进行多种形式的利用。包括实体档案的借阅审批、登记流程，对数字档案**的主动推送及请求推送功能，档案专题的汇总编研功能，档案利用光盘的制作功能，数字档案**利用的赋权审批流程以及跨全宗利用管理，具体模块划分如下：

（1）借阅管理

支持按照预设流程针对不同类型档案的借阅申请单进行审批，申请通过后，管理员可进行实物档案借阅登记，以及后续的归还、续借等管理操作，管理员可查看即将到期或已逾期的借阅单，有针对性地进行提醒及催还操作，借阅人可通过邮件、消息等方式收到相应的提醒；支持管理员针对不同档案类型配置借阅规则：例如是否允许过期未还者继续借阅、系统默认可借阅的天数等。

（2）推送管理

当有使用者发出推送请求后，管理员可以接收并进行处理：可根据具体要求整理相关档案条目或专题，并设置相应的有效期，推送给申请人，由申请人对数字档案**进行利用；也可根据具体情况做驳回处理。

支持管理员主动对档案及专题信息进行整理，并设置相应的有效期，推送给指定的目标用户进行利用。

（3）赋权管理

支持按照预设流程针对不同类型档案的赋权申请单进行审批，审批通过后，申请人可获得相应的电子原文利用权限。

（4）编研管理

档案管理员可以创建专题，选取相关的档案，并支持上传编研材料，专题可根据需要指定浏览范围，范围可以是某些部门，也可以是特定的人员。

（5）光盘制作

档案管理员可以创建档案的数据光盘，选取并添加档案后可在线打包成光盘文件，可以下载后刻录成光盘或以文件的形式存储利用；光盘内的档案支持按档案目录结构浏览条目及电子原文。

6.统计日志

支持对档案在产生、管理、存储、利用、鉴定、销毁等生命周期中各环节的业务情况进行汇总和统计分析，为进一步提高各部门的档案管理水平、挖掘档案利用价值提供重要的参考信息。各类汇总统计的结果数据，支持导出excel。

支持对登录、重要数据修改等各类操作日志进行记录、保护、查询，实现安全保护审计功能，具体模块划分如下：

（1）使用情况统计

提供对数字档案**的利用情况（包括原文浏览和原文下载）进行检索及汇总，辅助了解数字档案**利用的人群分布、对象特点、目的情况。可通过利用时间、利用人、利用的档案条目等条件进行检索；可通过利用人、利用的档案条目、利用的档案库类型等统计口径进行汇总。

（2）工作情况统计

提供对档案数据的管理情况（包括条目著录、条目删除、挂接原文）进行汇总统计，辅助了解档案产生和管理过程。可通过档案产生部门、档案库类型、档案管理人员等统计口径进行汇总统计。

（3）借阅统计

提供对档案实物借阅情况的各类汇总统计。支持按借阅的档案条目、借阅人、档案库类型、借阅目的等口径进行汇总统计。

（4）档案统计

可对档案的历史快照（项目、案卷、文件、电子文件）、历年存量（项目、案卷、文件、电子文件）、历年维护情况（增加、鉴定、销毁）、历年利用情况（浏览、下载、借阅、推送、赋权等）、历年保管期限分布情况等，进行汇总和统计。

提供饼图、柱状图等形式的统计图表。

（5）统计年报

支持上传或下载年报模板；支持在线**、填写、存储、下载年报数据。

提供年报相关的辅助统计，包括当前部门下各个全宗、各个档案类型的库存案卷、文件、永久/长期案卷、永久/长期文件、总页数、电子文件总数、电子文件总容量等。

（6）日志

可查询各类系统日志，包括详细的登录信息（IP、用户、时间）、查询日志（用户、档案库类别、查询条件、时间）、操作日志（用户、操作的菜单、操作具体内容、时间）。

可分档案库类型查询档案数据的维护日志，包括：条目的增删改、电子文件挂接、调件调卷、组卷组盒、移交接收、入库出库、鉴定销毁等档案全生命周期的变化情况。

可查询档案的各种形式利用日志，包括：信息推送、专题编研、赋权审批、实物借阅等。

7.档案配置

支持对全宗信息、档案库类型、档案分类标准、库房配备等信息进行配置；支持对档号产生规则、自动立卷规则、档案排序规则等档案业务规则进行配置；支持自定义报表，具体模块划分如下：

（1）档案结构

支持对部门信息、全宗信息进行配置，管理员可以维护下级部门全宗信息；**下级全宗时，支持从已有的全宗复制档案库结构、权限、报表、流程定义等配置作为初始配置。

提供常用档案库类型（文书、展览、合同、会计、实物、照片、音视频等）的标准库结构模板；允许各全宗在标准模板的基础上进行个性化调整；允许自定义条目的著录表单和列表显示顺序等。

提供常用档案库类型（文书、展览、合同、会计、实物、照片、音视频等）的标准分类表；允许各全宗自行调整分类。

支持自定义库房结构；

提供标准的代码库（保管期限、脊背宽度、利用目的、密级等）；允许各全宗自行调整代码表或定义新的代码表。

（2）数据规则

支持分档案库类型定义流水字段的自增规则、档号规则（分段配置规则的表达式）、立卷规则、排序规则等；对于需要在档案库之间移动数据的，支持配置源库与目标库的字段对应关系（自动匹配与手动指定相结合）。

（3）报表管理

系统提供标准报表模板（封面、目录、备考表、脊背，以及移交清单、借阅单、鉴定清单等）；支持各全宗自定义调整。

8.系统配置

支持对当前部门下部门组织和用户的集中管理；支持对不同管理角色的具体权限进行配置；支持对档案的默认利用权限进行配置；支持设置水印、安全策略、公告发布、流程配置，具体模块划分如下：

（1）角色用户

支持对部门组织和用户的配置管理（支持与客户的标准组织用户接口进行同步，如LDAP、主数据、UM用户管理等）；

系统初始默认定义了系统管理员、档案管理员、兼职档案员、领导等常用档案业务角色；支持各全宗自定义管理角色，包括角色的名称、****档案室、业务部门）、功能权限配置、数据权限配置以及用户绑定配置。

（2）数据权限

分档案类型配置默认的利用权限，分为知悉范围内的利用权限（默认全部功能）和知悉范围外的利用权限（默认只能检索和查看条目）；支持各全宗自定义权限。

支持配置规则权限，用以满足特定人员对特定档案的利用权限（规则权限即为充分条件）。

（3）系统选项

支持配置图片或文字水印。

（4）安全管理

支持配置密码策略（最小长度、强度要求、定期强制更换）；支持定义密码输错的锁定机制（最大试错次数、自动锁定时长、锁定对象——用户或IP地址）；支持开启离开保护（限定时长内无操作，自动退出）。

解锁管理，可查看锁定用户或IP，并手动解除锁定。

系统登录时间设置，可定义系统的开放时段，支持配置特殊人员随时登录。

（5）公告发布

各部门可自行发布公告通知，以及发布管理制度、业务规范、技术标准、通知、通报等。支持上传附件。

（6）流程管理

系统默认提供各种常用审批流程（借阅流程、赋权申请流程、移交流程、鉴定流程等），各部门可根据自身业务情况进行选择，也可以自定义进行调整；各部门可配置各个岗位的具体人员。流程定义支持在线的可视化设计。

三、数据归档接口要求

（一）总体要求

本项目需实现本馆OA办公自动化系统与档案管理系统的数据归档对接。OA系统办结的公文、流程表单等电子文件及其元数据，应通过标准化接口自动归档至档案管理系统，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性（“四性”检测要求）。

（二）技术路线

1.总体架构

OA系统与档案系统之间的数据归档采用“WebService + FTP”的组合技术路线：

元数据传递：OA系统通过调用档案系统提供的WebService接口，将归档文件的元数据信息（条目信息）推送给档案系统。

电子文件传输：OA系统将归档文件所包含的电子附件（正文、附件、审批单等），通过FTP协议上传至档案系统指定的FTP服务器目录下。

2.WebService接口要求

（1）接口方式：档案系统须提供基于WebService技术的标准化归档接口，采用SOAP协议或RESTful风格，支持异构系统之间的跨平台数据交换。

（2）接口功能：WebService接口应支持接收OA系统推送的归档文件元数据，包括但不限于：文件标题、文号、责任者、文件形成时间、年度、分类号、保管期限、归档部门等档案必备元数据字段。

（3）接口协议：档案系统须提供完整的WebService接口说明文档（WSDL或API文档），明确定义接口地址、方法名称、请求参数格式、返回值规范及错误码定义。

（4）实时性要求：OA系统调用WebService接口应能实时返回处理结果，支持归档成功/失败的即时反馈。

（5）异常处理：接口应具备完善的异常处理机制，对网络超时、数据格式错误等情况应有明确的错误码和重试机制。

3.FTP传输要求

（1）传输方式：OA系统通过FTP（或SFTP）协议，将电子文件（正文PDF、附件、审批单PDF等）上传至档案系统指定的FTP服务器目录。

（2）连接配置：档案系统须提供FTP服务器的地址、端口号、用户名、密码及上传目标路径。

（3）文件格式要求：

正文文件和审批单须转换为PDF格式后上传，确保文件的不可修改性和长期可读性。

附件文件原则上保持原始格式上传，不做强制转换。

上传文件命名规则须与WebService接口传递的元数据信息形成准确对应关系。

（4）传输可靠性：FTP传输应具备断点续传和传输完整性校验机制，确保电子文件完整、准确地传输至目标目录。

（三）接口功能要求

1.OA系统侧功能

（1）OA系统须在公文办结或流程结束时，自动触发归档流程，生成符合档案归档标准的元数据信息和电子文件。

（2）OA系统须将元数据信息组装成标准格式（如XML或JSON），调用档案系统WebService接口进行推送。

（3）OA系统须将正文（PDF格式）及所有相关附件通过FTP上传至档案系统指定目录。

（4）OA系统应提供归档日志记录功能，记录每次归档操作的时间、内容、结果等详细信息。

2.档案系统侧功能

（1）档案系统须对外发布标准化的WebService归档接口，供OA系统及其他业务系统调用。

（2）档案系统须提供FTP服务，配置专用归档接收目录，供OA系统上传电子文件。

（3）档案系统接收到WebService推送的元数据后，应根据元数据中的文件路径信息，从FTP指定目录获取对应的电子文件，完成数据关联与入库。

（4）档案系统须对接收的归档数据进行“四性检测”（真实性、完整性、可用性、安全性），检测通过后方可归入正式库。

（5）档案系统应支持归档数据的审核流程，档案管理员可对待归档数据进行审核确认后正式归档。

（四）数据标准与规范

（1）归档数据的元数据标准应符合《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）等相关标准规范的要求。

（2）归档接口的设计与实现应符合GB/T 18894-2016《电子文件归档和电子档案管理规范》中关于归档接口的技术要求。

（3）电子文件的存储格式、封装****档案局发布的相关标准要求。

（4）归档数据包的结构应遵循归档信息包（ASIP）的规范组织方式。

（五）接口开发费用说明

本项目投标报价须包含以下全部接口开发相关费用：

（1）OA系统侧接口开发费用：中标人须负责协调、配合或直接承担OA系统侧为满足归档对接要求所需的所有接口开发、改造、适配工作，相关开发费用已包含在本项目投标报价中。

（2）档案系统侧接口开发费用：档案系统WebService接口的发布、FTP服务的配置、归档数据接收与处理等开发工作费用已包含在投标报价中。

（3）接口联调测试费用：双方系统的接口联调、集成测试、数据验证等相关工作费用已包含在投标报价中。

（4）其他相关费用：接口开发过程中涉及的技术方案设计、文档编制、部署实施、培训及质保期内的接口维护等一切费用，均由中标人承担，采购人不再支付额外费用。

特别提示：

投标人应充分评估OA系统与档案系统接口对接的复杂度，报价须包含为实现本技术要求所述全部功能所发生的一切费用，包括但不限于OA厂家接口开发费用、档案系统接口开发费用、联调测试费用等。因投标人评估不足导致的费用增加，由投标人自行承担。

四、投标人履职内容

（一）投标方的工作内容

1.提供档案系统软件产品。

2.负责招标方人员的开发培训和系统最终用户的使用培训。

3.编制项目开发、调试及实施方案。

4.编制验收报告，并提出初验、终验申请。

5.后期系统运行维护。

（二）招标方的工作内容

1.提供系统运行所需要的硬件及网络设备。

2.组织项目初验、终验。

五、档案系统项目工期及验收要求

（一）工期要求

本项目总工期为30个日历日，自合同签订生效之日起开始计算，具体进度节点如下：

1.第一阶段（系统上线及初步验收）：合同签订后 15个工作日内，中标人须完成档案系统的部署、配置及基础功能开发，确保系统上线运行且核心功能正常，并提请采购人进行初步验收。

2.第二阶段（接口开发及总体验收）：合同签订后 30个工作日内，中标人须完成与采购人现有OA系统的归档接口开发、联调测试工作，实现OA系统数据向档案系统的自动归档，并提请采购人进行总体验收。

（二）验收标准及流程

1.初步验收：中标人完成第一阶段任务后，向采购人提交《初步验收申请单》及相关文档。采购人将在收到申请后 [3-5] 个工作日内组织验收。验收通过后方可进入下一阶段实施。

2.总体验收：中标人完成全部合同义务（含OA接口对接及历史数据处理等，视具体需求而定）后，向采购人提交《项目验收申请报告》及完整的项目竣工资料。采购人将在收到申请后 [5-7] 个工作日内组织总体验收。

（三）违约责任及履约担保处置

1.履约保证金：中标人须按招标文件规定提交履约保证金。

2.初步验收违约：若项目未能通过初步验收，采购人有权扣除中标人履约保证金总额的 50%；中标人须在采购人限定的整改期限内完成整改并重新申请验收，若再次验收仍未通过，采购人有权解除合同并追究相关违约责任。

3.总体验收违约：若项目未能通过总体验收，采购人有权解除本合同，并扣除中标人履约保证金总额的 100%。由此给采购人造成的损失超过履约保证金数额的，中标人还应当对超过部分予以赔偿。

六、支付条款

合同签订后，乙方要在10个工作日内向甲方支付合同金额5%的履约保证金，项目验收完成后，甲方依据乙方请款函在15个工作日内向乙方合同金额，待一年服务期过后，可向乙方退还履约保证金。

七、售后服务

（一）培训

1.为了使用户掌握对系统安装、运行、运维的技能，投标方应为招标方技术人员免费进行培训。

2.在合同生效后2周内，投标方应提供一份详细的系统培训计划给招标方。培训计划应包括：培训时间安排，课程内容安排，对培训人数和资历的建议等。该计划招标方有权修改。

3.对于培训人员，投标方应提供技术文件、参考资料，还应提供试验设备、工具、安全保护装置，以及其他必需品和培训场所；

4.培训人员在投标方技术人员的指导下，应该能掌握系统的安装和配置等工作。

5.系统重大升级，投标方应提供免费培训。

（二）故障处理

投标方应及时解决系统软件的缺陷和错误。招标方通过电话、传真或电子邮件等方式将系统相关问题通知投标方，投标方人员要在接到通知起24小时内对问题做出明确答复；紧急问题要在8小时内解决，严重问题投标方应在24小时内解决，一般问题要求在3天内解决，但最长不得超出10天。

（三）服务

系统应提供至少1年的免费维护服务，应提供7×24小时售后服务联系和迅速的售后响应，能够在48小时内到达现场处理问题。

八、报价文件提交标书代写

截止时间：2026年8月20日17点00分（**时间）标书代写

提交地点：****

九、公告期限

自本公告发布之日起3个工作日

十、咨询电话及联系人

0771-****021 潘工

****

2026年8月17日